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时间管理TimeManagement 胡小巧2009年3月 培训内容 时间管理做时间的控制者时间管理和工作安排的方法如何避免时间浪费 做时间的控制者 你是谁 你如何利用时间 你的一天是如何过的 From9to6 时间哪里去了 你的时间浪费在哪里 必须记住 时间稍纵即逝 失去的时间是永远无法追回的我们大都有相同的时间 真正的价值在于我们利用它做什么事我们有176个小时来完成每个月的目标 只有2112个小时来完成每年的目标只要时间一流逝 我们就一无所获让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来时间是最有价值的资源 而且最困难的是能做有利的运用 经不起浪费的 关于时间管理 时间能管理吗 你真的没时间吗 你有多少时间用在工作上 一般工作者 聪明工作者 自己做 别人做 排入工作行程 授权 如何节省时间 时间管理和工作安排的方法 80 20原则 在实践中 我们经常看到 20 的客户带来80 的销售额80 的客户带来20 的销售额20 的销售人员产生80 的业绩80 的销售人员产生20 的业绩在时间管理中 20 的工作时间产生80 的成效80 的工作时间产生20 的成效 ABC法则 A级优先 必须做的事B级优先 应该做的事C级优先 可以去做的事 时间管理矩阵 确立目标 Goal 设立短期目标 Objective 制定工作计划 Planning 区分轻重缓急 Prioritizing 管理时间的四大任务 个人管理的四步骤 确定角色选择目标安排进度逐日调整 制定目标时应该遵循法则 成功的标准很清晰 目标的达成和完成是可看见的 例如 你知道它们何时会出现 可衡量的 Measurable 是你真正希望做的 合乎需求的 Desirable 不受其他人的参加而可以随着改动的 可控制的 Controllable 能够用文字 书面 表示出来 可想象的 Conceivable 根据实际情况 是现实的 可以让人接受的 可信的 Believable 将在一定时间内本部门优势 能力和弱势考虑进去后可以完成的 可达到的 Achievable 工作日志 每日时间规划法 列出任务估计工作需要时间预留机动时间给意外事件决定优先 删减和委派事后检查 时间日志 定时将你使用时间的方式忠实记录起来是帮助你开始时间管理的最佳方式 如何填写每日时间日志 如何填写每日时间日志 如何控制时间的使用 1明确责任 确立优先级和目标 2去除不必要和不合适的活动 3每日 每周规划时间使用计划 尽可能授权 留出处理意外事件的处理时段 尽可能消除或减少干扰因素 高效率利用精力高峰期 2020 3 19 26 计划时间运用的指导方针 总是把你的计划写下来 保持集中力在你将预定完成的目标上 总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度 先将主要的事项及活动计划好 多花心思在计划每天的一开始 尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起 多留一些时间给重要的工作 确定容许足够的时间在每一件工作上 但不能给予太多的时间 计划时间运用的指导方针 建立一些弹性在突如其来的事件上 每一天拨出一些供思考的时间给自己 考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用 如果可行 试着将你的生理时钟和你的工作相配合 学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情 每日下班前先将明日的行程排好 将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较 可以学会如何更实际及有效地安排你的时间 描述要获得的结果 要完成什么任务评估现状 分析外部的机会与威胁 内部的强弱项界定目标制定行动计划和具体步骤 列表 排序 设定期限 计算预算费用 包括金钱 人力 时间制定时间表执行计划跟踪计划的执行情况 期望 现状 步骤 预算 目标 时间表 执行 跟踪 制定工作计划的八个步骤 谁偷了你的时间 缺乏轻重缓急之分缺少计划随意授权无效的会议缺乏组织 个人间的冲突对时间估计的不足试图根据记忆来做事没有能力说 不 拖延 时间浪费的陷阱 避免干扰 电话尽量减少代接与授权电话留言避免无关话题简洁回答必要时礼貌的结束对话 访客限制区域与人数在别人的工作区域讨论工作座位远离门或走道站立谈话 避免干扰 邮件分类安排时间阅读过滤垃圾邮件限制对象 会议确定必要性让参加会议的人清楚知道会议目的与需要信息准时开始 准时结束转接电话结束前清楚说明会议结论与要求 跳脱时间陷阱 改善工作环境 将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面 电话 时间表 笔记本 日历 笔座 将你要用的器材放在容易找到的地方把可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方将一些你知道不会作出反应的信件抛弃利用文件夹来将不同的文件归档 归档 所有的文件和书信应只分成三类 马上处理只作参考归档 归档系统 一些你需要今天马上完成的事情 DONOW一些你需要这个星期完成的工作 FILE一些你需要归档的文件 FILE有空才阅读的书本 READ需要传阅的文件 PASSON一些文件需要等待资料完成 PROGRESS 授权 授权的定义和原因委派授权是一个向下级分配工作的过程 它通常与一个经理的责任以及决策权利有关委派授权可以帮助你节约时间的有力武器委派授权可以增强一个经理的聪明才智 授权应有的心态 把工作授权给下级 应该存在一个给下属发展的机会它不是用来惩罚下级不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情 授权的形态 主要可以分成两种形态 下达指令充分信任 如何介定哪些工作委派 你必须自己做 你应该做 但有些人可以帮助你 你可以做 但如果其他人有机会也可以做 其他人应该做 但情况紧急时你可以帮他 其他人必须做 委派授权技巧 解释所分配工作的重要性订出需要的结果订出下属的权利范围及规定达到完成工作限期的共识询问下属的意见及疑问订出跟进时间表肯定成就 提高士气 要懂得说不 说不应该是有礼貌要给对方清晰的解释给对方另外的选择和建议 处理拖延心态 为什么我们会拖延 不知道如何或从何入手不知道为什么要做不喜欢去处理个人情绪及健康问题缺乏奖励没有迫切性找借口过分忧虑忙碌过后 改善拖延方法 问题文件洗牌着手工作时间 行动每次只处理一项工作 即时去做 交付下属去做 把工作分成若干部分 订出工作时间 改善拖延方法 建立自信 跟自己说 我一定可以做到 设立目标找出与自己相关的地方 对自己的好处储蓄时间全力再战自我奖励设立完工期限时刻提醒自己事情的重要性有充分的准备 才会把事情做好时间就是金钱 我们可以怎样赢得每一分秒 利用交通时间与运动同行避开繁忙时间车上观察构思车上看书 出差外游收集情报计划构想寓工作于娱乐 如何进行时间管理 确立自己的角色选择重要的事 排定优先顺序了解自己的时间到哪去了设立目标计划和安排日程避免干扰井然