ERP BOM 物料运作资料.docVIP

ERP实施应如何安全跨越BOM变更雷区BOM(物料清单)是ERP系统最为关键的名词，对BOM的定义层次和数据准备的精确程度，直接影响ERP系统的整体运行状况。所以，稳定和准确BOM数据是每个ERP系统实施极为关键的任务。然而，在ERP应用中BOM变更是不可避免,这就给ERP应用提出了挑战。在许多时候，BOM变更常常使ERP项目陷入泥潭,每每身陷其中而无法自拔。我在所负责的ERP实施时一不小心，走进了BOM变更的雷区，由此引发的一连串的地雷爆炸使我深受其苦。一.什么是BOM变更?许多经验丰富的实施顾问谈到ERP实施体会时说，要成功实施ERP系统，三分靠技术，七分靠管理，十二分靠数据。此话虽有些夸大，但ERP系统只有在数据准确、完整、及时的情况下才能发挥作用，否则只能带来错误的结果，可以说准确的管理数据是ERP系统运行的依据。(1)什么是BOM一般说来，我们对BOM的理解就是顾名思义的物料清单，也就是通常所说的产品结构表或产品结构树，或可能称为“配方”、“要素表”或其它名称。物料是 指所有产品、半成品、在制品、原材料、配套件、协作件、易耗品等与生产有关的物料的统称，将各单项物料按物料代码、品名、规格、单位用量、损耗等依制造流 程的顺序记录下来，排列为一个清单，这就是物料清单，也就是BOM。BOM作用是识别物料、接受客户定单、编制计划、配套和领料、加工过程跟踪、采购和外协、成本计算、报价参考、物料追溯、改进产品设计等。BOM本质上是一项工程文件，不但是产品的规范说明，而且是制造流程的依据，还是用来核算产品成本的基础。(2)BOM的分类BOM的分类有很多不同的方式，一般制造型企业的BOM 分为：工程BOM，是新产品的用料结构，是研发与其它部门间针对新产品初始定义的沟通和日后设计变更用，主要涉及研发部门。生产BOM，是批量生产产 品的用料结构，生产BOM是产品结构和工艺流程的结合体，二者不可分割。我们认为离开工艺流程谈制造时的产品结构，是没有现实意义的。所以，简单说生产 BOM就是产品结构+工艺流程，是用于进行生产计划和采购计划的制定, 也是搭载选配及替代物料,主要涉及部门是生管和物管。计划BOM，是指产品组成及比例关系，用于进行中长期的原料采购计划及生产产能负荷计划，主要涉及 部门是生管、物管和采购外协等。成本BOM，是产品的标准成本组成结构，主要用于查询产品标准成本构成状况，主要涉及财务部门。(3)什么是BOM变更?一般情况下，我们将各种管理数据分为三类静态数据、动态数据及中间数据。静态数据包括BOM物料清单、工作中心能力和工艺路线、成本参数、工时定 额、仓库和货位代码、会计科目的设置等等;动态数据是指生产活动中发生的数据，不断发生而且经常变动，如客户合同、库存记录、完工报告等;中间数据是在综 合静态数据与动态数据，经过综合运算形成的各种报表。在ERP系统运行准备期及运行过程中这些数据都要定期或随时维护，保持数据的准确性。BOM是基础的产品物料清单表，当BOM发生变更的时候，无论是多或者少，都会对ERP应用过程中的三种数据(静态数据、动态数据和中间数据)产生关 联影响，从而对ERP系统运行产生关联的重大影响。因此，BOM变更问题不只是变更物料表(静态数据)这么简单，它会涉及和影响ERP运行(动态数据和中 间数据)的方方面面，是实施和应用ERP系统中最为重大和关键性的变更之一。BOM变更是经常会发生的事，发生的BOM变更的原因也有很多。例如客户需求变更或针对客户抱怨修改产品规格;或是生产工艺和设备造成的变更，如原设计图修改以便提高生产的良率;也有可能是因为质量标准、成本要求，如采购需要寻找替代性原料以降低成本;或研发部门改正原来的设计暇疵和原来的产品增添新的功能等。分析BOM变更的原因有助于我们评估变更的影响，一方面可界定变更的影响范围，另一方面是为了从源头上减少不必要的变更。