Word文档操作常见问题解答.doc

Word文档操作常见问题解答按：3月24日，人力资源部聘请党政办公室主任李宪寅为培训班人员讲解了Word文档的操作知识并进行了现场的实际操作。为使大家进一步掌握相关内容，现将有关学习材料以问答的形式整理后发给大家，以供参考应用。一、Word排版（一）页面设置的上、下、左、右边距设为多少合适？答：一般设为A4页面。建议上设“2.5厘米”，下设“2.6厘米”，左设“3厘米”，右设“2.8厘米”。也可根据实际稍作调整。或者，可直接应用Word的初始页面设置数据。（二）字体设置（1）正文标题设多大字体？答：一般设为二号字体、宋体加粗，或者设为黑体。（2）正文设多大字体？答：一般设为三号字体、仿宋。（3）正文序号有什么要求吗？答：一般设为三级即可，即：“一、”、“（一）”、“1”。如果分级比较多，也可设为：“一、”、“（一）”、“1”、“（1）”、“1）”、“”、“a.”但要注意标点符号的写法，见下表：正确写法错误写法一、一，（一）（一）、1（也经常写为“1、”）1，（1）（1）、1）1）、a.a、从以上可以看出，凡是带“（）”、“X）”、“”的，后面均不加任何标点符号，凡是英文字母的，均不加“、”，但要加“.”。（4）那么，正文中各级标题的字体、字号该如何设置呢？ 答：一级标题可设为宋体加粗。二级标题可设为黑体。三级标题可设为楷体加粗。其他标题，均可设为同正文的字体一样，即仿宋、三号。（三）正文中的表格，如何快速处理？答：先将表格与正文字分页，分页时可在表格标题的前面按“Ctrl+Enter”，即可分开。排版时，先排文字，再排表格。分别排好后，合并即可，即删除硬回车，即可实现合并。（四）我在操作合并文字、表格时，出现了表格跨页，怎么处理？答：一种方法，表格不合并，但要将后面的部分文字提到前一页，在相应的地方注明“见表X”；如果前面的文字较多，可以通过增加行间距的方法，使前面的文字尽可能地填满这一页。另一种方法，表格与文字合并，但这样操作可能会使表格跨页。为了自动显示表格的表头，可以选中第一行，选“表格”-“在各页端以标题形式重复出现”，以达到目的。（五）表格的排版与正文的排版一样吗？答：为了突出正文，建议将表格的内容设置为小四号、宋体，将表格第一行设为小四号、宋体、加粗。行距选择“单倍行距”；或者“最小值”，然后选择数值。具体也可根据实际进行设置。（六）正文中有图片，怎么排？答：类似表格的排版。可先分、后合。但图片的标题一般放在图片正下方、居中。而表的标题，一般放在表格的正上方、居中。（七）有附件时，如何设置？答：在此举例加以说明。以下均为规范的排版。（1）有两个以及的附件排法：附：1GB/T214702008锤上钢质自由锻件机械加工余量与公差 盘、柱环、筒类2GB/T214712008锤上钢质自由锻件机械加工余量与公差 轴类说明：序号前要空两格。如果附件的内容超过一行，则换行时，后面的行要与第一行的文字对齐，而不是与序号对齐。（2）只有一个附件的排法：附件：GB/T214702008锤上钢质自由锻件机械加工余量与公差 盘、柱环、筒类说明：此时采用自动换行即可。不同点还有，两个以及时用的是“附”；只有一个附件时用的是“附件”。（八）写任何材料都需要有落款吗？答：不一定。但请示类、报告类材料，都必须有落款和日期。时间一般排在右下方；落款排在时间的正上方；时间和落款之间一般不能空行。二、关于Word文档的校对（一）校对的内容包括哪些？答：一般包括文字校对、格式校对、序号校对。（二）怎样快速发现格式排版上的问题？答：在全选状态下，很容易快速发现问题。点击“编辑-全选”，即可实现全选；或者按“Ctrl+A”，可快速实现全选。（三）序号怎么校对？答：在全选状态下，可以快速发现自动添加“编号”的情况。可以手工改正。在校对正文的过程中，最好先改正错误的序号，再进行排版、校对。