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公文与档案管理 第一部分 绪论 档案 一 档案的概念与特点 档案是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 1 档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录2 档案是由文件有条件地转化来的3 档案来源广泛 内容丰富 形式多样 二 档案的划分种类与作用 一 文书档案 二 科技档案 三 专门档案 因产生和使用领域不同 可分成公务档案和私人档案 按时间远近 可分为历史档案和现行档案按政权性质和阶段不同 可分为建国后档案 革命历史档案和旧政权档案 档案工作 广义 档案工作是指整个档案事业 它包括档案室工作 档案馆工作 档案行政管理工作 档案教育工作 档案科学研究工作 档案宣传出版工作和档案外事交往工作等 狭义 则是指档案业务工作 也就是人们通常所说的档案工作 是专指档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作 即用科学的原则和方法管理档案 为社会各项事业服务的工作 一 档案事业的构成 一 机关档案室工作工作任务 第一 对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作 进行指导和监督 第二 负责管理本机关的全部档案 积极提供利用 为机关各项工作服务 并为党和国家积累史料 第三 负责对本系统和直属单位的挡案工作进行指导 监督与检查 分为 1 文书档案室2 科技档案室3 声像档案室4 人事档案室5 综合档案室6 联合档案室7 档案信息中心 二 档案馆工作基本任务 第一 接收与征集具有永久和长期保存价值的档案及有关资料 科学地进行管理 第二 通过多种方式 积极开展档案资料的利用工作 第三 参与编修史志的工作 分为 1 综合性档案馆2 专门性档案馆 机关内部工作的组成部分本机关的全部档案只在一定时期内保管本机关形成的档案 对于逾期的档案 或向档案馆移交 或予以销毁主要为本机关提供档案服务 一般不与外界发生关系 整个国家 地区或系统 专业的科学文化事业机构 本地区 本系统 本专业的档案党和国家永久保管档案的基地面向社会 提供档案为党和国家各项工作利用 甚至为国际友人和学者服务 性质管理范围保管期限利用范围 档案馆和机关档案室的联系和区别 档案馆 机关档案室 档案馆是档案信息的总汇 在档案事业中居于主导地位 档案馆工作是整个档案事业的主体 二 档案业务工作的内容 一 档案收集工作 二 档案整理工作 三 档案鉴定工作 四 档案保管工作 五 档案统计工作 六 档案利用工作 三 档案工作的性质 一 档案工作是一项管理性的工作 二 档案工作是一项服务性的工作 三 档案工作是一项政治性的工作 四 档案工作是一项科学性的工作 五 档案工作是一项文化性的工作 四 档案工作的基本原则 档案工作实行统一领导 分级管理的原则 维护档案完整与安全 便于社会各方面的利用 五 档案工作的几个专门术语 一 国家档案全宗国家档案全宗又称国家全部档案 指归国家所有的 由国家统一管理的 对国家和社会有保存价值的一切档案财富的总和 它包括我国各个历史时期的国家机构 社会组织和某些个人形成的各种内容和各种形式的档案 二 全宗全宗是由一个独立的机关 社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体 如一个机关所形成的全部档案可包括党群管理 行政管理 财务管理和基建 设备 科研等方面的各种门类的档案 一位科学家 文学家 教育家及其他知名人士 在其一生活动中形成的著作手稿 讲话稿 日记 文电 信函和音像材料等均属个人全宗中的内容 在我国档案科学和实际工作中 全宗是一个术语 也是一条理论和原则 