连锁企业采购.ppt

连锁企业采购管理 主要内容 一 连锁企业采购的概念二 连锁企业采购的分类三 商品采购制度与采购组织的基本类型四 商品采购流程五 连锁企业采购的原则六 采购人员素质要求七 连锁店商品采购方式 采购的概念 购买 采购 购买 采购 个人行为 组织行为 1 采 和 购 字面的含义 采 摘取 挖取 选取 收集 购 货币转化为商品的交易过程选择是采购的本质属性2 商品采购 是指各企事业单位及个人 为获取商品 对获取商品的渠道 方式 质量 价格 时间等进行预测 决择 把货币资金转化为商品的交易过程 个人采购家庭采购企业采购政府采购其他采购 Q A 请举出你的一次 特别 的采购经历 生产资料 生活资料 连锁企业采购 什么是连锁企业的采购 一 连锁企业采购的概念 连锁企业采购的概念 指连锁企业根据连锁经营需求提出采购计划 审核计划 有目的地选择供应商 并经严格的商务谈判 确定商品价格 交货方式及相关条件 最终签订合同并按合同要求收货付款的过程 为什么要研究采购 采购创造企业利润 1 采购成本的降低 给企业平均增加10 20 的利润 采购和销售是公司里面两个唯一能够赚钱的部门在销售环节取得一个百分点的利润率很难 但在采购环节非常容易 引导案例 降低成本 从源头抓起拥有76家大中型餐馆的北京华天饮食集团公司为使下属各企业在激烈的市场竞争中掌握市场主动权 决定从源头抓起 在保证货源质量的前提下 减少成本 把菜品价格降下来 服务大众 让利于民 基于此种想法 集团公司推出了进货招标的方案 这个方案得到了供应商的积极响应 前来报名竞标的经销商 厂家有100多家 经过筛选 有近50家供货商获准参加竞标 中标的原则是 同等质量下 选择价格最低的 同等价格下 选择质量最好的 通过质量和价格的认证 28家供货商以质优价廉取得了向华天企业供货的资格证书 采购不仅影响零售企业利润 还影响着零售商的一切经营活动 由于商品采购是零售经营的起点 采购工作的好坏直接关系着零售商是否拥有可靠稳定的货源 关系着后续商品经营的开展 思考 案例中的华天餐饮连锁集团采用了什么样的采购方式 零售企业利润来源于哪里 二 连锁企业采购的分类 一 按采购地区分类 品质 价格相同时 应优先考虑国内采购 因为省时 省钱 二 按采购进行的方式分类 直接采购 间接采购 联合采购 优点 缺点 优点 缺点 优点 缺点 1 直接采购 直接采购是指采购主体自己直接向物品供应单位 一般指生产厂家 进行采购的方式 一般指企业从物品源头进行采购 以满足生产经营所需 目前 绝大多数企业均使用此类采购方式 直接采购环节少 时间短 手续简便 意图表达明确 信息反馈快 易于供需双方交流 支持 合作及售后服务与改进 一般用于生产性原材料 元器件等主要物品采购及其他辅料 低值易耗品的采购 2 间接采购 间接采购是指通过中间商实施采购行为的方式 也称委托采购或中介采购 主要包括委托流通企业采购 调拨采购等 委托流通企业采购是目前经营活动中最常用的间接采购方式 一般依靠有资源渠道的贸易公司 物资公司等流通企业实施 或依靠专门的采购中介组织执行 3 联合采购 委托中心城市代理政府采购活动 或者相邻若干个县 市 实行区域联合集中采购 使不同地区零散项目集合起来 形成大规模采购 以此来实现提高规模经济效益和降低采购成本的目标 主要发生于非营利事业的采购 如医院 学校等 经由统合各不同采购组织的需求量 以获得较好的数量折扣价格 这也被应用于一般商业活动之中 应运而起的新兴行业有第三者采购 专门替那些需求量不大的企业单位服务 三 按采购交易的方式分类 经销方式 代销方式 联营方式 在计算机系统中记录详细的供应商及商品信息 收到商品的同时付清货款 在计算机系统中记录详细的供应商及商品信息 收到商品后按合同约定时间 方法结算 有定期结算 翻单结算 在计算机系统中记录详细的供应商信息 但不记录详细的商品进货信息 收到商品后按合同约定时间 方法结算 有定期结算 翻单结算 三 商品采购制度与采购组织的基本类型 集中采购制度 分散采购制度 混合采购制度 集中型采购组织 分散型采购组织 