第6章办公自动化.ppt

第6章办公自动化 通常办公室的业务 主要是进行大量文件的处理 起草文件 通知和各种业务文本等 我们把能实现办公室内事务性业务的自动化系统称为办公自动化系统 如利用计算机来处理各种文字 存储各种文件 通过网络来传送公文 通知等 办公自动化系统 第一个层次为事务型办公自动化 如在微机上使用的文字处理 电子表格 简单数据库等办公自动化处理软件的应用 事务型办公自动化处理的是日常的办公操作 是直接面向办公人员的 第二个层次为办公自动化信息系统 能支持管理和决策 办公自动化系统的两个技术层次 文字处理软件发展 WordStarfordosMicroPro软件公司1979年WPSfordos windows香港金山电脑公司1989年WordMicrosoft公司90年代自MicrosoftWordforWindows以来不断发展新版本 Office2003套件 Microsoft公司 Word2003能在图形界面的操作系统WindowsXP或WindowsNT等平台下运行 Word2003简介 Word2003是一个优秀的文字处理软件 适用于制作各种文档 如信函 传真 公文 报纸 书刊和简历等 它除了可帮助用户进行一般性文字处理之外 还提供了功能强大的版面设计与制作功能 能将文字 表格 图形 图表等内容进行综合加工处理 Word2003的主要功能 编辑功能排版功能绘图功能打印功能数据共享功能帮助功能网络功能自动完成任务的功能 Word2003的特点 易学易用所见即所得快速方便的图表制作功能实用的图文混排功能多种显示方式 视图 能编辑数学公式兼容性好有许多样式和模板可利用创建和编辑Web页 启动Word2003 常规方式 开始 菜单 程序 MicrosoftOffice MicrosoftOfficeWord2003 Word快捷方式 使用快捷方式桌面 双击快捷图标 双击Word文档 自动运行 关闭Word2003 1 单击标题栏右端的 关闭 按钮 退出时 系统将关闭所有文档 对未保存的文档会提示是否保存 2 双击标题栏左端的W字母 4 执行命令 3 单击标题栏左端的W字母 再选择控制菜单中的 关闭 命令 菜单栏 Word2003的操作界面 I 视图 查看文档的不同方式 普通视图 大纲视图 页面视图 Web视图 打印预览 普通视图 默认设置 最简单方式 大纲视图 文件各层次上的结构 页面视图 与实际打印效果完全相同 显示比例 多页同时显示 Web页或在Web浏览器上显示的文档 工具栏的使用 应用程序中完成一件事情常常有多种方法 菜单命令 快捷键 工具栏按钮 工具栏按功能分组 提供一些与常用命令和专用命令等价的按钮 显示或隐藏工具栏 执行命令将光标移到任一工具栏上按鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 将光标移到按钮上停留片刻 会显示其功能提示 常用工具栏 文档操作 编辑操作 显示比例 表格绘图 工具栏 绘图工具栏 绘制图形 修饰图形 插入文本框和艺术字 表格和边框工具栏 绘制表格 单元格拆分合并 对齐 图片工具栏 插入图片 裁剪图片 文本环绕 调整图片 格式工具栏 文本格式化 添加项目符号 横向对齐 字符颜色 Word文档结构 文档 是以磁盘文件形式保存的 由某种固定格式组织起来的符号集合 它是一种电子化的资料 构成文档的元素 字符 含汉字 表格 图片 图形 声音等 文档结构 Word文档结构 纸张大小 页边距 正文范围段落及段落标记 按下Enter键产生一个段落标记软分页 自动分页 硬分页 按下Ctrl Enter 节 是一种排版单位页面内容 文本 图形 图片 表格 文本框样式 段落样式 字符样式模板 提供某些标准文档的制作方法 扩展名为 DOTWord文档的的扩展名为 DOC 创建文档 文件 新建 使用默认的模板创建空白文档 或Ctrl N 使用 新建 对话框选择模板创建文档 文档的建立就是由操作系统在内存中开辟一段内存区域 以便用户进行编辑 编辑的内容都保留在内存中 如果需要永久保存所编辑的内容 可以使用 保存 命令将内容写到所指定的磁盘文件中 文档创建过程 首先是键入文字 进行编辑和错误修改 其次是设置文本格式 进行字体 大小 下划线 粗体 斜体的文本格式的设置 然后是设计版面格式 如段落的缩进 分栏 加入插图 美术字 加页眉页脚 插入各种对象 用于美化版面 文字录入 插入点 行和段落 当前文档窗口中的闪烁光标 标识字符输入的位置 I 插入点 段落 录入文字的单位 以回车键为一个段落的结束的标识 行 文本编辑时设置了左右边界 录入的文字到达右边界后 自动移到下一行 所以行是段落中的逻辑单位 插入当前日期和时间 定位 日期和时间 插入 选定格式 按确定按钮 将当前日期按选择的格式插入到文档指定位置 插入文档 定位插入点插入文件选定文件按插入按钮 借助于已有的文档给当前文档输入内容 即点即输入 所谓即点即输入 是指在插入字符时不必将插入光标定位到插入位置 而是将鼠标直接指向插入点 然后双击左键来定位插入点 即可输入内容 操作步骤如下 切换到页面视图鼠标指针指向插入点 双击左键输入内容 输入特殊符号 插入 符号 保存文件 文件 保存 第一次保存 Save 另存为 SaveAs 文件保存的方式 方式一退出Word应用程序 方式二关闭文档窗口 方式三只保存文件 