《办公自动化教程》第6章Excel2003_应用.ppt

第6章Excel2003应用 6 1Excel2003基本操作6 2格式化工作表6 3数据管理6 4图表的使用6 5打印工作表 学习目的与要求 Excel2003对以前的的版本进行了改进和扩充 电子表格编辑软件在办公自动化中对数据的处理起着重要的作用 它可以对大量的表格进行各种处理 用各种类型的图表形象地表示数据 并具有强有力的数据库管理功能 通过本章学习 能制作表格 完成复杂的数据运算 进行数据分析和预测 并且能制作相应的图表 6 1Excel2003基本操作 6 1 1窗口及屏幕组成Excel2003的窗口如图6 1所示 启动Excel2003后 打开一个临时文件名为Book1 xls的空工作薄 工作簿由工作表组成 一个工作薄可包含多张工作表 最多可达255张 默认的工作表有3张 工作表的临时名分别为Sheet1 Sheet2和Sheet3 文件的打开 关闭和保存是对工作簿来说的 工作表由若干单元格组成 一张工作表有256列和65535行 行和列交叉的部分是单元格 是工作表最基本的存储的数据单元 也是电子表格软件处理数据的最小单位 是由列标 字母A IV 和行号 阿拉伯数字 来标识的 列标在前 行号在后 单元格的边框加粗显示时 表示该单元格为活动单元格 活动单元格只有一个位于单元格的右下角有一个小黑块是填充柄 当鼠标指向填充柄时 其形状变为黑十字 名称框显示活动单元格的名称 编辑栏显示活动单元格的内容 在编辑栏内可以编辑公式 在工作表最面一行是工作表名 活动工作表只有一个 单击工作表名可打开相应的工作表 6 1 2数据输入Excel2003的数据类型分为 文本型 数字型 日期和时间型 公式和函数等 在数据输入过程中 系统自行判断所输入的数据是哪一种类型 并进行适当的处理 所以 在输入数据的时候 一定按照Excel2003的规则进行 否则可能出现不正确的结果 一 文本型文本型包括字符或者是文字 在Excel2003中默认的情况下 所有字符型数据在单元格中都是左对齐 输入时应注意以下几点 1 在活动单元格中 对文字直接输入 2 如果输入的字符串的第一个字符是 号 则应先输入一个单引号 注意必须半角状态下输入 再输入等号和其他字符 3 当输入的文字是阿拉伯数字 如邮编 电话号码等 时 也应先输入一个单引号 注意必须半角状态下输入 再输入等号和其他字符 二 数字型在默认状态下 所有数字型数据在单元格中均靠右对齐 在输入时应注意以下几点 1 输入分数时 应在分数前输入0及一个空格 如果直接输入 则系统将把所输入的数据作为日期处理 2 输入负数时 在负数前输入负号或将其置于括号中 三 日期和时间型在默认状态下 日期和时间型数据在单元格中靠右对齐 输入时应注意以下几点 1 在输入时 日期分隔符使用 或 2 当只输入月和日时 Excel2003默认计算机内部的年份 输入当天的日期 按Ctrl 3 日间分隔符用 如果输入当前的时间 按Ctrl Shift 4 若在单元格中既输入日期也输入时间 中间必须用空格隔开 四 数据的自动填充Excel2003提供了自动填充功能 避免了某些相同或似数据多次重复输入带来的麻烦 可以填充相同的数据 也可以填充等比数列 等差数列和日期时间数列等 也可以输入自定义序列 1 同时在多个单元格中填充相同的数据 1 填充相同的数字型数据或不具有增减可能的文字型数据 单击填充内容所在的单元格 将鼠标移到填充柄上 当鼠标指针变成黑十字形时 先按下Ctrl键的同时 再按住鼠标左按钮拖动到指定位置 拖动时上 下 左 右均可 注意 拖动时只能横向或者是纵向拖动 不能沿任意方向拖动 2 填充日期型数据及具有增减可能的文字型数据单击填充内容所在的单元格 将鼠标移到填充柄上 当鼠标指针变成黑十字形时 按下Ctrl键的同时 再按住鼠标左按钮拖动到指定位置 2 填充自动增1序列 1 填充数字型数据操作方法同1中的 2 2 填充日期时间型数据及具有增减可能的文字型数据操作方法同1中的 1 注意 向右或向下拖动鼠标 自动填充的是递增序列 向左或向上拖动鼠标 自动填充递减序列 3 输入任意等差 等比数列通过 编辑 菜单中的 填充 选项的级联菜单中的相应命令来完成 4 创建自定义序列Excel2003之所以能够辨认出某些文本变化的趋势 帮助用户输入文本序列 原因就在于已经在Excel2003中预先设置好了某些常用的文字序列 如果用户需要定义自己的文字序列可以按照下列方法进行操作 1 选择 工具 菜单中的 选项 命令 出现 选项 对话框 2 选择 自定义序列 标签 3 在 输入序列 框中输入新的序列 每输入一个项目内容后 近回车键分隔 图6 2在 自定义序列 中建立序列 4 输入完所有的内容后 单击 添加 按钮 