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物料编码基础档案设置培训课程 劲胜塑胶制品有限公司JANUSPLASTICPTOUCTOMPANY20 03 2020 Engineer 唐定和tangdinghe 培训目的 1 让大家对ERP系统基础档案设置有个初步了解 一些档案栏目的设置方法和技巧 相关系统工具的应用 2 了解ERP系统基础档案的结构 各档案间的相互关系 以及档案不全或有误对系统运行产生的影响 3 通过对ERP系统的了解 以配合相关部门顺利运行系统 和参与系统的推行 共同完善系统的基础设置及业务运行 ERP档案设置目录 基本信息 系统启用 编码方案 数据精度 基础档案 部门档案 职员档案 机构设置 往来单位 客户分类 客户档案 供应商分类 供应商档案 地区分类 存货 存货分类 存货档案 计量单位 财务 会计科目 凭证类别 外币设置 项目目录 备查科目设置 收付结算 结算方式 付款条件 开户银行 对照表 收发类别 仓库档案 数据权限 业务 采购类型 销售类型 产品结构 成套件 费用项目 发运方式 货位档案 非合理损耗类型 仓库存货对照表 仓库存货对照表 其他 常用摘要 自定义项 自定义表结构 单据设置 单据格式设置 单据编码设置 支票套打设置 工作流设置 数据权限控制设置 数据权限分配设置 基础档案 注 点击相对应的下划线目录查看操作方法 常用设置 没有下画线的目录暂且没有列出操作方法 为不常用项 ERP系统开始界面 系统主菜单 日常业务工作页签 系统服务工具页签 基础档案设置页签 系统流程桌面 系统树状菜单 系统当前状态栏 目录上一页下一页 个性化流程设置 操作步骤 1 选择 个性流程 菜单 进入工作界面 2 点击工具栏上的 编辑 按钮或 显示命令窗口 按钮 弹出 配置业务流程 窗口 3 在 配置业务流程 窗口中 选中需要增加的工作节点并拖动至工作区的空白处 重复这一步骤 直至所有需要配置的节点都在工作区中显示 4 按住键盘 Ctrl 键 用鼠标点击设计的个性流程图的首节点 然后拖动鼠标到下一节点 释放鼠标后 在两节点间就会出现一带箭头的连线 表示节点间的顺序关系 重复这一步骤 直至完成个性流程图的设计 5 点击工具栏上的 存储 保存个性流程图 6 点击 重新装入 可重新装载个性流程图 如下图 如右图 删除流程图节点点击工具栏上的 编辑 按钮 选中个性流程图中需要删除的节点并点击鼠标右键 在弹出的右键菜单中选择 删除 即可 注意 必须在删除节点间连线后才可删除 操作说明 删除连线 点击工具栏上的 编辑 按钮 选中个性流程图节点间的连线并点击鼠标右键 在弹出的右键菜单中选择 删除线 即可 如右图 修改节点点击工具栏上的 编辑 点击鼠标右键选中个性流程图中需要修改的节点 在弹出的菜单中选择 修改 出现 设置执行方式 对话框 修改节点设置 可对节点的名称即命令名 程序路径 节点显示图像进行修改 点击 确认 更新设置 注意 系统固有节点不可修改 显示 隐藏命令窗口若当前界面没有显示 配置个性流程 窗口 可通过点击 显示命令窗口 调出 配置个性流程 窗口 此时 显示命令窗口 按钮变为 隐藏命令窗口 点击 隐藏命令窗口 即可隐藏 配置个性流程 窗口 目录上一页下一页 工作中心设置 工作日历建立个人的备忘录 提醒某一天要完成的工作和其他重要的事件 系统提供了提醒功能 如果设置了提醒时间 则在设定的时间内 设定日期上将持续闪烁1分钟 同时伴有提示音 操作步骤 选择需要建立备忘录的日期 点击 添加 修改 按钮 弹出 备忘录 对话框 录入提醒时间 备忘录标题及记录的内容 点击 保存 按钮 工作日历 移动短消息 信息中心通过 信息中心 向其他操作员发送非业务信息 操作步骤 点击 信息中心 新信息 弹出 信息处理 窗口 选择信息的紧急程度 系统提供 一般 和 紧急 两种选择 选择或录入信息的接收者 接受者为本账套中使用者 可设置多个接收者 不同接收者之间以 隔开 录入发送信息的标题及内容 确定该信息的有效天数 点击 发送 提示 系统将根据 配置 中设定的 信息刷新间隔 时间自动刷新 已发送信息将在列表中显示 可点击 刷新 进行手动刷新 双击某一信息记录 或选中某一记录后点击 查看 即可查看该条信息的具体内容 要删除信息 只需选中需要删除的记录 点击 删除 备忘录操作步骤 目录上一页下一页 提示 双击某一日期 或选中某日期后点击 查看 即可查看该天的工作备忘录 在查看窗口中点击 删除 即可删除该天的工作备忘录 移动短消息 操作步骤 点击 手机号码 栏幕 录入接收者的手机号码 若有多个接收者 可以 隔开 在 短信内容 输入短信内容 点击 发送 发送短消息 点击 清除 按钮可将录入的手机号码及短信内容清空 信息中心 基础档案设置中菜单简介 档案及基本操作都包括以下主要子菜单 退出当前操作窗口 选择当前操作帮助 放弃当前操作未保存的内容 刷新当前操作内容 保存当前操作内容 每次操作完成后需做保存 删除选择的档案 删除时只能从最后一级往上删除 修改档案内容 新增档案内容 将当前内容输出到EXCEL文档或其他文件格式 预览和设置当前内容打印格式 打印当前内容 设置内容打印格式 系统主菜单栏 目录上一页下一页 菜单中栏目及批改设置 栏目设置操作步骤设置参照界面的显示栏目内容 栏目宽度和排序方式 