因此，当BOM需要变更的时 候，应该界定变更的影响。一般来说，主要有两种情况：第一种情况是只发生于工程BOM新产品的更改，只涉及研发部门内部，这由研发部门内部就能解决了。换 一句说，对于ERP应用的三种数据来说，如果只涉及到静态数据的变更则是相对简单的事情。第二种情况是，当发生BOM变更的时候，ERP系统已经根据BOM运行了生产计划和采购计划。例如客户订单已经配置了生产BOM，生产单、生产领料 单、采购单已经做进去了，也开始进行生产和材料采购，或已经有领料和入库发生。这时，就会涉及到ERP运行的所有三种数据(包括静态数据，动态数据和中间 数据)，并可能涉及到销售、采购、生产、工程技术、财务等部门。这个时候就不能直接进行修改或变更，必须要进行工程变更(ECN)。这是最为复杂的情况， 也是我们需要讨论和关注的情况，稍有不慎就会使ERP应用踏入数据失真的雷区。二.BOM变更有什么影响?BOM是ERP系统中基础中的基础，由于ERP系统都以物料需求计划来驱动，任何对BOM的变动都可能影响物料需求、生产排程、存货和生产成本核算。 所以，不正确和不规范的BOM变更会造成严重的影响。例如，一方面可能会造成物料短缺，而缺件的数量过多又会导致制造的低效率，或订单不能按期交货。另一 方面，如果物料过多储备，则会导致计划缺乏可信性，呆滞物料库存增多，从而会导致不正确的产品成本核算。(1)对计划系统的影响对于MRP和MPS(主生产计划)来说，生产BOM是不可缺少的关键因子。生产计划的安排是根据生产BOM来下达的。对于MRP物料来说，在MRP运 算后系统一般会产生计划的加工单建议。同时，这些加工单加上MPS(主生产计划)派生出来的加工单会一起进入工单排产系统进行排程调度。很显然，这个时 候，BOM变更会直接影响到排程调度产生的工作中心、设备、人员等。这种情况下一般要用ECN工程变更来通知。因此，需要综合考虑实际生产情况来变更 BOM，否则容易发生错误而导致生产秩序混乱，影响交货等问题。(2)对物料处理的影响一般来说，采购部门是使用计划BOM来决定采购物料清单。因此，当发生计划BOM需要变更时应要先考虑物料如何处理。物料的处理有作废、使用完现存量、正常使用、返还供应商等。 因此，要注意实际库存的情况，以及还有多少在途库存。解决方法可以是特殊物料的在途库存能取消尽量取消，实际库存要先安排用完后才用新的料。否则，会出现 一些物料的呆滞，造成企业的物料库存积压。这要求当计划BOM变更时要根据生产、采购的情况，进行库存量成本分析，基于合理有利的原则作出决策。(3)对成本核算系统的影响由于成本BOM在核算成本时起到重要作用，因此BOM变更时对成本计算的影响也会非常大。正所谓“差之毫厘，谬以千里”。因此，必须考虑企业本身成本核算和成本管理要求，进行合理的BOM变更。(4)造成管理上的混乱影响一般而言，大多数的公司在BOM变更的管理方面都会遭遇一些问题。例如：缺乏一个BOM变更审核的程序，只有研发或少数人决定就立即做出BOM变 更，变更的数据没有在各种BOM及时更新，保持一致性。或者BOM变更影响的部门无法事先得知，使到有些部门应用仍使用旧料号或旧版本，造成工作上延误 或重工。例如会计或财务事后才被知会有关工程变更事宜。最后，BOM变更缺乏事后的追踪，将使得各种BOM缺乏一致性，使准确性下降，而无法达到预期的 成效，生产和存货的规划也会因此受影响。三.安全跨越BOM变更雷区的方法在实际生产运行过程中，BOM变更是导致ERP数据不准确的重要因素。因此，一定要有一套行之有效的BOM变更管理方法来管理变更。针对BOM变更频 繁的特点，ERP应提供工程变更作业 (ECN)。由于要涉及销售、采购、生产、工程技术、财务等部门，工程变更作业应该可以追溯历史版本变更记录,打印变更凭证及清单，并提供BOM 预期呆滞分析表协助研发和采购部门预防因工程变更而造成的物料呆滞，做到事前控制。