新输入的序列就出现在 自定义序列 框中了 如图6 2所示 图6 2在 自定义序列 中建立序列 6 1 3上机实践一 实验目的熟练掌握工作表中各种数据类型的输入方法和技巧 二 实验内容在硬盘D盘根目录下以自己的名字为名创建一文件夹 在该文件夹下建立一文件名为 学生信息表 的工作簿 在当前工作表中创建一个如图6 3所示的工作表 图6 3学生信息表 三 实验步骤1 启动Excel2003 2 数据的输入 1 单击A1单元格 可以直接输入 学号 按Tab键或单击A2单元格 输入 20050001 然后利用自动增1序列进行自动填充 2 文本型数据 姓名 性别专业 家庭住以及出生日期和联系电话的字段名 都可以直接输入 3 日期型数据的输入单击D2单元格输入 1985 8 1 回车 即可输入该日期 然后再选定D2单元格 使用单单坃格的填充功能 拖动到D5 即可D3 D4 D5中自动填入 1985 8 2 1985 8 3 1985 8 4 选定D5单元格 使用单元格的填充功能 按Ctrl键拖动到D7单元格 即可在D6 D7单元格中自动填入 1985 8 4 对于D8 D9单元格的数据可以直接输入 D10 D11单元格的数据可以利用复制 4 电话号码的输入单击G2单元格 先输入一个单引号 再输入 0535 675151 然后用同样的方法输入其它的联系电话 注意 输入数字和标点符号时 必须是半角字符的数字和单引号 6 2格式化工作表 格式化工作表是指对工作表中的数字格式 字体 字形 字号 颜色 对齐方式 单元格的边框 底纹图案等格式的设置 以使所制作的工作表美观 6 2 1格式化单元格一 数字格式Excel2003中 数字有多种表示形式 如货币样式 百分比样式 小数点位数等 1 改变小数点的位数具体操作方法如下 1 选择需要设定数据格式的单元格或单元格区域 图6 4 单元格格式 对话框 2 选取 格式 菜单中的 单元格 命令 出现单元格对话框如图6 4所示 图6 4 单元格格式 对话框 3 在 单元格格式 对话框中 选取 数字 标签 4 在 分类 列表框中 选取 数字 类型 5 在小数位数框中输入所需要的小数位数 6 单击 确定 2 字符格式字符格式的设置包括文字的字体 字形 字号 颜色以及特殊效果的设定 操作方法类似与Word 这里不再细述 3 日期和时间格式操作步骤 1 选择需要设定时间和日期格式的单元格或单元格区域 2 选取 格式 菜单中的 单元格 命令 3 在 单元格格式 对话框中 选取 数字 标签 4 在 分类 列表中 选取 日期 类型 如图6 5所示 图6 5选取 日期 类型对话框 5 在 类型 样式列表框中 选取日期显示格式 6 单击 确定 二 自动套用格式自动套用格式已经设置好了数字格式 字体 字形 字号 对齐方式 列宽 行高 边框和底纹等 用户可以有选择地套用它们 以更快速地设置格式 对选定的区域应用 自动套用格式 选择要格式化的区域 然后选择 格式 菜单中的 自动套用格式 命令 出现 自动套用格式 对话框 如图6 6所示 在对话框中单击所需格式 单击 确定 删除 自动套用格式 选择要删除自动套用格式的区域 选择 格式 菜单中的 自动套用格式 对话框 然后在该对话框的 格式 列表框底端 选择 无 单击 确定 按钮 图6 6 自动套用格式 对话框 三 条件格式在工作表中有时为了显示满足条件的数据 可以设置单元格的条件格式 一般包含单元格底纹或字体颜色等格式 如果需要突出显示公式的结果或其它要监视的单元格值 可应用条件格式标记单元格 如果单元格的值发生更改而不满足设定的条件 Excel2003会暂停突出显示的格式 不管是否有数据满足条件或是否显示了指定的单元格格式 条件格式在被删除前会一直对单元格起作用 设置条件格式的 操作方法为 1 选定要设定格式的单元格或单元格区域 2 选取 格式 菜单中的 条件格式 命令 出现 条件格式 对话框 如图6 7所示 图6 7 条件格式 对话框 3 在对话框中选定 单元格数值 为选项 接着选定比较词组 如 介于 然后在适合的框中键入数值 输入的数值可以是常数也可以是公式 公式前要加上等号 4 单击 格式 按钮 打开其对话框 选择要应用的字体样式 字体颜色 边框 背景色或图案 指定是否带下划线 5 加入另一个条件 单击 添加 条件格式 对话框展开 条件二 框 然后重复上述步骤 最多可设定三个条件 注意 只有单元格中的值满足条件或是公式返回逻辑值真时 Excel2003才应用选定的格式 四 合并单元格合并单元格是指将跨越几行或几列的多个单元格合并为一个单元格 Excel2003只把选定区域左上角的数据放入合并后所得的合并单元格中 操作方法一 1 选择要合并单元格的单元格区域 2 单击格工具栏中的 合并及居中 按钮即可 操作方法二 