混合型采购组织 集中型采购组织 由企业采购部门全权负责采购工作 分散型采购组织 按需要由各单位自行设采购部负责采购 混合型采购组织 将集中采购和分散采购组合成一种新型的采购制度 1 分散采购 优点 1 能适应不同地区市场环境变化 商品采购灵活 2 对市场反映灵敏 补货及时 购销迅速 3 可以提高一线部门的积极性 提高其士气 4 便于分部考核 缺点 1 易出现交叉采购 各自为政 人员费用较大 2 采购控制较难 采购过程中易出现舞弊现象 3 计划不连贯 形象不统一 难以实施统一促销活动 商店整体利益控制较难 4 难以获得大量采购的价格优惠 优点 1 可提高零售商在采购谈判中的议价能力 2 可以降低采购费用 3 保持企业统一形象 易策划实施整体营销活动 4 提高采购效率和店铺的营运效率 5 配送体系的建立降低了连锁店仓储 收货费用 6 可以规范采购行为 2 集中采购 采购权利集中在总店 缺点 1 购销容易脱节 2 采购人员与销售人员合作困难 销售人员积极性难以充分发挥 较难维持销售组织的活力 3 责任容易模糊 不利于考核 克服集中采购缺陷的主要手段 完善信息系统 岗前培训 采购人员经常参观商店 委派专人负责协调 加强部门间的联系 优点 灵活性较强 商店可以根据所处地区和自己的实际情况 有针对性地采购部分商品 3 混合采购 缺点 如管理不当 也容易形成各自为政 案例 北京东方俱乐部是一家健身俱乐部 在北京有19家连锁店 总部设在海淀区 为了维持各个健身部的运作 每家俱乐部各自负责自己的采购事物 绝大多数不设库存而是随需随买 经过调查分析 以前随需随买的采购体系问题很大 公司得不到大批购买的价格优惠 因此公司决定采用集中采购体系 各分部如有需求 他们要填一份请购单 然后传真到总部 最后期限是每周周五下午5点 到下周一 总部派人将物品及时送达 采购人员如发现各中心所请购的物品不合适 有权加以否决或减少其采购量 每一健身中心拿出1000元应付可能随时发生的紧急采购 经过实行集中制采购 公司降低了采购成本 提高了采购效率 提问 北京东方俱乐部是如何进行集中采购的 体现了集中采购的哪些优势 四 商品采购流程 建立采购组织 制定采购计划 确定供应商及货源 谈判及签约 商品导入作业 再订购商品 定期的评估与改进 采购流程是零售商从建立采购组织开始到商品引入商场并进行定期检查评估的一系列整合而系统的步骤 一 建立采购组织 1 按采购地区建立采购部门 2 按商品类别建立采购部门 3 按采购商品价值建立采购部门 4 按采购功能设计采购部门 二 制定采购计划 零售商在商品采购上需要对采购什么 采购多少 从哪里采购 什么时候采购等一系列问题进行抉择 并以此制定采购计划 以便加强采购管理 采购计划是企业经营计划中的一个重要组成部分 一般包括年度采购计划和分月计划 采购员在掌握年度采购计划的基础上根据月度计划执行采购任务 制定商品采购计划 关键是收集顾客需求信息 零售商可以通过各种途径获得顾客需求信息 例如向供应商征询有关资料 通过人员销售直接与顾客打交道 了解顾客的需求动态 通过对竞争对手的调查研究 政府公布的行业经济发展数据 新闻机构的消费者调查 或者向有关商业咨询机构购买商业数据等方式收集和分析消费者需求信息 1 商品采购品种的确定 商品采购目录包括全部商品目录和必备商品目录两种 全部商品目录是商店制定的应该经营的全部商品种类目录 必备商品目录是商店制定的经常必备的最低限度商品品种目录 必备目录不包括商店经营的全部商品种类 而只包括其中的主要部分 商品采购目录的制定 重点原则 在商品采购管理中 必须坚持重点商品管理原则 常见的做法是将商品分为ABC三类 分别采用不同的管理方式 这种方法称为ABC分类管理法 A类商品是重点商品 应进行重点控制 保证不脱销 不积压 C类商品可以采用较简单的办法加以控制 B类商品可实行一般控制 分大类进行管理 2 商品采购预算的确定 采购预算 销售成本预算 期末库存计划额 期初库存额 例如 某商店一年的销售目标为2000万元 平均毛利率是15 期末库存计划额为200万元 期初库存为180万元 