不关闭窗口 方式四另存文件 新文件保存或另存为 单击文件 输入文件名 按保存按钮 单击保存 确定保存位置 确定文件类型 计算机知识 旧 文件的保存 打开已经存在的文件进行编辑 当结束编辑 关闭文档窗口或关闭Word应用程序窗口 系统会显示询问是否保存的对话框 文档录入或编辑过程中 可执行 文件 菜单中的 保存 命令或单击 工具 栏中的 保存 按钮 不关闭窗口而保存文件的现有内容 实际上 Word提供了 自动保存 功能 设置自动保存功能 工具 选项 保存标签 同时保存多个文档 Word允许将打开的多个文档同时保存 按住 Shift 不放 单击菜单栏上的 文件 菜单 弹出 文件 下拉菜单 在 文件 下拉菜单中 单击 全部保存 命令 即可将打开的多个文档同时保存到磁盘上 打开文档 文件 打开 要编辑或使用原有文档 需先打开文档按 常用 工具栏上的或执行命令 Ctrl O 在 打开 对话框中选择文档 返回 控制文档显示 显示 隐藏非打印字符 工具 选项 视图 格式标记调整显示比例 视图 显示比例全屏显示 视图 全屏显示显示 隐藏网格 视图 网格线拆分窗口 窗口 拆分全部重排窗口 窗口 全部重排 浏览定位 文档一般都在一页以上 但文档窗口只能排列 行左右 所以 多数文档不能在一个文档窗口中全部显示出来 需要上下左右滚动 进行浏览或定位插入点 注意 在滚动过程中原插入点位置不变 利用垂直滚动条快速浏览 利用按键快速浏览 定位 利用编辑 定位菜单定位插入符 屏幕滚动基本操作 滚动方式操作向上或向下滚动一行单击或按钮向上或向下滚动一页单击或按钮向上或向下连续滚动连击或按钮向上或向下按块滚动拖动滑块向左或向右滚动单击或按钮滚动到指定的某一页拖动滑块到指定页 屏幕滚动功能键 键向上移动一行 键向下移动一行 键向右移动一个字符 键向左移动一个字符 Ctrl Ctrl 键向左 右移动一个单词 Ctrl Ctrl 键向上 下移动一个段落 PgUp PgDn 键向上 下滚动一个屏幕 Home 键移到行首 End 键移到行尾 Ctrl Home 键移到文档开始 Ctrl End 键移到文档结尾 F5 键打开定位对话框 Shift F5 键将光标定位到前一次的位置 文字编辑单位 字符 字符修饰 字符间距 行自动换行 左右边界 字回绕 自由断行 Shift Enter 段落 行间距 对齐方式 段落缩排 段落结束标记 选定对象 编辑对象前要先选定对象选定文本 拖动选择利用文本选择区选定行 段 全文文本块 按住Alt键后拖动鼠标选定图象 图片 图文框 文本框 单击 选定表格单元格 行 列 全部表格 返回 文本选择区 文本的选定 用鼠标拖动选择 用鼠标 Shift选取文本块 鼠标指针指向选定部分的第一个字符的左边 按下左键并保持拖动指针到选择部分的最后一个字符后 松开按键 单击第一个字符左边 按下Shift键 单击最后一个字符的右边 不必拖动鼠标指针 文本的选定 用鼠标 Alt定义文本块 用选定栏 单击第一个字符左边 按下Alt键 拖到最后一个字符的右边 选择纵向文本块 指针指向窗口左边的选定栏 单击选中指针指向的一行 双击选中指向的一段 三击选中整个文本 剪贴板是操作系统 如WindowsXP 在内存中开辟的一段可共享的一块公共信息区域 剪贴板不但可以保存文本信息 也可以保存图形 图像和表格等各种信息 因此 可作为信息交换的一个桥梁 用户在使用 复制 剪切 粘贴 等命令时 感觉不到在使用剪贴板 因为这些都由操作系统自动完成了 剪贴板 文本编辑操作 Del Delete键 2 移动文本 选定要移动的文本 指针指向选定文本 插入点定位目标处 拖曳到目标处 3 复制文本 选定要复制的文本 插入点定位目标处 指针指向选定文本 Ctrl 拖曳到目标处 编辑文本也可以用编辑菜单的剪切 复制 粘贴命令实现 1 删除文本 选定欲删除的文本 注意 文本编辑键盘操作 修改 双击状态栏上的按钮使其处于改写状态 再次双击又回到插入状态删除 选定后按Del或按Ctrl X剪切复制 选定后按住Ctrl并拖动到新位置或按Ctrl C后定位到新位置再按Ctrl V移动 选定后拖动到新位置或按Ctrl X后定位到新位置再按Ctrl V撤消 按Ctrl Z或按 常用 工具栏上恢复 按 常用 工具栏上 查找与替换 编辑 查找 按Ctrl F以查找的方式打开 查找和替换 对话框查找功能只用于在文本中定位 而对文本不做任何修改 利用Word2003的查找命令可在文档中快速找到所需要的内容 带特殊格式的文本及特殊字符 查找有两种方式 常规查找和高级查找 查找与替换 编辑 替换 按Ctrl H以替换的方式打开 查找和替换 对话框利用替换命令可以快速地将文档中指定的内容替换为新内容 如文本的内容 文本的格式等 替换操作也分常规替换和高级替换两种方式 文本高级查找与替换 单击 编辑 菜单中的 查找 项 打开 查找与替换 对话框 单击 高级 按钮 在 查找内容 框中输入待查找的文字 然后 单击 格式 按钮 在列表中选择相应的格式的选项 同时可选择多种查找条件 除查找文本和格式之外 不可以查找 特殊字符 和空白区 查找与替换 编辑 定位 编辑文本时常常需要快速定位 定位方法有 翻页 选择对象按钮定位 查找 返回 在文档的输入过程中 难免会发生一些错误 文字处理软件一般提供了拼写检查功能以帮助用户识别文档中可能出现的词法和语法错误 