XQ-概念培训-采购管理PPT课件.ppt

1 汉得信息技术有限公司HANDEnterpriseSolutionsCompanyLtd www hand 汉得信息技术有限公司版权所有 采购模块标准功能培训 1 目录 2 3 4 5 采购模块概述 Oracle采购的业务单据 Oracle采购接收 退货 Oracle审批与安全控制 1 2 供应商管理 采购模块概述 3 采购模块是Oracle分销系统的基础模块之一 是企业物流链起始端的功能模块 它主要处理和控制企业的采购业务 实现企业对采购流程 采购物品和供应商的有效管理 它与库存模块 应付模块 总帐模块等相联系 采购模块概述 4 发票处理 库存估价 收货 拒绝 退货 允收 检验 入库 各种采购单PO标准式合同式一揽子协议计划式 审批 核准 请购单处理 询价 维护报价单 来源补充规则 存货情况 MRP计划 在制品任务 手动请购 发放 供应商交货 应付账款成立 总账科目更新 标准业务流程 导入系统 内部发运 目录 5 2 3 4 5 Oracle供应商管理 Oracle采购的业务单据 Oracle采购接收 退货 Oracle审批与安全控制 1 采购模块概述 供应商管理 6 供应商概念供应商头层信息 包括 名称 编号 税号等允许一个供应商对应多个地点供应商地点层信息 包括地址 联系方法 付款控制及其它信息 为每个地点指定用途地点用途 采购地点 支付地点 信息 供应商 分类 供应商分类 物品供应商 如土料 包装材料等 服务供应商 软件服务 劳务等 员工供应商 支付员工的费用报告 如 差旅费 供应商管理 7 供应商 供应商地点 支付方式 付款条款 在线查询 供应商表现 联系人 供应商管理 8 合并供应商合并与此供应商有关的采购信息和发票信息 供应商合并后 合并的相关信息将被自动无效 供应商管理 9 合格供应商及ASL合格供应商 那些通过企业的供应商评价体系认定表现为满意的且可与之继续保持业务关系的供应商以及那些刚刚与本企业建立业务关系的供应商合格供应商清单 可以由合格供应商提供的采购物品清单 可以控制某些物品的采购供应商 提高采购的质量 供应商管理 10 来源补充规则在来源补充规则中 指明了物品及物品对应的供应来源 如供应商 其他库存组织 供应商查询 11 数据输入 快速查找一个供应商记录 供应商信息报表 读取供应商详细报表 供应商报表 供应商审计报表 新供应商 地点列表 供应商关系结构列表 供应商暂挂报表 目录 12 4 5 Oracle采购接收 退货 Oracle审批与安全控制 1 2 供应商管理 采购模块概述 3 Oracle采购的业务单据 Oracle采购业务单据 13 采购模块共有四种单据 请购单 记录请购或者采购需求的单据询价单 记录向供应商询价信息的单据报价单 记录供应商提供报价信息的单据采购订单 记录采购信息的单据 请购单 询价单 报价单 采购订单 自动创建 目录引用 自动创建 复制 Oracle请购单 14 请购业务一般是公司的某个业务部门在领用物品时 仓库中没有 或不能满足需求时 业务部门的业务员或者是仓库保管员 就会填写一份物品请购单 经过部门领导审批签字后 转给采购部门进行采购 或者是仓库管理员根据实际库存周转情况 填写物品请购单 交部门领导审批 再转给采购部门进行采购 用以补充库存请购单实现步骤手工录入采购请购单请购单提交审批请购单审批通过 请购单来源 15 请购单的录入方法 手工创建请购单引入通过模板录入 Oracle车间 其他系统 需求 手工创建 请购单引入 Oracle库存 OracleMRP 定义模板 请购单模板 请购单 Approve Oracle询价单 16 询价业务的发生一般是 公司采购部门的采购员 根据公司内部的请购需求 在市场中寻找合适的供应商 以电话或传真的方式向供应商问询物品的价格 对于大宗物品的采购则往往通过招标的方式进行询价询价单实现步骤录入询价单信息录入询价供应商信息将询价状态置为有效自动创建询价单查找出符合条件的请购单选择需要创建询价单的头和行选择自动创建还是人工创建将询价状态置为有效 Oracle询价单 17 Oracle报价单 18 报价业务的发生一般是 公司的采购部门在向供应商寻价后 供应商根据实际的情况 以电话或传真的方式 将物品的报价清单信息转给公司的采购部门 对于大宗物品的报价 供应商会以招标书的形式转给公司的采购部门 公司采购部门根据供应商的报价 决定向那个供应商进行采购或者是进行第二轮询价和报价报价单实现步骤录入报价信息录入报价供应商信息将报价状态置为有效审批报价单自动创建报价单查找出有效的寻价单复制成为报价单将报价单状态置为有效审批报价单 19 报价单 供应商 物料 价格 单位 数量 云南医药 苯磺酸氨录地平 100 KG 2000 浙江新赛科 200 KG 2000 正大天晴 300 KG 2000 报价分析 手工录入步骤 STEP1 输入报价单的信息SETP2 将报价单的状态改为有效 存盘SETP3 审批报价单 即同意供应商的此报价 输入审批原因 如 