即 同一全宗的档案不能分散 不同全宗的档案不能混杂 因为一个机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案 反映了这个机关或人物的历史面貌及发展变化过程 是一个不可分割的有机整体 全宗是档案馆 室对档案进行日常管理的基本单位 三 立档单位立档单位的定义是与全宗相对应的 用一句话去概括 其档案能够构成档案全宗的机关 社会组织或者个人即称为立档单位 确定一个组织机构是不是立档单位 它的档案构不构成全宗 要根据一定的条件来分析 构成立档单位的主要条件有三 第一 可以独立行使职权 并能主要以自己的名义对外单独行文 第二 是会计单位或经济核算单位 自己可以编造预算或财务计划 第三 设有管理人事的机构或人员 并有一定的人事任免权 档案工作的历史回顾 1 结绳 和 刻契 是远古时代档案的萌芽 2 河南安阳小屯村是我国迄今发现的最古老的以文字记录的档案 3 历史上不同载体的档案 甲骨档案 刻在龟甲 兽骨 金文档案 刻在青铜器 石刻档案 简牍档案 缣帛档案 纸质档案 声像档案 声像档案 电子档案 4 档案一词最早出现在 明末清初 的事情 5 历史上最其名的皇家档案库 汉代的石渠阁 兰台 东观 唐代的甲库 明代的后湖黄册库 清代的内阁大库都是著名的皇家档案库 6 我党最早的档案工作指导性文件 1933年春 由瞿秋白起草 经周恩来审阅的 文件处置办法 7 1954年11月8日 第一届全国人大常委会第二次会议 根据总理周恩来提议 批准国务院设立直属机构 国家档案局 8 1952年 中央办公厅 中组部和中宣部委托中国人民大学举办档案专修班 新中国档案高等教育由此发端 9 1987年9月5日发布 1988年1月1日起实施的 中华人民共和国档案 标志着我国档案工作从此走上了依法管理的轨道 第二部分公文管理 I公文的概念与分类 一 公文的概念 公文 即公务文书 是国家机关及其他社会组织为处理公务 行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录 一 公文是由法定作者制成的 二 公文具有法定的权威和特定的效用 三 公文具有法定的规范体式 四 公文具有规定的处理程序 五 公文与文件 文书的联系与区别 二 公文的分类 从公文的形成与使用范围上划分 公文可分为通用公文与专用公文两大类 从公文的行文关系和运行方向上划分 公文可分为上行文 平行文 下行文三种从公文的机密程度和阅读范围上划分 公文可分为公布公文 内部公文 机密公文三大类 在一个机关内 从公文的来源和去向上划分 公文可分为发文 收文和内部公文三种 一 命令 令 二 决定 三 公告 四 通告 五 通知 六 通报 七 议案 八 报告 九 请示 十 批复 十一 意见 十二 函 十三 会议纪要 三 常用公文文种 公文的格式与稿本 一 公文的格式 公文的排列型式 一 公文的排列型式 二 公文的排列型式 三 二 公文的稿本 一 草稿 即公文的原始文稿 是公文撰写人员根据机关发文意图而草拟的公文未定稿 二 定稿 即已经履行法定批准程序的公文文稿 是经过负责人签发或经过会议讨论通过 批准 的最后完成稿 三 正本 即向受文者制发的具有法定效用的公文文本 是依据定稿并按规范格式要求制作的正式文本 四 存本 即与公文正本同时印制的印刷本或依照正本复制的标准样本 五 副本 即公文正本的复制本或与正本同时印制的重份公文 公文处理 一 公文处理工作内容包括 公文办理和公文管理两大项 公文办理是公文处理的前期工作 一 发文的办理 包括草拟 审核 签发 复核 缮印 校对 用印 登记 分发等程序 二 收文的办理 包括签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办 注办等程序 三 公文材料的日常收集管理与提供利用服务 四 公文材料的立卷归档 销毁及机要文件的定期清退 五 