第1讲_OA概述.ppt

OFFICEAUTOMATION 多媒体技术 办公自动化 2008年计算机教学实验中心 第一讲OA概述 什么是办公自动化 办公自动化意义何在 没有办公自动化也能办公 办公自动化的特点 办公自动化的实质内容 它真的能提高办公效率吗 教学基本要求 提出问题 1 了解办公自动化的概念 背景 发展历程 2 了解办公自动化的基本内容 3 理解办公系统的特点 演变和分析框架 教学基本要求 第1讲办公自动化综述 教学目的 教学内容 1 办公自动化的背景2 办公自动化概念与定义3 办公自动化的关键技术4 办公自动化系统 办公自动化 OfficeAutomation OA 是社会信息化发展的必然结果 教学基本要求 1 办公自动化的背景 社会信息化的特征是 1 产业结构发生变化2 劳动力结构发生变化3 资源结构发生变化4 基于信息社会的组织与管理的变革 社会信息化的影响 信息技术的发展速度超出人类社会其它领域的发展变化 其后果具有很大的不确定性和不可预料性 信息技术将带来极其重要的革命性的社会和文化变化 也会对现有的世界带来冲击与震荡 例如在决策模式 技术风险 就业状况 财富分配以及国际关系等各方面产生一系列复杂的后果 教学基本要求 办公自动化的背景 续 OA是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下 发展起来的一门综合性技术 OA的基本任务是利用先进的科学技术 使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理 达到提高生产率 工作效率和质量 方便管理和决策的目的 教学基本要求 办公自动化的产生 办公自动化的定义和特点办公自动化的支撑技术办公自动化的功能办公室分类办公活动的组成要素办公自动化系统的层次模型办公自动化的发展趋势 2 办公自动化概述 办公自动化 OfficeAutomation 简称OA 是一个多学科互相交叉 互相渗透的系统科学与工程 是现代信息社会的重要标志 OA以行为学科为指导 以管理科学 社会学 系统工程学 人机工程学为理论基础 结合运用计算机技术 自动化技术和通信技术 OA是高级的决策支持系统 是各种先进设备和各种软件功能的紧密组合 是信息化社会的重要标志之一 OA的实现将会带来巨大的经济效益与社会效益 对整个社会将产生重大的影响 电子政务实现行政办公高效 廉洁 公开 公正 有效监督 什么是办公自动化 OA的知识领域覆盖了行为科学 管理科学 社会学 系统工程学 人机工程学等学科 结合运用计算机技术 自动化技术和通信技术 体现了多学科的相互交叉 相互渗透性 OA的应用是企业管理现代化的标志 OA是高级的决策支持系统 是各种先进设备和各种软件功能的紧密组合 是信息化社会的重要标志 OA的实现将会带来巨大的经济效益与社会效益 对整个社会将产生重大的影响 OA是信息社会的重要标志 目前 还没有一个严格统一的定义 用文字处理机进行办公中的文字编排实现无纸办公 改变传统的办公制度和办公状态办公室人员运用现代科学技术管理和传输信息 其作用和内容除了包含传统的数字性资料处理之外 还包括文字 图像 语音等其它各类非数字性资料的处理和运用 并且通过局域网和广域网加速信息的互通 办公自动化定义 美国麻省理工学院教授M C Zisman 将计算机技术 通信技术 系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的 包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术 国务院电子振兴办办公自动化专家会议 利用先进的科学技术 不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中 并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人 机信息处理系统 日本人工智能专家渡部和 凡能够清楚地设定其指标的业务属于工场型的事务 由办公室机器人来处理 人的精力将只用于创造性的智力工作 办公自动化将对智能型业务提供强有力的支持 办公自动化定义 续 办公自动化一门综合性的新学科人机信息系统多媒体信息一体化的处理过程办公质量和办公效率高 办公自动化特点 OA涉及到行政管理 电子 文秘 机械 物理等多个学科 它不是自动化科学的一个分支 而是当今迅速发展起来的一门综合多种学科和技术的新学科 综合性新学科 一个完整的OA系统应包括信息的采集 加工 传递和存储等环节 它的主要任务是向各级办公人员提供各种所需的信息 OA 人 信息系统 