并将其标志出来 例如在未检查过的Word文档中 我们会发现某些文字下面被自动加上了一条波浪线 拼写和语法检查 6 1 2文档排版 编辑完文本之后 为了使文档具有漂亮的外观 便于阅读 需要对文档进行排版 文档排版的主要对象有 字符 段落和页面 字符格式化所谓字符格式化就是设置字符的各种外观 以实现用户所要求的屏幕显示和打印效果 省二级考试内容 1 字符格式的排版 如字型 字号 字符间距 上下标等 常见的字符格式化有 字体 字号 字形 文字的修饰 字间距和字符宽度以及中文版式等 字体 是指文字在屏幕或打印稿上呈现的书写形式 中文操作系统提供了常用的宋体 楷体 黑体等中文字体 也提供了TimesNewRoman Arial等英文字体 字号 是指文字的大小 可以用 磅 来表示 1磅为1 72英寸 约为0 3527毫米 中文习惯以字号表示 Word中字号从最大的初号到最小的八号字 在WPS中 字号最大到128磅 字符间距 是指两个字符之间的间隔距离 标准的字间距为0磅 当一行的字符数有规定时 可通过加宽或紧缩来调整 上 下标 输入数学或化学公式时 如H2O X3 Y4 8N等 可设置字符的上标或下标 问题 1 什么是段落 段落的全部格式保存在哪 段落是文档格式化的单位 它介于字符和节之间 如在Word中 段落不一定全由语句组成 任何数量的文本或图形加一个段落标记 回车换行符 就构成了一个段落 段落的格式化信息都保存在段落标记中 段落是独立的信息单位 具有自身的格式特征 包括段落的对齐方式 缩进 段落间距 行间距 首字下沉等设置 省二级考试内容 段落格式的排版 有行距 段前及段后距离 首行缩进 左缩进及右缩进 悬挂缩进 对齐方式等 段落格式化 段落的对齐方式一般包括左对齐 居中对齐 右对齐 两端对齐和分散对齐 段落缩进是指文本与页边距之间保持的距离 包括首行缩进 悬挂缩进 左缩进 右缩进四种缩进方式 问题 1 这四种段落缩进方式的效果是什么 2 两端对齐与分散对齐的区别是什么 段落缩进示例如下图 段落的对齐与缩进 段落设置示例图 用户编辑一个文档时 调整页面是必不可少的工作 其目的是使页面布局与客观要求 如纸张的大小 和主观愿望 如页边距等 相一致 如果页面排版不合理 打印稿就可能显得杂乱无章 页面排版反映了文档的整体外观和输出效果 页面排版 分页符 分页符是用来分页的 分页符后的文字将另起一页 自动分页的标志是横线 页眉和页脚 页眉和页脚是在每一页顶部和底部加入的信息 一个文档的奇数和偶数页可以使用不同的页眉和页脚 首页也可以不显示 页边距 指打印文本与纸张边缘的距离 通常页边距以内是正文 包括脚注和尾注 而页码 页眉和页脚等都打印在页边距上 项目符号和编号 1 自动编号单击 格式 工具栏中的 编号 按钮 2 改变编号顺序选择需要编辑的文本内容 在 格式 菜单中 选择 项目符号与编号 项 再选择 编号 选项卡 然后 选择 重新开始编号 可以重新开始编号 选择 继续前一列表 继续前一列列的编号 符号 数字列表 制表位 Tab 标尺 竖线制表符 删除制表符的方法 是将制表符拖离标尺 设定制表位前导符 执行命令 1 输入制表位位置2 设置前导符及对齐方式3 按设置按钮 返回 段落格式的复制 段落格式都包含在 段落符号 里 选定提供 复制 格式的 段落符号 单击或双击 格式刷 按钮 用鼠标拖动的方法把格式复制到所需段落 页眉与页脚 难点 多个页眉与页脚奇偶页的页眉与页脚水印效果 执行命令 插入分节符 节是文档格式化的最大单位 一般情况下 整个文档就是一个节 只有在不同的节中 才可以设置与前面文本不同的页眉 页脚 页边距 页面方向 文字方向或分栏版式等格式 执行命令 插入 分隔符 使用分节符改变页面方向 样式和模板 样式 是用名字标识的一组字符格式和段落格式 段落样式控制整个段落的特征 字符样式控制一个或多个字符的特征 通过样式名可将一组事先定义好的格式应用于段落 而不必逐项设置段落的格式 通过修改样式 可轻而易举地更改文档中采用该样式的全部文本 模板 是特殊文档 可用作建立其他同类文档的模型模板中包含有各种各样的项目 如文本 图片 页眉和页脚 页面设置参数 制表位 样式 自动图文集等等 NORMAL DOT是一个共用模板 建立样式 格式 样式 利用已有段落建立样式选定段落执行 格式 样式 命令 返回 使用模板 模板是特殊文档 是文本 图形和格式编排的蓝图模板包含文本 页面设置 样式 图文集 宏等可以利用模板创建新文档 多文档操作 Word2003可以同时打开多个文档 并在文档间编辑每个文档在一个窗口中 只能编辑当前文档 执行命令选择可以拆分窗口 方便操作多文档之间的内容移动和复制 由于应用软件种类繁多 每种应用软件数据的格式都不完全一样 一个应用程序下保存的数据 在另一类应用程序中不能识别或不能完全读出 就Word而言存在不同的版本 版本越高其功能越强 因此各版本建立的文档之间格式上存在差异 比如 用Word2002创建的文档 在Word2002系统环境下就能顺利操作 但在Word7 0 Word2000系统环境下就不能打开 因此 在实际操作中 要考虑文档格式的转换问题 文档格式转换 返回 表格是由许多水平和竖直方向的直线交错而成的网格 每个网格称为一个单元格 在每个单元格中 可以填入文字 数据或插入图片 也可以对单元格进行各种编辑和格式设置 