其他各种有关公文处理的事务 三 公文办理工作程序 一 发文办理程序1 草拟2 审核3 签发4 复核5 缮印6 校对7 用印8 登记9 分发 二 收文办理程序1 签收2 登记3 审核4 拟办5 批办6 承办7 催办8 注办 第三部分 公文整理 1 规定与1987年颁发的两个业务文件相比有哪些主要变化 2 如果理解 机关文件材料 的含义 P343 在贯彻实施 规定 过程中要注意哪些问题 4 机关文件材料归档范围有哪些 5 机关文件材料不归档文件包括哪些内容 6 属于永久和定期保管的档案有哪些 7 规定 对机关形成的人事 基建 会计及其它专门文件材料的归档范围是如何规定的 一 机关文件材料的归档范围文书档案保管期限的规定 二 公文整理方法 2 公文立卷操作程序 1 检查 调整卷内公文 2 排列卷内公文 3 卷内公文编号 4 填写卷内公文目录 5 填写卷内备考表 6 拟写案卷题名 7 填写案卷封面 2 归档文件整理的方法 1 修整 2 装订 3 分类 4 排列 5 编号 6 编目 7 装盒 一 案卷级公文整理方法1 公文立卷方法 1 运用公文主要特征立卷 2 运用公文主要类型立卷 二 文件级公文整理方法 1 文件归档方法 运用自然件归档 第三部分 档案管理 档案的收集 一 档案收集工作的内容档案的收集工作 就是按照党和国家的规定 通过例行的接收制度和专门征集的办法 把分散在各机关 个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作 一是对本机关需要归档档案的接收工作 二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作 三是对历史档案的接收和征集工作 二 档案收集工作的重要性档案的收集工作是档案业务工作的基础1 文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础2 文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理工作的质量 一 档案收集工作的内容和重要性 档案的整理 文书档案的整理工作 就是对零乱的和需要进一步条理的档案进行基本的分类 排列和编目 使之组成有序体系的过程 一 文书档案整理工作的内容和原则 一 文书档案整理工作的内容文书档案的系统化和基本编目 二 文书档案整理工作的原则1 充分利用原有的整理基础 2 保持文件之间的历史联系 1 文件在来源方面的联系 2 文件在时间方面的联系 3 文件在内容方面的联系 4 文件在形式方面的联系 指文件在种类 名称 载体或记录方式等方面的联系 3 便于保管和利用 二 案卷的排列文书档案案卷的排列就是根据一定的方法 确定每类内案卷的前后次序和存放位置 保持案卷之间的有机联系 基本方法有 1 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列 2 按照文件的作者 收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列 3 按照案卷所属的时间顺序排列 三 档号的编制1 档号编制的原则唯一性原则 合理性原则 稳定性原则 简明性原则 2 档号编制的方法 1 全宗号的编制 2 案卷目录号的编制 3 案卷号的编制 4 件 页 号的编制 四 档案检索工具的编制档案检索工具是记录和标识档案的特征及存放位置 为查找档案提供指引 依据的各种文字材料的总称 档案室常用的检索工具有案卷目录 全引目录 专题目录 卡片 文号目录与索引 人名目录等 1 案卷目录 案卷目录也称案卷名册 是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表 它是档案室最基本的检索工具 案卷目录的编制方法根据国家有关规定 案卷目录一般应区别不同的保管期限 