IInerlib区域图书馆集群管理系统－用户手册.doc

Interlib 图书馆集群 管理系统 用户手册 广州图创计算机软件开发有限公司 目目 录录 前言前言 5 第一部分第一部分 总论总论 11 第第 1 1 章章 区域图书馆群联合服务特色区域图书馆群联合服务特色 12 1 1 联合 协调采购 13 1 2 联合编目 13 1 3 联合目录 13 1 4 通借通还 14 1 5 系统零维护 14 1 6 丰富的工作形态 14 第第 2 2 章章 基本概念基本概念 16 2 1 逻辑概念 17 2 2 业务名词概念 18 第第 3 3 章章 业务规则制定准备业务规则制定准备 19 3 1 分馆参数 20 3 2 馆藏地点参数 21 3 3 文献类型参数 21 3 4 流通规则参数 21 3 5 MARC 参数 22 第 章第 章 系统使用常识系统使用常识 24 4 1 系统登录 25 4 2 系统主界面 25 第二部分第二部分 采访子系统采访子系统 27 第 章第 章 采访工作流机制采访工作流机制 28 5 1 预订处理流程 29 5 2 采访形式 30 5 2 1 独立采购 30 5 2 2 联合采购 31 5 2 3 中心代购 32 5 3 验收处理流程 32 5 4 先决条件 34 第第 6 6 章章 外部数据的引入外部数据的引入 35 6 1 书商书目批次 36 6 1 1 书目批次管理 36 6 1 2 新建书目批次 37 6 1 3 小节提示 38 6 2 书商数据接收 39 6 2 1 接收征订数据 40 6 2 2 小节提示 42 6 2 3 练习 44 6 3 外部数据接收 44 第第 7 7 章章 订单的处理订单的处理 46 7 1 预订订单批次 47 7 1 1 订单批次管理 47 7 1 2 新建订单 48 7 2 图书预订处理 49 7 2 1 功能说明 50 7 2 2 书目查重预订 51 7 2 3 书商书目预订 54 7 2 4 小节提示 56 7 2 5 练习 57 7 3 预订记录维护 58 7 6 采访信息历史查询 59 第第 8 8 章章 文献验收文献验收 60 8 1 验收批次 61 8 1 1 验收批次管理 61 8 1 2 新建验收批次 63 8 2 预订验收处理 63 8 2 1 功能说明 64 8 2 2 预订验收处理 65 8 3 直接验收处理 67 8 3 1 小节提示 70 8 4 练习 71 第三部分第三部分 编目子系统编目子系统 72 第第 9 9 章章 编目处理编目处理 73 9 1 工作流程概述 74 9 2 编目业务环节 75 9 2 1 接收采访送来文献 75 9 2 2 编目查重 76 9 2 3 著录标引和书目质量 76 9 2 4 打印书标 77 9 2 5 交送图书 77 9 3 编目有关操作 78 9 3 1 检索区的特点和使用 78 9 3 2 书目操作 79 9 3 3 利用外部资源 80 9 3 4 附件处理 83 9 3 5 小节提示 84 9 4 MARC 编辑 84 9 4 1 快捷键说明 86 9 4 2 自动生成字段 87 9 4 3 自动追加拼音 90 9 5 书目维护 90 9 6 浏览编目 91 9 7 直接编目 92 9 8 回溯建库 94 9 9 书标打印 97 第第 1010 章章 数据处理数据处理 98 10 1 书目数据清理 99 10 2 Z30 50 自动检索 99 10 3 Z30 50 检索结果处理 101 第第 1111 章章 图书交送图书交送 103 11 1 交送处理 104 11 2 交送统计 104 11 3 交送报告 105 11 4 新书通报 105 第四部分第四部分 典藏子系统典藏子系统 108 第第 1212 章章 馆藏处理馆藏处理 109 12 1 馆藏登记 110 12 2 馆藏剔除 111 12 3 藏书清点 112 12 4 清点处理 112 12 5 条码置换 113 第第 1313 章章 馆际藏书处理馆际藏书处理 114 12 2 馆际调拨 115 第五部分第五部分 期刊子系统期刊子系统 116 第第 1414 章章 