在基础档案参照界面中点击 栏目 按钮 进入 栏目设置界面 设置栏目的显示内容和顺序 显示 显示 Y 表示在参照界面显示这些项目列 可使用 全选 全部显示 Y 标记或 全消 删除全部的 Y 标记 固定列 双击显示 Y 选择此列以上的所有列均为固定列 不随滚动条的移动而隐藏 上移 下移 按钮可移动栏目显示顺序 栏目名称 所有显示栏目的名称 排序 排序指以升序或降序方式显示 合计 合计表示可合计行是否需要合计显示 批改设置步骤点点击工具栏上的 批改 按钮 显示批量修改界面 从 修改项目 下拉框中选择可以批量修改的项目 输入 修改内容 编辑条件表达式 选择项目 关系符号和条件内容 点击 加入条件 按钮 设定的条件表达式显示在显示区内 如果还有其他过滤条件 则先选择与已设定条件的逻辑关系 如果是并集的关系 选择 或者 如果是 交集 的关系 选择 并且 再次输入条件项 关系符号和条件值 点击 加入条件 按钮 设定的条件表达式显示上一条表达式下 点击 清除条件 按钮 可删除不需要的条件表达式 输入完成后 点击 修改 按钮 系统根据设置的条件批量修改所有符合条件的记录 在 项目选择 下拉框中选择 客户编码 关系符号 选择 直接输入或参照选择 条件内容 为 001 点击 加入条件 按钮 显示区显示条件表达式 客户编码 001 点击 修改 按钮 系统按照设定的条件将所有编码 001的客户名称全部改为 一级客户 目录上一页下一页 基础档案设置注意事项 所有编码保存后不能修改 物料编码被使用后 计量单位组及计量单位不能修改 所有编码 客户 供应商简称 产品结构中的父项与子项不能重复 如果的重复 系统会提示 所有基础档案被别的档案引用或财务结帐后不能删除 在删除档案时 如果有下一级则不能删除 须从最后一级往上删除 在基础档案中 带 的为必须录入项 有 的项为选择引用项 所有的操作必须有系统管理员给予相应的操作权限才可以进行操作 如在操作过程中出现系统技术问题应及时向系统管理员提报 系统服务器设置在电脑中心 由电脑中心对系统进行管理 目录上一页下一页 注 演示片中的带阴影图片为显示页面的一部分 可点相关链接查看相应内容 机构类设置 部门档案 各部门的信息 部门指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体 可以是实际中的部门机构 也可以是虚拟的核算单元 按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息 最多可分3级 编码总长6位 部门档案包含部门编码 名称 负责人 部门属性等信息 可以根据需要由系统管理员增加相应的级别及编码长度 功能按钮操作说明 增加 新增部门档案单击 增加 按钮 可增加一条部门记录 在屏幕右面输入部门编号 部门名称 负责人 部门属性 电话 地址 备注 信用额度 信用等级等信息即可 修改 修改部门档案在部门档案界面左边 将光标定位到要修改的部门编号上 单击 修改 按钮 这时界面即处于修改状态 除部门编号不能修改 其他信息均可修改 删除 删除部门档案点击要左边目录树中要删除的部门 背景显示蓝色表示选中 单击 删除 按钮即可删除此部门 注意 若部门被其它对象引用后就不能被删除 刷新 刷新档案记录在网络操作中 可能同时有多个操作员在操作相同的目录 可以点 刷新 按钮 查看到当前最新目录情况 即可以查看其他有权限的操作员新增或修改的目录信息 栏目说明 部门编号 符合编码级次原则 必须录入 必须唯一 部门名称 必须录入 负责人 电话 地址 备注 部门的辅助信息 可以为空 部门属性 输入部门是车间 采购部门 销售部门等部门分类属性 可以为空 信用信息 包括信用额度 信用等级 信用天数 指该部门对本部门负责的客户的信用额度和最大信用天数 可以不填 如果在 销售管理系统 销售选项 信用控制页签 中选择 是否有部门信用控制 则需在这里输入相应信息 目录上一页下一页 部门档案设置页面 菜单路径 设置 基础档案 机构设置 部门档案 机构类设置 职员档案 各部门中需要进行核算和业务管理的职员信息 必须先设置好部门档案才能在这些部门下设置相应的职员档案 除固定资产和成本管理产品外 其他产品均需使用职员档案 如果不需对职员进行核算和管理要求 则可以不设置职员档案 功能按钮 增加 增加职员档案在左侧部门目录中选择要增加人员的末级部门 单击功能键中的 增加 按钮 显示 添加职员档案 空白页 可根据自己企业的实际情况 在相应栏目中输入适当内容 其中 为必输项 修改 修改职员档案将光标定位到要修改的职员上 单击 修改 按钮 即可进入修改状态修改 注意修改后 职员编号必须保持唯一 刷新 刷新档案记录在网络操作中 可能同时有多个操作员在操作相同的目录 可以点击 刷新 按钮 查看到当前最新目录情况 即可以查看其他有权限的操作员新增或修改的目录信息 栏目说明 职员编号 必须录入 必须唯一 职员名称 必须录入 可以重复 部门名称 输入该职员所属的部门 只能选定末级部门 职员属性 填写职员是属于采购 仓库管理人员还是销售人员等人员属性 Email地址和手机号 职员的辅助联系信息 信用信息 包括信用额度 信用等级 信用天数 指该职员对所负责的客户的信用额度和最大信用天数 可以为空 如果要在 销售管理系统 销售选项 信用控制页签 中选择 是否有业务员信用控制 则需要在这里对销售部门从事业务的职员 