分年度或混年度编制 第一 分年度编制 将全宗内的文书档案逐年按保管期限编成永久 长期和短期三本案卷目录 这种方法条理清楚 便于当年案卷的随时补充和调整 但形成的目录过多 一般适用于每年形成档案数量较多的单位 第二 混年度编制 根据案卷的数量情况 将每种保管期限的档案每五年或十年编制一本目录 这种方法可以减少目录的数量 方便管理 一般较适用于档案年形成量不大的单位 但混年度编制不便于插卷和案卷的随时调整 因此使用这种方法时应注意几个问题 一是要按照分类方法的顺序排列案卷 每个年度内分类方法的顺序应基本固定 二是每本目录中的案卷号应用自然数列法编制 不能重复 三是案卷号不应过长 尽量不突破四位数 案卷目录应包括以下几项内容 案卷号 案卷标题 卷内文件起止日期 卷内文件页数 保管期限以及备注等 如下图 2 全引目录 全引目录又称案卷文件目录 是将全宗或全宗的某一部分案卷内的文件目录汇编而成的检索工具 它的形式有两种 一种是先列出每个案卷的案卷号 案卷标题 起止日期 页数 保管期限等 实际上是重抄案卷目录的项目 然后在这个案卷条目下列出该卷的卷内文件目录 另一种形式是将一部分案卷目录与其卷内文件目录合订 上面一小部分为案卷目录 下面大部分为它们的卷内文件目录 在案卷目录的备注栏内 列出其卷内文件目录所在的页次 在卷内文件的备注栏上填上案卷号 如下图 档案的鉴定和统计 文书档案的鉴定工作就是鉴别和判定文书档案的价值 挑选有价值的档案由档案机构继续保管 剔除无保存价值的档案予以销毁的工作 鉴定工作直接决定档案的存毁 是文书档案管理中非常重要同时也是难度最大的一项工作 三 文书档案鉴定工作的方法和步骤1 文书档案鉴定工作的方法鉴定文书档案价值的基本方法就是直接 具体地审查档案 通常这种方法也被称为直接鉴定法 2 文书档案鉴定工作的步骤第一步 在文件归档时确定是否属于归档范围 剔除一部分没有保存价值的文件 由机关文书处理部门或业务部门保存一 二年后销毁 第二步 对归档文件确定其保管期限 即确定档案的 生存期 第三步 到一定年限后对档案的价值进行复审 二 档案统计工作 档案统计工作是以表册 指标 数字等形式揭示档案和档案工作有关情况的一项业务工作 包括档案的基本登记和综合统计两部分 基本任务是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查和统计分析 提供统计资料 实行统计监督 一 档案统计工作体系我国档案工作的统计体系基本上分为四个层次 1 全国2 专业系统3 地方4 档案馆 室 包括各专门档案室 档案工作情况统计 二 档案统计的内容1 档案数量的统计 2 档案业务管理工作质量的统计 3 档案开发利用工作情况的统计 4 档案工作条件的统计 三 全国档案事业统计年报制度 主要内容和填写注意事项1 填报范围2 主要内容3 注意事项 1 统计数据要真实 2 统计数据要准确 3 填写要符合要求 档案利用工作 档案部门向用户直接提供档案 为党和国家各项事业服务的工作 称为档案利用工作 档案利用工作的概念 一 档案利用工作的含义档案利用工作 亦称 档案利用服务 档案提供利用 是档案部门通过一定的方式与方法 直接提供档案 为利用者服务的一项业务工作 二 档案利用工作的指导思想 一 全面地为档案用户服务 二 及时地为档案用户服务 三 准确地为档案用户服务 四 有效地为档案用户服务三 档案利用工作的意义和要求 一 提供利用是档案工作的根本日的 二 利用工作对整个档案工作的发展有决定性影响利用工作的基本要求是 一 明确服务方向 端正服务态度 二 熟悉档案 了解需要 三 正确处理利用和保密的关系 四 正确处理利用工作与基础工作的关系 五 注重被动服务与主动服务并举 六 注意掌握档案利用效果 档案利用的途径与方式 档案利用的途径 是指档案馆室满足档案用户需求的基本工作形式 档案利用的方法 就是档案部门为达到迅速 准确 全面 