期刊工作流机制期刊工作流机制 117 14 1 期刊预订流程 118 14 2 期刊记到流程 119 14 3 期刊装订流程 121 第第 1515 章章 期刊数据管理期刊数据管理 123 15 1 期刊书目批次 124 15 1 1 书目批次管理 124 15 1 2 新建期刊批次 125 15 1 3 小节提示 125 15 2 期刊数据接收 126 15 3 期刊批次维护 128 15 4 期刊编目 129 第第 1616 章章 期刊预订管理期刊预订管理 130 16 1 先决条件 131 16 2 期刊预订处理 131 16 2 1 功能说明 131 16 2 2 期刊查重预订 133 16 2 3 期刊批次预订 136 16 3 期刊直接预订 138 16 4 期刊批续订 141 第第 1717 章章 期刊记到和装订期刊记到和装订 142 17 1 期刊记到处理 143 17 1 1 记到年 145 17 1 2 详细记到 146 17 1 3 记到操作 147 17 1 4 记到装订 148 17 2 光笔记到 150 17 3 装订验收处理 150 17 4 合订本回溯 152 第六部分第六部分 荐购处理荐购处理 153 第第 1818 章章 荐购处理荐购处理 154 18 1 荐购图书处理 155 18 1 1 书目列表荐购处理 156 18 1 2 MARC 格式荐购处理 157 18 1 3 读者自荐数据处理 158 18 2 荐购通知读者 159 18 2 1 发送邮件通知 160 18 2 2 小节提示 162 第七部分第七部分 流通子系统流通子系统 163 第第 1919 章章 流通管理流通管理 164 19 1 流通制度 165 19 2 通借通还先决条件 167 19 3 流通处理 168 19 3 1 借书 169 19 3 2 还书 171 19 3 3 续借 172 19 3 4 丢书 173 19 3 5 损坏处理 173 19 3 6 闭馆还书 174 19 4 流通的多样性 175 第第 2020 章章 读者管理读者管理 176 20 1 涉及参数 177 20 2 读者管理 177 20 3 读者查询 180 20 3 读者清单 181 第第 2121 章章 预约管理预约管理 183 21 1 预约 184 21 2 回库处理 186 21 3 预约通知读者 187 第八部分第八部分 参数设置和使用参数设置和使用 188 第第 2222 章章 系统参数系统参数 189 22 1 用户管理 190 22 1 1 操作员管理 190 22 1 2 角色管理 192 22 1 3 个人信息维护 193 22 2 分馆参数设置 194 22 2 1 分馆管理 194 22 2 2 馆藏地点 196 22 3 系统参数设置 197 22 3 1 书商管理 198 22 3 2 资金预算管理 199 22 3 3 出版社管理 201 22 3 4 书目控制号分区 202 22 3 5 汇率管理 203 22 3 6 出版周期 204 22 3 7 期刊类型 204 22 3 8 拼音库管理 205 22 3 9 种次号库维护 206 22 3 10 Z39 50 地址管理 207 第第 2323 章章 MARCMARC 参数参数 209 23 1 1 MARC 类型 210 23 1 2 MARC 字段设置 210 23 1 3 MARC 索引定义 212 23 1 4 MARC 统一字段 213 23 1 5 MARC 模版 214 23 1 6 MARC 索引重建 215 第第 2424 章章 流通业务参数流通业务参数 216 24 1 1 读者流通类型 217 24 1 2 文献流通类型 219 24 1 3 借阅规则 220 24 1 4 流通规则 222 24 1 5 专项阅览参数 224 24 1 6 专项外借参数 225 24 1 7 流通延期设置 227 24 1 8 办证费用管理 227 24 1 9 条码结构参数 228 前言前言 图书馆集群管理系统 Interlib 的出现 为什幺需要区域图书馆群的联合服务 