一般来说，BOM变更应通过确认、分析、审批、文件和监督五个步骤。(1)规范BOM审核及BOM变更流程稳定的BOM数据对于ERP系统正常运作有着至关重要的决定作用，所以必须要以BOM变更为源头做好BOM的管理工作。解决方法是建立规范的BOM审 核及BOM变更管理流程，当有工程变更时应经过多个部门审核才会生效。变更的时候应通过工程变更通知单(ECN)的方式来变更，确保涉及BOM的各种数据 都能得到有效和最新版本的BOM。(2)BOM变更应考虑成本影响BOM的变更应得到采购和财务部门认可并事先模拟，以确定对成本的影响。在许多特定的环境下(如关键成本的物料)，工程设计的更改必须经过相关财务人员的确认并记录在案。当然，工程变更的具体流程应结合到ERP软件流程来实现。(3)规范BOM版本管理还有一个比较重要的问题就是BOM版本管理。各部件明细表的变化，都会导致BOM的变化，但是在同一阶段有效的BOM版本只能有一个。所以，必须严格 的控制BOM的版本和生效、失效日期，以确定引用的BOM是正确的，只有这样才能保证后面的MRP和MPS的计算是正确的。使用规范的版本控制，人们可以返回到各个BOM文件以前的修订版本，还可以比较任意两个版本以查看它们之间的变化。BOM版本控制一般包括两个方面： 一是保证人人得到的是最新的版本，二是记录需求的历史版本。版本控制的最简单方法是在每一个版本上应该包括修正版本的历史情况，即做变更的内容、变更日期 以及变更的原因。ERP对采购的影响，请看 ERP采购模型ERP采购模型一般情况下，制造业原材料、零部件的采购成本要占到产品成本的5080的比例。采购成本的高低会影响企业最终产品的定价和最终获利情况。 如何最大限度地满足企业的各种需要是对ERP软件适应性提出的挑战。 一、 物资采购的对象企业物资采购的对象有三种：直接原材料和零部件；辅助间接物料（包括备品备件、计量器具、检测设备等）；行政性日常用品。通常把第一种随着产品转移的物料称为生产用物料，其特点是：供应商相对固定，价格稳定，相对定期定量，数量大。把后两种为组织生产服务的物料称为间接物料，其特点是：供应商不定，价格波动大，不定期不定量，数量相对要小。 二、 物资采购的策略在企业物资采购活动中，根据采购物资的价值、采购周期、供应商类型等不同的因素，所采用的采购、供应策略是不同的，目的是利用最小的采购成本，采购到保质保量的物资，以保证生产的所需。 1、 从价值的角度考虑可以有高、中、低三种。这三种物资对库存资金占用的影响是不同的，因此采用的采购策略不能完全一样。 高价值的物资：一旦出现积压，对库存资金的占用就会增大，影响流动资金的使用，一般采用按需订货的原则。 中价值的物资：从降低每次采购成本考虑，采用最小批量的原则；在制定最小批量时，要考虑均衡生产时的常规消耗量。 低价值的物资：由于该物资的存储对库存占用资金的影响不大，采用固定批量或者经济批量原则；批量的大小要考虑物资消耗的速度和采购成本之间的平衡。 2、 从采购周期的长短考虑由于采购物资在市场上的供应量不尽相同或者是进口零部件，造成了采购周期相差较大，甚至只有年度1或2次订货的现象。采购周期长的物料，通过年度生产计划对物料的总体需求，采用预测方式进行采购；采购周期短的物料，可以根据MRP的采购需求计划进行指导采购。 3、 从供应商的角度考虑物资采购过程中面对供应商大的分类有两种，就是固定的和临时的。固定供应商物资占企业采购物资的绝大多数，是保证生产供应、降低采购成本重要的因素。根据供应物资的使用性质和生产组织形式，可以通过两种方式进行采购。以协议的方式签订年度的总订货量和单价，随时发出供货指令进行供货；以明确的订单进行阶段性的供货。临时供应商的物资采购主要来源于新产品设计、生产急需、设备维护等。特点是数量小、重复性小。一般采用合同或者现金方式、直接批量进行采购。 