1 选择要合并的单元格 2 选取 格式 菜单中的 单元格 命令 出现 单元格格式 对话框 3 在 单元格格式 对话框中 选取 对齐 标签 如图6 8所示 图6 8 单元格格式 对话框中的 对齐 标签 4 选中 文本控制 中的 合并单元格 复选框 图6 9警告对话框 5 单击 确定 按钮 若合并的区域中含有多个单元格数据 则给出警告对话框 如图6 9所示 图6 9警告对话框 五 加边框屏幕上显示的表格线是为输入 编辑 观看方便而预设置的 不能被打印显示 若要打印出表格线必须进行设置 操作步骤为 1 选择需要加边框线的单元格区域 2 选取 格式 菜单中的 单元格 命令 出现 单元格格式 对话框 3 在 单元格格式 对话框中 选取 边框 标签 如图6 10所示 图6 10 单元格格式 对话框 4 先选线条的 样式 再选 预置 的位置 5 单击 确定 按钮 6 2 2设置列宽和行高Excel2003提供默认的行高和列宽 若不能满足要求时 可以对行高和列宽进行调整 一 调整列宽 有四种方法 1 拖动列标右边界来设置所需的列宽 2 将鼠标指针对准欲改变列标记右边的分割线 当光标变为调整宽度的左右向箭时 快速双击分割线 就能把该列调整到该列所有单元格中实际数据所占长度最大的那个单元格所应具有的宽度 即使单元格宽度与内容一致 3 选定相应的列 将鼠标指向 格式 菜单中的 列 子菜单 然后选择 列宽 命令并输入所需的宽度 用数字表示 4 复制列宽 如果要将某一列的列宽复制到其他列中 则选定该列中的单元格 并单击 常用 工具栏中的 复制 按钮 然后选择目标列 再选择 编辑 菜单中的 选择性粘贴 命令 然后单击 列宽 选项 二 调整行高 有三种方法 1 拖动行标题的下边界来设置适当的行高 2 双击行标题下方的边界 使行高适合单元格中的内容 行高的大小与该行字符的大小有关 3 选定相应的行 将鼠标指向 格式 菜单中的 行 子菜单 然后选择 行高 命令并输入所需的高度值 图6 11 单元格格式 对话框中的 对齐 标签注意 行高不能进行复制 6 2 3设置对齐方式在Excel2003中数据默认的对齐方式是 字符型靠左对齐 数值 日期和时间型靠右对齐 用户根据要求自己可以设置数据的对齐方式 操作步骤 1 选定要设置对齐方式的单元格或单元格区域 2 选取 格式 菜单中的 单元格 命令 出现 单元格格式 对话框 3 在 单元格格式 对话框中 选取 对齐 标签 4 在 文本对齐方式 栏中 单击 水平对齐 下拉按钮 出现 水平对齐 下拉列表框 选择对齐方式 单击 垂直对齐 下拉按钮 出现 垂直对齐 下拉列表框 选择对齐方式 如图6 11所示 5 单击 确定 按钮 图6 11 单元格格式 对话框中的 对齐 标签 6 2 4设置单元格的底纹和图案加底纹和图案 可以突出显示表格中的某些部分 使报表更加美观易懂 用两种方法 一 利用常用工具栏上的工具按钮1 选定要添加背景颜色的单元格或单元格区域 2 单击格式工具栏中的 填充色 工具按钮的下拉按钮 出现颜色列表 3 在颜色列表中选取需要的背景颜色即可 二 利用菜单进行操作1 选定要添加背景颜色的单元格或单元格区域 2 选取 格式 菜单中的 单元格 命令 3 在 单元格格式 对话框中 选取 图案 标签 图6 12 单元格格式 对话框中的 图案 标签4 在 单元格底纹 的 颜色 列表框中 单击需要的背景颜色 如图6 12所示 5 单击单击 图案 列表框中的下拉按钮 在 图案 列表框中选取所需的图案和图案颜色 6 单击 确定 按钮 图6 12 单元格格式 对话框中的 图案 标签 6 2 5上机实践一 实验目的掌握工作表格式设置和修饰的操作 使工作表更加美观易看 二 实验内容打开D 自己名字 学生信息表 将工作表Sheet1中的内容复制到Sheet2 对Sheet2作如下设置 在第一行加标题 学生信息表 并设标题居中 黄色底纹 隶书 20号 第二行的内容设为水平居中垂直居中 将家庭住址是 山东聊城 字体设为红色倾斜 为A2 G12单元格区域添加外为粗实线 内为细实线的边框 三 操作步骤1 打开D 自己名字 学生信息表2 将工作表Sheet1中的内容复制到Sheet2 3 选择第一行 使用 插入 菜单中的 行 命令 在第一行的上方插入一行 4 单击A1单元格 在A1单元格中输入 学生信息表 5 拖动选择A1 G1区域后 单击 格式 工具栏中的 合并及居中 按钮 单击 格式 工具栏中的 填充色 按钮右侧的下拉三角 选择 黄色 6 选择标题 然后在 格式 工具栏中将字体设为隶书 字号20号7 拖动选择A2 G12单元佫区域 选择 格式 菜单中的 单元格 命令 出现 单元格格式 对话框 单击 边框 按钮 在 线条样式 中选择 粗实线 在 预置位置 中选择 外边框 