阅读对象 本手册包括的内容 本手册阅读指导 相关参考手册 本书约定 更多信息 图书馆集群管理系统 Interlib 的出现 传统的图书馆管理方式下 区域内各图书馆作为一个独立存在的实体 数字化文献资 源信息无法做到共享 达到为全区域服务的目的 各自的独立发展将使自己成为今后数字 化信息时代的一座孤岛 从图书馆自动化系统发展历程来看 经历过单机 终端 主机阶段 局域网下客户机 服 务器 C S 阶段 C S 模式在 90 年代中期作为图书馆自动化系统架构的主流 一直到今天 将图书馆自动化的发展带入了新境界 C S 模式是基于局域网技术发展起来的 在 Internet 技术发展到今天的地步 C S 模式在伸缩性 可管理 资源共享 联合服务等方面有技术 上先天的缺陷 难以实现数字资源和传统业务紧密结合以及海量数字资源的分布处理 图书馆集群管理系统 Interlib 是新一代的图书馆自动化软件 采用开放的多层结构体系 基于 Internet 实现传统业务与海量数字资源管理的结合 Interlib 作为资源共建共享的新的 载体形式 打破了图书馆各自分离的局面 将区域内图书馆群作为一个整体进行管理 从 而达到资源共建共享 合理配置和图书馆之间互相合作的目的 Interlib 通过 Internet 网络或城域网络将区域内各图书馆联合起来 组成一个区域性的 虚拟图书馆群 建立一个区域图书馆群的电子化 数字化 网络化的信息空间 同时通过 开放的多层结构达到与国内外其它图书馆的资源共享与协作 从真正意义上实现图书馆群 的资源管理和业务协作 Interlib 系统的主要功能特点 100 纯 Java 开发产品 跨平台设计 与 Internet 紧密结合 B S 模式多层体系结构 MVC 架构 Browser 端完全采用 XML 解决 HTML 的局限性 适应更新的技术发展 Unicode 标准 真正解决多语种混合编码问题 支持 Z39 50 协议 并支持下一代 Z39 50 协议 ZNG 动态 MARC 定义 完全满足多 MARC 格式在同一系统并存 为什么需要区域图书馆群的联合服务 一个区域内 各图书馆是作为独立的实体存在 没有联系 图书馆之间的资源无法共 享利用 造成了资源重复建设和浪费 如下图所示 在整个区域内 每个图书馆是一个离 散的点 各图书馆行为独立 各自建立自己的文献资源 每个图书馆的读者只能享受本馆 资源服务 不能享受其它图书馆的服务 最普通的服务如 A 馆的读者需要借阅 B 馆的图书 需要重新办证 单一的服务模式给读者造成了不便 也使花钱建设的资源得不到有效利用 A B E F C G D 在这种各自分割 单位所有的局面下存在的问题 如何达到区域内馆际间的合作 最大效能的利用现有资源馆际间的合作 最大效能的利用现有资源 避免浪费 图书馆服务的对象是读者 如何合理配置合理配置可利用的资源 读者如果想获取他馆资源获取他馆资源 如何实现 如何挖掘潜在知识何挖掘潜在知识 增强读者与图书馆之间的信息交互 未来的信息资源数字化 电子化 网络化 共享化 如何达到共建共享的目的达到共建共享的目的 如何利用区域性网络进行信息与知识的重新整合信息与知识的重新整合 图书馆发展到今天 工作重心业已从内部业务工作为主转变为以读者服务为中心 最 大化的利用现有资源为读者服务是图书馆的使命 在区域内 需要整合图书馆群的文献 数字化资源信息 进行集中管理 才能达到为读者更好服务的目的 如下图 图书馆群在 采用集群的管理方式下 区域内各图书馆不再是孤立的 离散的点 互相之间通过 Internet 城域网连接在一起 形成网状结构 区域图书馆群对外的表现是一个整体 同时又 具有各自特色 对内是互相联系在一起独立实体 读者享受的服务可以是全区域范围的 A B E F C G D 通过 Internet 网络或城域网络将区域内各图书馆联合起来 组成一个区域性的虚 拟图书馆 建立一个区域图书馆群的电子化 数字化 网络化的信息空间 采用多层结构 通过开放的多层结构达到与国内外其它图书馆的资源共享与协作 将图书馆业务工作同数字资源相结合 提供多层次图书馆群联合服务 有序的整合图书馆群的文献 数字化资源信息 达到 1 