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时间管理与工作组织技巧 App顾维灏沈毅王闯赵艳苹 建立有效的时间管理概念工作中常遇到的制约成效的障碍采用时间管理技术进行各个击破其余问题的解决方案Q A Contents 建立有效的时间管理概念 效率vs 成效 把事情很快地做完 叫做效率 把事情很快又很對地做完 叫做成效 建立有效的时间管理概念 应变or制变 选择制变 主动选择 承担责任 从结果出发 思考在前 行动在后 选择对的事情去做 建立有效的时间管理概念工作中常遇到的制约成效的障碍采用时间管理技术进行各个击破其余问题的解决方案Q A Contents 工作中常遇到的制约成效的障碍 优先顺序不明确 紧急的事情被搁置贪多嚼不烂 任务完成不细致不会说 不 常处理一些不必要的事情电话打扰 任务计划被打乱健忘 容易遗漏待处理的事情缺乏自律 拖延无效授权 降低了执行效率邮件杂乱无章 不方便查找会议 冗长而无必要 耗费时间其它事宜 建立有效的时间管理概念工作中常遇到的制约成效的障碍采用时间管理技术进行各个击破其余问题的解决方案Q A Contents 时间管理技术 区分重要和紧迫 学会优先管理建立个人成效管理系统 区分重要和紧迫 学会优先管理 优先矩阵 制定轻重缓急计划采用4 D法安排工作任务优先管理的核心 优先矩阵 M1直接价值高度重要高度紧迫急 M3轻高度紧迫低度重要相对低价值但必要 M2间接价值高度重要重低度紧迫 缓M4低度重要低度紧迫无价值 不必要 重要性 价值 紧迫性 优先矩阵小练习 为某一天做个时间记录表 列出当天各时间段处理的任务将各项任务放入优先矩阵中 观察各象限内容比例我们的目标 让象限向右延伸 降低紧迫性 增多M2象限的事情 优先矩阵小练习 例子我的一天工作 大家来安排1Apache2 0module的调研2整理时间管理的相关文档3整理passport代码结构4passport数据库一致性工作的确认及问题定位5和OP一起确认线上服务依赖文档6面试7处理线上报警 有用户通过添加好友来作弊 导致消息报警8看PB21集出来了 误区一不合理的时间分配 如何让自己的时间向右延伸 我有哪些第一象限的事情找一个最值得关注的事情画出事情的起源过程标出事情的各个阶段的时间跨度看自己目前经常处理多大时间跨度内的事情延伸事情的时间跨度 误区二 拖延 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情案例分析避免措施 制定轻重缓急计划 明确待处理任务的轻重缓急程度安排时间执行M1和M3象限的任务 将M2的任务穿插到每日的空余时间段中 避免去做M4象限的东东 原则 重要的事情给出所需要的时间紧急的事情给出开始做的时间 2020 3 20 17 制定轻重缓急计划的好处 让你善于处理未完项目和任务 缩短赶进度所需的时间逐渐减少拖延和犹豫不决的情况帮你处理好工作负担帮你从管理危机的状态中解脱出来能够把工作 生活安排得井井有条 区分重要和紧迫 学会优先管理 优先矩阵 制定轻重缓急计划采用4 D法安排工作任务优先管理的核心 4 D法 D D D oitnow on tdoit oitlater 马上做 不做 以后做 D elegate 授权别人做 区分重要和紧迫 学会优先管理 优先矩阵 制定轻重缓急计划采用4 D法安排工作任务优先管理的核心 优先管理的核心 把每天要做的事情列一份清单 To DoListMakealistofthingstodotoday 确定优先次序 从最重要的开始做Setpriorityandworkonthemostimportant 每天都这么做Doiteveryday 时间管理技术 区分重要和紧迫 学会优先管理建立个人成效管理系统 个人成效管理系统 WHAT WHEN HOW WHERE What 优先矩阵区分什么是重要的事情 需要多长的时间去做When 4DWhere refm1立刻做m2用沟通记录管理起来m3做授权 个人成效系统 制定工作计划桌面日程工具推荐 desktopcalendar wallpapercalendar每日计划 故事联邦快递小伙周期性工作 提前放入相应的todolist长期性工作 把一些milestone放入todolist短期工作 提前一天或者当日放入todolist临时工作 及时更新todolist下班之前 回顾当日任务完成情况 并且关注是否需要为第二天的任务作准备 个人成效系统 沟通记录表ma与erp系统接口联调案例分析 用途 跟踪某事情或者某项目的进展可以运用在比较长期的项目中 与其它部门合作较多的项目中 会议记录经验积累 授权管理 放弃自己喜欢做的工作克服对失去控制的恐惧选合适的事情授权给合适的人被授权的人需要进行培训和学习要给被授权人成长的时间要通知相关其他人员看住进度 重点的地方要检查提供必要的建议事情可以授权 责任不能推给别人 案例分析 时间管理技术整体回顾 时间管理 有成效 优先管理 制变 从结果出发 选出对的事 优先矩阵 障碍 WHAT WHEN HOW4 D方法 WHERE记录 Ref 可操作的具体方法 做好计划 月计划 日计划沟通记录 主题类4D方法清理任务授权管理 10个步骤 工作中常遇到的制约成效的障碍 优先顺序不明确 紧急的事情被搁置贪多嚼不烂 任务完成不细致不会说 不 常处理一些不必要的事情电话打扰 任务计划被打乱健忘 容易遗漏待处理的事情缺乏自律 拖延无效授权 降低了执行效率邮件杂乱无章 不方便查找会议 冗长而无必要 耗费时间其它事宜 工作中常遇到的制约成效的障碍 邮件的处理和管理标题 言简意赅 报警邮件需要醒目明确 内容 突出问题和结论 避免长篇大论 明确责任人 需要在邮件中明确问题跟进的部门和同事明确时间计划 对于确定的任务 要有预计结束的时间 统一方案 对于涉及到RD组内多个人负责的问题 要在组内沟通后回复 避免出现RD相互答案不一的情况 跨组沟通 涉及到跨组沟通时 最好通过mail通知对方群组 防止对方某一成员休假等因素引起的项目延迟 为邮件进行分组 以便查找 如按人员 项目进行分组 对邮件的处理设置优先级别 增加是否已处理的标记 工作中常遇到的制约成效的障碍 会议效率的提高会议之前一定要做好准备发起会议的话需要指出哪些人参加 其中哪些人需要发言 哪些人应该只是听的 需要提前发出议题或相关文档供大家在会议前参考和准备 参加会议的人需要做好准备 先确认是否需要参加会议 如果是参加的话要先了解和阅读文档 会议上是大家的时