然后再在 线条样式 中选择 细实线 在 预置位置 中选择 内部 6 3数据管理 公式与函数是Excel2003具有强大的计算功能体现 用户可以随心所欲地输入公式 或者选择函数来计算一些数据 从而避免了用手计算麻烦 数据修改后 公式的结果出自动更新 这是手工计算无法实现的 6 3 1公式与函数一 公式1 公式的输入 1 选择输入公式的单元格 2 单击编辑栏的等号按钮 或者选择的单元格中先输入一等号 注意 在输入公式之前一定要先输入等号 3 在等号后输入公式的内容 注意输入的是参加运算的单元格的名称 4 输入完毕后 按Enter键或单击编辑栏中的按钮确认 注意 通过先选定一个区域 再键入公式 然后按CTRL ENTER组合键 可以在区域内的所有单元格中输入同一公式 2 公式中运算符类型Excel2003的运算符有四种 算术运算符 比较运算符 文本运算符和引用运算符 1 算术运算符主要有 加 减 乘 除 指数 和 百分数 2 比较运算符主要有 等号 大于 大于等于 不等于 3 字符运算符 主要用于连接两个文本 4 单元格引用符主要有 冒号 逗号 和空格 冒号用于定义一个单元格区域 逗号是并集运算符 它用于连接两个或多个区域 空格是交集运算符 3 运算符的优先级 1 运算符在使用时 必须符合一般的数学计算法则 即 先乘除 后加减 2 运算符的优先级与数学中相同 其顺序如下 和 和 4 单元格的引用 1 相对引用 相对引用是指公式复制到其它单元格时 公式中单元格地址随着改变 公式的值将会根据更改后的单元格图6 13相对引用地址的值重新计算 如图6 13所示 在单元格中输入 B2 C2 D2 后回车 得结果为246 然后选定E2 再将鼠标指向填充柄 拖动填充柄到E3 公式变为 B3 C3 D3 结果为233 依次类推 图6 13相对引用 2 绝对引用绝对引用是指公式复制时 单元格地址不随着公式位置的改变而发生变化 绝对引用在行号和列标前均加上 符号 如将6 13中E2中的公式改为 B 2 C 2 D 2 回车后结果仍为246 将公式填充到E3 则结果还是246 如图6 14所示 图6 14绝对引用 3 混合引用混合引用是指单元格地址的行号或列标前加上 符号 如 A1 或 A 1 混合引用当公式中单元格因为复制而引起行列变化时 公式的相对地址部分随位置变化 而绝对地址部分不变化 使用F4键 可进行引用类型的转换 如果需要引用同一工作簿中其它工作中的单元格数据 比如Sheet1为当前工作表 若把Sheet2中B2单元格的值与Sheet1中B2单元格的值相加 结果放入Sheet1的D2单元格中 则D2单元格应输入公式 B2 Sheet2 B2 即在工作表与单元格之间应用感叹号分开 4 相对引用与绝对引用之间的切换如果创建了一个公式希望将相对引用更改为绝对引用或者将绝对引用改为相对引用 则选定包含该公式的单元格 然后在编辑栏中选择更改的引用并按F4键 每次按F4键时 Excel2003会在绝对引用与相对引用之间切换 5 求和 1 自动求和例题 求学生成绩表中 每一学生的总分 如图6 15 图6 15学生成绩表 操作步骤如下 单击要存放运算结果的单元格如F2 单击工具栏上的 自动求和 按钮 此时Excel2003将自动给出求和的区域 即被虚线框围住的单元格区域范围 C2 E2 按回车键 Enter 或单击编辑栏上的 在F2单元格中就显示出了求和的结果 2 条件求和例题 在图6 16中 求出计算机成绩等于82的总分的和 结果放在F7中 图6 16条件求和 单击F7单元格 在单元格F7中输入公式SUMIF C2 C5 82 F2 F6 按 Enter 结束 二 函数函数是Excel2003预设好的公式 共有9类 几百种函数 使用函数可以简化和缩短工作表中的公式 特别适用于执行繁长或复杂计算的公式 1 函数的组成一个使用的函数由以下四部分组成 1 等号 表示是公式 函数 2 函数名称 函数名称表示进行什么样的操作 是英文单词的缩写 3 括号 包含函数的参数及函数的输入值 在使用函数时 括号 必需成对使用 括号和参数之间不能有空格和其它字符 4 参数 要在函数中使用的值和单元格地址 2 函数的输入函数的输入有以下三种方法 1 用键盘直接输入函数具体操作步骤如下 单击要输入函数的单元格 输入等号 然后输入函数名称和左括号 输入函数的参数 再输入函数的右括号 按回车键 Enter 结束 2 使用粘贴函数具体操作步骤如下 单击要输入函数的单元格 单击菜单中的 插入 命令 选择 函数 弹出函数对话框如图6 17所示 图6 17粘贴函数对话框 单击 选择函数 列表框中的具体函数名称 单击 确定 按钮 弹出另外一个对话框 如图6 18所示 图6 18粘贴函数的第二个对话框 设定好函数参数之后 单击 