1 2 效果 区域内各图书馆互相之间通过 Internet 城域网连接在一起 在图书馆集群管理系 统的管理下 不再是孤立的 离散的点 区域图书馆群对外的表现是一个整体 同时又具有各自特色 阅读对象 本手册适合使用系统的业务工作人员 也可以作为管理员深入探索系统的指南 我们 希望通过阅读本手册 能够结合业务工作加深对系统的了解 顺利的解决和应对出现的问 题 在实际应用中对业务工作进行优化处理 提高本馆的业务工作效率 本手册包括的内容 这本参考手册详细讲解了系统各个模块的流程 使用指南和部分实现原理 并对相关 技术做了原理阐述和实现说明 本手册共分为八个部分 第一部分 总论 第一部分从区域图书馆群联合服务特色 基本概念 业务规则制定准备 系统使用常 识四章阐述了系统的区域集群管理方式特色 并就使用系统需要掌握的业务规则 基础知 识和概念做了阐述 第二部分 采访子系统 第二部分从采访子系统的流程着手阐述了文献在系统中的采访工作流程 阅读本部分 可以理解系统的采访工作流机制 在实际使用中可就各馆现有的采访工作流程实施流程再 造 对采访工作进行优化处理 系统可以对各种类型的文献 如普通图书 电子资源等 实施采访和管理 在区域图书馆群集中管理方式下 各分馆可以实施联合 协调采购 在 采访形式上可以分为独立采购 联合采购 中心代购方式 第 7 章说明了如何建立一个订 单实施文献的采访 第 8 章介绍了预订到馆文献和直接到馆文献的验收 第三部分 编目子系统 第二部分介绍了系统中文献的编目 编目工作是图书馆业务自动化应用的基础 其著 录分类和主题标引直接影响读者的查询 影响到图书馆书目服务的整体水平 阅读本部分 可以了解在系统中如何建立完整的书目数据和馆藏目录 并介绍了如何在多馆集群管理方 式下控制书目的质量 通过系统提供的 Z39 50 套录和自动检索功能实现网上 Z39 50 自动 查重处理 保证区域内书目数据的质量 第四部分 典藏子系统 第四部分介绍了如何利用典藏子系统的功能模块管理图书馆的资产 在典藏子系统中 除了能够处理本馆的馆藏 决定藏书的典藏位置 进行馆藏调拨等工作外 在区域集群管 理方式下 给予一定权限 还能够进行馆际藏书的交接 调拨 改变资产所属等工作 第五部分 期刊子系统 第五部分详细讲述了期刊的预订 记到 装订等一系列工作 期刊特点是连续性 体 现在期刊工作的各个环节 期刊预订具有一定规律性 第一次预订后 以后的预订方式以 续订为主 来源可能是多渠道 期刊记到是对到馆的期刊进行验收 按照期刊的出版规律 进行记到管理 期刊装订对下架期刊进行装订处理形成合订本 与图书类似进行管理和流 通 第六部分 荐购处理 第六部分讲述期刊和图书的荐购处理 便于更好的掌握其工作流程和使用 系统的荐 购功能可以说是一套完整的子系统 它包含了读者对图书 期刊等文献的网上推荐订购 工作人员对读者推荐信息的处理和 Email 回复读者所荐购文献的处理情况 但由于图书馆 业务工作的特殊性 荐购处理的各功能分散到 WebOPAC 采访 期刊等子系统中 读者 从 WebOPAC 上浏览新书目录进行推荐订购 工作人员在图书或期刊的采购中处理读者荐 购信息 第七部分 流通子系统 第七部分详细讲述了系统的流通业务工作 通过阅读本部分了解系统如何实现图书馆 借书 还书等业务的自动化管理 流通是一个重要环节 它利用已建立好的读者数据和馆 藏数据实现流通业务的自动化 在区域多分馆集群管理方式下 系统实现了全区域的通借 通还 打破了区域内各图书馆条块分割 单位所有的局面 将图书馆群作为一个整体进行 管理 从而达到资源共建共享 合理配置和图书馆之间互相合作的目的 第八部分 参数设置和使用 第八部分从参数的设置开始结合关联的各业务模块进行阐述 系统正常使用 与相关 参数的正确设置关系密切 本部分并不是为了说明单纯的参数设置和参数模块的使用 希 望通过阅读本部分 用户能够了解参数与业务的关系 也正是参数与业务的紧密关联性 使系统的应用灵活多变 能够适应各分馆复杂的业务管理 本手册阅读指导 本手册是如何组织的 本手册是按照在图书馆工作业务来进行划分的 每一部分都是独立的单元 这就意味 着您可以从任何一部分开始 