山东财务客户经理培训--财务经理在仓库管理中的控制点.pptVIP

财务经理培训资料 财务经理在仓库管理中的控制点 财务经理培训资料 培训大纲出入库流程检查与控制单据检查盘点组织执行 库存报表编制提交对帐管理 库存差异调整存卡管理 现场检查 5S管理系统收入 成本数据真实保证 一 出入库流程检查与控制 财务经理培训资料 核算岗位职责 1 负责所辖范围产品出入库指令的系统处理及非仓库管理人员保管的单据的整理 装订 业务报表的编制及归档 并对其负直接责任2 负责提供的客户库存对帐表应以系统数据作为编制基础并与库存盘存表进行核对后形成 提交客户确认前应得到网点财务负责人的审核签字 必要时提交网点负责人会签 3 负责接客户订单的接收 保管 内部转化以及传递 对客户订单的完好性负直接责任 4 负责保证系统录入的准确性和急时性 经常以安得系统数据为准 做好周盘 月盘工作 5 确保系统数据与单据匹配及准确 通过周抽盘及月大盘检查实际库存数 使其与系统帐一致 并编制 保存相关报表 单据 财务经理培训资料 入库流程图入库注意的事项 财务经理培训资料 1 入库流程图 财务经理培训资料 点仓储管理 核算员培训资料 点单证管理入库 选入库指令 核算员培训资料 选新建 1 输入客户代码 2 输入客户订单号 3 输入产品编码 6 检查产品是否要质检 4 填入计划入库数量 5 填入入库日期和货物状态 批次 7 保存明细 8 按保存 确认 财务经理培训资料 1 点分库 2 点收货 财务经理培训资料 1 点查询 2 点勾 3 点分库 财务经理培训资料 1 填入仓库按F2 2 按保存 财务经理培训资料 入库操作里的收货 按查询 2 双击 财务经理培训资料 1 输入装卸组 2 输入仓管员 3 点修改 4 双击 财务经理培训资料 1 输入现收数量 2 点保存明细 3 双击 财务经理培训资料 1 如果实收数量比计划数量少 按实收数量填入 2 点保存 财务经理培训资料 入库遇到指令比实际入库数多 我们要做以下操作 财务经理培训资料 1 点入库计划单 2 点查询 3 点入库计划单号 财务经理培训资料 点关闭 财务经理培训资料 2 入库时必须注意的事项 1 货物入库后 按实物在安得入库单和供应商送货单上签收实数 并填上货物堆放的库位 签上收货仓管员及搬运工名字 客户送货单与安得入库通知单附在一起交核算员处进行整理复核 如无误可直接确认系统 2 如遇送货单上的型号跟实物不相同时 就必须按实际型号 数量签收 核算员必须按正确型号的重新录入并打印 3 如收货后实收数量跟客户送货单不一致时 可以在系统确认时按实际数量 库位来确认 4 如仓管员收货后才发现送货单与实物型号不一致时 但系统已确认入库时 必须做系统调帐处理 5 当日已入库的货物核算员必须当天完成系统录入与确认 不能超期完成 以免导致系统帐与实物帐不一致 6 核算员必须每天及时整理并装订当天的入库单据 清点归档保存 财务经理培训资料 3 入库通知单传递 第一联 存根联 核算跟客户送货单附在一起 第二联 财务联 第三联 客户联 两联由核算员整理好后交由送单员传递到客户处 第四联 仓库联 仓库留存 第五联 装卸联 装卸组留存 财务经理培训资料 出库流程图核算员平常要注意的事项 财务经理培训资料 1 出库流程图 财务经理培训资料 点出库指令 财务经理培训资料 新建 财务经理培训资料 1 输入客户 2 输入订单号 3 输产品货物编码 4 输入出库数 5 点保存明细 6 点保存 财务经理培训资料 1 查询出库单号 2 打勾 3 点分库 财务经理培训资料 按自动分库 财务经理培训资料 按分配 财务经理培训资料 选分配 再按查询 财务经理培训资料 双击 财务经理培训资料 1 按自动分配 打印出库单 财务经理培训资料 点发货 财务经理培训资料 1 填搬运名 2 填仓管名 3 全部出库可以按捡货出库 4 按发货确认 财务经理培训资料 如出现因某些原因不能装完货的话 可以按以下操作 在确认发货后 到出库指令查询此单 财务经理培训资料 1 输入客户订单号 2 按查询 3 点出库指令号 财务经理培训资料 点部分冲销出库 财务经理培训资料 2 出库通知单传递安得出库通知单传递要求 第一联 存根联 装完货仓管返回核算 第二联 提货联 仓库发完货后保存 第三联 装卸联 提货人签名后 核算留底 第四联 出门联 提货后司机出门用 第五联 空联 司机装完货留底 财务经理培训资料 3 安得出库单据的填写要求有效完整的出库单的填写 制单人签名 提货人签名及身份证号码 司机签名及身份证号码 装卸工签名 仓管员签名 车牌号码的填写都必须清晰 