或者是需要进行信用管理的职员输入信用权限 点击可查看过滤和定位查询 目录上一页下一页 菜单路径 设置 基础档案 机构设置 职员档案 职员档案设置页面 基础档案设置中的过滤功能 点击工具栏上的 过滤 按钮 弹出过滤条件界面 该界面有 过滤条件 和 高级过滤条件 两个页签 过滤条件点击右键显示右键菜单 保存过滤条件 输入保存方案的名称 点击 保存 按钮可以保存已设置好的过滤条件 如果保存时将某一常用方案设为默认方案 那么在下次使用过滤功能时 自动显示默认的过滤方案条件 如要使用其他过滤方案点击右键选择 读取过滤条件 按钮读入其他的过滤条件 读取过滤条件 从方案列表中选择要使用的方案名称 点击 读取 按钮 方案中的过滤条件自动显示在过滤条件界面 删除过滤条件 删除选中的过滤条件方案 高级过滤条件操作说明 1 选择输入条件项 关系符号和条件值 点击 加入条件 按钮 设定的条件表达式显示在显示区内 2 如果还有其他过滤条件 则先选择与已设定条件的逻辑关系 是并集的关系 选择 或者 是 交集 的关系 选择 并且 3 输入条件项 关系符号和条件值 点击 加入条件 按钮 设定的条件表达式显示上一条表达式下 4 点击 清除条件 按钮 可删除不需要的条件表达式 5 点击 过滤 按钮 系统根据条件显示符合条件的记录 例如 要查询 部门编码 101 和 职员属性 负责人 的员工 选择条件项为 部门编码 关系选择为 条件值为 101 点击 加入条件 按钮 显示区显示条件表达式 部门编码 101 第二步 选择逻辑关系为 并且 输入表达式 职员属性 负责人 点击 加入条件 按钮 显示区显示 并且职员属性 负责人 点击 过滤 按钮 系统按照设定的条件查询 部门编码 101 和 职员属性 负责人 的员工 过滤条件页签 高级过滤条件选择页签 目录上一页下一页 基础档案设置中的定位功能 如何使用在档案列表界面 可以使用定位查询快速查到需要的信息记录 操作步骤 1 在单据或报表界面点 定位 按钮 输出 定位 对话框 常规定位操作步骤1 在 查找内容 中输入要查找的内容 2 选择查找范围或匹配方式 查找范围为要查找的基础档案中的所有列 例如现在在 客户档案 中查找定位 那么 查找范围 就是客户档案中的所有列的名称 3 可选择在单列中查找 也可以选择所有列中查找 点击 确认 按钮后 系统立即显示符合条件的职员信息 例如 输入查找内容 东莞 如果选择匹配 整个字段 则查找只有 东莞 字符的记录 如果选择 字段任何部分 则记录中只要含有这两个字就算符合条件 如果选择 字段开头 则记录中前两个字是 东莞 的符合条件 如果选择 字段尾部 则记录中最后两个字是 东莞 则符合条件高级搜索操作步骤1 点击 高级 按钮 常规定位变为高级搜索 高级 按钮变为 常规 按钮 2 选择搜索内容为 全部 内容范围 或从当前内容 往上 往下 进行搜索 3 如果要查找的内容涉及字母还可选择是否区分字母的大小写 高级搜索是更为灵活 智能化的搜索工具 2 条件输入后光标停在符合条件的记录上 如果要继续查找 点击 查找下一个 按钮继续 定位选择条件页签 目录上一页下一页 往来单位类 地区分类 可以根据需要对客户 供应商的所属地区进行分类 建立地区分类体系 以便对业务数据的统计 分析 采购 销售 库存和应收应付款管理系统都会用到地区分类 地区分类为3级 例如 可以按区 省 市进行分类 也可以按省 市 县进行分类 可以根据需要由系统管理员增加相应的级别 但总数不能超过5级 功能按钮操作说明 增加 新增地区分类单击 增加 按钮 输入类别编码和类别名称 点击 保存 保存此次增加的地区分类 要想增加下级地区分类 需选择上级地区分类后在点击 增加 按钮 根据编码原则输入分类编码 例如上级编码为 01 编码规则为 则新增的下级编码为 01001 提示新增的地区分类的分类编码必须与 编码原则 中设定的编码级次结构相符 例如 编码级次结构为 XXXXX 那么 001 是一个错误的地区分类编码 地区分类必须逐级增加 除了一级地区分类之外 新增的地区分类的分类编码必须有上级分类编码 例如 编码级次结构为 XXXXX 那么 01001 这个编码只有在编码 01 已存在的前提下才是正确的 有下级分类码的地区分类前会出现带框的 符号 双击该分类码时 会出现或取消下级分类码 修改 修改地区分类选择要修改的地区分类 单击 修改 注意这时只能修改类别名称 类别编码不可修改 删除 删除地区分类将光标移到要删除的地区分类上 单击 删除 按钮 即可删除当前分类 已经使用的地区分类不能删除 非末级地区分类不能删除 栏目说明 类别编码 地区分类编码必须唯一 不允许重复 并要注意分类编码字母的大小写 类别名称 可以是汉字或英文字母 必须唯一不能重复 必须填写 提示 在编码和名称中禁止使用 和空格 例如1 01是错误的名称 地区分类设置页面 目录上一页下一页 菜单路径 设置 基础档案 往来单位 地区分类 相关链接 客户分类供应商分类 往来单位 客户分类 根据需要对客户进行分类管理 建立客户分类体系 可将客户按行业 地区等进行划分 设置客户分类后 根据不同的分类建立客户档案 功能按钮操作说明 增加 增加客户分类选择要增加客户分类的上级分类 单击 增加 按钮 在编辑区输入分类编码和名称等分类信息 点击 保存 按钮 保存此次增加的客户分类提示有下级分类码的客户分类前会出现带框的 