其全年的采购预算就是 2000 1 0 15 200 180 1720 万元 即 一年的采购预算为1720万元 再将其按月分配到各个月 就是每月的采购预算 3 商品采购数量的确定 1 大量采购 大量采购 是商店为了节省采购费用 降低采购成本而一次性把一种商品大批量地采购进来 一般适合以下几种情况 该商品在市场中的需求量巨大 可以大量进货 在共同采购方式下 可以大量采购 对供货不稳定的商品 可以采用大量采购方法 适量采购就是对市场销售均衡的商品 在商店保有适当的商品库存的条件下 确定适当的数量来采购商品 2 适量采购 图7 3保管费用与采购费用关系图 经济采购批量是指采购费用与保管费用之和减少到最小限度的采购批量 其计算方法如下 4 商品采购时间的确定 1 定时采购 定时采购 就是每隔一个固定时间 采购一批商品 此时采购商品的数量不一定是经济批量 而是以这段时间销售掉的商品为依据计算 特点 采购周期固定 采购批量不固定 优缺点 采购时间固定 因而可以作周密的采购计划 便于采购管理 并能得到多种商品合并采购的好处 但由于这种采购方法不能随时掌握库存动态 易出现缺货现象 盘点工作较复杂 采购周期是根据企业采购该商品备运时间 平均日销售量及企业储备条件 供货商供货特点等因素而定 一般由企业预先固定 采购批量则不固定 每次采购前 必须通过盘点了解商店的实际库存量 再定出采购批量 计算方式如下 案例 某商店日销售某商品30件 保险储备定额为5天需求量 订货日实际库存量为500件 进货周期为30天 则 采购批量 30 30 5 30 500 550从资料中可看出 进货周期为30天 一般情况下 采购批量应为900件 而现在这批只需采购550件 说明实际库存严重超储 必须在采购时作适当调整 计算公式 采购批量 平均日销售量 采购周期 保险储备量 实际库存量 2 不定时采购 不定时采购 指每次采购的数量相同 而每次采购的时间则根据库存量降到一定点来确定 也称为采购点法 特点 采购批量固定 采购时间不固定 计算公式 采购点 平均日销售量 平均备运时间 保险储备量 案例 某商品平均日销售量为30件 备运时间为10天 保险储备额为150件 则 采购点 30 10 150 450 件 说明 当商品库存量超过450件时 不考虑采购 当降到450件时 就及时按预定的采购数量或经济采购批量进行采购 优缺点 能随时掌握商品变动情况 采购及时 不易出现缺货现象 但由于各种商品采购时间不一致 难以制定周密采购计划 不便于采购管理 也不能享受价格优惠 2005年9月 在王府井百货50年庆典活动上 中国最大的百货集团 王府井百货董事长总经理郑万河宣布 王府井百货为了能与国际零售企业接轨 不断扩充企业规模 准备在明年实现门店商品的统一采购 我们在明年初将对北京市所有门店的采购系统进行统一切换 实现北京门店所有商品100 集采 接下来对外地门店的商品进行渐进式的集采 郑万河介绍 为了能实现这个目标 王府井百货已经与麦肯锡合作 设计了连锁战略 业务体制 业务流程等运营手册 引进了安达信成熟的连锁信息系统 并搭建了百货连锁信息管理平台 王府井百货上收采购权 麦德龙下放采购权 与此同时 锦江麦德龙现购自运有限公司总部透露 麦德龙在中国推行的采购新政 将使区域公司在生鲜 蔬果的当地采购上获得一定的自主权 实行采购新政之后 总部采购部门将与区域采购部门联合采购 华北 华南 华中和华东四大区域的区域采购部 将取代总部担负起收集资料 与当地供应商洽谈业务等工作 但是 放权会否导致管理混乱 对此 麦德龙负责人表示 区域采购部门的权力仍受总部很大的限制 不仅在供应商最终决定时要与总部协商 日常的供货过程 也将受到总部质量监督单位与区域的质量监督部门的共同监督 问题 王府井上收采购权和麦德龙下放采购权各自出于什么考虑 王府井百货上收采购权 麦德龙下放采购权 三 确定供应商及货源 零售商的进货来源 制造商 当地批发商 外地批发商 代理商和经纪人 批发交易市场 附属加工企业 选择供应商的标准 信用情况 价格 品质保证 时间 费用 服务情况 