缺一不可 财务经理培训资料 4 核算员装订单据的要求 单据装订顺序必须是客户提货联 安得红冲单 安得出库单第一联 第三联 处理系统清单时必须按装订好的单据顺序点 财务经理培训资料 5 开单核算员换单时必须注意以下5点 1 核算员在换单前必须对客户的提货单进行审核 重点审核的内容是 客户提货单上的发货印章 制单有效人签名 单据时效性是否有过期现象 出库凭证单据的样式是否与客户提供的样式一致 2 办理换单的手续时 提货人必须持有该运输公司受权委托证明书才可以换单 3 换了安得出库通知单后 核算员要与客户提货单上的型号 数量 运输公司 开票单位等一一进行核对 核对完毕要在安得的出库通知单制单人上签名 并盖上安得的发货专用章 4 换单过程中因系统出现故障或打印机出现问题的情况下 出库通知单上出现有二次或二次以上打印时 都必须有制单人的签名及加盖 此处更改 印章方能发货 5 办理代办送货时 核算员必须核对清楚送货单单据上所有信息要与客户财务单的相一致 是整个出库流程的最重要的环节 财务经理培训资料 6 货物产生红冲单据时注意的细节 1 产生红冲单的原因 一般是司机车辆超方装不下 或产品包装破损而仓库刚好没库存 司机拒收 或客户开了提货单后要求不发货等情况下产生红冲 第一联 核算保存 第二联 第三联客户保存 第四联 仓库保存 第五联 提货人留底 2 处理方法 超方装不下而产生红冲 必须询问提货人是否再要发货 如果不再发货 系统可以直接核销 如果要重新发货的 须及时与司机沟通 必须在三天内提完 再次提货时凭红冲单到开单处进行红冲重提 重新打印安得出库通知单 注 红冲重提单据必须齐全才允许重提 3 单据的处理 红冲后不再提货的单据必须跟原来的出库单附在一起 如要重提发货的 红冲单要做为发货的原始凭证 跟重提的出库单附在一起 提货人必须再签名确认重提 财务经理培训资料 7 在接口管理模块中出现找不到相应的单据情况下应如何处理 1 首先在导入失败中查找是否有导入失败单据没处理 2 如果是有没处理单据的话 可以根据失败的指引去关联 3 如在导入失败单据里面都没的情况下 就在已处理订单里查是否已处理过 4 或在已冲销订单里查是否已冲销过 5 如以上情况都查不到的话可能是系统的问题 就要找IT范云锋处理 财务经理培训资料 8 换单时录入指令出现库存不足或找不到相关资料应如何处理 1 首先检查自己本身录入的信息是否有误 2 选择错误客户 货物状态都会出现此种现象 3 确实没有库存的情况时 可以先跟客户要该型号的收发明细 将客户的收发明细跟安得的一一核对 查清原因 4 如发现真的是存在漏做系统的情况下 可以询问相关仓库是否有该型号的单据 系统未及时进行入库处理 5 查询仓库录入系统时是否有录错的现象 录错的原因一般是 货物编码录错 货物数量录错 货物型号录错等情况 财务经理培训资料 9 客户的出库凭证与安得出库通知单如何进行审核 A 客户的出库凭证审核 1 核算员必须凭客户提供的出库有效的样式单上的签名字样 印章 时间有效性进行审核 审核无误方可换取安得出库通知单 2 换出的出库通知后都要进行与客户的单号 型号 数量等信息核对复核 3 客户的委托运输公司提货 该运输公司的换单代表到安得换单提货必须持有运输公司的委托受权书 方可以进行换单 财务经理培训资料 B 安得出库通知单审核 1 首先知道安得出库通知单的样板单是怎样的 2 认识清楚核算有那些相关人员开单有效 并要了解核算的签名与印章等式样 3 检查单据开单日期要求发货日期是否超过3天 所有安得的出库通知单有有效日期均为3天 超过3天需要更改日期的必须要有开单核算员签名加盖 此处更改 印章方可生效 4 开票单位 收货单位 承运单位 和车牌号码需要更改的必须都要开单核算员人员签名和加盖我司的更改章方可生效 5 检查单据的 打印时间 栏是不是第一次打印 如非第一次打印了必须开单核算员人员签名和加盖我司的更改章方可生效 6 运输公司换取安得出库通知单后先到仓库进行登记 仓管员根据以上的信息进行审核后 审核无误后进行登记排队装货 财务经理培训资料 10 运输公司从安得换出的出库通知单出现丢单现象 向核算员补办出库通知单 核算员如何处理 1 核算员首先要求运输公司出示遗失书面证明 证明内容要求遗失的原因造成二次发货责任归属运输公司的责任 不属安得责任 并注明清楚遗失指令单号及运输公司的有效印章及负责人签名 2 核算员核对好丢失的指令单号 再检查指令单号的相关仓库的出库指令单是否已做出库确认 确认没出库的前提下 要求运输公司与出库指令单上的相应的仓库仓库主管核对检查 并有仓库主管签名证明 3 最后再由网点经理 