符号 双击该分类码时 会出现或取消下级分类码 新增的客户分类的分类编码必须与 编码原则 中设定的编码级次结构相符 最多分3级 共9位数 例如 编码级次结构为 XXXXXXXXX 那么 001 是一个错误的客户分类编码 应为 01 客户分类必须逐级增加 除了一级客户分类之外 新增的客户分类的分类编码必须有上级分类编码 例如 编码级次结构为 XXXXXXXXX 那么 01001 这个编码只有在编码 01 已存在的前提下才是正确的 修改 修改客户分类选择要修改的客户分类 单击 修改 按钮 注意 这时只能修改类别名称 类别编码不可修改 删除 删除客户分类选择要删除的客户分类 单击 删除 即可 注意 已被其他基础档案调用的不可删除 栏目说明 类别编码 客户的类别编码是系统识别不同客户的唯一标志 所以编码必须唯一 不能重复或修改 类别名称 客户的类别名称是对客户的信息描述 可以是汉字或英文字母 不能为空 客户档案设置页面 目录上一页下一页 菜单路径 设置 基础档案 往来单位 客户分类 相关链接 地区分类供应商分类 往来单位 供应商分类 根据需要对供应商进行分类管理 建立供应商分类体系 按行业 地区等进行划分 设置供应商分类后 根据不同的分类建立供应商档案 功能按钮操作说明 增加 增加供商分类选择要增加供应商分类的上级分类 单击 增加 按钮 在编辑区输入分类编码和名称等分类信息 点击 保存 按钮 保存此次增加的供并没有商分类提示有下级分类码的供应商分类前会出现带框的 符号 双击该分类码时 会出现或取消下级分类码 新增的供应商分类的分类编码必须与 编码原则 中设定的编码级次结构相符 最多分3级 共9位数 例如 编码级次结构为 XXXXXXXXX 那么 001 是一个错误的供应商分类编码 应为 01 分类必须逐级增加 除了一级供应商分类之外 新增的供应商分类的分类编码必须有上级分类编码 例如 编码级次结构为 XXXXXXXXX 那么 01001 这个编码只有在编码 01 已存在的前提下才是正确的 修改 修改供应商分类选择要修改的供应商分类 单击 修改 按钮 注意这时只能修改类别名称 类别编码不可修改 删除 删除供应商分类选择要删除的供应商分类 单击 删除 即可 注意 已被其他基础档案引用的不可删除 供应商分类设置页面 目录上一页下一页 菜单路径 设置 基础档案 往来单位 地区分类 栏目说明 类别编码 类别编码是系统识别不同供应商的唯一标志 所以必须唯一 不能重复或修改 类别名称 供应商的类别名称是对供应商的信息描述 可以是汉字或英文字母 不能为空 相关链接 地区分类客户分类 本页签中带 的项目为必填项 客户编码 必须唯一 可以用数字或字符表示 最多可输入20位数字或字符 客户名称 可以是汉字或英文字母 客户名称最多可写49个汉字或98个字符 用于销售发票的打印 即打印出来的销售发票的销售客户为销售客户的客户名称 客户简称 可以是汉字或英文字母 客户名称最多可写30个汉字或60个字符 客户简称用于业务单据和账表的屏幕显示 对应供应商编码 简称 在客户档案中输入对应供应商名称时不允许记录重复 即不允许有多个客户对应一个供应商的情况出现 例如当在康佳客户中输入了对应供应商编码为精英 则在保存该康佳信息时同时需要将精英档案中的对应客户编码记录保存为康佳 所属分类 点击选择客户所属分类 或者直接输入分类编码 所属地区码 可输入客户所属地区的代码 输入系统中已存在代码时 自动转换成地区名称 显示在该栏目的右编辑框内 在输入所属地区码时用鼠标按显示所有地区供选择 双击选定行即可 客户总公司 指当前客户所隶属的最高一级的公司 该公司必须是已经通过 客户档案设置 功能设定的另一个客户 在销售开票结算处理时 具有同一个客户总公司的不同客户的发货业务 可以汇总在一张发票中统一开票结算 所属行业 输入客户所归属的行业 可输入汉字 开票单位 选择总公司名称或本身的名称录入 必须参照选择输入 税号 用于销售发票的税号栏内容的屏幕显示和打印输出 法人 输入客户的企业法人代表的姓名 开户银行 客户的开户银行的名称 银行账号 客户在其开户银行中的账号 可输入50位数字或字符 目录上一页下一页 客户档案设置 基本项 菜单路径 设置 基础档案 往来单位 客户档案 客户档案设置基本项页签 提示已停用的客户 即客户档案的停用日期小于当前单据日期的客户 输入单据时不能再参照 否则系统提示 此客户已停用 请选择其他客户 在进行单据或账表查询时 已停用的客户仍可继续查询 供应商档案设置和客户档案设置方法相同 相关链接 联系项信用项其他项 目录上一页下一页 客户档案设置 联系项 客户档案设置联系项页签 分管部门 客户归属分管的销售部门 专营业务员 指该客户由哪个业务员负责联系业务 地址 用于销售发票的客户地址栏内容的屏幕显示和打印输出 最多可输入49个汉字和98个字符 电话 手机号码 呼机 可用于销售发票的客户电话栏内容的屏幕显示和打印输出 邮政编码 联系人 关于客户的辅助信息 可以不填 发货地址 可用于销售发货单中发货地址栏的缺省取值 它可以与客户地址相同 也可以不同 在很多情况下 发货地址是客户主要仓库的地址 发运方式 可用于销售发货单中发运方式栏的缺省取值 输入系统中已存在代码时 自动转换成发运方式名称 也可以用参照输入法 即在输入发运方式码时点显示所有发运方式供选择 发货仓库 