而跳过其它部分 什幺是我必须掌握的 系统每部分的功能是异常强大的 但如果在手册的组织上将每一个细节都列出来 没 有突出重点 将使您的阅读陷入困境 无法在最短的时间内快速上手 手册以工作流的方 式叙述了系统内必须完成的业务工作流程 您只要阅读了该部分 便可以使您的工作轻松 自如的完成 我可以按照各部分的顺序吗 按照各部分的顺序 你可以熟悉整个系统的流程 通读了整个手册 您将清晰了解图 书馆业务工作在系统内的实现方式 让您更容易使用系统以适应您的工作流程 每一部分里面有什么 每个子系统的功能模块介绍和详细功能说明 主体业务的工作流程 一个实例 按照工作流实现要完成的功能 并在部分复杂的章节给出一个具体应 用举例 同业务工作相关的使用技巧举例和常见问题回答 更多信息 关于 Interlib 图书馆集群管理系统的最新信息可以访问站点 第一部分第一部分 总论总论 第一部分从下面几章阐述了系统的联合服务特色和业务规则制定准备 并就使用系统 需要掌握的基础知识和概念做了阐述 区域图书馆群联合服务特色 基础知识和概念 业务规则制定准备 系统使用常识 第第 1 1 章章 区域图书馆群联合服务特色区域图书馆群联合服务特色 该章介绍了 Interlib 区域图书馆集群管理系统的联合服务特色 包括了区域图书馆群的 联合 协调采购 各成员馆的联合编目 区域联合目录自动实现 各分馆间的通借通还 实现全区域的大流通 1 1 联合 协调采购联合 协调采购 Interlib 系统中通过区域图书馆群的联合 协调采购 达到在文献资源采购时就进行合 理配置的目的 联合采购 各分馆分别建立自己的订单 由中心采访部门统一管理 发订单订购 独立采购 各分馆分别建立自己的订单 由各分馆自己发订单 独立完成采访过 程 中心代购 由中心馆建立总订单 完成采访 书到馆后分发给各分馆 1 2 联合编目联合编目 通过馆际间的合作 实现区域图书馆群的联合编目 多馆具有相同的文献资源 共享 一条标准书目数据 达到书目资源共建共享的目的 由于区域图书馆群内各馆编目质量参差不齐 Interlib 引入多种手段进行编目质量控制 1 保持系统在多馆集中工作模式下书目数据的标准性 唯一性 数据接收过程中系 统自动查重 保持书目唯一 2 由于每个馆的编目质量参差不齐 系统根据 MARC 字段参数进行书目数据校验检 查 下载数据时采取自动查重方式 简化人员操作 3 对格式简单的书目数据 允许进入中心数据库 在编目完成后能够自动与网上完 整书目数据进行查询 系统自动进行本地简单书目数据与网上编目中心完整书目 的查重处理过程 1 3 联合目录联合目录 建立区域图书馆群的联合目录 将图书馆群文献资源的目录信息集中在一起 提供给 读者不再是单一图书馆的目录资源 而是图书馆群的目录资源 联合目录的构成 主要有 两种方式 第一种是非实时的传统联合目录 把来自多个图书馆的数据汇集在一个数据库 中 第二种是实时的联合目录 反映了文献的实时动态信息 传统的联合目录 相当在中心存放了本地系统的一个复制 构建的联合目录不能实时 更新 由于技术上 管理上或其它方面的缺陷 无法反映文献资源的收藏地点及借阅情况 等动态信息 无法在联合目录基础上延续对读者的后续服务 Interlib 区域图书馆群自动化管理系统构建的联合目录 是一个动态的整体 采用的是 实时的联合目录 它的特色是提供给读者的目录数据是最新的 直接反映文献收藏的地点 及借阅情况等动态信息 在呈现给读者的目录上直接延续了读者的服务 1 4 通借通还通借通还 区域图书馆群之间实现通借通还最大效率的利用了图书馆现有文献资源 同时提高了 对读者服务的层次 Interlib 系统在区域图书馆群文献资源借还服务方面 实现全区域的通借通还 读者在 提供服务的任意馆自由借还文献 不受地理位置限制 任一读者在任一图书馆均可自由借 还文献资源 全区域的通借通还 系统通过参数进行管理 由于系统采用 B S 多层架构的先进性 数据集中管理 各分馆仅需浏览器即可运行业务系统 分馆省去了系统的安装和维护等工 作 通借通还管理中包括了文献资产的管理 在全区域大流通环境下 文献资产所属馆不 发生变化 仅改变所在馆位置 