及时地满足档案用户需要之目的 所采取的各种服务方式 程序和手段 档案利用的基本途径 主要包括 一是提供档案原件 二是提供档案复制品 三是提供档案信息加工品 主要介绍以下十种一 开设阅览室二 档案外借三 制发档案复制本四 出具档案证明五 提供咨询服务六 印发档案目录七 编写档案参考资料八 举办档案展览 创建爱国主义教育基地九 档案信息上网十 电子档案利用 举办档案展览创建爱国主义教育基地 一 档案展览的作用和办展工作的基本程序 一 举办档案展览是普及档案知识 宣传档案工作重要意义的一种很好的形式 二 举办档案展览属于社会教育工作 三 举办档案展览是培养社会公众档案意识的有效手段 可以广泛发挥档案的作用 四 举办档案展览的基本程序1 研究确定展览的主题 基本内容和预期目的 2 选择 征集必要的档案史料和辅助展品 3 深入进行展览内容 展品的研究 拟定展览大纲 展览纲目 制定展览陈列的具体方案 列出全部展览陈列品 4 进行展览艺术形式研究和设计 5 进行辅助展品和必要设备的设计和制作 6 进行现场安装和布置 7 展览开展前现场的评估与开展的准备 二 举办档案展览 创建爱国主义教育基地 开展社会教育工作的意义一 一 举办档案展览 创建爱国主义教育基地 开展社会教育工作 是党和政府在新的历史时期对档案馆工作提出的新要求 二 举办档案展览 创建爱国主义教育基地 开展社会教育工作 是由档案的特点和档案馆的工作性质决定的一项重要工作 三 举办档案展览 创建爱国主义教育基地 开展社会教育工作 会整体带动档案馆工作三 举办档案展览 创建爱国主义教育基地 开展社会教育工作的方式方法 一 突出本馆特色 办好基本陈列展览 二 配合形势需要 办好专题展览 三 抓住青少年的兴趣特点 举办形式多样的活动 四 展览搬出档案馆 巡回展出 五 利用大众媒介 扩大展览教育活动覆盖面 常见档案参考资料的编写方法 一 大事记大事记 就是按照时间顺序 简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料 一 大事记的种类1 记载一个机关在一定时期内重要活动的机关大事记 2 记载国家或一个地区在一定时期内重大事件的国家或地区大事记 3 按照一定专题记载国家或一定地区 一个机关在一定时期内某一方面重大事件的专题大事记 4 记载重要人物一生重要活动的个人生平大事记 通常也称年谱 二 大事记的体例和结构大事记一般采用编年体 以年月为经 以事实为纬 将大事条目按时问顺序排列 以便反映同时期中大事之间的联系 1 题名2 编辑说明3 序言4 目录5 正文6 按语和注释7 附录 三 大事记的编写要求1 观点正确 用材真实 2 大事突出 要事不漏 小事不要 3 系统条理 简明扼要 4 大事记叙一般不加评述 观点寓于条文之中 5 收集材料尽量广泛 所用材料要经过严格挑选 去粗取精 去伪存真 6 材料来源一般注明出处 7 建立大事记录制度 二 组织机构沿革三 全宗指南四 统计数字汇集 基础数字汇集 五 专题概要六 会议简介七 科技成果简介八 图集九 手册十 年鉴 开放档案的含义 意义 要求和措施 一 开放档案的含义开放档案 是指档案馆对其所保存的档案 除了按照国家有关保密的规定和其他有关规定需要保密或者需要控制利用的外 均须根据不同情况 分期分批地向社会开放 各机关 团体 企业事业单位和公民 根据工作 生产 建设 科学研究等方面的需要 只要履行一定手续 即可利用业已开放的档案 二 开放档案的意义 一 开放档案是现代社会公民民主权利的具体体现 二 开放档案是现代档案馆自身发展的一项重大措施 三 开放档案可以促进档案馆的各项业务建设三 开放档案的要求和措施 一 正确处理档案开放与控制的关系 明确开放档案的具体范围 二 做好基础工作 为开放档案创造必要条件 三 建立健健全开放档案的利用管理制度 四 通过多种形式加强开放档案的利用服务工作 五 做好开放档案的公布工作 六 