4、 从物资的适应性考虑根据企业生产产品的系列和种类的差异程度，所涉及到的原材料和零部件从适应性上讲，可以分成通用物资和专用物资。通用物资可以在多个产品上得到使用，造成积压的可能性不大，可以采用批量采购政策（批量的大小要平衡该物料消耗的速度、采购成本、价值、采购周期等；批量政策可以根据物料性质细分：最小批量、最大批量、周期批量、固定批量等）；专用物资是在个别产品上专用，计划不好将造成库存积压，一般按订单需求量进行采购。如果该专用物资与生产批次相关，并对安全性能做破坏性实验时，订单的需求量要考虑实验破坏量，也就是质量保证的批次独立需求。5、 从需求来源考虑对于价值低和通用的物资是以库存储备水平作采购依据，与阶段性生产产品无关，一般采用订货点，以合同方式进行采购；大部分物资与生产产品有关，来源于生产计划的相关需求，一般采用标准的MRP算法进行需求的核算，以合同方式进行采购；大批量的重复生产方式，对物资的需求是快节奏的，一般是固定供应商，通过协议进行约束，日常供货通过订单指令进行，直接送到生产现场，实现零库存生产。在上述三种情况外，还包括一种人为决策的实际需求，这种需求是根据具体的事件或者是定期的预计消耗产生的需求，一般采用临时和现金采购的方式进行。 6、 从物资属性考虑在采购物资中，由于其属性的不同对采购策略也存在一定的影响。具有实效性的物资，将根据消耗的速度和失效期限确定采购数量；具有危险性的易燃易爆物资，一般采用最大储备量进行分批采购限制；体积大或者是存储实体受限制的物资，按照直接批量会影响库存的存放，一般采用最大储备量进行分批采购限制。 三、 物资采购策略模型建立通过上述物资采购策略的分析，我们会看到针对不同的方面其采购策略是不同的，是受多方面因素制约的，不只是一个指标因素决定的。 在模型建立的过程中，应该从两个方面进行考虑，一个是采购计划编制影响的因素，它是解决各种物资采购形式中的采购计划数量问题。其次是对物资采购策略的有效控制和如何从采购计划变成采购合同或者是订单。 影响采购计划编制的关键因素采购周期：对需要进行周期性采购的物资进行归类，并制定相关的采购周期（周、旬、月、季、半年、年、自定义）、间隔时间。 计划方式：定义各种采购物资的计划编制方式（周期预测、订货点、MRP、JIT直供）。 订货点：定义使用订货点方法进行采购的订货点数值。 批量政策：定义各种采购物资的批量政策（最小批量、最大批量、固定批量、周期批量、固定周期批量、经济批量、直接批量、最大储备量）。 批量值：如果采用的是非直接批量，定义相关批量政策的数值或者是批量限制值。 分批原则：如果采用任务分批，要定义分批的原则，两批任务的间隔时间。 取整倍数：对于必须按照一定的批量单位或整数进行采购的物资，定义其采购的数量原则（按打、箱等）。 批破坏量：定义需要进行破坏性检验的计划补充量。 加强控制和计划转订单的关键因素供应商分类：从物资供应的角度，将其分成固定和非固定两种，只有固定供应商才有可能进行合同的自动生成。 供应商物资：分配固定供应商能够及时供应的物资，为实现计划到订单的转换作准备。 ABC分类：定义物资的ABC分类，有效地控制在制定采购政策时，是否违背了相应的采购策略。 物料属性：定义其需要进行分类监控的属性数据（包括：有效性、危险性、受限制性、一般性等） 四、 总结只有了解不同企业对物资供应的需求，合理地设置影响因素和应用对象，才能建立一个完整的计算机应用实现模型，模型建立中要充分考虑系统间的集成性，这样的应用系统才能更大程度地适应企业实际需要。同时，作为项目的实施同样是重要的。作为企业应用，要把握先定性后定量的原则。在定量的过程中，要参考“生产产量、定额、采购周期、采购成本、消耗速度、库存空间、有效时限”等因素。知已知彼 ERP 采购五大招ERP 采购五大招影响公司利润的最大两个部门就是销售部门与采购部门，销售部门管理得好，可以提高收入;采购部门管理的好，可以节省企业生产成本。