财务经理 或财务主管 签名同意 核算员方可补办出库通知单 4 核算员补办出库通单后 要在单上注明清楚第一次打印的出库通知单作废 此单以二次打印为准 5 核算员要把遗失的证明与作废的单据及补办的单据附一起归档保存 财务经理培训资料 系统开单未提的清理核算员必须养成每天早上查询系统开单未提情况 如发现有存在货物已出库 系统没及时处理的 必须做系统确认出库 如指令超过三天还没有提货 必须打电话跟运输公司了解到车的情况 要求运输公司及时装货 避免影响系统库存的准确性 财务经理培训资料 二 单据检查 财务经理培训资料 定期检查核算单据装订是否合规及时系统内是否做单据装订历史单据是否留存完整存卡是否按照制度领取保管 财务经理培训资料 三 盘点组织执行 库存报表编制提交 财务经理培训资料 一 目的建立可靠的库存管理流程 监督 核查等体系 确保库存安全 准确 财务经理培训资料 二 库存管理的职责 1 确保系统数据与单据匹配及准确 2 通过周抽盘及月大盘检查实际库存数 保证实物与系统帐一致 3 编制 保存相关报表 单据 核算员培训资料 三 库存帐务的管理原则 1 安得单据唯一有效性原则安得单据是在公司内部及安得对客户的唯一有效单据 出库必须凭 安得出库通知单 任何其他单据不能代替安得单据 除非得到总部特别审批 2 统一性的原则所有出入库货物必须有帐务及相关有效单据 3 保证账实 账账 账卡一致的原则 财务经理培训资料 四 管理库存必须注意的事项 一 库存管理依据以ALIS系统数作为基准 以此为基准开展盘点 与委托方对帐等库存管理工作 二 必须将客户仓储出库订单转换成安得出库通知单 出库通知单是仓储作业的唯一有效凭证 绝对不允许以白条出库 三 必须先换单后实施仓储作业 不得先实施作业后补系统 遇到某些原因不能使用系统时 经领导同意开具手工出库单 在系统恢复时要及时补做系统 手工出库单必须与相对应的系统出库单粘贴在一起 四 发现仓库发错货或串货时 及时与客户沟通 避免实物与系统数不符 五 每周抽盘仓库库存 确保帐 卡 物一致 六 必须准确盘点实物汇总数与系统数进行对帐 并明确差异数量 原因分析后再与客户对帐 不得直接拿客户帐与仓库实物数核对 七 仓库的存卡应作为手工帐进行管理 保留 财务经理培训资料 五 库存报表的分类 外部盘点表 客户库存对帐表 客户对帐表由核算员编制客户确认或客户编制核算员确认 内部盘点表 仓库库存盘存表 仓库库存盘存表由仓库主管或仓管员编制核算员确认 财务经理培训资料 二 报表的管理注意事项 由核算员提供的客户库存对帐表应以系统数据作为编制基础并与库存盘存表进行核对后形成 提交客户确认前应得到网点财务负责人的审核签字 必要时提交网点负责人会签 由客户提供的客户库存对帐表 核算员和网点负责人在签字确认前应与库存盘存表和系统数据进行核对 制定 客户对帐周期表 包括客户名称 对帐时间 负责人 对帐周期为一个月 与客户有特别约定的按特别约定 按照 客户对帐周期表 时间安排编制客户库存对帐表 主动与客户进行对帐 必须要取得客户书面签字盖章确认的盘点表 如有差异 必须在库存报表详细记载差异情况与差异原因 客户对帐前必须确保内部有完整的盘点及明确的差异数量 原因 严禁不经盘点就直接与客户对帐或将系统数直接报给客户 库存报表由网点应对库存报表进行妥善保管 每月进行定期装订 并将签字盖章的报表 核算留下盘点的原始单据 每月定期装订 并将与相关人员签字确认的库存报表每月4号前及时交库存管理及网点财务负责人 特殊原因的在得到库存管理及网点财务负责人的同意下可以迟交 原则上不能超过10号 财务经理培训资料 四 对帐管理 库存差异调整 财务经理培训资料 一 实物与系统对帐的工作准备 按照要求进行日盘 周盘 月盘 确认盘点时间 盘点方法 停止收发货 实现静态盘点 清理检查系统 处理完所有的系统单据 整理好所有的出入库单据 以备查账 打印系统盘点报表 汇总盘点结果 盈亏原因分析 查找真实原因 出入库单据 条码 存卡的查询原因 财务经理培训资料 二 实物与系统盘点的差异一般如下 1 一般出现差异的原因 发货未下卡 入货未做系统 多发货 少发货 发串货 系统入库录错型号 系统录错入库数量 货物已出库系统未确认 有红冲单系统未红冲 红冲冲错型号 核算员操作系统时间不同步 单据丢失 漏发 重发 库位不准 盘点没有盘准等 2 所有盘点表 存卡要保存原始底稿 以便今后核对时使用 财务经理培训资料 三 与客户的对帐流程 1 与客户库存对帐一般为一个月一次 时间可以跟客户商议一个固定的日期 一般是每月的月末最后一天或下月月头5号前停止发货进行盘点