OA办公软件日常业务培训.ppt

OA办公自动化系统培训 培训大纲 登录设置 协同及表单应用 首页介绍 文档管理 公共信息 日程计划 会议管理 综合办公 培训大纲 登录设置 协同及表单应用 首页介绍 文档管理 公共信息 日程计划 会议管理 综合办公 登录设置 登陆方式 OA系统为WEB结构系统 可以通过IE浏览器直接登陆 OA系统登陆地址 http 192 168 2 254 8080用户名 名字全屏 根据实际情况修改 例 XXX初始密码 111111注 为了使用方便 可以将该网址设置为首页 或者放入收藏夹中 IE设置 注 如果电脑上装有搜狗IE插件 百度IE插件等其他插件 需要通过这些插件的设置将弹出窗口程序关掉 或者直接通过360安全卫士等工具卸载这些插件 通过IE工具 弹出窗口阻止程序 关闭弹出窗口阻止程序 辅助程序安装 安装红框中的三个插件即可 点击 internet选项 点击 自定义级别 将该标签的所有子项均点为 启用 安装界面 培训大纲 登录设置 协同及表单应用 首页介绍 文档管理 公共信息 日程计划 会议管理 综合办公 首页应用 首页布局 首页介绍 首页框架由顶部菜单 左侧快捷菜单 左侧常用工具 中间为当前选中空间的频道栏目内容 通过右上角的空间切换按钮可以在个人空间 单位空间 部门空间之间进行切换 在线交流 点击在线人员可以进入当前在线人员列表 默认显示为部门人员 也可选择全单位人员 点击要进行在线交流的人员 弹出在线交流窗口 通讯录 通过点击部门可以查询不同部门的人员信息 个人设置设置 关联人员设置 关联人员 是指经常跟自己发生业务的人员 主要包括自己的上级领导 下属或者本部门人员 具体设置如图 代理人设置 代理人设置 是指当个人由于某种原因 如出差 请假等 但自己的工作必须有人处理时所指定的代理进行事务处理的人 设置代理人后 所有需要自己处理的业务会自动转发给代理人 代理人处理等同于自己处理 具体设置方法如图 注 当返回单位上班后 记得将代理人取消 否则所有跟自己相关的业务都会传给代理人 而自己无法操作 邮箱设置 A6系统中带有邮件管理的功能 可以将自己常用的电子邮箱绑定到OA系统中 这样就可以直接在A6系统中查收 回复邮件 并且可以将邮件直接转发为协同 具体设置如图所示 注 在邮箱服务器上保留备份 指的是邮件下载到OA系统中后 在原来的邮箱中邮件仍会保留 如不选择 当邮件下载到本地后 原邮箱中的邮件会被删除 个人信息设置 通过个人信息设置 可以修改个人信息和系统登录密码等信息 培训大纲 登录设置 协同及表单应用 首页介绍 文档管理 公共信息 日程计划 会议管理 综合办公 协同介绍 协同是OA系统的主要业务流程 是指由多个人共同完成的一件事务 事务中涉及到不同人的处理意见及处理方式 处理时间等 协同包括 自由协同 即根据工作需要随机发起的协同 如给同事发一份文件或者一件有趣的现象等 另一种是制度化的协同 我们称之为表单 例如请假单 请款单等等 协同工作 协同工作 发起自由协同 自由协同 指根据工作需要随机发起的一种协同 自由协同流程比较随意 内容没有固定要求 类似于发邮件 但自由协同中即可以实现同时发给多个人 OA中称之为并发流程 也可以实现按次序查看 例如先由A查看并处理后B才能看到及处理 OA中称之为串发流程 系统中还可以实现串发并发共同存在的混合流程 自由协同发起 可以直接点击快捷菜单区的 新建事项 按钮或者顶部菜单栏协同工作下的 新建事项 具体操作及注意事项如图 打开新建事项后 录入标题 流程 即事项的处理人 如果要将该协同归档到自己的文档中 可以直接点击归档至 然后 选择归档的目标文件夹 标题中的 是否跟踪 为默认选中 如果选中跟踪 则自己所发起的协同可以通过个人首页的 跟踪事项 中查看 未选是否跟踪的则无法 跟踪事项 中查看 如果有附件的 点击菜单栏 插入 按钮 插入附件 协同如果不需要现在发 可以点击 暂存 按钮 将协同保存为草稿 发送的时候点击 协同工作 待发事项 