应用写作——英文信件与格式.doc

精品文档应用写作英文信件与格式随着国际间交往的日益频繁，英文书信的应用也越来越广泛，而且，大学英语教学大纲四、六级统考都把英文书信作为写作的一项要求，纳入了学习和考试的范围。但是，英文书信无论在格式上还是在表达方式上都不同于汉语书信，不仅要掌握英文书信的称谓，格式，惯用词语，还要了解英语国家的风俗习惯。英文书信与文学作品的表达方式不同，它并不要求华丽的辞藻，而是用简明的语言来表达意思。1. 信封的写法在信封地址格式上，英语和汉语采用截然不同的方式，英语写书信的惯例是收信人地址写在信封中间，具体写法是：第一行：对收信人的称谓及其名和姓（中国人的姓名可以先写姓再写名，在国际上是承认的）第二行：寓所的房间号码、门牌号码、弄名以及所在街名；第三行：城镇名、直辖市名、省名/州名/郡名及邮编；第四行：国名（如果寄往国外）寄信人 姓名邮票 地址收信人 姓名地址门牌号、街名城镇名、州名、邮政编码国名发信人地址写在信封的左上角，和收信人地址的写法差不多，不过除非要让对方知道自己的性别或头衔，一般名和姓前面不加称谓。如：英文信封的写法主要有两种：并列式（也叫齐头式）和缩写式。齐头式就是每一行的左边都要对整齐，美国的信多采用这种形式。例如：Harry Johnson stamp1568 G Orchard PlaceUrbana IL61834United States of America Mr. Peter Stone325 Green StreetGreen field，London U.K.缩进式就是每行逐次向右缩进一两个字母。例如：Jia Luo Room 205 No.6 Lane 10 NanJing Road Shang hai 20051 The Peoples Republic of China Mr. John Smith 505 Ramapo Valley RoadMahawah, New Jersey 07430The United States of America 07430邮票 美国新泽西马瓦拉玛坡山谷路505号约翰史密斯先生收中华人民共和国上海南京路10弄6号205室罗寄与此相对照的汉语信封为： 有时，也可把发信人地址写在信封的背面，即信封盖上。例如： Jia LuoRoom 205,No.6, Lane 10, NanJing Shanghai, 200051The Peoples Republic of China 托人转交的信则写上C/O, 意思是in care of, 放在收信人下一行及转交人姓名之前。例如：Wang Ping 347 Henan RoadShanghai Peoples Republic of ChinaMr. F.E RichardC/O Mrs. Pauline Scott211 Broad AvenueLos Angeles, CA91640U.S.A这封信是写给理查得先生的，由波琳斯科特转交。2书信的格式 英文书信由以下几部分构成：1）信头（Heading）指写信人的地址和写信日期，位于第一页信纸的右上角。写地址名称的次序是由小到大，即第一行写门牌号和路名；第二行写区、市、省（州）名称和邮政编码，国名。地址最后一行写日期，月份要用英文写，不要用数字代替，可采用标准的缩写式，如，Aug , Sep, Oct，日期可用基数词1，2，3，4，也可用序数词1st，2 nd，3 rd，4th ；年份要写全，如2005年不能写05年。日期的写法常见有两种：一种是以日、月、年排列，如：19 Jan., 2005, 这是英国写法；另一种是以月、日、年排列，如：Jan. 18, 2005, 这是美国写法。月份和日期间均不用标点，在年份前要用逗号。 如果所用的信纸上已印有公司的名称、地址、电话号码等等，只要写上日期就行了，不必重复写信的地址。2）信内地址（Inside Address） 指收信人的名称和地址，位于第一张信纸的左上角，低于写信日期，和信封上的收信人姓名和地址写法完全一样。写事务信件时一般需要写信内地址，写私人信件时则不需要。 根据收信人的性别，婚姻状况及身份，在其姓名前可冠以不同的称呼和头衔。如：Mrs. 用于已婚女子，后面接其夫姓，为“夫人”Mr. 用于男子名字前，为“先生”；Miss. 用于未婚女子，为“小姐”；Ms. 用于婚姻状况不明的女子姓名前，为“女士”Dr. 用于具有博士头衔的姓名前；Prof. 用于具有教授头衔的姓名前；Pres. (President) 用于大学校长，总统，议长，会长，主席，州长，董事长，总经理等姓名前。Rev. (Reverend) 用于神职人员的姓名前是对牧师或神父等的尊称。Sir用于对不相识的男子，上级，长辈或对从事某一职务者的尊称。如写给机关，团体，学校，商行的负责人。3）称呼（Salutation）是对收信人的尊称语，从左边顶格写起，在收信人姓名，地址下面空两行处，自成一行，开头词和专有名词的第一个字母要大写，称呼末尾的标点英国人用“，”，而美国人多用“：”。 在英文信笺里，通常在收信人的姓名前加上Dear，例如“Dear Smith” 。如果收信人是熟识的人，可以直接在其名字（first name）前加上Dear, 例如“Dear John” 。为了表示礼貌，收信人的姓名前常冠以称谓或头衔，如：Dear Dr John Smith. 在事务信笺中尤其如此。但要注意的是，称谓和头衔可以与姓名全称合用，也可与姓氏（last name）合用，但不能单独与名字合用。例如：Dear Mr. John Smith ( )Dear Mr. Smith ()Dear Mr. John ()在事务信笺中，还常常使用一些泛指的称呼方法，例如：Dear Sir.,Dear Madam, Dear Sirs,Gentlemen,To whom it may concern, (致有关人士)4）正文 (Body)正文是信的最重要的部分，写信人所要表达的内容和目的都在这一部分，要求简明扼要，有条理，段与段之间要空出两三行，这样显得清晰。一些英文专家把写英文书信归纳为五原则，即五个“C”: Completion (内容完整) Clarity（意思清楚）Correction（语言正确） Conciseness（简明扼要）Courtesy（谦恭有理）5）结束语（Complimentary Close）在信的正文结束后，应当有致敬的结束客套语和谦称，相当于汉语书信中的“敬上”，“此致，敬礼”等等，它们位于正文下两三行。