Excel在开放教育班级管理中的应用.docVIP

Excel在开放教育班级管理中的应用摘要：作为开放教育管理教师，经常会跟学生的各种成绩表格及各种材料打交道。如果我们能充分利用Excel的各项功能，那么对于成绩数据表的分析必定会事半而功倍。关键词：Excel；开放教育；班级管理学校的班级管理工作是学校开放教育教学管理工作的重要组成部分，必须切实做好学校的班级管理工作，才能保证正常的教学工作的开展。Excel是一款非常优秀的电子表格软件，它可完成表格输入、统计、分析等多项工作，可生成精美直观的表格、图表，为我们日常工作中处理各式各样的表格提供了良好的工具。一、Excel的功能和特点在现代信息社会中，大量信息数据的描述和处理仅仅利用文字是无法叙述清楚的，必须通过表格来进行数字化管理。表格描述最主要的特点是逻辑关系明确、框架结构清楚。但是大量数据的手工处理，既需要花费大量时间又容易出错，大大妨碍了信息的数字化管理进程。电子表格的出现解决了这个问题。所谓电子表格是指利用计算机的强大计算能力，对表格进行数字处理。不但缩短处理时间、保证数据处理的准确性和精确性，还可以对数据进行进一步分析和再利用。Excel是Microsoft公司推出的办公软件组Office的一个重要成员。Excel作为当前最流行的电子表格处理软件，能够创建工作薄和工作表，进行多工作表间计算、利用公式和函数进行数据处理、表格修饰、创建图表、进行数据统计和分析等。现在的Excel具有许多实用功能。例如：导入远程数据、查看分析WEB页数据、扩充的公式函数编辑功能、简化的常规任务、更强的安全性和个人信息保护等等，更加适合于网络化的电子办公模式。二、Excel在班级管理中的应用(一)形成性考核成绩表运行Excel的一个版本,例如Excel 2003。因为学生的一门课程的形成性考核成绩一般由平时学习（40%）、平时作业（30%）和网上学习（30%）三部分组成，所以在形成性考核成绩表第一行输入以下内容：学号、姓名、平时学习、平时作业、网上学习、形考总成绩。输入学号时电大学生的学号前有个0，一般应这样输“051010328”，再用填充柄自动填充。单击形考总成绩下的单元格，在编辑栏中输入=SUM(C2:E2)，在下一个单元格中输入=SUM(C3:E3)，然后选定这两个单元格，将光标移动到两个单元格的右下角，到变成细十字，按住鼠标左健向下拖拉至最后一名学生，以后只要输入学生的各门课程的平时学习、平时作业和网上学习分值，每位学生的形考总成绩即自动求出。为了使得到的成绩在不同分数段显示的格式不同，可以先选定所录入学生的形考总成绩的单元格，进入“格式条件格式”，在“单元格数值”范围中填入“90”与“100”，单击“格式”按钮，将单元格数值设置为自己喜欢的格式：如数值颜色为红色、字形为倾斜等。这样，在90到100之间的分数在输入后自动变为红色并倾斜。确定，返回条件格式对话框，单击“添加”，设置89到60、小于60分等分数段的格式。设置完成后结果见图1。图1 形成性考核成绩表(二)班级成绩分析利用教务管理系统可以将班级成绩表生成为Excel表。首先进入广播电视大学教务管理系统成绩管理菜单历次成绩查询选择学生类型选择单位、年纪、班级点击个人与班级信息转换按钮打印生成其他形式文件。在班级成绩表第一行的内容就有：姓名、学号、各门课程名称、个人总分、名次。在姓名下方依次输入“总人数”、“及格人数”、“及格率”、 “不及格率”、 “优秀人数”、“总分”、“均分”、“最高分”、“最低分”。图2 班级成绩表1总分和个人名次单击班级成绩表第一行个人总分下的单元格，在编辑栏中输入=SUM(C2:H2)，输入后利用自动填充功能填充其他学生的个人总分。在Excel中对于个人名次的处理可以这样来进行。个人总分位于I列，名次位于J列，在第一名学生的名次单元格中输入=RANK(I2,$I$2:$I$8)，该公式是排出I2单元格的数据从I2到I8所有数据中的位次（具体学生数目以实际为准，这里的例子中为8，学生的个人总分等数据位于第2行到第8行）。在第二名学生的名次单元格中输入=RANK(I3,$I$2:$I$8)，然后选中这两单元格，利用自动填充功能在每位学生的名次单元中输入RANK函数的公式。