可用于销售单据中仓库的缺省取值 输入系统中已存在代码时 自动转换成仓库名称 也可以用参照输入法 即在输入发运方式码时点显示所有仓库供选择 相关链接 基本项信用项其他项 目录上一页下一页 客户档案设置 信用项 客户档案设置联系项页签 应收余额 应收余额指客户当前的应收账款的余额 由系统自动维护 点击客户档案主界面上的 信用 按钮 计算并显示应收款管理系统中客户当前应收款余额 价格级别 根据可选择的价格级别 选择对该客户销售产品 商品 时使用的价格级别 扣率 显示客户在一般情况下可以享受的购货折扣率 可用于销售单据中折扣的缺省取值 信用等级 依据客户在应收款项方面的表现 输入客户的信用等级 是否按总公司控制信用额度 选择此项则在信用控制时按照总公司控制的统一额度对当前客户进行信用额度控制 信用期限 可作为计算客户超期应收款项的计算依据 其度量单位为 天 是否控制信用期限 此控制项打 同时在 销售管理 销售选项 信用控制 设置中选择 按照客户控制信用期限 表示对该名客户制要实行信用期限控制 信用额度 内容必须是数字 可输入两位小数 可以为空 是否控制信用额度 此控制项打 同时在 销售管理 销售选项 信用控制 设置中选择 按照客户控制信用额度 表示对该名客户要实行信用额度控制 付款条件 可用于销售单据中付款条件的缺省取值 最后交易日期 由系统自动显示客户的最后一笔业务的交易日期 最后收款日期 由系统自动显示客户的最后一笔收款的日期 最后收款金额 由系统自动显示客户的最后一笔收款业务的收款金额 提示应收余额 最后交易日期 最后交易金额 最后收款日期 最后收款金额五个项 是点击客户档案主界面上的 信用 按钮 在 应收系统 中计算相关数据并显示的 如果没有启用应收系统 则这五个条件项不可使用 应收余额 最后交易日期 最后交易金额 最后收款日期 最后收款日期在基础档案中只可查看 不允许修改 是点击主界面上的 信用 按钮 由系统自动维护 相关链接 基本项联系项其他项 目录上一页下一页 客户档案设置 其他项 发展日期 建立供货关系时间 停用日期 因信用等原因停止业务往来的日期 备注 有关该客户的其他信息要录入说明 录入长度为120个汉字的内容 可输可不输 以下五项只能查看不能修改 建档人在增加客户记录时 系统自动将该操作员编码存入该记录中作为建档人 所属的权限组 该项目不允许编辑 只能查看 变更人修改记录时系统自动将该记录的变更人修改为当前操作员编码 该栏目不允许手工修改 变更日期修改记录时系统自动将修改时的系统日期替换原来的信息 该栏目不允许手工修改 使用频度 指客户在业务单据中被使用的次数 如果系统提供的档案内容不能满足的需要 可在自定义页签输入其他档案信息 客户档案自定义项在 自定义项 中设置 点击选择或输入自定义项值和代码 自定义项 录入或参照 可随时修改 客户档案提供16个自定义项 根据实际需要 可以在客户档案中自定义系统未提供的项目 点击参照 自定义项 设置 相关链接 基本项联系项信用项 存货分类设置 根据对存货的管理要求对存货进行分类管理 以便于对业务数据的统计和分析 存货分类分5级 编码总长不能超过11位 每级级长可自由定义 级数和位数由系统管理员设定 最多不超过8级 总数不超过30位 存货分类用于设置存货分类编码 名称及所属经济分类 功能按钮操作说明 增加 如何增加存货分类1 增加存货分类的上级分类 单击 增加 按钮 在编辑区输入分类编码和名称等分类信息 点击 保存 按钮 保存此次增加的存货分类 2 如想放弃新增存货分类 可以单击 放弃 按钮 如果想继续增加 单击 增加 按钮即可 提示 有下级分类码的存货分类前会出现带框的 符号 双击该分类码时 会出现或取消下级分类码 新增的存货分类的分类编码必须与 编码原则 中设定的编码级次结构相符 例如 编码级次结构为 XXXX 那么 001 是一个错误的存货分类编码 存货分类必须逐级增加 除了一级存货分类之外 新增的存货分类的分类编码必须有上级分类编码 例如 编码级次结构为 XXXX 那么 0101 这个编码只有在编码 01 已存在的前提下才是正确的 修改 如何修改存货分类将光标移到要修改的存货分类上 单击 修改 按钮 即可进入存货分类修改界面 可以在此对需要修改的项目进行调整 修改完毕后 单击 保存 按钮 即可保存当前存货分类的修改 如果想放弃修改 单击 放弃 按钮即可 如果要继续修改 将光标定位在下一个需要修改的存货上 重复上述步骤 删除 如何删除存货分类将光标移到要删除的存货分类上 单击 删除 按钮 即可删除当前分类 提示已经使用的存货分类不能删除 非末级存货分类不能删除 栏目说明 分类编码 必须唯一 必须按其级次的先后次序建立 可以用数字0 9或字符A Z表示 禁止使用 等特殊字符 分类名称 可以用数字0 9或字符A Z表示 禁止使用 等特殊字符 对应条形码中的编码 需要手工输入 可以随时修改 可以为空 但编码不允许重复 对应条形码位长必须等于 条形码定义 设置 数据源类型 为存货分类时定义的长度 否则不能生成相应的存货条码 应用举例 存货分类可以分为四类 成品 半成品 原材料等 可以在此基础上继续分类 如成品继续分类 可以按成品所属客户分为康佳成品 金铭等 原材料继续分类可以按照原材料属性分为塑胶原料 油漆 组装配件等 康佳成品继续分类可以按机型分为A18 R628 C926等 存货分类页面 目录上一页下一页 