内审员培训教材PPT课件.pptx

1 领导重视是做好内审的关键研究建立内审组织 任命干部 确定其职责和工作方针 2 高层要亲自抓内部质量体系审核工作 且有程序3 审核的具体工作要有一个部门来管理4 组建一支合格的内部审核员队伍 能力 熟业务 懂管理 有知识 有经验 能交流 较正直 审核的独立性5 策划体系时应考虑内审核工作 培养编文件 以后担任内审员6 审核时间充分 审核成功的条件 1 课程内容 1 审核基础与流程2 内审计划和检查表编写3 内审会议与注意事项4 审核技巧5 不符合报告编写与验证6 内审报告编写 2 一 审核基础与流程 为获得证据并对其进行客观地评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的检查并形成文件的过程 分类 第一方审核 内部审核 由公司内部进行的审核 自审自 第二方审核 顾客或顾客委托审核第三方审核 由外部独立的组织进行 提供符合要求的认证或注册 管理体系审核定义 3 一 审核基础与流程 用于与客观证据进行比较的一组方针 程序或要求 审核准则 客观证据 支持某事物存在或真实性的数据 审核证据被删除 可以定性定量 切忌 形容词 副词 语气语 审核发现 将收集的审核证据对照审核准则进行评价的结果 切忌推理 推断 假想 审核结论 审核组考虑了审核目的和所有审核发现后得出的审核结果 4 能力评价 5 1 审核的目的 使质量体系满足质量标准或其他约定文件 如合同 的要求 作为一种管理手段 及时发现质量管理中的问题进行改进 通过内审 发现问题并改进 为通过第二 三方审核作好准备 作为自我改进的机制 使体系持续改进其有效性 2 审核的范围体系所涉及的部门 过程 活动及产品 3 审核的依据国际标准质量体系文件合同相关的法律 法规4 审核的时机和频度 常规审核 追加审核 审核前明白事项 6 审核组长 a 有资格 是审核员 是组织任命 b 业务范围 对被审核部门的业务有一定了解 c 专业 有了解 不一定是专家 d 组织能力 应具备审核的组织力 e 工作能力 比审核员强 f 协调力 能协调配合 审核员 a 有资格 是审核员 是组织任命 b 业务范围 对被审核部门的业务有一定了解 c 专业 有了解 不一定是专家 d 能被受审核部门接受 注 自己不能审核自己部门 组成审核组 7 编制内审计划 编制内审计划 并于一周前发出 注 以正式审核计划进行通知 二 内审计划和检查表编写 8 审核计划 作业 体系审核计划 9 熟悉文件及资料 收集并审阅有关文件 标准 文件 手册 程序 指导书 法律法规等 10 a 检查表的作用 使审核程序规范化 明确与审核有关的样本 保持审核的进度 减少重复或不必要的工作量 作为审核记录保管 树立审核员在受审核方眼中的职业形象 按检查表的要求进行调查研究可使审核目标始终保持明确 作业题 根据本公司实际 试作出7 4 1条款的检查表 编制检查表 查 看 问 追根究底 抽样 11 1 按过程2 按条款 b 检查表的设计 12 1 什么是过程 一组输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动 利用输入实现预期结果 输出 的相关关联或相互作用的一组活动 请举例说明 基于过程检查表的设计 13 过程模式 过程 一个过程的输出可以是下一个过程的输入 一组连续的过程在产生输出前是每一个过程步骤对该步骤增值 14 制造业组织的业务活动 材料控制SP 生产支持MP 15 2 什么是过程方法 一个组织可能有很多的相互关联的过程 系统地识别和管理组织所应用的过程 特别是这些过程之间的相互作用 称为过程方法 将活动作为相互关联 功能联贯的过程系统来理解和管理时 可更加有效和高效的得到一致的 可预知的结果 请举例说明 基于过程检查表的设计 16 3 关注过程接口过程与过程之间存在接口 注意这是最易出现问题的地方 应作为管理的重要环节 基于过程检查表的设计 17 4 分析某一业务过程形成小组 选择某一业务过程 分析以下内容 1 输入2 输出3 起始点4 终止点5 前期过程6 后续过程7 监控内容向其它小组发表 基于过程检查表的设计 18 过程分析 19 5 审核员需要 将管理体系作为整个过程来察看 查看是如何满足顾客需要的 查看体系是如何满足的输入输出 和运行情况的测量 联系 查看业务需求 质量环境方针和目标1 方针 目标 过程2 符合性 有效性 改进 基于过程检查表的设计 20 以往的审核经验质量手冊 公司运作程序质量问题公司 行业标准控制计划检验计划顾客的要求 