EXCEL的操作说明.doc

EXCEL的操作第一讲 知识点1、负数：符号+数字、（数字）2、分数：0+空格+分子/分母3、年份：2011-02-03或者2011/02/034、当前日期：ctrl+分号5、当前时间：ctrl+shift+分号6、设置序列：“工具”下的“选项”，选“自定义序列”，然后就可以在右边的空白处自行设置新的序列。设置时，输入一项之后，就要敲回车键，接着输入下一个，然后再回车。7、输入一大串数字时，如身份证号码时，先输入一个英文状态下的“”，然后再输入数字，最后敲回车即可。8、填充：选定一块区域，在第一单元格内输入内容，然后按ctrl+回车键，整个区域就均被刚才第一个单元格中输入的内容所填充。第二讲 数据的有效性1、 作用：限定单元格中数据的取值范围，超出范围就自动给出提示。2、 选定单元格数据的有效性（1） “设置”选项卡：设置有效范围 （A序列 ；B整数）（2） “输入信息”选项卡：在输入前给输入者以提示，告诉输入者输入的大致内容，如标题为“性别”，输入信息为男或女。（3） “出错警告”选项卡：输入无效数据后显示错误信息（4） 删除数据有效性：选定单元格“数据”“有效性”单击左下角的“全部删除”第三讲 表格编辑一、 自动套用格式（1） 作用：将计算机中已有的格式应用到当前表格（2） 方法：选定当前的表格格式自动套用格式选择要应用的表格样式单击“选项”选择应用的范围（包括数字、边框、行列宽等）确定。二、 美化表格选定单元格/格式/单元格/选择不同的选项卡（1）“数字”选项卡：设置数字，例如常规、数字、货币、会计专用、日期、百分比、文本等。（2）“对齐”选项卡：设置水平对齐、垂直对齐、方向、竖排文字、合并单元格、自动换行（把单元格内所有内容显示出来）等。（3）“字体”选项卡：设置字体、字号、颜色、特殊效果等。（4）“边框”选项卡：选择线条颜色、线型等。（5）“图案”选项卡：选择颜色、图案等。三、行、列的调整1、插入行、列选中要插入的行（列）数“插入”/行（列）确定注意：插入的新行在选中的行的上边，插入的新列在选中的列的左边。2、删除行、列选中要删除的行或列“编辑”“删除”3、设置行高、列宽方法一：选定行或列，格式，行或列，设置数值方法二：光标置于行号或列号分界处，拖动即可3、 最合适的行高、列宽方法一：选定行（列）格式 行（列）最合适的行高（列宽）。方法二：光标置于行号（列号）分界处4、 隐藏行、列（1） 选择要隐藏的行（列） 格式 行（列） 隐藏（2） 工具/保护/保护工作表/设置密码/确定四、条件格式1、作用：设立不同的条件范围，符合条件的数据以不同格式进行显示2、方法：选定单元格格式条件格式选择条件输入范围单击格式进行格式设置确定单击“添加”重复前面相同的操作/确定注：最多只能设置三种条件格式，将数据以四种格式显示。 第四讲 公式一、 公式1、 公式的定义：以等号开头，由数据、运算符号构成的用于计算结果的等式。2、 输入：选定一个单元格作为结果单元格，以等式开头，依次输入数据、运算符，敲回车键即可。注意：（1）输入公式时，一般在英文状态下输入 （2）数据可以是具体数值，也可以是单元格地址 （3）结果单元格：用于存放公示显示结果的单元格 （4）引用单元格：公式中出现的被引用的单元格二、运算符号（1）算术运算符：%，+，*，/，（2）比较运算符：=，=，=60”)2、sumif (条件求和)使用格式为：=sumif(条件区域，“条件”，“运算范围”)如=sumif(性别，“男”，“语文科目”)四、 日期函数1、 today ：显示当前日期2、 datedif：计算指定起始日和结束日之间的天数间隔使用格式：=datedif（起始日期，结束日期，“指定日期的计算方式）（1） y: 计算日期内的整年数（2） m：计算日期内的整月数（3） d：计算日期内的整天数五、 排名次函数1、 rank：返回一个数值在一组数值中的排位2、 使用格式：=rank(单元格地址，数据范围，升序/降序)其中，0表示按降序排列，1表示按升序排列，降序排列时0可以省略。六、 条件函数1、 if：根据条件判断，显示不同结果2、 使用格式：=if（条件表达式，条件成立，条件不成立）3、 例题：（1） 总分大于300时显示合格，总分小于或等于300时显示差。格式为：=if（引用的总分单元格地址300,”优秀”，”差”）（2） 总分大于350，显示优，总分小于300，显示差，其他显示良。 格式为：=if（引用的总分单元格地址350,”优秀”，if（引用的总分单元格地址86男三、排序1、作用：使记录按照某种条件进行排列显示2、分类：单行排列、多行排列3、单行排列：使用工具栏上的“升序“或”降序“4、多行排列：数据/排列/选择关键字（最多使用三个关键字作为依据）第七讲 数据处理（二）一、 合并运算1、 作用：将其他数据合并到当前工作表中2、 合并引用设置：源数据具有相同的排列顺序和位置时，才可使用合并运算（1） 选择结果单元格的位置（2） 单击合并计算目标区域左上角的单元格（3） 数据/合并计算函数选合并计算方式引用位置分别选定合并数据（不含标题即表名称）/添加3、 建立至数据库的链接如果源数据被修改时，自动更新合并计算，就选取，否则就不选取。注意：若源数据不按顺序排列，但使用相同的标志，则选中：“标题位置“中的”首行“和”最左列“。二、分类汇总1、作用：按某个字段对所有记录进行分类，相同记录的某些字段进行汇总的计算2、使用（1）分类：选中一列（分类字段）升序或降序排列（2）汇总：单击任一单元格/数据/分类汇总/选择分类字段 选择汇总方式/选择汇总项/确定3、删除：单击任一单元格/数据/分类汇总/全部取消三、数据透视表1、定义：能够将数据库以多层表格的形式进行表达，便于从各个方面多角度对数据进行观察2、组成：页字段、行字段、列字段、数据字段、数据项3、创建（1）选定“数据库”/”数据”/”数据透视表和数据透视图”（不包括标题栏）(2)将”所需创建的报表类型”修改写“数据透视图（数据透视表）”/单击“下一步”（3）选择源数据的区域/完成（4）根据需要设置：页字段、行字段、列字段、数据字段（使用“数据透视表字段列表工具栏”，方法是用鼠标拖动到Excel图中XYZ轴。）4、 使用数据透视表（1） 筛选：分别根据页字段、行字段、列字段（2） 排列：右单击“排列字段”，选择“字段设置”，单击“高级”，设置自动排序选项（递增或递减），确定。（3） 刷新：数据透视表的数据来源于数据表格，不能直接修改。当源数据被修改后，数据透视表光标定位在要刷新的数据透视表内 数据/更新数据或右单击任一单元格/更新数据或工具栏中“！”5、 删除数据透视选定整个数据透视表/编辑/清除/全部四、图表1、创建图表插入/图表/选择图表类型/选择数据区域和系列产生的位置 选择图表选项/ 选择图表位置/确定2、修改图表（1）更改图表类型选定图表/ 图表/ 图表类型/ 选择/ 新类型/ 确定（2）更改系列位置选定图表/ 单击图表工具栏上的“按行”或“按列”按钮选定图表/图表/数据源/ 选择（3）更改图表选项选定图表/ 图表/图表选项/重新设置选项/ 确定（4）更改图表位置选取图表/ 拖动或选定/ 图表/ 位置3、添加、删除数列（1）添加：选定要添加的单