中找到暂存的事项进行发送 注 培训时着重讲解流程如何设置 难点 发起表单 表单 表单是一种特殊的协同 是一种格式固定 流程固定的协同 系统中所有的表单都是由表单管理员根据公司的管理制度而编制的 因此 表单是一种制度化的协同 是保证公司制度能够严格执行的协同 表单发起时 发起人只要点击 我的模板 中对应的表单 录入相关的信息 点击发送 该表单就会按照设置好的流程进行流转 具体操作如图 标题及流程是系统自动生成的 流程不可修改 表单中有些项目是根据发起者的信息自动带出的 有些项是要手工填入的 录入完成后 如果需要现在发送 直接点击 发送 按钮 如果暂不需要发送 点击 暂存 按钮 发送的时候 到 协同工作 等发事项 中进行发送 协同工作 协同处理 协同处理 是指对别人发送给自己的工作事项 即协同 进行处理 根据协同的内容和性质不同 涉及到处理方式也不同 下面讲解几种常用的处理方式 处理意见 包括已阅 同间 不同意处理方式 提交 回退 加答 当前会签 终止 处理意见和处理方式要同时使用 已阅 主要针对通知性质或者知识分享性质的协同 不涉及到任何的审批意见 只是将协同内容告知与你 对此类协同的处理方式我们应该选择 已阅 意见栏中录入自己的想法 点击 提交 同意 主要针对审批性质的协同 如果同意执行 选择 同意 录入审批意见后 点击 提交 不同意 也是针对审批性质的协同 不同意执行 选择 不同意 录入审批意见后 点击 提交 处理方式 提交 协同向下推进或者处理完成的操作 该操作是一个正向的操作 点击后 如果操作者是最后一个节点 协同处理完成 如果操作者不是最后一个节点 点击提交后 协同转入下一个节点人员 回退 协同退回到上一节点 该操作是一个逆向的操作 主要针对审批类协同 领导在审批的时候不完全同意 需要做部分修改时 在处理意见框中录入修改意见 点击回退 退回给发起人或者上一节点 修改后 继续向后进行 加签 在处理者当前节点之后加入一个节点 与当前操作者关系为串发 当前会签 在处理者当前节点加入一个或者几个节点 与当前操作者关系为并发 终止 对不合理的协同直接终止 终止后 协同将不会传递给任何人 协同工作 跟踪查看 跟踪查看 查看自己曾发起过的协同的处理情况 包括自由协同及表单 双击查看附件情况 对已发协同进行补充说明 点击流程可以查看该协同中涉及到的人员的处理情况 培训大纲 登录设置 协同及表单应用 首页介绍 文档管理 公共信息 日程计划 会议管理 综合办公 文档管理 文档管理 对个人常用的文档或者单位的一些技术类 制度类的文档进行管理 享有文档相关权限的人员可以对文档进行查看 下载 打印等操作 通过文档管理 可以对单位的知识性的或者企业文化性的文档以电子版保存在OA系统中 实现知识沉淀 并且保证技术类文档的归档管理 文档分类 文档分为 我的文档 单位文档 公文档案 项目档案 操作员对 我的文档 的全部的操作权限 在 我的文档 中可以随意增加文件夹或者上传 下载文件 但对于 单位文档 只有单位文档管理员授权的操作员才享有对应的操作权限 公文档案 和 项目档案 是在公文管理和项目管理模块中 进行公文和项目存档的文件夹 文档管理常用的操作 新建文件夹新增文件上传文件下载文件文件共享 新建文件夹 新建文件夹 根据文档的分类 设置文件夹 对文件进行分类管理 方便查询 具体操作如图 新建文件 新建文件 直接在文件夹中填加文件 该文件是在OA环境下编辑的 例如 在线填加WORD文档 操作之前 先双击文件夹 进入该文件想要保存到的文件夹 具体操作如图 录入文档的标题 内容后 点击保存 文件操作 文件的操作主要包括 上传 下载 删除 更名 转移等 上传 将本机编辑好的文件上传到OA系统中 操作 先进入要上传文件的文件夹 点击菜单栏中的上传按钮 选择本地文件 点击确定 注 上传文档时注意大小限制 下载 找到要下载的文件 双击 提示保存 保存到本地即可 删除 选中要删除的文件 点击要删除的文件前的选择枉 点击菜单档中的 操作 选择 删除 更名 