可见，这两个部门对企业的重要性，所以，对这两个部门，也会特别的“关照”。在ERP系统中，当然也不例外。一、系统自动计算每次交货量与交货日期。例：A原料，根据企业的生产计划，该批料要求供应商分五次送，每次送2000千克，在每个月的10日到料。 一 般来说，每次的到货量可以根据经济订货批量模型计算出来，而交期，一般是在采购单上处理。开采购单时，采购单会判断此产品是否要分批交货，若是分批交货的 话，在采购单中就会分成多项，每项后面都有产品的数量和日期。数量一般根据经济定货批量运算得来，也可以用户进行更改;交期系统会根据日用量等相关参数， 自动推算，用户可以在此基础上进行修改。所以，分批交货的话，跟MRP模块、工艺工时模块、排程模块等都有密切的关系，这些模块应用的效果，直接关系到分批交货这个功能。当然，企业若觉得没有必要管理的这么精细的话，也可以简化管理。即不要系统自动计算每次交货量与交货日期，而由采购员自己指定，这也是可行的。说到这，有人就会问，分批交货我还不如分次小采购单好呢。这主要关系到采购价格问题。一般企业，采购数量多的话，一般都会给予一定的折扣。二、随货付发票控制，没发票，别想要钱。对于制造企业一般纳税人来说，购买材料增值税发票是必须的，因为其可以抵税。若购买材料时，供应商没有发票，相当于变相的提高了产品的价格。 企业在发票管理中，一般有两种方式，一是月底开发票，即在月底把当月送的所有材料都开成一张票;另一种是一个材料开一张票，并且，随货付发票，这主要用 于一些价值比较高的产品。用户对于发票管理严格的话，就会要求供应商随货附发票，没发票，企业就不收货。这可以保证发票的安全性。在ERP系统管理中，采购模块设置里，一般有三个级别可以进行类似的设置。一是供应商级别处。在此级别设置的话，就要求该供应商的所有原材料都必须随货付发票，否则，在ERP系统中，入库单就无法审核。系统在开入库单时，会要求仓库管理员输入相关的发票信息，如发票号码等，若不输入，入库单就无法审核。二是产品级别，在这里进行设置的话，就是该产品无论是向哪个供应商进行采购，都要求其随货附发票，否则，公司有权拒绝接收材料。三是采购定单级别上，在采购单上，可以修改或者设置这个规则，可以根据采购单的实际情况，设置。一般情况下，第一个级别和第三个级别企业用的比较多，而第二个级别很少有企业使用。三、单价超限率控制，给采购员加个紧箍咒。有些企业在采购工作管理中，会给采购人员一价格修改的权利。但是，其会设置一个最高价格，采购员在跟供应商谈价格时，不同超过某个限制。ERP系统可以通过超限率的设置，就好象给采购员带了一个紧箍咒。如公司规定，某个材料的标准价格为5元，采购员可以在4%的范围内，有决定的权利。即，该采购员在购买这种物料时，最高可以有5.2元的价格向供应商购买。若超过这个权限，采购员就没有这个权利决定，而且，无法以这个价格开采购单。三、单价超限率控制，给采购员加个紧箍咒。有些企业在采购工作管理中，会给采购人员一价格修改的权利。但是，其会设置一个最高价格，采购员在跟供应商谈价格时，不同超过某个限制。ERP系统可以通过超限率的设置，就好象给采购员带了一个紧箍咒。如公司规定，某个材料的标准价格为5元，采购员可以在4%的范围内，有决定的权利。即，该采购员在购买这种物料时，最高可以有5.2元的价格向供应商购买。若超过这个权限，采购员就没有这个权利决定，而且，无法以这个价格开采购单。并且，系统还提供了相关的报表，给相关人员作为参考。比如说，采购经理可能想知道，某个采购员在某个月中，有多少材料购买价格底与标准价格，又有多少材料的价格高于标准价格，高了多少等等。这些数据，可以作为采购员绩效考核的依据。在实际应用中，这对于防止采购员跟供应商串通，采购员以高于市场价格向供应商买货，从中收取回扣，非常有帮助。通过这个紧箍咒，就限制了采购