顾问如何处理日常的工作及时间管控PPT课件.ppt

如何安排和高效处理日常工作 1 2 时间管理原则 3 时间管理原则 4 普通人的时间安排大致是这样的 危机 花25 30 的时间自己打算做的事情 花15 的时间符合别人期待的事情 花50 60 的时间打发无聊时间的事情 花2 3 的时间 5 那么如何应对这四类事呢 很简单 每类事情用不同的原则来处理 危机 立即去做 Doitnow 自己打算做的事情 稍后做 Doitlater 有计划去做符合别人期待的事情 让别人去做 Delegate 打发无聊时间的事情 尽量别做 Don tdoit 就像中医一样 经过这样的调理 我们会慢慢别的高效起来 6 或许我们的时间安排会变成下面的状态 危机 花20 25 的时间自己打算做的事情 花65 80 的时间符合别人期待的事情 花15 的时间打发无聊时间的事情 花 1 的时间 7 8 9 1 第一象限是重要又急迫的事 举例 诸如应付难缠的客户 准时完成工作等等 该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于 重要但不紧急 第二象限的事情转变过来的 这也是传统思维状态下的管理者的通常状况 就是 忙 10 2 第二象限是重要但不紧急的事 案例 这更是低效与高效的重要区别标志 建议要把80 的精力投入到该象限的工作 以使第一象限的 急 事无限变少 不再瞎 忙 11 3 第三象限是紧急但不重要的事 举例 表面看似第一象限 因为迫切的呼声会让我们产生 这件事很重要 的错觉 实际上就算重要也是对别人而言 我们花很多时间在这个里面打转 自以为是在第一象限 其实不过是在满足别人的期望与标准 12 4 第四象限属于不紧急也不重要的事 举例 阅读令人上瘾的无聊小说 毫无内容的电视节目 聊天等 13 时间的管理最重要的在于能够集中自己的大的整块时间进行某些问题的处理 14 不要想成为完美主义者 不要追求完美 而要追求办事效果 15 可以将这件事情细分为很小的部分 只做其中一个小的部分就可以了 或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做 16 有计划地使用时间 有的事情需要较长时间 有些事情可以顺带进行 17 是短期性的 重要事往往是长期性的 必须学会如何让重要的事情不紧急 是高效的开始 18 学会说 不 一旦确定了哪些事情是重要的 对那些不重要的事情就应当说 不 19 每件事都有具体的时间结束点 控制好通电话的时间与聊天的时间 20 遵循你的生物钟 你办事效率最佳的时间是什么时候 将优先办的事情放在最佳时间里 21 第一部分 如何安排工作 22 如何安排工作 1 事情分轻重缓急来安排 2 根据时间段来安排 3 根据和客户沟通的方式来安排 23 日常工作注意的细节 1 电话3声之内接起 本人 助理 2 见新客时带齐宣传册 名片 准客户资源登记本 3 53KF按时登录 使用文明用语 4 新电 新客 53KF 网咨 以及展会咨询客户 按时登记在新客登记本中 5 资源再利用 无效资源顾问每月24日前汇总 让经理互换 24 事情分轻重缓急来安排 1 养成好的习惯 和家长 文案 外联 经理沟通的时候随手把后续要处理的事情记到本上 并随手写上要处理的时间点 2 着急的事上班就要处理 对内沟通 对外沟通 不要等着客户打电话过来才开始落实 3 给客户承诺的事情一定提前做好 根据和客户约定的时间及时和客户沟通和交代 4 在途客户着急的事情优于潜在客户的事情的处理 25 根据时间段来安排 1 上班登录53KF 查网咨和邮箱 2 上午9点到10点处理在途客户 3 上午10点到吃饭前打回访电话 4 中午查网咨和邮箱一遍 中午1点至3点之间内部沟通 如没有事情内部沟通 上网上查阅对工作有帮助的信息 5 3点到下班前打回访电话 6 需要网上查寻的课程信息 利用快下班前后一段时间来处理 安静 网速快 7 下班前再查一遍网咨 再查一边邮箱 26 根据和客户沟通的方式来安排 1 来公司的客户VS电话中沟通的客户 2 同时来了潜在客户VS在途客户 2 电话中的客户VS在网上沟通的客户 3 电话中的客户接听 新电分机VS在途客户电话 4 网上客户 潜在客户VS在途客户 在途客户VS离境客户 27 第二部分 如何高效处理工作 28 日常共工作中的要点 1 工作要严谨 细致 2 沟通要积极主动 对内 对外 先邮件后电话 3 做事情要举一反三 学会归纳总结 4 利用好日常工作中的各种模版 5 和客户沟通前自己思路要清晰 讲重点和要点 如果有几套方案告诉客户选择对客户最有利的方案 6 学会拒绝客户非我们工作范围之内的内容 7 要学会借力和求助 自己拿不定的事情要学会借用文案 外联的力量 找经理求助 29 日常工作沟通的方式 网上沟通VS邮件沟通VS电话沟通VS面对面沟通 沟通中的障碍 1 缺乏自信 主要由于知识和信息掌握不够2 对于重点的强调不足或条理不清楚3 按自己的思路去思考 而忽略别人的需求4 准备不足 没有慎重思考就转达给客户5 失去耐心 造成争执6 时间不足7 情绪不好8 判断错误9 语言不通 有效沟通的四个原则 有明确的沟通目标重视每个细节要达到你的至少一个目标适应主观和客观环境的突然变化 有效沟通自我检测 一 要进行有效沟通 可以从以下几个方面着手 一 说什么 二 什么时候说 三 对谁说 四 怎么说 33 工作中出现突发事件的沟通方式和方法 1 学校拒录 A 学生只申请了这一所学校 要先内部讨论和落实另外学生有可能会接受的弥补的方案 另外 不要马上通知客户拒录的结果 先给一个缓冲 B 学生申请了好几所学校 其他的学校已经有几所录取的 有可能拒录的学校是学生最想去的 这个时候要先想好已经录取学校比拒录学校有优势的地方 尽量说服客户 前期一定要给客户讲明白 每个学校我们都会尽最大努力去准备材料 但是录取结果是学校说了算的 我们不能保证100 的录取 有技巧讲非100 34 2 签证拒签 A 提前给客户一个预防和暗示 类似的案子最近出现了拒签 B 提前内部沟通了解拒签的具体原因 和文案 经理讨论好再次递签补充材料的点 C 再通知客户拒签的结果 而不是直截了当告诉客户拒签了 以上两种情况沟通的时候一定要注意自己的语气和态度 要让客户感觉我们也很着急 心情也很不好 工作中出现突发事件的沟通方式和方法 35 需要给出参考意见的沟通 1 学生拿到了几个学校的录取 作为顾问要详细了解各个学校的特点和优势 在通知客户录取结果的时候要根据情况给出自己的参考建议 不要没有任何的观点和想法 2 学生拿到了一个学校