菜单路径 设置 基础档案 存货 存货分类 计量单位组分无换算 浮动换算 固定换算三种类别 每个计量单位组中有一个主计量单位 多个辅助计量单位 可以设置主辅计量单位之间的换算率 还可以设置采购 销售 库存和成本系统所默认的计量单位 先增加计量单位组 再增加组下的具体计量单位内容 无换算计量单位组 在该组下的所有计量单位都以单独形式存在 各计量单位之间不需要输入换算率 系统默认为主计量单位 浮动换算计量单位组 设置为浮动换算率时 可以选择的计量单位组中只能包含两个计量单位 此时需要将该计量单位组中的主计量单位 辅计量单位显示在存货卡片界面上 固定换算计量单位组 设置为固定换算率时 可以选择的计量单位组中才可以包含两个 不包括两个 以上的计量单位 且每一个辅计量单位对主计量单位的换算率不为空 此时需要将该计量单位组中的主计量单位显示在存货卡片界面上 操作步骤 1 在计量单位主界面 点击 分组 按钮 显示计量单位分组新增界面 2 点击该界面上 增加 按钮 输入唯一的计量单位组编码 输入组名称 带 为必输项 3 根据三种计量单位组的特点进行选择计量单位单位组类别 4 按 保存 保存添加的内容 操作说明 计量单位组修改规则选择要修改的计量单位组 点击 修改 可对计量单位组的名称和类别进行修改 1 当计量单位组还没有被存货档案引用时 计量单位组类型可做如下修改 浮动汇算率组的可以修改成固定换算率组 当固定换算率组中只有一个或没有辅计量单位时可以修改成浮动换算率组 当无换算率组中只有两个以下 包含两个 计量单位时 可以修改为浮动换算率或固定换算率 若有两个以上的计量单位时则只允许修改为固定换算率组 2 当存货中引用了该计量单位组后 不允许修改该计量单位组类型 且 当该组为无换算率计量单位组时 在存货中已经被选择为主计量单位的不允许删除 当该组为浮动换算率计量单位组时 该组中的主 辅计量单位均不允许删除 且不允许修改其主 辅属性 换算率可以随时修改 当该组为固定换算率计量单位组时 已经在存货中引用的主 辅计量单位均不允许删除 且不允许修改其主 辅属性 可以修改辅计量单位的使用顺序 此时还允许修改换算率 即只有存货中引用该辅计量单位时 但是若在单据中使用了某一计量单位后 该计量单位的换算率就不允许再修改 栏目说明 计量单位组类别 单选 选择内容为无换算 固定换算 浮动换算 无换算计量单位组 该组下的计量单位都以单独形式存在 即相互之间不需要输入换算率 而且全部缺省为主计量单位 固定换算的计量单位组 包括多个计量单位 一个主计量单位 多个辅计量单位 浮动换算的计量单位组 只能包括两个计量单位 一个主计量单位 一个辅计量单位 存货档案中每一存货只能选择一个计量单位组 计量单位组保存后不可修改 计量单位组编码和名称 录入 保证唯一性 计量单位组设置 目录上一页下一页 相关链接 计量单位设置参照图示 主计量单位组设置示图 目录上一页下一页 菜单路径 设置 基础档案 存货 计量单位 相关链接 计量单位组设置计量单位设置 必须先增加计量单位组 然后再在该组下增加具体的计量单位内容 栏目说明 计量单位编码 录入 必填 保证唯一性 计量单位名称 录入 必填 计量单位组 根据建立计量单位时所在的计量单位组带入 不可修改 对应条形码 录入 可为空 可随时修改 保证唯一性 对应条形码位长必须等于条形码规则定义设置 数据源类型 为存货单位时定义的长度 否则不能生成相应的存货条码 换算率 录入辅计量单位和主计量单位之间的换算比 如1公斤是1000克 则1000就是辅计量单位克和主计量单位公斤之间的换算比 主计量单位的换算率自动置为1 无换算计量单位组中不可输入换算率 固定换算的计量单位组 辅单位的换算率必须录入 浮动换算的计量单位组 可以录入 可以为空 数量 按主计量单位计量 件数 按辅计量单位计量 换算率 主计量单位标志 打勾选择 不可修改 无换算计量单位组下的计量单位全部缺省为主计量单位 不可修改 固定 浮动计量单位组 对应每一个计量单位组必须且只能设置一个主计量单位 默认值为该组下增加的第一个计量单位 每个辅计量单位都是和主计量单位进行换算 操作说明 增加计量单位1 将光标移至要增加的计量单位组 按 单位 弹出计量单位设置窗口 2 按 增加 录入主计量 辅计量单位 3 按 保存 保存添加的内容 修改计量单位 已经有数据的存货不允许修改其计量单位组 已经使用过的计量单位组不能修改其已经存在的计量单位信息 计量单位设置页签 计量单位设置 目录上一页下一页 菜单路径 设置 基础档案 存货 计量单位 相关链接 计量单位组设置 存货档案基础设置页面及页签 基本项设置 成本项设置 控制项设置 其他项设置 自定义项设置 存货主要用于设置在生产经营中使用到的各种存货信息 以便于对这些存货进行资料管理 实物管理和业务数据的统计 分析 随同发货单或发票一起开具的应税劳务等也应设置在存货档案中 具体操作方法请点击以下相应的按钮 存货档案基础设置 目录上一页下一页 菜单路径 设置 基础档案 存货 存货档案 存货基础档案设置 基本项 本页中带 的项目为必填项 存货编码 存货编码必须唯一且必须输入 可输入最多20位数字或字符 我们公司设定为11位 可以用数字0 9或字符A Z表示 但 等符号禁止使用 存货代码 存货代码可以用0 9或字符A Z表示 但 等符号禁止使用 存货名称 存货名称必须输入 可以用0 