还回时文献自动入藏到指定馆际藏书地点或与本馆图书混 合排架 自动入藏到还回地点 不需要手工干预 1 5 系统零维护系统零维护 传统的图书馆自动化系统由于受其实现方式的限制 从而要求每个图书馆配备具有计算 机专业技术和熟悉图书馆业务的系统人员 这对一般的中小型图书馆几乎是办不到的事 Interlib 系统的 B S 多层体系结构 采用了大集中的方式 各成员馆无需高档的服务器 无 需安装专用系统软件 无需专业的计算机业务人员 这样就为各种类型中小图书馆上马自 动化系统解决了重大的专业人力资源问题 从而在根本上保证了区域内图书馆群的自动化 系统使用 1 6 丰富的工作形态丰富的工作形态 Interlib 采用 B S 体系架构 除了完善传统的工作方式外 并很好解决了 C S 体系架构 下技术手段难以达到的特殊工作形态 现场采访 通过 Internet 可以直接进行文献的现场采访 效果与本地工作没有区 别 采访实时进行 数据与中心同步 不需要进行二次处理 移动图书馆 通过无线网络同 Internet 连接 实时处理读者办证 图书的借还等 流通工作 移动的书车真正成为移动的图书馆 社区服务 由于图书馆社区服务的提倡和兴起 Interlib 系统正好切合这个观点 凡是 Internet 连通的地方 都可以是图书馆的服务点 Interlib 将图书馆的服务 网络延伸到居民社区等社会的各个角落 第第 2 2 章章 基本概念基本概念 该章节介绍了 Interlib 区域图书馆集群管理系统的基本业务概念 掌握它便于更好的理 解和应用系统 2 1 逻辑概念逻辑概念 区域图书馆集群 区域图书馆集群 是指在一个区域内 各图书馆通过网络连接 或通过 Internet 与中心馆相连 形成一 个图书馆群 内部采用统一协调的管理方式 对外表现为一个虚拟的整体 在此基础上实 施全区域的通借通还 中心馆 中心馆 一个区域图书馆群有一个中心馆的存在 该中心馆负责全局的统筹安排 策划 是事 实意义上的区域图书馆群管理中心 全局用户全局用户 可以操作所有分馆数据的用户 在系统中馆代码标识为 999 成员馆用户成员馆用户 只能操作本馆数据的用户 全局参数全局参数 可以被所有分馆共同使用的参数 对全区域所有图书馆来说 制定全局参数有利于统 一行为 简化区域图书馆群的管理 在系统中馆代码标识为 999 全局参数可以被所有分馆使用 成员馆参数成员馆参数 只能被本馆所使用的参数 一些特殊的参数只能由各馆单独制定 如馆藏地点 操作 员等 对非全局馆的用户来说 在系统中只可见本馆定义的参数和全局参数 对他馆定义 的参数不可见 避免在系统应用中发生一些常识错误 系统通过分馆代码识别全局参数或 成员馆参数 成员馆参数只能为本馆所用 2 2 业务名词概念业务名词概念 机读目录格式 机读目录格式 通常称之为 MARC 格式 是图书馆界用于在计算机上存储和交换书目数据的一种数据 格式 它规定了书目记录的形式 用字段标识符 子字段标识符等描述书目信息 变长的 特性可以描述复杂的信息 关于其子段的简单定义 参考附录一 第第 3 3 章章 业务规则制定准备业务规则制定准备 区域图书馆集群管理方式 不仅仅涉及到各馆的业务流程 复杂的是协调各馆不同的 业务工作方式 以达到资源共建共享的目的 在使用系统之前 需要规划业务运作规则 建立完整的业务运作参数 以下说明区域多分馆运行机制下参数的概念和建立方法 本章 先就系统运行所需要业务参数作简略介绍 详情请参看 系统参数部分 3 1 分馆参数分馆参数 使用系统前首先需要建立相应的分馆参数 定义使用系统的分馆 定义分馆完成后才 能进行其它参数的设置 定义区域图书馆群下的各分馆参数 包括各分馆的工作作模式和分馆的属性 区域图 书馆群逻辑上对外表现是一个整体 但是在内部 各分馆是相互区分的 在区域联合体内 没有中心馆与分馆的区别 只有全局馆 馆代码为 999 和成员馆的区别 虽然物理上可 能是一个馆作为中心馆进行区域图书馆群的管理 逻辑上中心馆可以作为全局馆定义 也 可以作为成员馆定义 但系统建议作为成员馆定义 全局馆作为一个虚拟的角色出现区域图书馆群实体中全局馆作为一个虚拟的角色出现区域图书馆群实体中 分馆之间的关系举例如下 