对表格中的数据还可以进行一些简单的计算 如求和 求平均值 求最大值和最小值等 图表是指根据数据表格中的数据而生成的各种图形 这种图形依赖于数据而存在 比如股票分析图 折线图等 它们在分析数据的时候非常有用 要求 1 省二级考试题内容 会制作如实验教程第8章任务1 任务2所示的表格 2 会根据表格制作图表 6 1 3表格处理 表格中文本的输入及编辑 输入的文本总是放在插入点位置 移动插入点 用鼠标单击单元格使用快捷键Tab下一个单元格Shift Tab上一个单元格Alt Home当前行第一个单元格Alt End当前行最后一个单元格Alt PgUp当前列第一个单元格Alt PgDn当前列最后一个单元格 下一个单元格 上一个单元格文本的输入与编辑方法与文档中操作基本相同 按Tab添行 修改表格 选择行 列 单元格 调整行高 列宽 添加行 列 插入 删除行 列 拆分与合并 制作不规则的表格要进行单元格拆分和合并选定单元格执行拆分 合并 命令 表格的拆分和合并执行 表格 拆分表格 命令 从插入点处拆分为上下两个表格 平均分布各行或各列选择多行或多列执行命令 修饰表格文字 修饰文本的字体 字号 字型及颜色 利用格式工具栏或字体对话框 文本水平对齐 左对齐 右对齐 居中对齐 分散对齐 利用格式工具栏 文本对齐 顶端对齐 垂直居中 底端对齐等 利用表格与边框工具栏 表格边框和底纹 单元格的底纹表格边框 表格控制点 单击 表格位置控制点 可选中整个表格双击 表格位置控制点 可打开 表格属性 对话框拖动 表格位置控制点 可随意拖动表格的位置拖动 表格大小控制点 可随意调整表格的大小 设置文字环绕表格 将插入点置于表格中任意单元格执行命令 表格 表格属性 选择文字环绕方式及对齐方式 表格与文字互换 执行命令 单位95年96年97年98年建资学院128140150130机械学院140130130100外语学院120140160180基础医学135145140130 表格内插入文字 表格数据计算与排序 引用表格中的单元格 用公式 AVERAGE ABOVE 可求出表中第一列上面数据的平均值 用公式 SUM LEFT 可求出表中第四行左边数据的和 表格数据计算与排序 公式的使用格式 函数名 参数 例如 SUM A1 A3 计算A1 A3 SUM A1 D1 计算A1 B1 C1 D1 SUM B1 C2 计算B1 B2 C1 C2 MAX above 求出插入点以上列数据的最大值 公式的应用 把光标移到要计算的单元格 执行 表格 公式 命令 在公式对话框中选择所需的粘贴函数和数字格式 最后按确定 表格数据计算与排序 排序 选定要进行排序的行 执行 表格 排序 命令 在排序对话框中选择所需的排序依据 最多三个 类型 递增或递减 最后按确定 公式编辑器 利用公式编辑器可以输入复杂的数学公式执行命令选择Microsoft公式3 0 图文混排 图片操作文本框插入图形插入艺术字图文混排 插入图片 插入图片的方法 执行命令 按图片工具栏上的 调整图片 图片的调整主要是指 移动位置 旋转方向 缩放大小 裁减图片 叠放次序 对齐 调整亮度 对比等可用 绘图 或 图片 工具栏完成 移动缩放图片 首先要选定图片 激活图片 注意光标在图片上移动时的状态 移动方式 图片中任意位置水平缩放 左 右边控制点上垂直缩放 上 下边控制点上等比例缩放 四个角控制点上 当光标在图片上处于所需要的调整状态时 按住鼠标左键拖动或者按键盘光标移动键即可 调整网格间距 图片移动是按系统默认的网格间距为步长进行的 当需要较精确的定位时 常用以下方法来减小网格间距 按 绘图 工具栏上的设置水平或垂直间距 图片裁剪 对齐 单击 图片 工具栏上的 通过拖动图片上的控制点便可 裁剪 掉图片上多余的部分 用 格式 工具栏使图片左或右或居中对齐 返回 插入自选图形 插入自选图形或标注插入图形文件绘制直线 园 矩形 箭头 编辑图形 修饰图形 加填充 线条 变线型和箭头样式 加阴影或三维效果等 组合与分解 Shift单击图形执行 组合 命令执行 取消组合 命令 叠放次序 插入艺术字 插入艺术字生成有特殊效果的标题艺术字是图形对象按 绘图 工具栏上的或者执行命令 艺术字 工具栏 建立文本框 将文字或图像放入文本框后 可以进行一些特殊的处理 例如 更改文字方向 设置文字环绕或实现在不同的版面移动文本 执行命令 或按 绘图 工具栏上的按纽 文本框是一种图形对象 它作为存放文本或图形的容器 可放置在页面的任何位置上 并可随意调整文本框的大小 修饰文本框 文本框可以象图形 图片一样进行修饰使用 绘图 工具栏上的按纽完成修饰 填充底色背景 阴影 文本框应用 文本框链接水印 返回 图文混排 对象类型位置 大小环绕方式 作业与实验 1 复习并做理论教程习题六中的相关习题 2 实验 见实验教程第9章 1 实验1 2 实验2 3 实验3 4 实验4 6 2数据库系统概述 6 2 1基本概念数据 数据库 数据库管理系统和数据库系统是4个密切相关的基本概念 1 数据 Data 数据指描述事物的符号记录 文字 图形 图像 声音 学生的档案记录 货物的运输情况等都是数据 2 数据库 DataBase 简称DB 数据库指长期存储在计算机内有组织的 可共享的数据集合 数据库中的数据按一定的数据模型组织 描述和存储 具有较小的冗余度 较高的数据独立性和易扩展性 