公司会议流程及注意事项.ppt

CompanyMeeting公司会议 学习目标 1 召开公司会议的程序 2 公司会议中应注意的地方 Contentintroduction 目录 1会议文化造就一流企业 2三星是这样召开会议的 3不开无准备的会议 4会议求同存异 5会议的实行方法 6会议发言与倾听艺术 以最快的速度了解一个公司 方法就是参加几次职员会议因为 在召开会议的方式和水平中 溶入了该公司的一切记住 会议文化就是企业文化的主宰 能够成为强大有力的竞争武器 为了打造实力强大的公司 必须通过精心安排的主题 简单明了的讨论和彻底的准备来提高会议效果 WrongMeetingTypes Don tknowwhyopenameeting不知道为何召开会议 Don tknowwhattodiscuss不知道问题是什么 Don tknowhowtodealwithproblems没有对策 Don thaveanyconclusion没有结论 Havenocontrolabouttime没有时间概念 Justlisten notjoinin如同听证会 Justtakenotes notthinkaboutit如同教育 Don tknowwhybethere参加者不知道自己为何到这里来 Doesmeetingpainful verbosity冗长 boring枯燥无味 Wastetime浪费时间 Depressed心情郁闷 Lowefficiency效率不高 常见会议问题 Operatefavorablecompanymeeting经营良好的企业会议 时间 地点 人物 内容 问题 结论 执行等进行记录 并分发相关人员 创造高效率 建设性的会议文化 存在几处必须重点考虑的地方 必须使会议参加者明确了解会议议题并对之进行准备 在会议结束之后 应当将整理好会议内容 三星会议之根本 三星将召开会议时最为基本的思想和行动原则整理成3 3 7原则 让所有子公司 的职员熟记并付诸行动 3waysOfThinking 3Principles 7Rules 3种思考 3个原则 7条规定 三星会议之根本 要召开计划好的会议 而不是即兴会议 三星会议之根本 3waysOfThinking 3种思考 三星会议之根本 3Principles 3个原则 如果是必须召开的会议 就要更加高效率地召开 7条规定 三星会议之根本 7Rules 传达会议内容 并能够反映在工作中 制订会后执行细则 召开会议时遵循3 3 7原则 将会议内容 Word 向会场外 Window 的相关者传达并反映到工作 Work 中的会议文化 可以称为三星的3元会议文化 会议内容必须联系工作 因工作不同而多样化的会议 头脑清醒 不拖拖拉拉 效率更高 在有产品的地方召开会议 早起型企业 早间会议 将效率提高两倍的站立式会议 人的大脑最活跃的时间是在站立的状态下 减少开会时间 开会次数 提高开会效率 适合开紧急会议 感性充电蒸气浴会议 人的大脑在放松的状态下可以激发出最优秀的想法 因工作不同而多样化的会议 会议与其说是工作的延续 不如说是一种文化 最大限度地调整好会议气氛 会议成功有80 在于准备 Meetingpreparation筹划会议 确定内容方向 准备资料 会议主持者在会议开始之前 应当立足于5WlH这6条原则进行事先讨论 5W1H 寻求为什么必须召开这个会议 是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案 Why What 对议题是否符合会议目的进行检查 Where 对是否有能够容纳所有人的场所进行确认 When 对会议时间如何 是否很好地遵循时间进行确认 Who 让适合议题的人出席会议 How 对如何得出符合议题的结论进行讨论 Clearthepurposeofthemeeting明确会议的目的 抓准会议核心 不偏离主题 会议准备从会议目的开始 会议必须存在目的 遵循目的的会议形式 信息传达类型 问题解决型 发现整理问题 制订解决对策 制订执行计划 制订计划或日程并对合并的项目进行整理 订立计划型 利益调整型 调整个人或组织之间利害得失 情绪协调 Pickupparticipant选定参加者 让必要的人参加会议 仅让对实现会议目的不可或缺的人参加会议 对会议参加者进行选择的条件 仅让对实现会议目的不可或缺的人参加会议 