各种办公设备信息是加工的对象机器是加工的工具人是加工过程的设计者 指挥者和加工结果的享用者 人机信息系统 OA是对语音 数据 图象和文字等信息的一体化处理过程 它能把基于不同技术的办公设备 计算机 打字机 传真机 通过网络联为一体 将多媒体处理的功能组合在一个系统中 是办公室具有综合处理这些信息的功能 对多媒体信息一体化处理过程 OA是人们作为产生更高价值信息的一个辅助手段 OA加速了信息的流通 提高了办公效率和准确性 提高了办公人员的决策质量 为决策人员提供更多的信息与更多的决策方案 OA是办公人员的劳动智能化 办公工具电子化和机械化 办公活动的无纸化和数字化 这将大幅度提高办公人员的工作效率 办公质量和办公效率高 支撑办公自动化技术是 计算机技术网络技术通信技术自动化技术这些技术对OA的主要支持主要体现在OA所用的硬件设备和软件设备之中 3 办公自动化的支撑技术 办公自动化技术分类 指支持个人办公的计算机应用技术 包括 文字处理数据处理电子报表处理语音处理图形图像处理 办公自动化技术分为个人办公自动化技术与群体办公自动化技术两大部分 个人办公自动化技术 群体办公自动化技术 支持群体间动态办公的综合自动化系统 指针对跨单位 跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统 除支持个人办公的计算机应用技术外 有以下特征 网络化 Internet Intranet 智能化 Intelligence 企业应用集成 EnterpriseApplicationIntegration EAI OA系统的硬件设备包括 计算机计算机网络与通信线路终端设备办公设备其它各类专用设备 办公自动化的硬件设备 计算机网络与通信线路 在OA系统中 通过网络通信构成一个资源共享系统 网络按作用范围分两种类型 局域网 LAN 和远程网 按连通方式划分 无线网络和线网络 办公自动化的硬件设备 续 计算机是OA系统的主要设备 一般要求具有较大的存储容量和较高的处理速度 PC具有较高的性能价格比 易于安装 维护 占地面积小 机房要求低和便于靠近办公人员等优点 被广泛采用 办公设备及其它各类专用设备直接或通过网络与计算机连接 它们负责收集和发送信息 是整个系统与外界联系的纽带 包括 打字机 打印机 显示器 绘图仪 传真机 交换机 投影仪等 数字化例如 数字相机 数字化扫描仪智能化电子商务 身份识别 网络安全无纸化多媒体信息数字化 不用纸张作为主要的信息载体 不仅可以大量压缩信息载体的体积 还可以是信息传输连续化嵌入式 小型化OA设备嵌入到其他设备中 体积更小 便携综合化通过网络化的办公环境 构成综合的OA系统 办公自动化设备的发展趋势 办公自动化技术的核心是办公信息处理技术 用于办公信息处理的软件是办公自动化的重要工具 从应用角度分为三类 基本软件办公自动化通用软件办公自动化专用软件 办公自动化的软件 维持计算机本身的运行和提供开发管理和应用所必需的软件 例如 OS 编译系统 软件工具 DBMS等 另外还包括构成计算机网络通信环境所需的软件 如网络OS 网络管理软件以及信息传递等软件 办公自动化的软件 基本软件 这类软件是商品化的 为大多数OA系统用户所公用的办公应用软件 字处理软件 Word WPS 电子表格处理软件 Excel CCED 电子出版系统图像处理软件 PhotoShop 语音处理软件 GoldWave 动画软件 Flash 视频处理软件 Premiere 办公自动化的软件 通用软件 这是面向特定单位 部门的办公应用特点有针对性地开发的办公应用软件 其中有日常办公事务处理的 也有结合经营业务开发的 对于事业单位 它的日常办公事务处理包括文件处理 会议安排 基建工作 车辆调度和人事材料等方面 对于企业 日常的主要事务处理是编制经营计划 处理供销业务 分析市场动态 统计库存及财务收支等 办公自动化的软件 专用软件 根据现代办公室业务需要 OA应具有下面几方面的功能 完善的文字处理功能较强的数据处理功能语音处理功能图像处理功能视频处理功能通信功能 4 办公自动化的功能 较强的数据处理功能 办公室的中心任务是处理信息 它涉及大量的数据与文件 因此数据处理是OA的一个基本功能 利用文件系统 DBMS 计算机 存储设备对数据进行登录 分类 存储 查询 制表 利用电子报表软件对数据进行统计 分析 办公自动化的功能 续一 完善的文字处理功能 文字处理是办公室的主要工作之一 它要求能迅速处理各类办公文件 报告 并具备文字编辑 修改 存储 打印 排版和复制等功能 还要能为用户提供易学易用的多种汉字输入方式 进行全屏幕编辑操作等 语音处理功能 