管理规范制度 目前 越来越多跨国公司进入中国市场寻求供应商 他们寻求供应商的标准时QCDS 即质量 成本 交货和服务 并适当加入了产品的安全和环保标准 反观国内 许多零售商在选择供应商问题上不同程度设立一道门槛 即进场费 导致零售商和供应商关系紧张 见P91 跨国公司对供应商选择 成为家乐福全球采购供应商的条件 1 有丰富的外贸经验 产品已经在国际市场销售且熟悉外贸操作 2 有欧盟纺织品配额 针对纺织品采购 即产品已经获准可进入欧盟市场 3 在价格上有竞争优势 能够以低于同类产品的价格提供给家乐福 4 产品有良好的质量 并能达到ISO认证体系的标准 企业不一定要有这种认证证书 但必须要按照这样的标准操作 5 有大批量生产的能力 能够保证在拿得订单后如期 如数地完成 6 有能力开发符合国外市场需要的产品 如在质量方面 款式方面 包装方面 7 熟悉欧洲市场对产品的最新安全规格要求 8 有迅速的反应力 能够对国外市场变化和家乐福提出的新要求做出迅速反应 9 能够准时交货 10 有创新精神和创造性 能不断开发新产品并具有独特性 11 有进取精神 有提高对欧盟市场认知度的愿望 12 拥有可持续发展的意识 一件商品要摆上超市的货架上需要付出多大代价 来自海口某知名超市进场费用显示 赞助费 6000元 年 品种条码 400元 个 商场月活动赞助 500元 月 专架 300元 个以上 堆头架 800元 个以上 公关费用 每月请采购经理吃饭 塞红包等 据报道 一些大型连锁超市公司收取的进场费甚至已经成为超市全年收入的重要组成部分 讨论 零售商设立进场费是合理的吗 零售商向供应商收取进场费我觉得是合理的 1 首先 现在市场同类产品日益争多 要争夺市场 就要争加商品的曝光率 零售商为供应商提供商品陈列的地方 进场费相当于一笔租金 2 其次 零售商对销售的商品 要进行进出货 验货 保管货 需要花费一定的成本 3 进场费能够增加供应商进入零售的门槛 这样能够阻挡部分质量不好的产品在市场上流通然而 目前很多零售商向供应商收取的高额进场费 则有不合理的 四 谈判及签约 一 采购谈判的内容 采购商品 包括商品质量 品种 规格 包装等 采购数量 包括采购总量 采购批量 单次采购的最低订货量和最高订货量等 送货 包括交货期 频率 交货地点 最高与最低送货量 保质期 验收方式 交货应配合事项等 退换货 包括退换货条件 退换货时间 退换货地点 退换货方式 退换货数量 退换货费用分摊等 价格及折扣 包括新商品价格折扣 单次订货数量折扣 累计进货数量折扣 年底进货奖励 不退货折扣 买断折扣 提前付款折扣等 售后服务保证 包括是否负责保换 保退 保修 安装等 付款 包括付款天数 帐期 付款方式等 促销 包括促销保证 广告赞助 各种节庆赞助 促销组织配合 促销费用承担等 谈判内容注意事项 1 配送问题的规定 特别是小商店 2 缺货问题的规定 有损形象 制定责任约束 3 商品品质的规定 符合国家和环保标准 4 价格变动的规定 不可随意调价 5 付款的规定 日期和方式 五 商品导入作业 1 进货验收作业 卸货 核验 破损 收货记录 2 退换货作业 填写单据 确定时间 3 存货作业 分类 存放方式 4 标价作业 标价 超市和小零售店方式不同 标价签 提价或降价 的管理 5 补货上架作业 六 再订购商品 几个关键因素 1 订货和送货时间 计算最佳订购量和订购时间 2 订购方式 不同方式折扣不一 3 订货成本和储存成本 数量和定货成本反比 储存成本正比 4 存货周转率 特定时期现有存货平均销售次数 存货周转率 净销售额 平均销售存货量 存货周转率是否越高越好 1 优点 提高销售额和资金利用率 降低商品贬值风险 提高售货员热情 减少费用 2 缺点 小批量采购 商品组合窄 单位利润降低 管理困难 存货周转率 售出商品成本 平均存货成本 七 定期的评估与改进 1 对供应商的评估 2 零售商与供应商关系的改进 对供应商的考核内容 商品质量和创新情况 商品销售情况 商品价格竞争力和毛利率 供应商的配送能力 供应商促销配合情况 供应商的发展潜力等 