确定 按钮 3 使用公式选项板具体操作步骤如下 单击要输入函数的单元格 单击编辑栏中的 编辑公式 按钮 在编辑栏下面出现公式选项板如图6 19所示 图6 19公式选项板 三 函数的应用在Excel2003中提供了多种函数 下面通过示例简单介绍几种常用函数的应用 1 求和函数SUM有一学生成绩表 如图6 20所示 根据单科成绩 利用求和函数求总分 图6 20学生成绩表 操作步骤 选定单元格G3 单击 插入 菜单中的 函数 弹出函数对话框 单击 选择函数 列表框中的 SUM 函数 单击 确定 根据提示对话框 选定范围 单击 确定 即可求出总分 2 平均值函数AVERAGE根据图6 20学生成绩表中的数据 求平均分 操作步骤与求和函数基本相同 这里不再细讲 3 求名次函数RANK根据图6 20中的数据 利用总分按由高到低求每个同学的名次 如图6 21所示 图6 21名次表函数 操作如下 选定单元格I3 单击 插入 菜单中的 函数 弹出函数对话框 单击 选择函数 列表框中的 RANK 函数 单击 确定 对话框的 Number 编辑框中键入F2 Ref 编辑框中键入 F 2 F 10 Order 编辑框中键入0 也可以为空值 如图6 22所示 图6 22名次函数对话框 单击 确定 即可得到运算结果 4 条件函数IFIF是一个逻辑函数 执行真假判断 根据逻辑测试的真假值 返回不同的结果 例题 利用如图6 23所示的数据 使用IF函数总评出 当总分大于220时为 优秀 总分大于200且小于220时为 合格 总分小于200时为 不合格 操作步骤如下 选中单元格H3 单击 插入 菜单中的 函数 弹出函数对话框 单击 选择函数 列表框中的 IF 函数 单击 确定 在 IF 对话框的 Logical test 编辑框中输入F3 220 Value if true 编辑框中输入 优秀 Value if false 编辑框中输入IF AND F3 200 F3 200 合格 IF F3 200 不合格 如图6 23所示 图6 23条件函数 单击 确定 求得运算结果 注意 本题在操作过程中还使用了另外一个逻辑函数 AND 它是执行 与 操作 5 还贷款额函数PMTPMT是一财务函数运算结果是投资或贷款的每期所应付的金额 其数值在整修年金期间保持不变 例题 在当前A1单元格中利用函数计算 贷款24万元 年利率为4 5 贷款期为10个月 期初偿还 每月偿还的数额为2万 操作步骤为 选定A1单元格 单击 插入 菜单中的 函数 弹出函数对话框 单击 选择函数 列表框中的 PMT 函数 单击 确定 在 PMT 函数对话框中的 Rate Nrep Pv Fv Type 内分别输入 4 5 除12 10 20000 240000 1 如图6 24所示 图6 24还贷款函数对话框 单击 确定 得运算结果 6 统计函数COUNTIFCOUNTIF函数是指统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目 例题 在工资表中统计出小计大于1000的人数和小计在于800且小于1000的人数 操作步骤如下 单击B9单元格输入小计 单击A10单元格输入大于1000 单击A11单元格输入800 1000 单击B10单元格 输入 COUNTIF G 3 G 6 1000 敲回车键 如图6 25所示 单击B11单元格 输入 COUNTIF G 3 G 6 800 B10 敲回车键 这样即可方便地统计出工资表中各工资段的人数 图6 25统计函数表 6 3 2数据清单在Excel2003中 可以通过建立一个数据清单来管理数据 当数据组成一个清单后 就可以对数据进行排序 筛选 分类汇总 统计和查询等操作来处理数据 因此 Excel2003数据清单也可称为Excel2003数据库 数据清单的概念数据清单就是通常的二维表格 是包含相关数据的一系列工作表数据行 其中行表示记录 列表示字段 数据清单的第一行必须是文本型 为相应列的名称 数据清单可以向数据库一样使用 清单中的列被认为是数据库中的字段 清单中的列标题被认为是数据膏中的字段名 清单中的每一行被认为是数据库中的一条记录 数据清单应遵循的规则1 每张工作只使用一个数据清单 避免在一张工作表上建立多个数据清单 2 数据清单是一片连续的区域 避免有空行和空列 3 数据清单与其它数据间至少应留出一个空行和一个空列 4 在单元格内输入数据时 不要在单元格开头和末尾输入空格 5 在修改数据清单之前要显示行和列 6 在设计数据清单时 应使同一列中的各行具有相同含义的数据项 一 排序排序是根据数据清单中的一列或多列数据的大小重新排列记录的顺序 所指的一列或多列为排序的关键字段 排序有升序 从小到大 和降序 从大到小 两种 