是对语音信息进行收集 转换 存储 识别等操作 语音处理系统能识别和合成不同的声音 在文件输入 个人文件保密与鉴别方面 语音识别将起重要的作用 通信功能 OA可以把各种设备连成网络 使它们互相通信 实现信息资源共享 可以利用计算机网络技术 进行办公事务处理 仓库管理 交通管理 情报检索等工作 还可以利用通信技术和网络技术 实现会议电视 可视电话等应用 办公自动化的功能 续二 图像处理功能 利用办公设备对图像进行处理 包括图像采集 图像压缩 还原 图像传送 图像识别等 视频处理功能 是对视频信息进行收集 转换 存储 识别等操作 视频处理系统能识别和合成不同的视频信息 能制作 转发 压缩 存储 编辑视频信息 例如 办公视频会议 视频情况通报 视频观摩等 办公室业务是多种多样的 而各种不同的办公室又按其不同的性质各有其不同的处理内容 或其处理内容的着重点不同 例如 公司总经理办公室与各职能部门办公室处理的内容是完全不同的 企业中厂级办公室主要处理决策和总体方面的工作 而供应科的办公业务目标主要是满足企业中生产原料和各种材料的需求 按实际处理内容来划分 办公室通常可分为三类 确定型事务处理办公室非确定型决策处理办公室混合型处理办公室 办公室分类 这类办公室主要从事决策性工作 以及决策后的贯彻 推广等 在事务处理过程中有较多过程不确定 或某些活动需要人们做较多干预才能做出决策 在决策之后 通过各种文件 命令 通知等形式向下级机构传递 并通过各种手段保证这些计划的贯彻落实 再根据执行情况 随时修改计划 以适应由此产生的各种不同情况 这类办公室包括行政决策机关 经济管理部门 军事首脑机构等 它们的办公事务是控制管理 战略决策及应变性处理 确定型事务处理办公室 这类办公室的工作性质是确定的 办公人员所从事的办公业务是有规则的 重复性的 如商店的仓库 公司企业的收发室等 这类办公室主要从事信息的收集 传递和保存 其办公事务的处理过程是确定的 确定型办公室的业务处理容易实现OA 非确定型事务处理办公室 混合型处理办公室 这类办公室不但要处理有规则的事务型工作 而且要进行富有创造性的决策工作 它们既担负着确定型事务处理任务 又有非确定型决策处理任务 目前 此类办公室较为多见 如一些基层领导部门 既有大量事务型工作 又有一部分决策性工作 办公活动分为六个组成要素 办公人员办公机构办公制度技术工具办公信息办公环境 5 办公活动的组成要素 办公人员是办公的第一要素 可分为四种类型 经理指各级领导 公司企业的厂长 经理等 他们需要掌握准确信息和情报 对重大事件做出判断和决策并要使决策付诸实施 他们主要从事决策及应变性工作 也从事部分事务型工作和信息传递工作 专家起领导的咨询 顾问等作用 他们协助经理收集资料 提出各种决策方案供经理选用 他们要协助领导工作 对本部门问题做出决策和判断 要比经理做更多的事务性处理以及信息处理和传递工作 办事员指各级业务人员 他们除了从事大量日常事务性工作 信息和文件处理外 还要管理大量业务工作 为上级提供决策支持材料 秘书不同单位的秘书工作是不同的 但主要是从事文件形成 会务安排 往来信函处理 为领导安排议事日程等工作 办公活动的组成要素 办公人员 根据不同的任务和职能 可把办公部门划分为厅 处 科 股等不同级别的办公机构 它们着不同的办公模型和办公事务 办公活动的组成要素 办公机构 支持各类办公人员进行各种办公活动的工具和手段 它包括各种办公硬件设备和办公软件设备 办公活动的组成要素 技术工具 办公制度决定了办公业务 协调各办公机构的职能 从而明确各办公人员的工作责任和各自分工 使办公活动规范化 办公活动的组成要素 办公制度 办公室是交流信息的场所 办公活动是以信息处理为主要业务特征的 办公活动的过程就是信息的变换 传递和利用的过程 办公活动的组成要素 办公信息 办公环境包括办公室在内的内外环境 它受到办公机构等诸多因素的制约 办公活动的组成要素 办公环境 不同类型的办公室和办公机构决定了OA系统的层次模型 OA系统可分为三个层次 事务性又可分为两种 支持办公室业务处理的单机系统和支持一个办公机构内部各科室的办公业务处理和机关行政事物处理 管理型除担负事务型办公系统的事务外 主要任务是完成本部门的信息管理 支持各办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统 决策型以事务处理和信息管理为基础 主要担负辅助决策的任务 上述三种办公系统是嵌套关系 事务型办公系统 管理型办公系统 决策型办公系统 OA系统的层次模型 事务型OA系统包括 基本办公事务处理系统机关行政事务处理系统 事务型OA系统 