加强档案宣传 增强社会档案意识 第三讲声像档案的管理 一 声像档案的概念和特点 一 声像档案的概念声像档案是指国家机构 社会组织以及个人在社会活动中形成的 有保存价值的 以音响 形象等方式记录信息的特殊载体 并辅以文字说明的历史记录 二 声像档案的特点1 直观的形象性2 收集 保管的特殊性3 是其他载体档案的必要补充 二 声像材料的收集归档 一 声像材料的收集工作将分散在各部门 个人手中的具有保存价值的声像材料 收集 集中到档案馆 室 实行统一管理 是声像档案管理的首要工作环节 二 声像材料的归档制度1 声像材料的归档范围声像材料的归档 也要强谓 以我为主 即本单位形成的并反映本单位工作活动的声像材料 是归档的重点 2 声像材料的归档时间 两段式归档对间 一是声像材料要随时归档 二是部分声像材料年终归档3 声像材料的归档要求 1 归档的声像材料应力求是原底片 原件 原声磁带 要尽量避免复制版或复制件 2 归档的声像材料要齐全完整 照片归档时 应同时有底片及文字说明 录音 录像磁带归档时 也要附有简要的文字说明 3 对归档的声像材料要进行选择和鉴别 三 声像档案的整理 鉴定和编目 一 照片档案的整理 鉴定 编目照片档案可以分为两类 传统的照片档案 新型的照片档案 传统的照片档案是指以感光材料为载体 以影像为反映方式的有保存价值的历史记录 新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案 它属于电子档案 其形成 传输 存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备 1 照片档案的结构传统的照片档案是由底片 照片及文字说明构成的 2 照片档案的整理照片档案的整理 要符合国家标准 照片档案管理规范 GB T1182 89 的要求 即应有利于保持照片档案的有机联系 有利于保管 便于为利用者提供服务 1 底片的整理方法 要求对照片档案整理 首先要进行底片的整理 整理时要注意一个全宗的底片要单独整理 不要分散 不同全宗的底片不要混杂 底片分类 底片排列 编号 底片装袋插册 填写底片册芯页 2 照片的整理方法 要求 照片的分类 组卷 照片排列 照片编号 填写照片说明 填写照片册卷内目录 照片档案卷内目录 3 特殊规格的照片整理方法这些照片往往规格幅面不一 无法插放在规范的照片册芯页内 因此 这些照片的整理要注意从实际出发 一般方法是 小于照片册芯页的照片 约8 10寸 可采用空白芯页插放 并以每张为单元填写文字说明 超大 超长的照片 可装盒或装袋平放 但是盒内或袋内要有照片的编号和文字说明 3 照片档案的鉴定 1 照片档案的保管期限在同一活动中形成的照片档案与纸质载体档案 其保管期限应是一致的 因此 某些照片档案的保管期限可以参考与之有密切联系的纸质载体档案的保管期限 加以确定 2 照片档案价值的鉴定方法 照片的形成年代 照片反映的内容 照片的制成材料和技术质量4 照片档案案卷目录的编制 二 录音录像档案的整理 编目录音 录像档案是指用专门的器械和材料 采用录音 录像的方法 记录下声音和图像的一种特殊载体的档案 主要有 唱片档案 磁带录音档案 磁带录像档案 非磁带录像档案等 1 录音 录像档案的整理 1 分类 在各档案室中 录音和录像档案由于记录形式不同 规格不同 首先要分为录音档案 录像档案两类 不能混杂 2 编号 录音录像档案是以盘或盒为保管单位的 编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号 3 文字说明 录音 录像档案在录制或制作完成后 应作必要的登记并辅以文字材料 主要是记录磁带形成单位 形成时间 内容 节目时间 盘数 技术质量 摄录人员 检查人员等 文字材料是指反映磁带内容的文字稿 解说词等 在进行整理时可参考登记的内容 填写标签 放入录音 录像档案的盒内 