修改文件的名称 选中要修改名称的文件 点击菜单栏中的 更名 录入新的名称后 点击确定 转移 将文件从当前文件夹移动到别的文件夹 选中要转移的文件 点击菜单栏中的 转移 选择目标文件夹后 点击确定 具体操作如图 知识共享 通过文件共享功能 将个人文档共享给自己的部门人员或者上级领导等 文件共享分为两种方式 一种是文件夹共享 一种是文件共享 文件夹共享是指将整个文件夹的相关操作权限授权给其他人 被授权的人员对整个文件夹对对应的操作权限 文件共享是共享某个文件 被授权人员只能看到授权的文件 看不到文件夹里其他内容 下面分别讲述文件共享的操作及查看 文件共享的操作及查看 文件夹共享 将整个文件夹共享给别人操作方法 点击要共享的文件夹后边的 属性 按钮 进入文件夹属性界面 点击进入 共享 页签 点击 添加 按钮 选择被授权的人员 通过点击人员对应的权限选择框为每个被授权的人员设置对文件夹的操作权限 如图 共享文件夹查看 查看别人共享给自己的文件夹 点击 我的文档 他人文档 可以看到所有共享给自己的文件夹 双击打开 可以查看共享文件夹的内容 如图 文件共享 文件共享是指只共享某个文件给其他人 文件共享在系统中叫 借阅 而且有时间限制 具体操作 点击要共享的文件后边的共享按钮 点击 借阅 页签 点击 添加 选择要共享文件的人员 选择文件共享的时间及对应的权限后 点击确定 如图 共享查看 查看别人共享给自己的文件 进入 我的文档 借阅文档 可以查看 我借出的文档 和 借给我的文档 打开对应的文件夹 可以看到相关的借阅文档 如图 培训大纲 登录设置 协同及表单应用 首页介绍 文档管理 公共信息 日程计划 会议管理 综合办公 公共信息管理 公告 公告是由单位管理者发布的制度性或者通知性的文件 如行政公告 人事任命公告等等 公告的发起人为公告的管理员 一般为办公室主任或者其他相关人员 普通员工对公告只有查看的权限 注 公告的发起者为专门的负责人员 对公告发起的培训由系统管理员单独为公告发起者进行 这里只培训如何查看公告 公告查看 进入公告查看可以通过多种途径1 个人首页的单位公告模块2 单位首页的单位公告3 顶部菜单的公告菜单具体操作如图 调查 调查是为了获取某种统计数据而进行的一种活动 每个被调查的人员要进行相关调查问卷的填写 然后由调查发起者对数据进行统计汇总 注 调查的发起者为专门人员 对调查发起人员的培训单独进行 我们这里只培训如何填写调查问卷 具体操作 通过公共信息 调查 进入调查界面 选择要查看的调查 填写由调查发起者做好的调查问卷 点击提交 提交后 系统将会自动进行调查情况的统计汇总 我们可以再次进入调查界面 点击下方的查看结果 可以查看本次调查的情况 如图 新闻 新闻是由新闻管理员发起的关于单位的或者关于相关行业的一些新闻内容 新闻的发起会专门培训新闻的管理员 这里我们只讲述如何查看新闻 点击顶部菜单 公共信息 新闻 进入新闻查看界面 双击要查看的新闻 进入新闻的查看界面 如图 讨论 讨论是由个人发起的 对某件事 某项技术或者某项决议的讨论 讨论每个人都可以发起 类似于网络上的BBS 具体操作讨论的发起 顶部菜单 公共信息 讨论 进入要发布讨论的讨论类别 点击新建 即可发布讨论内容 在讨论编辑界面 录入讨论的标题 讨论的内容 讨论发布的范围 即将讨论发给哪些人 等信息后 点击发布 讨论的查看及回复 顶部菜单 公共信息 讨论 进入想要参与讨论的讨论主题 在回复中录入回复的内容后 点击确定回复 如图 培训大纲 登录设置 协同及表单应用 首页介绍 文档管理 公共信息 日程计划 会议管理 综合办公 会议管理 会议管理是在公司召开会议时 由相关人员发起的公文通知 会议管理包括会议发起 会议回执 会议纪要 会议资源等操作 会议发起 点击顶部菜单 日程 计划 会议 点击会议管理 点击新增 增加一个会议 在会议编辑界面录入会议标题 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