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2009年体系管理培训 第一期 宋洁 KM使用中发现一些问题 在要求上有所更改 Page2 登陆KM Page3 点击左侧规范制度 选择相应类别 点击 规范制度 四个字 弹出规范制度新页面 Page4 点击新建 Page5 填写要求 主题 文件名称 不出现编号 版次所属分类 填写一定要正确 详见下面的规范制度树形图作者 文件的作者制作单位 文件编写部门适用部门 请谨慎填写 与此文件无关的部门不得填入 否则会给该部门带来额外的工作量 例如 财务部 货币资金管理制度 规范了财务出纳的工作 与其他部门无关系 但是适用部门中却写全公司 给其他部门带来不必要的工作 如果八个部门都适用 则填 青岛啤酒济南有限公司 编号 文件的编号 新文件的编号可通过查阅台帐获得 或者致电宋洁文档版本 格式为版次 修改次数 一般新文件发行都填写1 0生效日期 一般系统会默认为提交文档的日期 不用理会 在文件通过审批后由HR统一更改规范摘要 填写文件的目的即可关键字 选填 最好填上附件 文档名称 编号 文件名 版次 修改次数 表头要求 批准 审核 生效日期项都不要填写 作者一定要写 页眉要求 生效日期不填写 其余内容都要正确填写 文件中有附表的 只列出附表编号与名称 不要版次 所有附表单独发布 编号跟随文件 便于今后单独修改 Page6 工程部SOP 文件编写表头标准 Page7 示例 Page8 Page9 SOP中 二 相关文件和参考资料 M 0109 06 04 4 017S管理规定 M 0109 14 04 4 09电力作业安全管理规定 电力标准 GB50150 1991 规定 W 0109 03 6 04 03 104倒闸操作票标准作业指导书 2 相关记录 W0109 03 6 04 03 112F01工程部送电通话记录单 W0109 03 6 04 03 112F02工程部停电通话记录单 W0109 03 6 04 03 112F03工程部停电通知单 W 0109 03 6 04 03 104倒闸操作票填写标准作业指导书 M 0109 18 04 4 03F01工程部动力运行交接班记录表 Page10 文件中相关记录格式 Page11 现文件编写中出现的问题 二 相关文件和参考资料 工程部安全用电管理规定 工程部动力运行7S管理规定 工程部动力运行工段交接班制度 工程部动力运行动力设备巡检制度 文件编号需注明格式按照 M 0109 06 04 4 017s管理规定 文件中 设置流程图太大 Page12 Page13 文件中流程图的制作 建议使用VISIO软件制作 Page14 画流程图软件应用 WORD Word画流程图演示要点提示 使用和取消 画布 1 2 Page15 画流程图软件应用 EXCEL Excel画流程图演示小技巧 灵活使用工具 照相机 1 2 Page16 管理标准都会涉及到流程图 如有特殊情况与公司级体系管理员联系后确定文件中涉及的图片较多时会影响上传与阅读速度 因此请压缩为打印格式 操作示例 Page17 选择相应类别 确定 Page18 选择作者 制作单位 使用部门 文件名称格式要求为 编号 空格 名称 版次 修订次数 Page19 提交 Page20 选择需修改文件 Page21 点击新版本 弹出如下对话框 选择非整数版本号 确定 Page22 这些项目填写要求同发布文件文档版本 如为文件修改 则版次不变 修改次数加一 内容填写要求 1 修改处 第X页第Y行2 修改前 3 修改后 Page23 原文件前面的对话框打钩后选择删除 添加新文件 Page24 文件流程跟踪 文件提交后 通过审批前 只有提交人及公司级文件管理员能够跟踪流程 其他人员一概无法查阅查阅方式 规范制度 个人文档草稿 未提交已有系统自动保存的 例如文件内容未填写完毕 超过一定时间未操作 KM系统自动注销 可由 草稿 栏中调出继续填写审批中 已经提交的文件 