以便查阅 使用 2 录音 录像档案的编目对整理后的录音 录像档案要分别编制目录 以利于保管和利用 录音 录像档案目录 四 声像档案的保管和保护 1 照片档案的保管 保护 1 在照片档案入库前 档案人员应对照片 底片进行认真细致的检查 防止受污染的照片 底片入库 2 档案人员在接触底片时 应戴上洁净的手套 防止汗渍污染底片 3 感光材料属易燃材料 因此保存照片档案的库房要干燥 凉爽 严禁烟火 并且防光 防尘 应有专门的档案柜存放照片档案 4 选择和使用规范的照片档案装具 社会上许多相册是不利于照片档案管理的 在照片档案保管中 要选择档案行政管理机关推荐使用的照片册和底片册 照片册和底片册的存放要采用立放形式 5 档案馆 室应建立照片档案定期检查制度 发现问题及时解决 2 录音录像档案的保管 保护 1 库房要保持适宜的温 湿度 2 磁带应竖放 卷绕平整 防止带体损坏 3 防尘 防光 4 防磁 5 加强定期复制 转绕 五 声像档案的利用工作 由于声像档案具有真实 形象 易传播的特点 因此它比纸质档案更具有生动 活泼的感染力 更能吸引众多的利用者 有利于档案的广泛交流和提供利用 声像档案的提供利用方式与纸质档案一致的是 首先离不开借阅服务和复制服务 档案馆 室应制订切实可行的借阅复制服务 借阅登记制度等 在日常利用中需要注意的是 照片档案的原版底片不能外借 重要内容 珍贵的原声磁带 录像原母带不能外借 为了保护原件 应制作复制底 粗拼糯 鎏峁 谩在档案工作日渐走进百姓生活 日渐服务于社会各方面的今天 声像档案利用方式更加丰富多彩 档案的信息资源也得到了更广泛的开发 这些方式包括 一 利用馆 室藏的声像档案 举办展览 二 编辑出版照片画册 三 编制图文并茂或多媒体的档案编研材料 第四讲会计档案管理 会计档案在我国历史上可以称得上是渊远流长了 历史档案中的老账簿 老报表等 都是前人留存下来的珍贵的会计档案 新中国成立以后 党和政府很重视会计档案工作 专门制发了一些办法 规定 一 会计档案的概念和特点 一 会计档案的概念会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 二 会计档案的特点1 形成范围广泛2 档案类别稳定3 外在形式多样 二 会计核算材料的归档 一 归档范围1 会计凭证2 会计账簿3 财务报告4 其他核算材料 二 归档时间归档时间 是指会计机构将会计核算材料整理后向本单位档案机构移交的时间 档案人员在执行归档时间时应该注意 1 每个单位应明确会计档案具体的归档时间 2 每年年初 会计机构应把上一年度的会计档案保管清册 目录 先向档案机构移交 份 三 归档要求1 归档的会计核算材料真实 准确 2 会计档案属于专门档案 涉及法律和经济责任 因此移交归档的会计档案 原则上应当保持原卷册的封装 3 归档移交会计核算材料时 会计机构和档案机构要逐卷认真清点 严格交接手续 双方签字 四 电算化会计核算材料的归档 会计电算化是指由会计人员操作会计软件 使用电子计算机替代人工来完成会计工作的活动 1 电算化会计核算材料的归档范围主要有三部分 1 存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据 2 打印输出的纸质载体的会计核算材料 不能只保存不可见的磁性介质的核算数据 3 会计软件的全套文档资料以及会计软件程序 2 电算化会计核算材料归档的特殊要求 1 磁性介质或光盘等电子文件 应作防写处理 2 为了保证档案的完整性 安全性 归档的会计核算数据要进行双备份 即归入档案机构的磁盘或光盘应是两套 3 打印输出的纸质载体的会计核算材料 必须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章 以保证其真实性 准确性 4 打印输出的纸质载体核算材料 须字迹清晰 方便查阅和利用 三 会计档案的整理和编目工作 