按列排序例题 对汇总成绩表中的数据 以汇总为关键字按升序排列 若汇总相同的以姓名为次要关键字按降序排列 若姓名也相同的再以索引为第三关键字按升序排列 如图6 26所示 操作步骤如下 1 在需要排序的数据清单中单击任一单元格 2 在 数据 菜单中 单击 排序 命令 3 在 主要关键字 下拉列表框中 单击需要排序的列 总分 在 次要关键字 下拉列表框中单击姓名 第三关键字中单击索引设置其他字段作为排序依据 4 设置排序的方式 递增或递减 5 单击 确定 按钮 图6 26按列排序对话框 注意 排序时首先按照 主要关键字 进行排序 如果设置了 次要关键字 和 第三关键字 则在 主要关键字 相同的记录中再按 次要关键字 排序 主要关键字 和 次要关键字 都相同的记录再按 第三关键字 排序 2 按行排序在某些情况下 要求根据行的内容进行排序 从而使得列的次序改变 而行的顺序保持不变 例题 对学生期末成绩表中第五行的B列至D列按升序排列 如图6 27所示 图6 27学生期末成绩表 操作步骤如下 1 在所要排序的数据清单中 首先选定从字段名开始B列至C列区域范围 B2 C6 2 在 数据 菜单中 单击 排序 命令 3 单击 选项 按钮 4 在 方向 选项框中 单击 按行排序 选项 5 在 排序 对话框 主要关键字 下拉列表框中 单击按行5 6 设置排序的方式 递增 7 单击 确定 按钮 二 筛选筛选是根据给定的条件 从数据清单中找出并显示满足条件的记录 不满足条件的记录被隐藏 Excel2003提供了两种筛选清单命令 自动筛选和高级筛选 1 自动筛选自动筛选是针对简单条件进行的筛选 例题 在学生成绩表中只显示 高等数学 大于80的记录 如图6 27所示 操作步骤如下 1 单击数据清单内的任何一个单元格 2 选取 数据 菜单中 筛选 命令的子命令 自动筛选 在各个字段右下角出现一个下拉箭头按钮 3 单击 高等数学 字段名右下角的下拉箭头按钮 4 单击列表中的 自定义 显示 自定义筛选方式 对话框 如图6 29所示 5 在对话框中定义筛选条件 在弹出的下拉列表中单击 大于 该条件框的右边的另一个框中输入80 注 如果还有条件则在 显示行 下面的两个框中选择运算符号和输入数值 并确定两个条件之间的逻辑关系 与 还是 或 6 单击 确定 按钮 完成操作 工作表中只显示满足条件的记录 2 高级筛选使用 高级筛选 功能 用户可以对一列数据应用三个或更多 或 条件 也可以对两列或更多列数据应用 与 条件 从而达到多项筛选功能 启用高级筛选必须要做的准备工作是 在数据库表的下面或右边建立一个空白区域 在其中分别输入需要进行筛选的字段名 然后在其下一行的对应列中输入应满足的条件表达式 特别注意 输入的筛选字段名 必须和原数据库表的字段名完全一致 如果输入的筛选条件是字符型的 也必须和原数据库表中的字符完全一致 不能在条件区域中输入一个空格 若输入空格 则最终的结果将一无所获 例题 根据图6 27学生期末成绩表中的数据 筛选出工 高等数学 大于80或 总分 大于等于250的所有学生的记录 操作步骤如下 1 单击数据库表中任一个单元格 2 打开菜单 数据 下拉菜单中的 筛选 单击 高级筛选 则弹出一个对话框 3 如果想在原表位置显示筛选的结果 则选中方式框中的第一项 如果想在显示筛选的结果的同时也显示原表 则选中方式框的第二项 假定我们选中第一项 4 数据区域框中显示的是当前整个数据库表区域 如果只想对表中的部分区域中的记录进行筛选 则可在数据区域框中直接输入指定的区域 或用鼠标在数据库表中拖动选择数据区域 但必须注意选择的区域一定都是由完整行构成 本例应键入 A2 E 6 5 在条件区域框中可直接输入指定的条件区域 或用鼠标在数据库表中拖动选择该条件区域 选中后条件区域由一个虚框框住 本例的条件区域为 B 8 C 10 6 按 确定 则在原数据库表中出现筛选的最终结果 如图6 31所示 如果在第 3 步选择第二项 则需要输入筛选结果存放于工作表区域的首地址 按 确定 按钮后返回工作表 此时表中由三个部分 源数据表 筛选条件区域和筛选结果 注意 如果进行多条件筛选 分两种情况 与 的关系 则条件放在同一行 或 的关系 则条件放在不同的行 6 4 3上机实践一 实验目的熟练掌握公式和函数对数据进行计算 排序 筛选和分类汇总 二 实验内容在D盘上以自己的名子为名建一文件夹 在此文件夹下建一名为 学生成绩表 的工作簿 如图6 28所示 图6 28学生成绩表 具体要求如下 1 分别用公式 自动求和和函数计算总分 用公式和函数求平均分 2 按 总分 降序排序 用两种方法 3 对C列至D列的第5行升序排序 3 将 英语 成绩大于80分的或者是 体育 成绩小于80分的记录显示出来 4 按 班级 分类汇总 三 