9或字符A Z表示 最多可写30个汉字或60个字符 但 等符号禁止使用 规格型号 输入产品的规格编号 最多可写60个数字或字符 计量单位组 最多可输入20位数字或字符 主计量单位 根据已选的计量单位组 显示或选择不同的计量单位 计量单位组类别 根据已选的计量单位组带入 库存 成本 销售 采购 系统默认单位 对应每个计量单位组均可以设置一个且最多设置一个库存 成本 销售 采购 系统缺省使用的辅计量单位 存货分类 系统根据增加存货前所选择的存货分类自动填写 可以修改 税率 录入 此税率为销售单据上该存货默认的销项税税率 默认为17 可修改 可以输入小数位 允许输入的小数位长根据数据精度对税率小数位数的要求进行限制 存货属性 系统为存货设置了六种属性 销售 具有该属性的存货可用于销售 发货单 发票 销售出库单等与销售有关的单据参照存货时 参照的都是具有销售属性的存货 开在发货单或发票上的应税劳务 也应设置为销售属性 否则开发货单或发票时无法参照 外购 具有该属性的存货可用于采购 到货单 采购发票 采购入库单等与采购有关的单据参照存货时 参照的都是具有外购属性的存货 开在采购专用发票 普通发票 运费发票等票据上的采购费用 也应设置为外购属性 否则开具采购发票时无法参照 生产耗用 具有该属性的存货可用于生产耗用 如生产产品耗用的原材料 辅助材料等 具有该属性的存货可用于材料的领用 材料出库单参照存货时 参照的都是具有生产耗用属性的存货 自制 具有该属性的存货可由企业生产自制 如工业企业生产的产成品 半成品等存货 具有该属性的存货可用于产成品或半成品的入库 产成品入库单参照存货时 参照的都是具有自制属性的存货 在制 生产一制品 劳务费用 指开具在采购发票上的运费费用 包装费等采购费用或开具在销售发票或发货单上的应税劳务 提示同一存货可以设置多个属性 目录上一页下一页 相关链接 成本项控制项其他项自定义项查看图示 存货基础档案设置 成本项 计价方式 每种存货只能选择一种计价方式 最多可输入20位数字或字符 行业类型为工业时 提供如下选项 计划价 全月平均 移动平均 先进先出 后进先出 个别计价 行业类型为商业时 提供如下选项 售价 全月平均 移动平均 先进先出 后进先出 个别计价 注意在存货核算系统选择存货核算时必须对每一个存货记录设置一个计价方式 缺省选择全月平均 若前面已经有新增记录 则计价方式与前面新增记录相同 当存货核算系统中已经使用该核算方式以后就不能修改该计价方式 计划单价 售价 工业企业使用计划价核算存货 商业企业使用售价核算存货 通过按照仓库 部门 存货设置计划价 售价核算 参考成本 该成本指非计划价或售价核算的存货填制出入库成本时的参考成本 采购商品或材料暂估时 参考成本可作为暂估成本 存货负出库时 参考成本可作为出库成本 最新成本 指存货的最新入库成本 可修改 注意产品材料成本 采购资金预算是以存货档案中的计划售价 参考成本和最新成本为依据 所以如果要使用这两项功能 在存货档案中必须输入计划售价 参考成本和最新成本 可随时修改 如果使用了采购管理产品 那么在做采购结算时提取结算单价作为存货的最新成本 自动更新存货档案中的最新成本 费用率 录入 可为空 可以修改 小数位数是最大可为6的正数 用于存货核算系统 计提存货跌价准备 参考售价 指销售存货时参考的销售单价 最低售价 指存货销售时的最低销售单价 如果在销售系统中选择要进行最低售价控制 则存货销售时 如果销售单价低于此最低售价 系统则要求输入口令 如果口令输入正确 方可低于最低售价销售 否则不能低于最低售价销售 最高进价 指进货时参考的最高进价 为采购进行进价控制 如果在采购管理系统中选择要进行最高进价控制 则在填制采购单据时 如果最高进价高于此价 系统会要求输入口令 如果口令输入正确 方可高于最高进价采购 否则不行 主要供货单位 指存货的主要供货单位 如商业企业商品的主要进货单位或工业企业材料的主要供应商等 默认仓库 存货默认的存放地点 仓库 销售加成率 录入百分比 销售管理 设置取价方式为最新成本加成 则销售报价 存货最新成本 1 销售加成率 报价根据 报价是否含税 带入到无税单价或含税单价 目录上一页下一页 相关链接 基本项控制项其他项自定义项查看图示 存货基础档案设置 控制项 ABC分类 在存货核算系统中可自定义ABC分类的方法 并且系统根据设置的ABC分类方法自动计算A B C三类都有哪些存货 安全库存 在库存中保存的货物项目数量 为了预防需求或供应方面不可预料的波动 积压标准 输入存货的周转率 呆滞积压存货分析根据积压标准进行统计 即周转率小于积压标准的存货进行统计分析 最高库存 存货在仓库中所能储存的最大数量 最高库存不能小于最低库存 如果某存货的结存量高于最高库存 系统将予以报警 注意 库存管理 系统需要设置此选项 才能报警 最低库存 存货在仓库中应保存的最小数量 低于此数量就有可能形成短缺 影响正常生产 替换件 指可作为某存货的替换品的存货 来源于存货档案 货位 主要用于库存管理系统中对仓库实际存放空间的描述 指存货的默认存放货位 在库存系统填制单据时 系统会自动将此货位作为存货的默认货位 但可修改 在企业中仓库的存放货位一般用数字描述 例如 A 2 12表示第A排货架第2层第12号货架 入库 出库超额上限 手工输入的数据 在出入库时根据录入的数据计算控制 合理损耗率 