正在走流程 除了节点权限人之外 任何人无权限处理该文档 公司级体系管理员有废弃权限审批驳回 被驳回的文件 可由此调出修改后重新提交审批废弃 被直接废弃的文件 Page25 各部门目前仍然存在未加盖受控章的受控文件副本 例如 综合部 王寅 这些在审核中会导致不符合项 直接影响认证 各部门文控员要加强管理 一旦发现未加盖受控章的受控文件副本要立即回收 如果是已作废的 立刻交到HR销毁 如果是有效版本 且现场须要 到HR登记后加盖受控号 以便于管理 未加密的电子文件不得随意传播 KM的速度已经非常快 能够满足日常查阅 09年有相应的考核 Page26 KM文件查阅教程 规范制度模块树状图根据总部要求 所有文件不得下载 打印 记录 模块所有文件可下载 打印 某些前期发布的批量印刷记录未上传 如需要可致电宋洁要求上传体系文件台帐由许颖和宋洁共同维护 其他人员无权上传 但是可下载 当有文件或记录发生变动时 24小时内完成台帐更新技术标准方面的工作已经交接给许颖 如果许颖不在也可找宋洁 Page27 受控副本申请表 一般来说 技术标准都会发到各部门 从节约成本的角度出发 管理标准不发放纸质文件 如确实工作需要 可与我沟通后确定是否可以发放技术标准的副本申请由品管部审核 管理标准的副本申请由人资部审核 工作标准全部会自动发放到现场 无须申请 Page28 文件学习不及时 更改文件学习方式 请各位文控员关注KM上的 文件发布作废通知 通知中对文件学习时间有要求 务必按照时间要求将文件学习记录交到张爱军处 09年将会进行考核 HR将会组织不定期的文件查核 查核结果将会全厂通报 Page29 文件学习记录 填写要求 文件编号 文件名称 版次如果学员一样 可多个文件使用同一张学习记录表 否则一定要单个文件一张学习记录表 如有培训师 此栏必须由培训师亲笔签名如自学 则如实填写为 自学 培训地点 如实填写 如为自学 可填写为 部办公室 集中培训则如实填写课时 自学统一填写为20分钟 文件 多个文件同一张表则乘以文件数量 如有培训师 则此栏必须打印培训师姓名 如为自学 则打印 自学 学习时间集中在同一天中 则填写开始的时间 如跨天 则填写开始起止日期 学员姓名 部门统一要求打印 不得手写 由学员亲笔签名 此栏由人力资源部根据查核结果据实填写 经办人亲笔签名 一般为各部门文控员 如遇特殊情况委托他人代办培训 则由受托人亲笔签名 Page30 记录印刷注意事项 每月13日前将本月印刷需求提报至人力资源部 到货时 人力资源部会提前一天通知各部门 各部门可提前填写记录领用申请表 由部门经理签字需提报材料有 记录印刷申请表 由部门经理及邓部长签字需印刷的记录必须是已经发布生效的记录 未发布生效的记录不予印刷如已经超出部门印刷费年度预算 不予印刷 人力资源部对印刷费的使用进行总体统筹每年12月不印刷记录印刷时单品种最低量为500张印刷费付款周期为季度 各部门需提报预算的月份为 4月 7月 10月 12月 Page31 Page32 记录格式要求 保存期限一定要有 具体期限参照公司的档案管理规定中的要求 记录编号必须跟着相关文件走 如果同一个记录在多个文件中都有涉及 按照发布日期最早的文件走如尚无此文件 则须与公司级体系管理员联系 确定文件拟发布日期 并获得文件的预留编号编号格式为 文件编号 F 该文件中记录的顺序号 记录的版本号 版本号依次为 A B C D 生效日期 在KM上发布时不要填写 待记录审批后由公司级体系管理员添加上去 记录可用WORD也可用EXCEL制作如用EXCEL制作 请提前预览打印格式是否符合要求 如为横向页面 请提前设置好 一般不印刷16开规格的记录 用A4的 Page33 记录管理 记录管理包括 记录印刷 空白记录的管理 记录的管理和存档 文件发布作废通知 中会增列记录的发布作废情况 请各位关注 并即时检查现场是否已经更换为新记录 作废的空白记录要立刻回收交至人力资源部统一销毁 如未到统一印刷的时间 可先部门自己打印出来使用 填写完的有效