c 编制检查表的依据 21 练习 检查表 22 召开首次会议 首次会议的目的 1 向受审核方介绍审核组成员 2 重申审核的范围与目的 3 简要介绍实施审核所采取的方法和步骤 4 在审核组和受审核方之间建立正式的联系 5 确认审核组所需要的资源和设施已齐备 6 确认审核的末次会议和中间会议的日期和时间 7 澄清审核计划中不明确的内容 作业题 模仿审核组长作一次第一方审核的首次会议的发言 三 内审会议与注意事项 23 参加人员 审核组成员 被审核方高层管理者和部门负责人 会议目的 向被审核方高层管理者说明审核观测结果 以使他们能清楚的理解审核的结果 主要会议事项 1 报告不合格事项 2 提出审核组的结论 3 回答和澄清被审核部门提出的问题 召开末次会议 24 1 审核组长要控制全过程 控制审核计划 控制审核进度 控制审核气氛 控制客观性 控制审核纪律 控制审核结果 2 要相信样本 3 由审核员随机抽样 样本要具有代表性 4 要依靠检查表 若要偏离检查表 必须谨慎 5 要从问题的各种表现形式去寻找客观证据 6 当发现不合格时 要调查研究到必要的深度 7 与受审核方负责人共同确认事实 8 始终保持客观 公正 有礼貌 四 审核技巧 25 1 随机抽样审核前确定审核区域 活动 定时抽样时 样本应是随机的 2 抽样数量 3 10个样本足以反映某一具体活动或工作的具体情况了 发现问题扩大抽样 3 代表性3 1不同类型 3 2不同时间 3 3不同人员 3 4不同异常 现场审核的抽样原则 26 客观证据 支持事物存在或其真实性的数据 客观证据的判别 1 存在的事实可以是客观证据 主观分析 推断 臆测要发生的事不是客观事实 2 质量活动相关责任人的谈话可以是客观证据 传闻 陪同人员或其他与被审核的质量活动无关人员的谈话不是客观证据 3 现行有效的质量文件中的规定和质量记录可以是客观证据 已作废的质量文件中的规定和已删改的质量记录不是客观证据 27 1 自上而下和自下而上的方法 自上而下 文件控制 自下而上 计量设备的控制 2 正向和逆向的审核方法 正向 按产品质量形成的过程 逆向 从售后服务开始 审核的路线和方法 28 1 少讲 多看 多问 多听 常会遇到的问题 1 就题咨询 2 请作裁判 3 重复阐述 2 选择正确的对象提问3 正确的提问4 封闭式问题和开启式问题相结合5 提问和索看相结合6 注意观察易被遗忘的角落7 创造一个良好的审核气氛 审核员的工作方法技巧 审核执行技巧沟通观察 收集证据评审 29 影响倾听的因素 不专注集中选择性的听个人偏见情绪与喜恶草率的结论 30 除了听 还要看 提问 沟通时 需注意对方的身体语言身体动作面部表情眼神有效提问 猜猜他是谁 31 评审观察点 记录下所有的观察点评审观察点以确定不符合事项对所有不符合事项须有证据作为依据 32 见什么样的说什么样的话门往哪开 人往哪走一个框框一个瞧 看它属于哪一条 审核不同类型人的技巧 33 1 带好相关文件 按检查表逐一发问核对 说 写 做 改是否一致 对现场查表单 2 不要急于评价3 现场确认 现场实物 产品 设备 人 料 法 现场审核的基本技巧 34 不合格的定义和类型 定义 没有满足某个规定的要求 类型 3 五 不符合报告编写与验证 不合格报告的内容 1 受审核部门及负责人姓名 审核员姓名 2 客观依据 3 不合格事实的描述 不合格的类型 4 纠防措施的具体内容及完成日期 5 纠防措施的完成情况的确认结果及验证 35 1 不合格项的汇总分析 2 问题的历史和趋势 3 部门对最终产品质量的影响 4 总结部门质量工作的优点 审核结果的汇总分析 36 不符合事项报告 结论 客观证据 发现的问题 作业 不符合报告 找出你公司历史上20个不符合项 包括管理 产品 工艺 37 整改要求 作业 有一个员工在生产车间摔倒 请按上述要求书面不符合项报告 38 要分析到根本原因 从P D C A着手从五个为什么的方法 A 公司是否对这项活动进行了策划 必要时形成文件 如果没有应先策划 明确活动的责任人 何时做 怎么做等 5W1H B 如果公司对这项活动进行了策划 但没有做 再看为什么 从人 机 料 法或者监控方面考虑 C 看这项活动是否有人或机构对其结果 效率进行检查 监控 其他 如没有评审等 D 如果一个不符合项报告里同事包含了几个不符合实施 则所有的不符合事实均要分析相应的不符合原因 并且在纠正措施里要有对应的纠正措施 原因分析和纠正措施要求 39 1 员工质量意识不强 2 人员疏忽 不负责任 3 不重要或者不知道导