金额 服务等 自动生成步骤 STEP1 查找出有效的询价单SETP2 复制单据STEP3 选择复制内容 类型和供应商等信息SETP4 将报价单的状态改为有效 存盘SETP5 审批报价单 输入审批原因 即同意此报价 Oracle报价单 苯磺酸氨录地平 苯磺酸氨录地平 Oracle采购订单 采购订单 指企业采购部门在选定供应商之后 向供应商发出的订货单据采购订单包含系统中与采购流程有关的信息 提供采购的物品清单 接收控制 付款方式等 为系统中与物流有关的模块中的相关业务提供依据 如库存模块的采购接收 应付模块中采购业务发票的匹配 Oracle采购订单分四种订单类型 订单类型如下 标准采购订单 Standardpurchaseorder 计划采购订单 Plannedpurchaseorder 一揽子采购协议 Blanketpurchaseagreement 采购合同 Contractpurchaseagreement 20 21 标准采购业务的发生一般是 公司采购部门与供应商签订一次性采购合约 手工录入 根据已审批的请购单 及已接受的供应商报价 填写采购订单自动创建 查找出已经审批的请购单 选择请购单行及供应商 生产采购订单审批采购订单 标准采购订单 一揽子采购协议 合同采购订单 计划采购订单 计划采购业务的发生一般是 公司采购部门事先与供应商谈妥购买对象 购买金额 购买数量和一个长远的到期日 在需要供货时 建立订单发放来通知供应商供货计划采购订单必须通过下达加以实现采购业务计划采购订单也可以通过请购单自动创建 一揽子采购业务的发生一般是 公司采购部门与供应商签订一个采购协议 在协议有效期内 可根据约定的价格进行采购 支持分段价格 以实现根据采购量的变化 供应商给与公司相应的价格折扣 通过协议发放来通知供应商供货一揽子采购协议必须通过下达 一揽子协议发放 加以实现采购业务一揽子协议发放也可以通过请购订单自动创建 合同采购业务的发生一般是 公司采购部门与供应商签订一个采购总价合同 其中不对采购物品作限制 即供应商提供的任何物品均包含在此采购合同中合同采购订单可以通过和采购订单匹配递减其金额合同采购订单无法通过请购单自动创建 Oracle采购订单 Oracle四种采购订单的比较 22 Oracle采购订单的补充 23 按照一定条件查询采购订单订单编号 来源订单编号项目物料信息状态 采购员信息日期范围信息采购订单控制订单取消 不可逆 订单冻结 撤销冻结订单暂挂 释放暂挂订单关闭 打开采购订单接收控制接收日期允差接收数量允差接收方式调整 是否允许替代接收对采购订单关键信息的更改 需重新审批 每改一次需重审一次 目录 24 3 5 Oracle采购的业务单据 Oracle审批与安全控制 1 2 供应商管理 采购模块概述 4 Oracle采购接收 退货 Oracle采购接收 退货 25 Inventory OrderEntry 内部发运 检验 转移 车间 仓库 供应商 发运 费用 接收 交货 Oracle采购接收三种类型 26 采购接收路径有三种类型 标准接收 接收和入库分两次做 直接接收 接收入库一次完成 需要检查 接收后经检验合格才能入库 接收 入库 接收地点 接收 入库 接收 检验 入库 合格 不合格 Oracle采购接收 要求检验 27 Oracle两种特殊接收 28 Oracle接收对物品的控制 29 在进行直接接收或最终入库时 用户可以为接收的物品分配相应的批号和系列号以及库位 通过批号 系列号和库位的设定 用户可跟踪接收的物品的采购订单 在线数量以及物理位置等信息 批号控制 系列号控制 Oracle采购退货和接收更正 30 退货对于已经接收的物品 可以进行退回的动作 1 检验时发现质量问题 在入库前直接退回至供应商 2 入库之后发现问题直接退回供应商或者先退回至接收 接收更正如果在做采购接收 采购检验或入库时 输错数量 仓库 批号等等信息 可通过采购接收调整程序进行改正 目录 31 3 Oracle采购的业务单据 1 2 供应商管理 采购模块概述 5 Oracle审批与安全控制 4 Oracle采购接收 退货 32 Oracle审批的相关概念 采购审批涉及的概念每一笔请购和采购都需要经过流程业务审批后才能下达实现审批的人员可以是自己 也可以是不同的部门经理审批的层次可以超过一层采购员 组织中参与采购业务的人员职务 组织中员工所担任的工作业务员 经理 总经理职位 组织中员工任职的岗位采购部 采购员 采购部 经理 财务部 经理职位层次结构 将员工 职务 职位联结成一个树状结构审批组 支持从多个维度 金额 物料 类别 科目 地点 定义审批的权限 Oracle审批的相关概念 33 审批通知 审批页面 单据访问和安全级别控制 34 安全性控制级别公有 任何用户都可以访问所有单据私有 只有单据所有者可以访问这些单据采购 只有单据所有者以及定义为采购员的用户可以访问这些单据层次结构 只有单据所有者以及采购审批层次结构在该单据拥有者之上的用户可以访问这些单据访问控制只可查询 访问者只能