（四）对文字的校对一般要注意哪些内容？答：校对的内容很多。如果有书面资料，则以书面资料为参考。如果没有书面材料，则应注重以下几方面内容的校对。（1）错别字的校对。举例如下：错误写法正确写法按装安装脉膊脉搏甘败下风甘拜下风自抱自弃自暴自弃一愁莫展一筹莫展穿流不息川流不息欢渡春节欢度春节一幅对联一副对联元霄节元宵节震憾震撼既使即使一如继往一如既往峻工竣工打腊打蜡老俩口老两口水笼头水龙头名信片明信片鬼鬼崇崇鬼鬼祟祟金榜提名金榜题名走头无路走投无路不能自己不能自已坐阵坐镇编篡编纂做月子坐月子合笼合龙在我们公司，特别要注意部门名称和人名的校对。如果吃不准规范的简称，则直接用全称更恰当。例一：“山东莱芜煤矿机械有限公司”简称“莱芜煤机公司”，如果写成“莱煤”、“莱煤机”、“莱芜煤机”、“西煤机”等，在正式的书面语言中不太恰当。例二：“销售一、二、三、五、六部”不恰当，应写全称“销售一部、销售二部、销售三部、销售四部、销售五部、销售六部”。例三：“第一铆车间”、“第二铆焊车间”，写成“一铆”、“二铆”不太合适，将“破碎机公司”写成“破碎机”不合适。如果用在口语场合是可以的；但在书面语言中，用全称则显得规范。（2）标点符号的校对。要注意全角、半角的区别。（3）空格。一般情况下，要删除空格。建议采用查找-替换功能，逐一甄别后删除。但特别要注意英文的空格，每个单词后面空一格是正常的，此时不能删除空格。（4）英文的校对。可以在全选设为“Times New Roman”字体状态下进行校对，这样很容易识别出错误。对于自动显示且你能确定的，也可以在有提示的情况下，采用点住英文单词，再点鼠标右键的方法选择更改。（5）单位的校对。在一篇文稿中，要注意在相同语境下单位的统一，例如m2、平方、平米、平方米，可统一为m2或平方米，而平方、平米不规范。（6）语法的校对。有的词语表达的意思相近，需要区分一下。例如：“帐号”与“账号”，“定货”与“订货”，“其他”与“其它”，对于这种情况，一种方法是全文统一起来，只选用一种写法；另一种方法，查一下新华字典确认一下，你固定一种个人的用法。因为，在很多材料中，这几个词是通用的。在公司下发的文件中，较多地采用了“账号”、“定货”、“其他”。（7）“拼写、语法检查”的使用。按“F7”键，可迅速实现，但是否真正要更正，要靠你的智慧，因为电脑也不是万能的。如果过多地依赖电脑，有时它犯的错误会比人为产生的错误多得多。（8）版面的整体预览。在排版、校对都完成之后，可以预览整体版面。最简单的预览方法是：按住Ctrl键，滚动鼠标上的转珠。三、Word操作小技巧（一）有什么常用的小技巧可用于提高操作的速度吗？答：有。只要经常、反复使用，可掌握其精要。巧用查找、替换功能。可用于校对大幅文稿。巧用修订功能。可提高文字修改效率，而且会减少错误发生。巧用全选功能。可快速发现一些排版上的问题。上面已经提到，对于格式、序号、文字等不统一的问题可很快发现。巧用格式刷功能。可快速修改排版格式不统一的问题。特别适合于局部调整，如果全文使用则很容易去掉一些本应保留的格式。例如：你使用格式刷，很容易将“m2”改为“m2”，从而导致去掉上标的格式；同样，下标的情况也很容易去掉。巧用自制模板。可用于一些文件起草中，例如：工作计划。你可把经常写的一些材料归纳一下，先看一下经常需要将文档设成什么样的格式，再将你的电脑文档设置成一个固定的格式，比如页面设置、字体、字号等默认，以后打开电脑可直接进入你要想的基本设置，这样可做到省时、省力、省心。巧用快捷键。可以提高操作速度。例如：全选Ctrl+A；复制Ctrl+C；粘贴Ctrl+V；保存Ctrl+S，等等。更多的快捷键用法可从网上搜一下。哪怕只掌握几个常用的，即可大幅提高工作效率。（二）如何快速取消Word中的超级链接？答：选中后，按Ctrl+ Shift+F9。（三）如何输入分数？答：按Ctrl+F9，在其中输入eq f(*