一 会计核算材料的组卷方法及案卷质量要求1 会计凭证的组卷方法会计凭证在各个单位 形成的数量有多有少 组卷时需要按月分开 也就是不同月份产生的凭证不要组合在一起 凭证的案卷质量要求是 1 按记账凭征的凭证编号顺序排列 防止漏号 颠倒 2 记账凭证所附的各种原始凭证 如收据 发票等 要折叠贴粘整齐 规范 3 拆除金属物 装订采用线绳或塑钉等 凭证的厚度一般在1 2厘米 4 装订后要进行密封处理 并加盖经手人员章或财务专用章 5 填写凭证封面要项目齐全 规范清楚 并留出档号填写的位置 2 会计账簿的组卷方法 会计账簿的组卷要注意按账簿形成的特点 区分会计年度并把不同名称种类的账簿分别组卷 会计账簿的案卷质量要求是 1 各类账簿的扉页 反映了账簿的应用 交接的使用状况 归档前应按要求逐项填写清楚 内容包括 单位名称 账簿名称及编号 启用日期及起止页数 经管人员及日期 交接记录 会计主管人员及单位负责人的签章等 2 对于订本式账 整理立卷应保留原有面目 不要拆除空白页 账内要有连续页码 账簿封面要加贴不干胶的标签 并填写规范 3 对于活页式账 在会计年度结束后 要将空白页撤除 编制页码 进行密封装订并在密封处加盖经手人员章或财务专用章 账簿封面填写规范 保管期限为25年的账簿要在封底加上备考表并填写 3 财务报告的组卷方法财务报告组卷时 首先要注意按所形成的会计年度组卷 不同年度的不要混杂组卷 另外财务报告是由会计报表 会计报表附注和财务情况说明书组成的 组卷时不要分开 其次 组卷要注意区分不同的保管期限 如年度财务报告的保管期限是永久 就要与月度 季度的财务报告分开组卷 因为其价值不同 财务报告的案卷质量要求是 1 案卷要编制页码 2 案卷开首要填写 卷内文件目录 永久保管的财务报告案卷要在封底前加填 备考表 3 财务报告中会计报表的封面要有单位负责人和主管会计工作负责人 会计主管人的签名或盖章 设置总会计师的单位 还须由总会计师签名并盖章 4 案卷封面填写规范 整齐 4 银行余额调节表和银行对账单的组卷方法银行余额调节表和银行对账单是两种用途不同的会计核算材料 要注意分别组卷 案卷质量要求是 1 按产生的年度组卷 一年可一卷或数卷 2 卷内按时间顺序排列 编制页码 进行装订 3 案卷封面填写清楚 规范 二 会计档案的案卷题名案卷题名揭示了会计档案的内容和成份 会计档案与其他门类档案的要求一致 每本案卷都要有案卷题名 会计档案案卷题名的结构是三部分 即单位名称 会计年度或时间 会计核算材料的名称 拟写方法简单 便于操作 题名的拟写要求是 结构完整 文字简明 例 哈尔滨锅炉厂2000年第1 4季度财务报告 三 会计档案的分类 排列 编号1 会计年度一类别一保管期限其优越性 1 便于按年度查找会计档案 2 可以充分地利用档案库房和装具 不足之处 1 由于每年度的档案有四类 而档案的外形又不尽一致 所以案卷的排列不够美观 上架后会出现有高有低 有大有小 2 由于是按年度编制案卷号并形成案卷目录 目录一年一本 结果造成目录过多 适用于会计档案形成量比较大的单位 如大型企业 金融单位 总预算单位等 2 类别一会计年度一保管期限优越性是 1 由于一个类别的档案集中排列 保持了类别的连惯性 便于按类别查找会计档案 2 由于按类别集中排列档案 每类档案的外形基本一致 排列美观 整齐划一 不足之处是 1 不便于按年度查找档案 2 由于每类档案的案卷号是每年顺延 所以各类档案实体排列之后 需要预留出较充分的空位和空间 适用于大多数的中 小型单位 即会计档案的年形成量不大的单位 四 编制会计档案案卷目录 1 会计档案案卷目录的格式及著录要求格式如下表2 编制会计档案的案卷目录的注意事项 1 会计档案案卷目录的编制首先要在确定和实施了档案的实体分类 排列 编号的前题下完成 由会计机构的兼职会计档案管理人员编制 2 目录的编制可采用手工编制或使用会计档案管理软件自动生