如何写好商务邮件.pptx

怎样写好商务邮件 发送专业的 有用的邮件 Content 01 02 03 04 商务邮件的格式 写邮件的基本步骤 几点原则 目录 邮件的跟进 2 一 商务邮件的格式 收件人 正文内容 01 主题 附件 02 04 05 称呼 问候语 签名 落款 03 06 邮件的格式 03 06为邮件主体 4 二 写邮件的基本步骤 仔细阅读对方邮件 整理思路 列出提纲 1 写邮件 标题简洁 内容有条理 2 检查邮件 拼写 数字是否正确 表达的意思是否清楚完整 对邮件进行瘦身 附件是否缺失或正确 收件人 抄送人是否正确等 3 基本步骤 发送邮件 是否成功发送 4 6 三 几点原则 准确性 7 内容的准确性 1 是否是客户需要的产品2 报价的附加条件是否考虑在内3 价格计算及单位等是否准确拼写和语法主题 附件收件人 抄送人 简洁明了 8 简洁醒目的标题使用简单 熟悉 常用的单词尽量使用短句 少用复合句删掉与主题无关的内容 客套话能省则省 简洁明了 反例 9 DearXXX ThisisXXXfromChanghong Verygladtowritetoyouhere It smypleasuretobeonserviceofyouifpossible Firstly letmeintroducemycompanyinshort We re 长篇大论的公司介绍 写了整整两大段 Ourproductsareverypopularinbothglobalmarketanddomesticmarket Welcometovisitourcompanyifyouhavetime We llarrangethecartopickyouupfromtheairport It sconvenienttoourcompany just50kilometers Ourgoalis 公司的宗旨 什么质量第一 服务优良之类的 总之都是些废话 Enclosedourpricequotationsheetforyourreference Pleasecheckandfindifsomeitemsmeetyourinterest Ifso I llbehappytosendyousamplesforevaluation Wesincerelyhopetoestablishbusinessrelationshipwithyouresteemedcompany AndIalsohopetobeyourfriendinprivate Ifanyquestions pleasecontactmefreely Thankyou Lookingforwardtoyourearlyreply Yourssincerely XXXXXXXXX 条理清晰 10 分段 每件事情分一段回复客户问题时 用不同颜色或不同字体进行区分 条理清晰 正例 11 DearIris RegardingtheattachedProcessingMenu wehave3questionsasbelow Pleasereplytoit BlackExtension1 ThoughwechangeBlack ExtensionfromOFFtoHIGH wecan tfindthedifference Isthisfunctionoperatingcorrectly 2 IsBlack ExtensionDynamicfunctionorStaticfunction DCI3 ThoughDCIandDCRcontrolBacklight wedon twanttocontrolBacklight PleasetellusthedynamicfunctionwithoutcontrollingBacklight BestRegards HONDA 1 避免使用命令式 直接否定式句式 Youmust You Wecan t 2 尊重客户 态度委婉 语气和谐 Couldyoupls Iwouldappreciateitifyoucould Yourpromptreplywillbehighlyappreciated MayIknow I mjustwritingtoremindyouthat Justaremindertoyouthat Justanotetoconfirmyouwillbe IfIdon thearfromyoubyJuly10th Iwillassumethatyou Iamafraid I msorry Iapologize Thankyoufor 语气和谐 量化 13 尽量量化 少用模棱两可的形容词 assoonaspossibleheavybighigh within2hours tomorrowmornin