RANK函数对于同分数的名次自动排为相同的名次，下一个名次数值则自动空出。设置完成后结果见图2。2每门课程成绩分析以“开放教育入学指南”为例。在“总人数” 单元格中输入公式=COUNT(C2:C8)，在“及格人数” 单元格中输入公式=COUNTIF(C2:C8,=60)，在“及格率” 单元格中输入公式=COUNTIF(C2:C8,=60)/ COUNT(C2:C8)（在开放教育的成绩中一般采用的是100分制）。以上公式输入后利用自动填充功能填充其他各门课程的公式。在“总分” 单元格中输入公式=SUM(C2:C8)，在“均分” 单元格中输入公式=SUM(C2:C8)/ COUNT(C2:C8)，在“最高分” 单元格中输入公式=MAX(C2:C8)，在“最低分” 单元格中输入公式=MIN(C2:C8) 。这样就可以得到“开放教育入学指南”这门课程的“总分”、“均分”、“最高分”和“最低分”。 在“均分” 单元格中设置单元格格式“数字”标签分类数值小数位数设置为2位，确定后就能设置“均分” 单元格的小数位数。以上公式输入后利用自动填充功能填充其他各门课程的公式。如果要统计优秀人数和不及格率，就在“开放教育入学指南”优秀人数的单元格中输入公式=COUNTIF(C2:C8,=80)，不及格率的单元格中输入公式=COUNTIF(C2:C8,60)/ COUNT(C2:C8)。在“不及格率” 单元格中设置单元格格式“数字”标签分类百分比小数位数设置为1位，确定后就能设置“不及格率” 单元格的百分比格式和小数位数。3每门课程分数段人数在（A18：A22）区域中输入59、69、79、89、100（即统计出60分以下到100分范围内组距为10的各分数段的人数），再选中C18到C22单元格区域，输入公式=FREQUENCY(C2:C8,$A$18:$A$22)，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键进行确认。这样就可以求出C18到C22单元格区域中按（A18：A22）区域进行分隔的各段数值的出现频率数目。其他单元格的利用自动填充功能填充。(三) 排序和筛选排序是指一种按照特定的顺序，将工作表中指定的数据重新排列的操作，是数据管理分析的一项经常性工作。对工作表数据的不同字段，按照一定的方式，进行排序，可以满足不同数据分析的要求。例如，需要对班级成绩表先按照“建筑制图基础” 排序，再按照“制图实例” 排序，最后按照“高等数学基础” 排序。先选择班级成绩表的数据区A2：J8；选择“数据”主菜单下的“排序”菜单命令；在弹出的“排序”对话框的主要关键字列表框中选择“建筑制图基础”字段，排序方式选择“升序”； 在次要关键字列表框中选择“制图实例”字段，排序方式选择“升序”； 在第三关键字列表框中选择“高等数学基础”字段，排序方式选择“升序”； 列表选择“有标题行”单选按钮；单击“确定” 按钮，完成“排序”设置。Excel的筛选功能可以更加智能化的让Excel自动列出所需要的一个或多个数据记录。例如，需要对班级成绩表筛选出“制图实例” 及格的数据。先选择班级成绩表的数据区A2：J8；选择“数据”主菜单下的“筛选”菜单“自动筛选”命令；点F1单元格“制图实例”的下拉按钮，在列表字段中选择“自定义”； 在弹出的“自定义自动筛选方式”对话框的“制图实例”列表框中选择“大于或等于”字段，输入数值“60”； 选择“与”单选按钮；单击“确定” 按钮，完成“筛选”设置。又例如，需要显示“建筑制图基础”大于等于80， “制图实例”大于等于60的成绩数据，则要采用高级筛选。首先选择区域D23：E24，创建筛选条件表格；选择数据区A2：J8；选择“数据”主菜单中“筛选”级联菜单下的“高级筛选”命令；弹出 “高级筛选”对话框，列表区域栏显示选中的工作表的数据区A2：J8的绝对引用，利用条件区域的按钮选择筛选条件表格区域D23：E24的绝对引用；单击“确定” 按钮确定，工作表中仅显示筛选出符合条件的记录，如图3所示。图3高级筛选后的班级成绩表Excel图表创建的目的是为了更方便、清楚的进行数据分析。