并可为各种用户共享 3 数据库管理系统 简称DBMS 数据库管理系统指位于用户与操作系统之间的一层数据管理软件 数据库在建立 运用和维护时由数据库管理系统统一管理 统一控制 数据库管理系统使用户能方便地定义数据和操纵数据 并能够保证数据的安全性 完整性 多用户对数据的并发使用及发生故障后的系统恢复 4 数据库系统 简称DBS 数据库系统指在计算机系统中引入数据库后构成的系统 一般由数据库 数据库管理系统 及其开发工具 应用系统 数据库管理员和用户构成 6 2 2数据库技术的发展 数据库技术是计算机科学技术的一个重要分支 它是数据管理技术发展的必然结果 计算机数据管理技术经历了由低级到高级的发展过程 即由人工管理到文件系统管理一直到今天的数据库系统管理阶段 一 人工管理阶段 数据不保存 一组数据对应于一个应用程序 数据的组织方法由应用程序开发人员自行设计和安排 用完后就将它们撤销 释放被占用的数据空间与程序空间 二 文件系统管理阶段 以文件的形式独立保存 数据共享只能以文件为单位 不同的数据文件中可能会出现大量的重复数据 浪费存储空间 给数据的维护带来困难 三 数据库系统阶段 数据以数据库为中心 通过数据库管理系统实行集中管理 具有冗余少 独立性高 完整性 安全性 并发性和可恢复性等优点 涉及数据库管理员 应用软件开发人员和最终用户等角色 一个数据库系统通常由计算机硬件 系统软件 数据库 数据库管理系统和数据库应用软件五个部分组成 数据库有两个明显不同于文件系统的性质 1 数据库中的数据是结构化的 在文件系统中 但是不同文件的记录之间是没有联系的 因此从整体看文件系统是无结构的 而数据库不仅考虑了数据项之间的联系 而且体现了记录之间的关联 2 数据库中的数据是面向全局的 在文件系统中 数据共享以文件为单位 而在数据库系统中 数据共享可以细到数据项 字段 4 高级数据库阶段20世纪70年代中期以来 随着计算机技术的不断发展 出现了分布式数据库 面向对象数据库和智能型知识数据库等 通常被称为高级数据库技术 6 2 3数据模型 数据模型是用于描述现实世界的工具 1 数据模型的类型数据模型是数据库技术的核心 数据库管理系统都是基于某种数据模型的 目前使用的数据模型基本上可以分为两种类型 一种是概念模型 也称信息模型 这种模型不涉及信息在计算机中的表示和实现 按用户的观点进行数据信息模型建模 强调语义表达能力 这种模型比较清晰 直观 容易被理解 另一种类型是数据模型 这种模型是面向数据库中的数据逻辑结构的 如关系模型 层次模型 网状模型和面向对象模型等 用户可以使用这种数据模型定义和操纵数据模型中的数据 2 数据模型的构成数据模型包括三部分 数据结构 数据操纵和数据的完整性约束 1 数据结构是实体对象存储在数据库中的记录型集合 例如建立一个科技开发公司人事管理数据库 每个人的基本情况 如姓名 单位 出生年月 工资 总作年限等是数据对象 人的特征 构成数据库的存储框架 即实体对象型 公司中每个技术人员可以参加多个项目 每个项目可有多个人参加 这类对象中间存在着数据关联 这种数据关联也要存储在数据库中 数据库系统是按数据结构的类型来组织数据的 由于采用的数据结构类型不同 通常把数据库分为层次数据库 网状数据库 关系数据库和面向对象数据库等 2 数据操纵是指对数据库中各种对象实施的操作 例如根据用户的要求检索 插入 删除 修改对象实例的值 3 数据的完整性约束是指在给定的数据模型中 数据及数据关联所遵守的一组通用的完整性规则 它能够保证数据库中的数据的正确性 一致性 例如数据库主键的值不能有空值 没有定义的值 关系数据库中 每个非空的外键值 ForeignKey 必须与某一主键值相匹配 这类完整性约束是数据模型所必须遵守的通用的完整性规则 另一类完整性约束是用户根据数据模型提供的完整性约束机制自己定义的 例如在销售管理中 发货日期要在订货日期之后 数据模型是数据库技术的关键 可用数据模型来描述定义数据库的结构和语义 目前最常用的数据模型有概念模型 层次模型 网状模型和关系模型 1 概念数据模型 面向现实世界和终端用户 不依赖具体的DBMS 是从现实世界到信息世界的抽象 常用的概念模型有 实体 关系 E R 模型 扩展实体关系 EER 模型 面向对象 OO 模型等 常用的逻辑模型有层次模型 网状模型和关系模型 层次模型用树形结构 Tree 来表示各类实体及实体之间的关系 举例 有一购销关系由三个实体组成 客户 张 王 李 付款方式 现金 支票 信用卡 购买商品 c1 c2 c3 c4 c5 c1c2c1c2c1c3c4c3c5c4c5 李 张 王 李 王 张 现金 支票 信用卡 数据操作 查询 插入 删除和修改 特点 没有父结点时不能插入子结点 删除父结点时则相应删除子结点 修改时要考虑一致性问题 网状模型用图结构 Graph 来表示各类实体及实体之间的关系 c1c2c3c4c5 李张王 现金支票信用卡 与层次模型基本相似 关系数据模型是当前使用最广泛的数据库系统模型 常见的关系数据库有Oracle DB2 Sybase SQLServer等大中型数据库管理系统 Access也是一个关系型数据库管理系统 关系数据模型数据库 在关系模型中采用相互关联而又互相独立的多个二维表格来反映各种数据关系 所有数据元素都存在于称作 关系 的二维表格中 这些表以行和列的形式来组织数据 