根据考核结果 一般可以将供应商分为三个等级 考核优秀 考核合格 考核不合格 年度供应商大会 案例 西尔斯表扬供应商西尔斯每年都要表扬150名最好的供应商 是他们坚持不懈地支持了西尔斯的成功 那些自高自大的供应商不会出现在我们前进中的伙伴名单中 西尔斯持续获得成功 满意的消费者一次又一次地回头购买我们独特的产品和服务 为了赞扬供应商们对西尔斯整体顾客满意承诺的突出贡献 西尔斯授予优秀供应商 前进的伙伴 的荣誉 这些入选者从10000多家供应商中选出 他们在产品创新 质量和服务方面处于领先地位 他们帮助西尔斯将其自有品牌带给了全国范围内数以百万计的西尔斯顾客 对这个非凡的群体 我们怀着十分特别和感激的心情向他们道一声 谢谢 案例 两个强硬的公司学会共舞过去的十年里 宝洁和沃尔玛这两个巨人发展出了一种伙伴关系 这种关系现在已成为制造商与零售商关系的基准 他们的这种伙伴关系建立在相互依赖的基础上 沃尔玛公司需要宝洁公司的产品 而宝洁公司则需要沃尔玛公司帮助它销售产品 为获得合作带来的好处 沃尔玛公司必须对宝洁公司足够信任 以便共享销售额和价格方面的数据 并把订货的控制权和存货的管理权交给宝洁公司 而宝洁公司也必须对沃尔玛公司足够信任 它向沃尔玛公司派驻了一个多功能小组 实施每日低价策略 并投资于定制的信息连接系统 通过相互合作 过去这两个公司不顾及对方的成本 而尽力减少自己的成本的非输即赢局面 已经变成了双方成本下降 收益增加的双赢情况 现在 沃尔玛公司是宝洁公司最大的客户 它销售的宝洁产品超过30亿美元 占到了宝洁公司总收益的10 五 连锁企业采购的原则1 以需定进2 适价3 适时4 适质5 适量6 适地 案例 家乐福采购本土化 1 各地区的经济发展不平衡 交通状况不同 采用本土化采购 直接在门店所在的区域进行采购 可节约运输成本 2 这种灵活采购将采购权限下放给家乐福的店长 既满足了本土化需求 同时在当地采购节约了渠道成本 3 当市场发展到一定规模 物流系统越来越完善时 采用专人集中采购模式大大提高了门店整合资源的效率 建立区域性的采购中心来整合零星资源非常必要的 采用这种采购模式 家乐福采购由最初的少品向大量到如今以霜为规定单位 订货至收货时间大大缩短 可以提高整体供应链效率 成本可以大幅下降 六 采购人员素质要求 学历和工作技能 1 熟悉 掌握国家与采购相关的法律法规 2 熟悉 掌握所在企业的规章制度 3 中专以上文化 能读懂基本英文资料 4 一年以上相关工作经验 5 优秀的沟通能力与谈判技巧 6 了解物品市场行情 7 熟练操作电脑常用软件 8 了解ISO9000品质管理体系 1 采购人员岗位素质基本要求 1 熟悉 掌握国家与采购相关的法律法规 2 熟悉 掌握所在企业的规章制度 3 相关专业大学以上文化 4 优秀的英语阅读 写作 口语能力 5 优秀的管理 沟通 协调能力 6 两年以上管理职位工作经验 7 熟悉采购物品市场行情 8 擅长谈判 有丰富的供应商开发 评估经验 9 熟练操作MS OFFICE ERP软件 10 具有ISO9000品质管理体系实际操作经验 2 经理岗位素质基本要求 职业道德标准 1 遵守国家与采购相关的法律法规 2 遵守所在企业的规章制度 3 保持对企业的忠诚 4 公平 公正 5 坚持以诚信作为工作和行为的基础 谴责任何形式的不道德商业行为和做法 6 规避一切可能危害商业交易公平性的利益冲突 7 诚实地对待供应商和潜在的供应商 以及其它与自己有生意来往的对象 8 保持高水准的个人操行 9 拒绝接受供应商或潜在供应商的赠礼 家乐福某些采购经理侵蚀企业利润的行径似乎已不是秘密 在众多供货商提供的证据中 单店采购黑幕可谓触目惊心 已经变成家乐福采购管理中最头疼的问题 在零售业内有这样一句话 家乐福是最本地化的外资超市 为了快于其竞争对手在中国完成战略布局 家乐福打破了常规集中采购的管理体制 采取了 各自分散作战 的方式 赋予门店很大的权力 使每家店面都拥有独立的采购和销售体系 物流成本非常低 然而 这虽为家乐福赢得了发展的时间和消费者的青睐 却给采购腐败造成了可乘之机 家