让具有决定权的人参加 即便是其他部门的人 如果与会议有关系 也让其参加 让对会议主题存在强烈疑问的人参加 让与会议主题有关的专家参加 让能够正确表达自己意见的人参加 Priorannouncement对会议事先进行公告 通知与会人员时间 地点 内容 应当记入事前通知的项目 做好有目的的开会 事先传达议题 分发资料是给出现场优秀意见的保证 Handoutmaterialsinadvance事先分发会议资料 严格遵守时间 提炼重点 精化主题 避免无谓讨论 有效引导会议的秘诀之一就是合理分配时间严格遵守时间 迟到是不行的要确定要结束的时间并在最后做出结论 Timedistribution分配时间 通过会议内容 大小 人数 层次 灵活选择会场 布置环境 Preparemeetingroom准备会场 管控会议主题 时间 情绪 调动与会人员参与合作 会议主持者必须具备的条件 成功地引导会议议程是会议主持者的重要职责 了解会议的目的 准备适当的资料 绝对不要迟到 围绕主题积极发表见解 参加者必须具备的条件 了解会议的目的是什么如果其他企业或新面孔参加会议 则一定要准备名片准备可证明自己意见的资料绝对不要迟到为信守一切诺言而行动不要失去会议方向 与会议准备同样重要的是会议的开端 Donotlossthedirection不要失去会议方向 会议中重要的是结论 灌输式传达会议一NO 而且 在其中融入讨论文化 形成团队化企业文化的范例就是 要求水平而不是垂直关系 自律而不是指示 讨论式会议一Yes 引导进行建设性争论 这种做法可以营造讨论的环境 把办公室改成简易会议室 使职员可以随时交换意见 提出批评 进行争论 鼓励思想冲突 制止感情冲突 鼓励思想冲突 鼓励思想冲突 创造使参加者能够以对等立场召开会议的气氛很重要 以对等立场召开会议 促进自由沟通 活跃发言 充分激发员工想象力 不要有含糊不清的表达 在公司中是不可以进行这种含糊不清的表达 在会议中沉默就是怠工 会议应当是双向的 否则的话就无法实现会议目的之一 对智慧和想法进行聚积 认同并尊重对方 尊重对方 在会议中必须认同并尊重这样的事实 在会议中不时做出反应 声音 眼神 体态 以发出 等方式传达对与会者讲演的反应 点头 是表达热忱必不可少的方式 消除陈述意见者对自己谈话是否被很好理解 而感到不安 烦恼情绪 在会议中不时做出反应 小小的称赞可以创造愉快而活跃的工作环境 工作效率也必然会上升 会议中想参与意见的人和想远离的人 参与意见人的表现 想远离会议的表现 不管怎么优秀的结论 如果不付诸实行 就会最终成为浪费时间和经费的空谈 Sumuptheimportantdetails概括重要内容 会议主持有必要在会议结束之前 明确指出已确定实行的事项和尚未形成结论的事项 Takeminutes写成会议录 包括对会议内容摘要和结果进行整理包括有关哪些事交给谁 何时完成 如何进行反馈 在会议结束之后 应当写成整理有会议内容的会议录 利用群件共享信息 根据需要传达所收集的信息并应用在工作中将需要传达的信息通过群件共享传达 并应用到工作中 Deliverthemeetingcontent传达会议内容 发挥作用的就是企业的内部系统 群件 Evaluatethemeeting评价会议 对会议进行评价的最普遍方法就是由参加者进行评价 评价的最简单方法就是 在会议结束后返回的同时进行反馈 通过这种反馈来完善不足之处 创造能够确立新的战略和战术的机会 会议评价是促成高效型会议的核心 Executethedecideditems实行决定事项 在召开会议时就应当决定好任务分担和责任体制以便在会后执行时进行跟踪调查 会后切实整理会场 在使用会议室时 连会后的会场整理都切实做到是一个很好的习惯 会议追求的是质量 不是数量 与十次毫无进展的会议相比 一次高效的会议不管是在费用上还是在成效上都是强的多 学会表达 学会倾听 会议是服务于参加者的 会议的所有参加者都应当做优秀的发言着和优秀的倾听者 参加者不进行发言和倾听的会议就如一潭死水 会议中表达自己意见的要领 从重要部分说起 从肯定性方面说起 有逻辑地 简单地表达 一句话表达一种想法 思考发言提纲 使听者能够理解 使用切合业务的表达 表达要领 发挥好倾听作用的要领 没有规矩 不成方圆 无论做任何事都要遵循一定的行为准则 方能高效的完成 会场秩序 1 点名 必要时可以