从而简化了数据的存取和操作 表头 表体 确定了一个表的结构 有多少列 每一列的名字 能填写什么类型的数据等 称为关系模式 它是在设计时确定 在数据库使用时一般不被改变 表体则是在表格中填写的数据 是关系模式的内容 表体一般是随着时间不断变化的 记录 元组 表中的每一行称为一个元组 代表一条记录 字段 属性 表中的列称为属性或字段 列的名字称为属性名 在列中填写的数据称为属性值 在关系模型中 表的每一列都只允许填写一定类型范围的数据 一个列所有可能的取值就称为属性域 属性名 属性域及属性值等是彼此有密切联系但存在明显差别的概念 1 关系表是不允许嵌套的 2 在一个关系表中任何两行不能完全相同 即元组是不允许重复的 关系表的要求 6 2 4数据库系统的三级模式结构 从数据独立性的角度来看 数据库系统中的数据通常抽象为三层结构 按自底向上的顺序分别是物理层 逻辑层和视图层 其分层结构如下图 也称为内模式 是数据库数据的内部表示和底层描述 定义数据的储存方式和物理结构 由数据库管理系统借助操作系统的功能来完成 也称为全局模式 描述数据库中应该储存的数据以及数据之间的关系 它是数据库的逻辑结构 又叫外模式 它是数据库中与某一应用有关的部分数据的逻辑表示 一个数据库可以有多个不同的视图 它反映了不同需求的用户从不同的角度所看到的数据库 DBA主要负责决定数据库的信息内容和逻辑结构 储存结构和存取策略 定义数据的安全性要求和完整性约束条件 监督和控制数据库系统的运行等 数据库管理员 DBA 数据库应用程序是为了解决最终用户的业务信息管理需求 以数据库管理系统为基础 用计算机语言 如VB C等 开发的应用软件系统 数据库应用 6 2 5数据库管理系统的功能及工作过程 自学 电子表格软件是办公自动化系统中最常用的软件之一 是一种专门用于数据计算 统计分析和报表处理的软件 Excel2003是典型的制作电子表格的软件 除可以排序和计算以外 还提供了数据库管理功能 丰富的宏命令和函数 以及各种形式的统计图 是强有力的决策支持工具 6 3电子表格处理 6 2 1基本概念 2 基本元素 1 单元格行和列交叉点称为一个单元格 是存放数据的最小单元 单元格的名字 也称 地址 是由它所在的列标和行号组成 例如 B列5行交叉处的单元格名为B5 一个Excel工作表可以有65536行 256列 2 单元格区域单元格区域是一组被选中的单元格 它们可以是相邻的也可以是分离的 对一个单元格区域的操作是对该区域内的所有单元格执行相同的操作 3 工作表工作表是单元格的组合 是电子表格进行一次完整作业的基本单位 若干个工作表构成一个工作簿 工作表是通过工作表标签来标识的 有些工作表中包含一些图表 这些图表与工作表数据相链接 并随工作表数据的变化而自动更新 4 工作簿一个工作簿是由若干个工作表或图表构成的 在默认情况下 每一个工作簿会打开3个工作表 分别以Sheet1 Sheet2 Sheet3来命名 Excel将每一个工作簿作为一个文件保存起来 其扩展名为 XLS 工作簿的组成 各工作表最多可由256列和65536行组成 共256 65536个单元格 Cell 单元格 工作表内的方格 输入的数据存放在其中 数据类型有 数值 日期或时间 文本 单元格 文本 32000个字符 数字 日期或时间 公式 图形 图象等对象存在工作表上 工作簿操作 建立工作簿 新建按纽或新建命令选模板保存工作簿 保存按钮或另存为命令打开工作簿 打开按纽或打开命令工作簿的其它操作 更名 复制 删除等可在Windows下当作文件操作 工作表操作 选定工作表 单击工作表标签 选定当前工作表 Ctrl 单击为添加选定项工作表更名 双击工作表标签 输入新名 可以输入汉字移动工作表 拖动工作表标签复制工作表 按住Ctrl后拖动工作表标签 插入 删除工作表 光标移到标签上按右键 在快捷菜单中选择执行 建立工作表 新建工作簿 启动Excel时自动新建Book1 XLS执行 文件 F 新建 N 命令BookN XLS按Ctrl N或单击格式工具栏上的 新建 按钮 2 选择或添加工作表对每个新建工作簿系统默认创建三张工作表Sheet1 Sheet2 Sheet3 单击标签选择工作表执行 插入 I 工作表 W 命令可添加工作表 3 选择单元格或单元格区域输入数据原始数据总是输入到当前单元格中 建立工作表 原始数据的输入 总是输入到当前单元格中 步骤1 明确内容输入的单元格 选定当前活动单元格 也可在编辑栏的名称框中输入单元格地址 名称 步骤2 内容输入 可在单元格中或编辑栏中 注意观察编辑栏 确认操作 取消操作 Esc 注意 长文本内容的输入 忌用空格键 删除 光标状态及操作 十字光标 选定单元格插入光标 输入数据箭头光标 移动 复制填充柄 自动填充双向箭头光标 调整行高列宽 一个单元格单击相应的单元格一个区域明确该区域的第一个单元格 然后拖动鼠标直至选定最后一个单元格所有单元格单击全选按钮不相邻区域选取第一个单元格或区域 然后再按住Ctrl键再选定其他的单元格或区域较大的区域明确该区域的第一个单元格 然后再按住Shift键选定最后一个单元格 选定单元格操作 选定 输入数据 录入文本数据 左对齐 可达32000个字符汉字 字母 数字 其它符号序列纯数字字符前加单撇号 录入数值数据 右对齐 15位精度数学上合法的整数 分数 小数 