在对表格数据进行比较和分析时，利用图表分析数据是一个极其有用且常用的数据管理手段。使用图表可以突出表格数据间细微的差别和隐含的关系，根据数据分析的不同角度，对数据进行夸张比较、突出趋势、明确比例分配关系等处理。图4每门课程分数段人数图表例如，显示每门课程分数段人数的图表。首先选取表格数据区域C2：H2以及数据区域C18：H22；选择“插入”主菜单下的“图表”菜单命令；在“图表向导”对话框中的“标准类型”标签中选择一种图表类型，如“柱形图”；连续单击“下一步” 按钮，完成图表向导的操作步骤。利用“图表”菜单中的“数据表”、 “图例”等命令对图表进行进一步的编辑和修改。每门课程分数段人数的图表如图4。(五) Excel引用作为管理教师有时要对相同专业不同班级的学生的成绩进行分析，或者对不同专业不同班级的学生的某门公共课程进行分析。利用教务管理系统只能将某个班级成绩表生成为一个Excel表，要将不同的Excel表中的数据进行分析就要应用Excel的引用功能。Excel的引用包括相对引用和绝对引用两种基本的引用形式。如果在公式中既使用了相对引用又使用了绝对引用，这就叫混合引用。在同一工作薄中引用不同工作表中的单元格或者区域中的数据，就要用到三维引用。例如，将班级成绩表的第8行和第9行之间插入一行，在A9中输入公式=Sheet2!B8，就会得到Sheet2工作表B8单元格中的数据。如果要引用的数据不在一个Excel文件，就要采用多维引用。多维引用的一般格式为：工作薄文件名.xls工作表名称！单元格或区域例如，将班级成绩表的A9中输入公式=077100107.xlsSheet2!B8，就会得到077100107.xls 文件Sheet2工作表B8单元格中的数据“077100357”。当然在引用前必须先要有077100107.xls文件的Sheet2工作表B8单元格中的数据“077100357”。在对成绩进行管理和分析时，可以将每门课程成绩的数据表放一个工作表；成绩分析的数据如“及格率”等数据单独放一个工作表，在这个表中对每门课程成绩的数据进行引用；当成绩的数据表更新时，成绩分析的数据也会跟着更新。在公式的引用中要注意班级成绩表的数据区（如C2：H8）的具体范围，公式中引用的数据区的具体范围依据实际数值（如C2：P500）而定。这样就能方便地对课程成绩数据进行灵活处理和分析了。(六) Excel模板在“打印预览”中，按下“设置”，单击“工作表”标签，选中打印风格，对页眉页脚、页边距、纸张、字体等进行相应的设置，然后“另存为”为“模板”，比如取名为“成绩分析”，确定，保存为模板文件。在以后的工作中就可以利用已经建立的模板来分析学生的成绩了。首先启动Excel，执行“文件”菜单中的“新建”，在对话框中出现的“常用”标签下找到已经建立的“成绩分析” 模板，双击，出现原来的模板文件，输入学生新的成绩数据，“最高分”、“最低分”、“名次”等数据即自动统计出来。最后打印输出，既美观又便于分析比较。(七) Excel联机成绩分析利用Excel提供的共享工作薄命令，对Excel文档联机处理，可以快速汇总所有课程、所有班级的成绩。首先建立一个Excel文档，命名为“学生成绩汇总表”，设置好后放入一个专门的文件夹“学生成绩”中，右击从快捷菜单中选择“共享和安全”“文件夹属性”对话框“共享”标签单击单选按钮“共享此文件夹”在“共享名”框中输入“学生成绩汇总表”（或其他名字）单击“权限” 按钮勾选允许更改的复选框，设置好后，所有管理教师都可以打开这个Excel文档。再打开“学生成绩汇总表”的“工具” 菜单，选择“共享工作薄”命令，在“编辑”标签中勾选“允许工作薄合并”，就可以多人同时编辑了。这样所有课程、所有班级的成绩都可以汇总到这个“学生成绩汇总表”。为了防止别人更改数据，可以将专门进行成绩分析的工作表保护起来，进入“工具保护保护工作表”，输入密码即可。参考文献1 郑纬民计算机应用基础Excel2003电子表格系统M北京：中央广播电视大学出版社，2003：2 Application of Excel to the Class Management in Open EducationAbstract：As an open educat