可以手工输入小数位数最大可为6位的正数 可以为空 可以随时修改 上次盘点日期 新增记录可以手工输入上次盘点日期 以后就由系统自动维护 每次在该存货盘点时自动回填盘点日期 不允许修改 当设置盘点周期为天时必须输入该项内容 如果不填系统默认为当前注册日期 盘点周期 根据选择的盘点周期来确定实际输入的内容 当设置周期盘点时必须输入该项内容 可以输入大于0的整数 缺省为1 盘点周期单位 可选择的内容有 天 周 月 必须选择其中一种 盘点日设置 当没有设置周期盘点或设置盘点周期为天时 无须输入该项内容 当设置盘点周期为周时 该项内容可以设置星期一到星期日七项内容 必须选择其中一项 注意1表示周日 2表示周一 3表示周二 依次类推7表示周六 当设置盘点周期为月时 该项内容可以设置1到31日作为选择项 每次只能且必须选择其中一项 是否保质期管理 指存货是否要进行保质期管理 如果某存货是保质期管理 可用鼠标点击选择框选择 是 且录入入库单据时 系统将要求输入该批存货的失效日期 保质期 只能手工输入大于0的4位整数 保质期期的单位为天 可以为空 可以随时修改 保质期预警天数 只能手工输入大于等于0的4位整数 系统缺省为0 可以随时修改 提示 在GSP产品启用时系统会自动将 是否保质期管理 保质期 保质期预警天数 显示为 是否有效期管理 有效期 近效期 是否条形码管理 可以随时修改该选项 对应条形码 最多可输入30位数字或字符 可以随时修改 可以为空 但不允许有重复的条形码存在 是否单独存放 用于设置该存货是否需要单独存放 可以随时修改 是否批次管理 指存货是否需要批次管理 如果存货是批次管理 录入出 入库单据时 系统将要求输入出 入库批号 是否出库跟踪入库 可以修改 但是若需要将该选项从不选择状态改成选择状态 则需要检查该存货有无期初数据或者出入库数据 有数据的情况下不允许修改 是否呆滞积压 用于设置该存货是否为呆滞积压存货 目录上一页下一页 相关链接 基本项成本项其他项自定义项查看图示 存货基础档案设置 其他项 目录上一页下一页 单位重量指单个存货的重量 单位重量不能小于零 单位体积指单个存货的体积 单位体积不能小于零 启用日期系统将增加存货的日期作为该存货的启用日期 系统根据增加存货的当日日期自动填写 不能修改 提示该日期将作为两台机器之间传递单据时 存货档案是否要一同传递的判断标准 如果存货的启用日期在传递的单据日期范围内 表示该存货是填制传递单据时新增的存货 则该存货将随同单据一同传递 停用日期如果填写了存货的停用日期 表示该存货已停止使用 停用的存货填制单据时将不能再使用 但可进行查询 所属权限组最多可输入4位数字或字符 该项目不允许编辑 只能查看 该项目在数据分配权限中进行定义 建档人最多可输入20个数字或字符 在增加存货记录时 系统自动将该操作员编码存入该记录中作为建档人 以后不管是谁修改这条记录均不能修改这一栏目 且系统也不能自动进行修改 变更人最多可输入20个字符或数字 新增存货记录时变更人栏目存放的操作员与建档人内容相同 以后修改该条记录时系统自动将该记录的变更人修改为当前操作员编码 该栏目不允许手工修改 变更日期新增存货记录时变更日期存放当时的系统日期 以后修改该记录时系统自动将修改时的系统日期替换原来的信息 该栏目不允许手工修改 质量要求注明采购或销售的存货要达到的质量标准 对单一栏目排序在存货档案中用鼠标右键点击将要排序的一个栏目 选择排序的方式 升序或降序 选择后系统则自动进行排序 如何进行组合排序要想进行组合排序 可以在参照栏目设置中进行 操作方法 点击 栏目 按钮 进入 参照栏目设置 界面 一次可选择多个栏目进行排序 例如在存货档案中 如果想按 存货名称 存货编码 规格 排序 可先设置存货名称 存货编码和规格的显示顺序 然后选择各栏目的排序方式 确定后 系统则按以上设置进行多栏排序显示 相关链接 基本项成本项控制项自定义项查看图示 存货基础档案设置 自定义 自由项 存货档案自定义项 自由项在 基础设置 中的 自定义项 中设置 只有定义了自定义项和自由项才能显示此页签 存货档案自定义项 指单据 客户 供应商或存货的一个附加属性 一张单据或一个客户 供应商 存货的一个自定义项只能有一个值 如一张发票只能有一个合同号 自定义项名称 必须输入 且不能与别的自定义项 自由项名称重复 存货档案自由项 是指存货目录中 同一编号的存货有不同的属性在固定属性中不能描述 在实际应用中要灵活输入的项 一个存货可以有多个自由项 系统提供10个自由项 自由项中条形码的编码 该编码输入的位长最长不能超过30个字符 提示录入出入库单时 按自由项管理的存货 系统将要求选择该存货的自由项 对于同一存货一个自定义项只能设置一个值 但一个自由项可以设置多个值 同一存货一个自由项由于可以对应多个值 因此在录入出入库单时 还应选择该存货本次出入库的对应自由项的值 同一存货一个自定义项只能对应一个值 存货决定了 自定义项也就决定了 因此录入单据时 不需要再选择自定义项 在库存管理系统中 可按自由项设置账簿并进行统计分析 而自定义项则只能作为存货的一个备注性质的说明 用于具体描述存货的属性 存货档案中自定义 自由项设置页签 目录上一页下一页 相关链接 基本项成本项控制项其他项查看图示 目录上一页下一页 存货档案设置页签图示 存货档案基本项页签 存货档案控制项页签 存货档案其他