ERP使用及维护制度.doc

有限公司ERP软件运行及各部门职责为了确保ERP的正常运行，有效利用ERP的核算信息，更准确、更及时地向各管理部门提供所需数据，特制定本规定如下： 一、日常运行要求 1、基本操作要求： （一）权限申请：操作人员及相关权限由各使用部门提出申请，申请内容包括具体操作人员姓名、权限、范围、岗位责任等，经ERP信息管理员审核通过后，报总经理签批，经批准后再由ERP信息管理员授权执行。 （二）各部门操作人员，必须熟练掌握有关ERP的流程、操作要领及相关专业常识，明确本部门在ERP范围、责任和具体要求，并在实际运用中不断提高操作技能水平。 （三）各部门的直接操作人员应在规定时间内将上报业务数据及时录入，如果超时录入不能形成业务数据链，导致在系统中的数据不完整的，每出现一次扣考核分1.5分。 （四）ERP须由专人使用维护，操作人员在使用ERP时必须使用自己帐户登陆，不得使用他人帐户进行操作，使用完毕后应随时退出。使用他人帐户操作并造成数据输入错误者，由ERP帐户本人承担一切责任。 2、数据录入的要求： （一）数据输入必须规范，输入格式应前后一致，不允许随意变改编码规则，以致给相关部门造成信息误导； （二）数据输入错误，经本人发现并及时修正，未给公司造成损失的，不予追究；但由其他部门发现督促修正的，每次发现扣考核分1.5分；因数据输入错误造成其他部门引用失误的，按损失价值的大小，处以数据输入直接责任人及部门负责人扣考核分15分。二、部 门 职 责 1、采购部职责 （1）采购部是ERP物流系统基础数据的出发点，采购部内勤应依据计划部门在ERP中生成的采购申报单，同时依据库存物资的主数据参数，制定ERP中的安全库存、提前期、订货策略、批量规则相关数据，并生成采购订单采购物料。 （2）负责ERP数据库中的供应商编码以及相关的供应商客户资料录入和维护，加强供应商资源管理。供应商分类编码的录入，保证唯一性；必须按其物资类别以及先后次序建立。 （3）根据供应商约定的付款条件和日期，索要相关的采购发票，并在系统中生成采购发票。 （4）及时、全面掌握供应商供货质量、价格，优化供应商结构 （5）作好各种采购统计，需款分析，为决策层提供分析数据。2、销售部职责 （1）负责ERP数据库中的销售客户编码以及客户资料的录入和维护工作，按规定的分区管理模块及时添加新增销售客户编码以及客户信息档案； （2）负责在ERP上下达销售订单计划，以便形成生产计划数据链，作为生产部门依据制定的计划安排生产任务和材料领用的依据； （3）负责录入发货通知单，方便货仓按单发货。 （4）销售部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作还有： A、根据客户付款和开票要求，通知财务部门进行开票。 B、根据财务的应收账款政策，催收货款。 C、协助财务部门进行对账，并在ERP系统中生成销售发票。 3、仓库职责 仓库是ERP物流管理的中心，其输入数据数据链作用极为重要，因此仓管人员应树立高度的责任心，对其输入ERP数据的及时性、准确性负有重要的职责。 （1）负责对在库存管理模块进行日常材料出库、销售出库、委外出库、其他出入库的单据录入工作。 （2）负责对在库存管理模块进行日常产成品入库、采购入库、委外入库、其他入库的单据录入工作。 （3）保证在每日规定的时间内，将上述数据及时、准确无误的输入到ERP中，因录入不及时造成影响上报，由具体操作者承担责任。（4） 做好委外入库与委外出库的委外核销工作。4、财务部职责： （1）财务部是公司ERP软件的管理中心，负责各个业务子系统的综合数据管理工作，对数据的录入、更改、存储、调用进行具体制定和指导。 （2）根据销售出库单，及时跟踪客户付款情况，对达到付款日期还有结款的应通知销售及时催款。 （3）对仓库传递过来的数据，核算产成品入库、材料出库、销售出库等，进行登记存货总账、存货明细账，进行制单，传递到总账会计进行科目账登记。 （4）负责财务各项收支业务以及生产成本数据的录入工作，在ERP成本核算功能运转正常的条件下，每十天向总经理提供一次产品成本完成情况，以及的相关分析资料和数据，为公司的经营决策的提供及时、有效的管数据。 5、生产部职责： （1）按照ERP提供的生产任务单进行领料和生产安排。 （2）按照约定的领料方式进行领料出库。 （3）车间统计员按照ERP上提供的数据，进行生产任务单汇报。 （4）对开发的新产品，就其工艺流程和BOM的构成，及时上报计划部，以便计划部及时修正各种物料在BOM中的用量，使BOM更趋完善。 5、计划部职责： （1）负责ERP系统中BOM的制定及物料用量确认。 （2）负责MRP计算，并生成采购申请单，生产任务单，及委外订单。并做好单据的跟进。（3）负责委外对账，及委外发票钩稽。 6、电脑部职责： （1）负责ERP系统中BOM的录入及BOM单的及时更新。 （2）负责物料项目卡片的填写及由各部门填写完毕后的录入。（3）按照ERP系统维护制度，定期对服务器及客户机维护。 三、部门协调 ERP项目的实施是一个复杂而艰巨的系统工程，它的运用成功与否，不仅涉及到各部门业务人员对操作的熟悉程度，更重要的是在运用ERP过程中各部门之间的协调沟通程度。 例如：ERP中反映的销售部门的产品订货单、发货单，仓库录入的产成品、原材料、包装物等存货情况，这些数据不仅为本部门所使用，也是生产、供应、财务等部门进项核算以及领导决策的主要依据，是共享资源。 因此，要求各部门在使用ERP的过程中，一是要建立本部门内部ERP操作规则（各部门ERP操作实施细则制度上报财务部备案），二是要在使用过程中相互配合，责任问题不推诿，及时进行沟通和协调工作关系，通过ERP的标准化、系列化、规范化，提供积极方案，充分发挥ERP在企业经营中的积极作用。 四、数据保密责任 运用ERP软件是荣文公司朝着企业科学化管理方面迈入的一大步，其获得的各种统计数据