基本办公事务处理系统的功能 文字处理各种文件 报告 通知等的制作 编辑 打印等个人日程安排为领导安排活动日程和活动计划等个人文件库管理可方便地查询 检索 浏览文件 主题词查询 行文办公对文件收发 登录 处理领导批示 签阅登记等邮件处理用现代邮件处理设备完成邮件 信函等装 封等文档资料管理用缩微存档及大容量磁盘等设备 对文档进行管理快速印刷实现文档快速翻印 制版 印刷 制版 胶印 图版等 编辑排版用激光照排等设备对文档进行版面排版等编辑操作电子报表能对数据进行报表格式处理其它数据处理对上述任务以外的其它数据进行加工和处理 如数据采集 机关行政事务处理系统主要包括机关本身的人事 工资 财务 基建 车辆 房屋和各种办公用品的管理 以及小型的办公事务处理数据库 对有通信网络的多机事务处理型办公自动化系统 还要担负电子会议 电子邮件 国际联机情报检索 系统加密和图形 图像 声音等处理的任务 因此还应具有 电子日程管理协调安排 集体活动安排 会议安排等电子文档管理对文档进行存储 检索等管理电子行文办理能处理文档的收发 登记 印刷 分发 签阅 交换 统计 归档 销毁等全部处理 机关行政事务处理系统的功能 事务型OA系统一般由微机配以基本办公设备 复印机 打印机等 组成 较完整的系统还应包括 硬件和软件设备硬件以PC机为主 多机系统还包括中 小型机 工作站 若包括其它功能 还要有投影仪 缩微设备 传真 音视频设备 网络设备等 软件包括系统软件 工具软件等 各种应用软件 办公用基本设备包括打字机 轻印刷系统 复印机 缩微设备 投影仪 存储设备等 通信多机系统采用局域网 远程网 广域网等形式实现通信数据库包括小型办公事务处理DB 小型文件库 基础DB 存放与整个系统目标相关的原始数据 例如 对企业而言 存放生产进度 产品 原材料的需求等数据 事务型OA系统的组成 管理型OA系统除了担负事务型办公系统的全部工作外 主要任务是完成本部门信息管理 在我国 政府机关不仅要管理政治 环境 还要管理经济 典型的管理系统有计划 统计 财政 贸易 工交 物价 建设 农业 金融 人事 审计等系统 管理型OA系统的设备需求当然要更复杂 要求更快 更大的网络通信速率 更高档的机器设备 必须是大型 网络DBMS等 管理型OA系统 决策型OA系统以事务处理 信息处理为基础 主要具有决策和辅助决策功能 作为一个较高水平的决策支持系统单以DB为基础来管理信息是不够的 同时还应以模型库 方法库为基础 以及具有相关的知识库和专家系统 决策支持系统必须要建立各种可供决策分析参考的模型 包括经验模型和数学模型 常用的模型包括计划 预测 评估 投入 产出 反馈 结构优化 经济控制 仿真 综合平衡等模型 决策处理要做的工作主要是 弄清现状 将会导致的结果 有哪几种可供采用的对策 选哪一类决策最有效等 所需硬软设备除上述设备外 网络设备要求一般是综合通信网和综合业务数字服务网 软件则需要相关领域的专家系统 DB需要增加大型知识库 包括模型库 方法库和综合DB 综合DB是把各专业DB内容进行归纳处理 把与全局或系统目标有关的重要数据村入库中 还应包括历史资料DB 决策型OA系统 OA自60年代开始以来 发展很快 大量的OA设备和软件层出不穷 OA已逐渐从初级应用期向成熟期发展 美国OA发展情况日本OA发展情况我国OA发展情况OA的发展趋势 办公自动化的发展趋势 美国OA始于60年代初 发展很快 走在世界的前列 70年代 PC问世并广泛应用 OA设备大量涌现近年OA产品以20 递增 近5年间 OA硬件发展费用为 1200亿 软件 2000亿如今 70 的信息产业已实现了OA新技术应用于OA系统中 利用光纤和卫星通信实现电视会议等 10年前 90 以上的政府机构使用电子邮件和电子报表 70 的政府机构配置其它管理支持软件 文件查询和报告生成程序及DBMS等 企业OA比政府部门还早 把OA作为提高企业素质和竞争能力的重要条件 大的公司不仅在国内建立高水平的OA系统 其分布在世界各地的分公司也利用远程通信网实现办公联系 目前 美国总的发展水平是采用系统综合设备 实现办公业务综合管理自动化 美国OA发展情况 第一阶段1975年以前 采用单机设备 实现单项办公业务的自动化第二阶段1977 82年 在单机应用基础上 逐步建立了LAN系统 实现部分办公业务运行自动化第三阶段1983年以后 采用系统综合设备 建立起跨单位 跨地区的联机系统 建立企业间和地区间的计算机网络 实现办公业务综合管理自动化第四阶段当前 OA的发展目标是整个办公室高度自动化 OA系统的智能化 将OA与大范围的信息系统结合起来 形成统一的大型信息管理系统 美国OA发展阶段 日本OA虽起步