科学计数分数输入法 0分子 分母 整数分子 分母录入日期 时间数据 右对齐取系统日期 月 日 年或月 日 年Ctrl 时间 时 分 秒加P表示PMCtrl Shift 录入公式 下一讲重点介绍 数据有效性检测 可以指定单元格中允许输入的数据类型及范围 增加输入数据的有效性检测设置步骤 选定单元格执行命令 添加批注 插入 批注 填充数据 对于有一定规律的数据 不必逐一输入 可以采用填充方式快速准确地产生数据 填充已定义的序列 一月 二月 子 丑 寅 星期一 星期二 Jan Feb Mar 填充尚未定义但有明显变化规律的序列 等差 等比 日期建立自定义的 自动填充 序列执行 工具 T 选项 O 选择 自定义序列 填充柄填充数据 填充柄 在相邻单元格中自动填写数据 填充序列数据 填充数字 日期或其他序列 升序排列从上到下 从左到右降序排列从下到上 从右到左指定序列类型填充快捷菜单 先输入初始项数据 再按住右键拖动填充柄选定填充区域后 释放右键 将弹出该菜单 编辑工作表 对单元格中数据进行以下操作 修改 插入 删除 清除移动 复制查找 替换一 修改 插入 删除 清除选定单元格在编辑栏操作 也可以双击单元格后在插入光标状态下操作 注意区别清除与删除 删除 清除 数据的移动和复制 复制 移动 数据就是将工作表中某个单元格或区域中的数据复制 移动 到另一个单元格或区域中去 方法一 鼠标拖动 复制配有Ctrl热键 方法二 使用剪贴板 适于工作表内短距离小范围的数据复制 移动 适于复制 移动 到另一个工作表单或工作簿上 选择性粘贴 移动 复制操作时 可选择被选中对象的内容 格式等粘贴 操作步骤 选择对象 单击编辑菜单 单击选择性粘贴 查找和替换 在Excel中除了可查找和替换文字 公式外 还可查找批注 但不能替换批注 选择 编辑 菜单中的 查找 命令 屏幕显示查找对话框 在 查找内容 框中输入需查找的信息 并在 插索范围 框中确定查找信息的类型 公式 值或批注 在 搜索方式 框中选择 按行 或 按列 搜索 单击 查找下一个 按钮开始查找 查到后 其所在单元格被激活 若需继续查找 可再次单击 查找下一个 按钮 否则单击 关闭 按钮退出 选取和命名操作 选取 一行 列 单击相应的行 列 按钮 命名 名字框 1 利用名字框对选中的单元格或区域进行命名 2 多工作表操作 当工作簿之间或工作簿内不同工作表之间需要相互参照数据时 可以建立多个窗口来显示各工作表可选择 窗口 菜单执行有关操作 调整工作表 行 列 的插入 删除行 列 的复制 移动行高 列宽的调整单元格的插入 删除单元格的合并 在相应的光标状态下 选定行 列或单元格后单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择相应的操作 工作表格式化 工作表格式化分为数据格式化和单元格格式化数据格式化主要有 设置数字格式 设置字体字号 设置对齐方式单元格格式化主要有 设置行高列宽 设置边框 设置底纹 未格式化 格式化 数据格式化 设置字体 字号 字型 方向设置对齐方式 水平 垂直 设置数字格式方法 用 格式 工具栏实现用 格式 单元格 命令实现 单元格格式化 单元格合并后 注意内容显示位置和内容存放位置的区别 调整行高列宽 格式菜单 上下左右箭头键 设置边框设置底纹单元格合并居中 保护 自动套用 保护工作表后可以对单元格设置保护 即设置锁定和隐藏 以防上对单元格进行编辑 隐藏后公式不显示在编辑栏中 Excel预先定义好了17种工作表的格式 其中包括常用的分类表 统计表 彩色表格等 垂直文本框 特殊格式化 湖南南华大学 计算机学院 大表浏览 拆分窗口 水平分割条 垂直分割条 同时显示工作表中的不同部分 取消分割状态只需双击分割线 大表浏览 冻结窗口 保留大表的标题栏或某列不动 其它行列可以滚动拆分窗口冻结不要滚动的窗口 6 3 2数据计算 1 公式的使用公式必须以等号开头 一个公式必须要具备三个条件 以等式开头 含有运算符和运算对象 能产生结果 B4 25 SUM D5 F5 1 运算符算术运算符 例 B2 B3关系运算符 例 B2 B3文本连接运算符 例 B1 B2引用运算符 区域运算符 引用区域内全部单元格 联合运算符 引用多个区域内全部单元格例 sum B2 B5 D2 D5 空格交叉运算符 只引用交叉区域内的单元格例 sum B2 D3C1 C5 Excel提供了四种运算符 算术运算符 文本运算符 比较运算符和引用运算符 2 运算符的优先级单个空格 引用运算 负号 百分比 乘幂 乘和除 加和减 文本连接运算 关系运算 例 A3 的扣款数为 I3 0 39 J3 1 2 12 2 单元格引用 相对引用相对引用是指引用一个或多个相对地址单元格 相对引用的样式是用字母表示列 用数字表示行 例如 A1 A2如下图就是一个相对引用的例子 A4中的公式复制到B4中后发生了变化 绝对引用与相对引用相反 绝对引用是指公式单元格的精确地址 与公式中包含的单元格位置无关 在行号和列标前面均加上 符号 如 C 11 C 12 在公式复制时 绝对引用单元格将不随公式位置的移动而改变单元格的引用 如果上面这个公式在单元格C13中 那么将它复制到D13 E13中 它仍然会返回单元格C11与C12之和 混合引用混合引用是指固定列不固定行 或者固定行不固定列 其中 不加 