从信纸中间或稍右处，第一个词的开头字母要大写，末尾加逗号，常用的结束语如下：无论熟悉与否最常用的结束语有：Sincerely, Yours sincerely, Very sincerely yours, Most sincerely yours 忠诚的Truly, Yours truly, Very respectfully yours, Yours very truly. 忠实的Respectfully yours, Very respectfully yours 您恭敬的写给长者的，领导等用的结束套语有：Appreciatively yours 你的恭敬的，敬上，谨上给熟人和一般同事用的套语有：Cordially yours 您真挚的Your friend 您的朋友Fondly 亲爱的As ever 永远是您的给亲属和亲友的结束语有：Your ever 永远是您的Love or lovingly亲爱的With love爱你的Affectionately 亲爱的All my love 爱你的Your loving daughter/ nephew您的爱女/侄子给政府机关呈文的结束语有：Your obedient servant 您虔诚的仆人Your faithfully；Your sincerely；Sincerely yours；Faithfully your你真诚的；6）署名（Signature）署名主要是让收信人相信信件是真实的，如果信件是写给不太熟悉的人，签名下面应该用正楷或打字的形式再次写出姓名，以便识别。如果是事务信件，写信人在签名之后，还须写明自己的职称或头衔。例如：Yours sincerely, Jane Treat, Professor of English如果写信人为女性，与收信人不相识，则往往在署名前加圆括号注上Mr. 或Mrs. ，以便对方知道如何称呼，如：Yours truly,Ellen Butler (签名)(Miss) Ellen ButlerProf. of English7）附件（Enclosure常缩写成Encl）如果信的正文谈到有附件要寄，则在信纸的左下角注明，以便收信人查阅。如：Encl: My resum Encl: My recent photo Encl: Doctors certificate8）附言(Postscript简写成 P.S.)在信的本文写完之后，又有新的情况通知收信人，那么可以在信的左下方，低于右边签字1-2行处写上P.S.，然后补述。一般说来附言应该尽量少用，事务信件更要避免，以免给人留下粗心大意的印象。例如：P.S.: Kindly send me your recent photo.在商业英语书信中，其结构除一般书信的主要部分外，还有：事由（主题）：写在称呼下面两个行距处，一般置于信纸中间。编号：写下信纸的右下角，便于存档记忆。范例：54 Fairview Drive Eastbourne, BNl8, 2BU England June 30, 2001Mr. Morris Simpson387 Madison AvenueNew York, NY 10022U.S.A.Dear Sir or Madam:_Cordially,Cherry FishEncl.: List of PublicationsP.S. If you happen to find the library of Renaissance, please tell me which bookstore sells it.3电子邮件的格式电子邮件要比书信具有更多的随意性，信头和信内地址都不需要，只要在收信人处打上收件人的电子邮件地址。如：ynb7514 即可。若要同时发给其他人并让收件人知道，在抄送（Cc-Carbon copy）处打上被抄送人的电子邮件地址。若要同时发给其他人并不让收件人知道，在密件抄送（Bcc-Blind carbon copy）处打上被密件抄送人的电子邮件地址。若给邮件人加上主题，可在“主题（Subject）” 处打上主题，如：Congratulations 其它部分和书信一样写，一般用齐头式。练习二：1请按以下提示填写下面的信封。 The Scharffer Family lives at 15315 S.E. 18st, in Union City, PA. The zip code is 19001.2写出下列信件的称呼语。 1）A letter to your best friend. 2）A letter to your president. 3）A complaint letter to a mail order company.3请纠正下面信件中的错误。1991, October Dear Susan, How are you? Im sure youre working very hard. Ive a new job and I like it very much. The weather is starting to get cold here. Youre lucky you live in Florida. The weather is always so warm and sunny there. Write me soon. Love, Liya4下面的句子是书信的结束语。请推断出是写给谁的，并把相应的序号填在下面的横线上。 Should I need to send further material. Please let me know.(2) Thank you for being a faithful friend.(3) How much I miss you.(4) Im grateful to you, teacher.(5) I want to wish you longevity and health. _ a friend _ a seller _ a student _ a wife _ a daughter1. Stamp Mr. Schaeffer 15315 S.E. 18st Union City. PA. 19001 2. 1）Dear Mr., 2）Dear Sir, 3）To Whom It May Concern3.October 3, 1991 Dear Susan, How are you? Im sure you are working very hard. Ive a new job and I like it very much. T