实验步骤 1 打开 学生成绩表 2 单击要放入结果的单元格 G2 分别用三种方法求总分 单击H2分别用两种方法求平均值 3 单击G列下任一单元格 再单击常用工具栏上的降序按钮 或者选定A1 H10区域 单击 数据 菜单下的 排序 在主要关键字里选择 总分 然后选择 降序 单击 确定 即可求出相应结果 4 选定D1 F10单元格区域 单击 数据 菜单下的排序 然后单击 选项 按钮 在方向下面选择 按行排序 单击 确定 在主要关键字下选择 按行5 再选 递增 按 确定 5 首先确定条件区域 然后利用 高级筛选 进行筛选 6 先以班级为关键字进行排序 然后再进行分类汇总 6 4图表的使用 图表是用图形的方式显示工作表中数据 利用图表可以增强数据的可读性和直观性 图表具有较好的视觉效果 可方便用户查看数据的差异 图案和预测趋势 6 4 1图表一 建立图表可以建立两种方式的图表 一种是嵌入式图表 另一种是图表工作表 可将嵌入式图表看作一个图形对象 并作为工作表的一部分进行保存 当要与工作表数据一起显示或者打印一个或多个工作表时 可以使用嵌入图表 图表工作表是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表 当要独立于工作表数据查看或编辑大而复杂的图表 或希望节省工作表上屏幕空间时 可以使用图表工作表 Excel2003提供了 图表向导 来创建图表 图表向导 用一系列的对话框来指导建立完成新图表或修改已存在的图表 下面通过一个实例来说明创建图表的操作步骤 例题 根据图6 29学生期末成绩表中的数据 建立一簇状柱形图 图6 29学生期末成绩表 操作步骤如下 1 选定A2 E6单元格区域 2 单击工具栏中的 图表向导 按钮或者单击 插入 菜单中的 图表 菜单项 屏幕会显示 图表向导 4步骤之1 图表类型 对话框 3 在 图表类型 对话中选择图表类型为 柱型图 单击 下一步 按钮 屏幕会显示 图表向导 4步骤之2 图表源数据 对话框 在对话框中 选择系列产生在 行 图表将以行为横轴 产生在每个人成绩之间的对照表 4 单击对话框中 下一步 按钮 屏幕会显示 图表向导 4步骤之3 图表选项 对话框 在对话框单击 标题 标签 在图表标题下面的文本框内输入标题 期末成绩对照表 5 单击对话框中 下一步 按钮 屏幕上会显示 图表向导 4步骤之4 图表位置 对话框 在对话框中选择 作为其中的对象插入 选项 这样就可以使图表嵌入到工作表中 6 单击对话中 完成 按钮 图表建立完成 二 编辑数据表建立图表后 用户还可以对它进行修改 如果要对一个已经创建的图表进行编辑 首先选中该图表 对于嵌入式图表 只需用鼠标单击图表即可选中 对于图表工作表 只需单击其工作表标签 选中图表工作表即可 图表被选中以后 菜单栏的 数据 项变成 图表 项 以便对图表进行编辑 1 增加数据系列 操作步骤如下 1 选取 图表 菜单中的 添加数据 命令 出现 添加数据 对话框 2 在对话框中输入新添加数据的单元格区域的地址 3 单击 确定 按钮 2 删除数据 删除整修数据系列 1 单击图表中要删除数据系列的数据标记 2 按 Del 键 或选取 编辑 菜单中的 清除 命令的 系列 子命令 该系列即被删除 注意 如果只要删除一些数据点 在工作表中直接将它们删除 图表即会自动更新 三 编辑图表图表建立后 用户还可以对它进行修改 比如对图表的类型 数据系列 标题 坐标轴 网格线 图例 数据标志和数据表等图表元素的编辑 1 编辑图表的标题 坐标轴 网格线 图例 数据标志 数据表 操作步骤 1 单击被编辑的图表 2 选取 图表 菜单的 图表选项 命令 出现 图表选项 对话框 3 单击 标题 选项卡 可以编辑图表标题 分类轴标题 数值轴标题 4 单击 坐标轴 选项卡 可以编辑主坐标轴和数值坐标轴是否显示以及显示的方式 5 单击 网格线 选项卡 可以确定是否需要网格线 6 单击 图例 选项卡 可以编辑图例在图表中的位置 也可选择是否需要图例 7 单击 数据标志 选项卡 可以指定是否显示图表数据值以及数据标志 8 单击 数据表 选项卡 可以指定是否显示数据表 9 单击 确定 按钮 2 编辑图表的类型 操作步骤 1 单击被编辑的图表 2 选取 图表 菜单的 图表类型 命令 出现 图表类型 对话框 3 在对话框中根据需要重新选择图表类型和子图表类型 4 单击 确定 按钮 3 重新定义数据系列 操作步骤如下 1 单击被编辑的图表 2 选取 图表 菜单的 源数据 命令 出现 源数据 对话框 3 选择数据系列按 行 或按 列 4 单击 确定 按钮 四 移动嵌入式图表和改变其大小对插入到工作表中的图表 可以进行移动 缩放 复制和删除操作 首先选中图表 单击图表的空白区域 