符号的单元格随公式的复制而改变 加 符号的单元格不发生改变 例如 E 2 表示行不变而列随移动的列位置自动调整 F2 表示 非当前工作表中单元格的引用如果要从Excel工作簿的其它工作表中 非当前工作表 引用单元格 引用方法为 工作表标签 单元格引用 例如 设当前工作表为Sheet1 要引用Sheet3工作表中的D3单元格 则 Sheet3 D3 5 非当前工作簿工作表单元格的引用 工作簿名 工作表名 单元格 公式的复制与移动 相对地址 A1绝对地址 A 1混合地址 A1A 1 E4 B1 A2 C2 公式的跟踪 自动重算功能基于参加计算的数据均引用其存放位置 可用剪切板或拖动方式复制及移动公式 A2 REF B3 C2 B3 D33 移动后公式不变 复制 选择性粘贴与粘贴的区别 后公式将自动改变 单元格中公式的变动或数据的变动都会使系统自动重算 公式的显示与编辑 Excel不在单元格中显示公式 而只是显示计算结果 公式显示在编辑栏中 选定单元格 按Ctrl 可在使单元格在显示结果或公式间切换 选定单元格 按F2键可进入编辑状态 也可以在编辑栏的编辑框中直接修改公式 双击单元格 按F9键 可删除单元格中的公式 使单元格和编辑栏中都只显示公式的结果 删除公式后 单元格中的值就变成了固定值 引用函数 Excel提供11类近300个函数 函数使用形式为 函数名 参数1 参数2 参数可以是单元格 单元格区域 视为一个参数 名称 数字 函数等可以直接在公式中输入函数 也可以使用粘贴函数按钮或函数向导输入函数函数本身也可以作为参数构成函数嵌套 最多嵌套七层 如 SUM SUM B2 D2 10 A5 常用函数 求和 sum 范围 如 sum b3 b8 a9 e9 求平均 average 范围 如 average f2 g8 求个数 count 范围 如 count c2 c20 求最大值 max 范围 如 max a1 b3 d5 求最小值 min 范围 如 min 60 s1 c8 判断取值 if 逻辑式 真时值 假时值 3 函数 1 函数概念函数就是一个已经提供给用户的公式 并且有一个描述性的名称 2 函数结构与公式一样 函数的结构以等号 开始 后面紧跟函数名称和左括号 然后以逗号分隔输入参数 最后是右括号 3 函数的输入在工作表中 可以直接向单元格或公式编辑栏中输入函数表达式 对于比较复杂的函数或者参数比较多的函数 一般采用插入函数的方法 1 数据清单数据清单是由一系列相关的单元格组成的数据列表 数据清单的第一行都具有列标识 并且列中的数据所代表的意义相同 数据清单选定后 就可以进行排序和筛选等操作 如下图所示为 学生成绩表 的数据清单 6 3 3数据管理 2 排序数据数据的排序需要设置以下两方面内容 排序关键字 排序顺序 注意 在按字母先后顺序对文本项进行排序时 Excel从左到右一个字符一个字符地进行排序 在 次要关键字 中无法使用自定义排序次序 自定义排序只应用于 主要关键字 中的特定列 若要用自定义排序次序对多个数据列进行排序 则可以逐列进行排序 排序对话框右图所示 3 数据筛选数据筛选是将数据表中满足条件的数据显示出来 将不满足条件的数据隐藏起来 Excel提供有两种筛选数据的方法 1 自动筛选 适用于简单条件 单击任一单元格 执行菜单 数据 筛选 自动筛选 命令 学生成绩表 的筛选界面如下图所示 2 高级筛选 适用于复杂条件 单击任一单元格 执行菜单 数据 筛选 高级筛选 命令 设置条件 然后进行筛选 高级筛选 对话框如下图所示 4 数据分类汇总分类汇总是对记录按某一字段分类 把该字段值相同的连续记录作为一类 然后对每一类做统计工作 这样有利于进行分析决策 分类汇总涉及三个步骤 分组 使用函数以及计算分类汇总的字段 1 分组将数据清单排序 并将排序关键字设置为分组的字段 2 使用函数分类汇总菜单提供了许多函数 经常使用的一些分类汇总函数如 Sum Average等等 3 分类汇总执行菜单 数据 分类汇总 在 分类汇总 对话框中 完成相应设置后 进行分类汇总 学生成绩表 的 分类汇总 对话框如图所示 学生成绩表 按 性别 进行分类汇总的各科成绩平均值表如下图所示 数据的图表化是将以行列形式表示的数据转换成以图形化的方式来显示 使得数据的表示更为直观 易于理解 1 图表的分类Excel中的图表按照插入的位置可以分为 内嵌图表和工作表图表 2 插入图表使用向导插入图表分为5个步骤 选择数据源 选择图表类型 确定数据范围并指定数据的方向 设置图表选项 选择图表的形式 6 3 4数据的图表化 图表 图表能形象直观地表示数据之间的关系Excel内部提供14类共200余种图表图表的类型主要有 柱形图 用于对数据进行比较 水平为分类 垂直为数值条形图 柱形图旋转90度折线图 用于显示某段期间内数据的变动情形及趋势饼图与圆环图 显示部分与整体的关系及所占比例 图表向导 图表相关名词术语 图例 数据标记 类型轴 X 网格线 值轴 Y 创建步骤 选取数据插入图表系列产生在行还是列独立图表嵌入图表编辑图表修饰图表 创建图表 图表 数值数据的图形化 数据表格 饼图 图表 数值数据的图形化 编辑图表 选择图表类型增加或删除图表元素图表标题X轴标题Y轴标题数据表数据标志图例网格线坐标轴 修饰图表 字体格式化填充与图案对齐方式数字格式利用绘图工具强化图表的细节创建重叠图表