在图表的边框产生八个小黑方块即缩放点 说明该图表被选中 在图表被选中的情况下 对图表可以进行如下操作 1 移动将鼠标指针指向图表中的任意位置 指针呈空心箭头状 拖动图表到合适的位置释放鼠标即可 2 缩放将鼠标指针指向缩放点中的一个 可以实现横向 纵向 钭方向的缩放 3 复制单击工具栏中的 复制 按钮 将图表存放入剪贴板 单击图表复制的目的地 单击工具栏中的 粘贴 按钮 即可完成复制 4 删除按 Del 键 即可删除被选中的图表 五 格式化图表图表格式的设置主要包括对标题 图例等重新进行字体 字型 字号 图案 对齐方式等的设置以及对坐标轴的格式重新设置等 1 图表标题和坐标轴标题的格式 操作步骤如下 1 单击图表标题 使其成为当前被操作的对象 2 选取 格式 菜单中的 图表标题 命令 出现 图表标题格式 对话框 3 在对话框中可以选择设置图表标题的边框和颜色 字体 字形 字号和对齐方式 可以使用类似的方法对坐标轴标题的格式进行设置 4 单击 确定 按钮 2 坐标轴格式 操作步骤如下 1 单击图表的坐标轴 2 选取 格式 菜单中的 坐标轴 命令 出现 坐标轴格式 对话框 3 在 图案 选项卡中指定坐标轴的样式 颜色 粗细和显示方式以及刻度线的类型和标志 4 在 刻度 选项卡中设置刻度的最大 最小值以及刻度单位等 5 在 字体 选项卡中设置坐标轴的字体 字号 字形和颜色等 6 在 数字 选项卡中设置坐标轴的数字格式 7 在 对齐 选项卡中设置坐标轴数字的对齐方向 3 图例格式 操作步骤如下 1 单击图例 2 选取 格式 菜单中的 图表区 命令 出现 图例格式 对话框 3 在 图案 选项卡中设置图例边框的样式 颜色 粗细和图例区域的填充色 4 在 字体 选项卡中设置图例的字体 字号 字形和颜色等 5 在 位置 选项卡中设置图例的位置 6 单击 确定 按钮 4 图形区格式 操作步骤如下 1 单击绘图区 2 选取 格式 菜单中 图表区 命令 出现 图表区格式 对话框 3 设置绘图区域边框的样式 颜色和粗细 4 设置绘图区域的颜色 5 单击 确定 按钮 5 数据系列格式 操作步骤如下 1 单击要格式化的数据系列 2 选取 格式 菜单中的 数据系列 命令 出现 数据系列格式 对话框 3 在 图案 选项卡中设置数据系列的边框和区域的样式 颜色 填充效果等 4 在 坐标轴 选项卡中设置数据系列绘制在主坐标轴还是次坐标轴 并显示相应的示例图 5 在 误差线Y 选项卡中设置误差的显示方式及误差量 6 在 数据标志 选项卡中设置数据标志的显示格式 7 在 系列次序 选项卡中改变数据系列在图表中的次序 单击 系列次序 栏中需要移动的数据系列名 单击 上移 或 下移 按钮 8 在 选项 选项卡中调整数据系列的间距 9 单击 确定 按钮 六 趋势线显示数据系列中数据变化的趋势或走向的图形曲线为趋势线 趋势线可用于预测研究 也称为回归分析 可以给二维图表如条形图 柱形图 拆线图 股价图 XY散点图和气泡图中的数据系列添加趋势线 1 添加趋势线 操作步骤如下 1 单击要为其添加趋势线的数据系列 2 在 图表 菜单上单击 添加趋势线 命令 出现 添加趋势线 对话框 3 在对话框中选取 类型 选项卡 单击所需的回归趋势线类型 4 在 选择数据系列 列表框中列出了当前图表中所有支持趋势线的数据系列 如果要为另一数据系列添加趋势线 则在列表框中单击其名称 5 在 选项 选项卡中选择所需的选项 6 单击 确定 按钮 2 删除趋势线用鼠标右键单击要删除的趋势线 在快捷菜单中选择 清除 命令即可 6 4 2数据透视表数据透视表是用于快速汇总大量数据的交互式表格 用户可以旋转其行或列以查看对源数据的不同 也可以通过显示不同的页来筛选数据 还可以显示所关心区域的数据明细 通过对源数据表的行 列进行重新排列 使得数据表达的信息更加清楚了 一 建立数据透视表1 创建数据透视表以图6 30所示的图书数据清单为例 建立一个按图书名称统计的各出版社的数量和金额数据透视表 具体操作步骤如下 1 单击数据清单中的任一单元格 2 单击 数据 菜单 选择 数据透视表和数据透视图 项 系统弹出 数据透视表和数据透视图向导 3步骤之1 对话框 图6 30图书数据清单 3 根据待分析数据来源及需要创建何种报表类型进行相应的选择 然后单击 下一步 按钮 系统弹出 数据透视表和数据透视图向导 3步骤之2 对话框 4 默认情况下 系统将自动选取整个数据清单作为数据源 如本题 A 1 E 9 如果数据区域需要修改 则可直接输入 选定区域 确定数据源后 单击 下一步 按钮 系统弹出 数据透视表和数据透视图向导 3步骤之3 对话框 5 在 数据透视表和数据透视图向导 3步骤之3 对话框中 单击 布局 按钮 出现 数据透视表和数据透视图向导 布局 对话框 6 在