如果在一个区域中有多个分馆 有分馆一 分馆二 分馆三等等 假设分馆一是对整 个区域图书馆群进行统筹管理的 是实际意义上的中心馆 但在系统中 建议将分馆一 分馆二 分馆三等都定义为成员馆 这在逻辑上所有分馆处在了同等地位 系统默认定义 的全局馆 馆代码为 999 就作为虚拟的一个馆存在 系统中谁拥有全局管理的账号就可 以对所有分馆进行管理 全局馆存在的意义 统一参数管理 对区域图书馆群来说 如果每个分馆各自制定参数 不利于全局 的统筹管理 一些具有共性的参数可以定义为全局参数 分馆代码为 999 的参数 在管理上降低了复杂程度 联合采购 灵活运用全局馆 定义全局参数 可以处理很多复杂业务工作 如果 开展全区域联合采购等业务 建立全局订单 供各分馆联合采购 对所有分馆进行管理 虽然系统建议实际意义上的中心馆作为成员馆定义 但这 并不影响中心馆的管理 在系统中为中心馆分配全局管理账号 可以监督成员馆 的数据质量 并对所有成员馆进行管理 3 2 馆藏地点参数馆藏地点参数 馆藏地点 在不同的系统中有不同的称呼 典藏地点 典藏位置 藏书部门等等 在 本系统中 统一称之为馆藏地点 它定义了区域图书馆群下的各分馆的馆藏地点 包括各 馆藏地点的属性 所属分馆 逻辑上区域图书馆群对外表现是一个整体 但是在内部 各 分馆馆藏地点是相互区分的 在区域联合体内 各馆拥有自己的馆藏 常规情况下 馆藏 地点是一个成员馆参数 馆藏地点由各分馆自己定义 3 3 文献类型参数文献类型参数 文献类型在设置之前统一规划 确定图书馆群需要的文献类型 供全区域图书馆群制 定统一的规章管理制度使用 默认情况下 各分馆应该定义自己的文献类型参数 但在全 区域集群管理方式下 可以采取定义全局的文献类型参数供各分馆使用 简化管理的复杂 程度 如有例外情况 各分馆定义自己独有的文献类型 文献类型定义方式 建议按照通常的类型定义 如中文图书 西文图书 中文小说 中文期刊 西文期刊等 系统安装后默认按照该方式定义 建议 定义文献类型前 收集各分馆需求 统一筹划 由中心管理馆统一制定 特殊 情况各分馆定义自己的文献类型参数 3 4 流通规则参数流通规则参数 定义区域图书馆群下的各分馆的流通规则参数 实际就是各分馆流通制度的制定 各 分馆的工作人员需要按照各自的流通制度定义该参数 以实现系统对各分馆流通规则和全 区域通借通还规则的管理 规则的方式是通过参数组配的方式形成 灵活程度大 需要仔细理解它的概念和运用 它 流通规则的形成 流通规则 分馆 读者类型 文献类型 借阅规则 馆藏地点 含义 必需满足 分馆 读者类型 文献类型 借阅规则 馆藏地点 的组配才能形 成流通规则 举例 举例 分馆 0001 普通读者 999 PT 中文图书 999 CN01 3 册 30 天 999 3C30 社科书库 0001 SK 这种组配规则形成流通规则解释如下 分馆分馆 0001 的普通读者普通读者借阅社科书库社科书库的中文图书中文图书采用借阅规则 3 册册 30 天天 如果是馆际 的读者 全区域通借通还的读者 需要在读者类型中定义并开通读者的通借通还服务 也 通过该规则处理 读者具体的借阅细节在读者类型参数 借阅规则参数里定义 进入 系统 流通业务参数 流通规则 见到如下界面 因为流通规则制定的灵活和动态的特性 馆际可以通借通还的读者与本馆读者的管理 方式上统一了 这样在流通规则的定制上可以对馆际读者做到最大的灵活处理 3 5 MARC 参数参数 MARC 参数全局统一设定 包括 MARC 类型 MARC 字段 MARC 索引 MARC 统 一字段 MARC 模版参数 系统安装完成后已经定义好这些基本的参数 如果没有特殊需 求 建议用户不要修改该部分参数 MARC 类型参数 类型参数 定义系统需要用到的各种 MARC 标准 系统默认设置了 CNMARC USMARC 标准供 用户使用 如需要增加新的 MARC 标准 需要首先定义 MARC 类型参数 然后设置该标 准的 MARC 字段 MARC 索引 MARC 统一字段 MARC 模版才能使用 系统 MARC 标 准定义完全参数化 允许同时多种 MARC 标准在系统中共存 即是说系统可以容纳 CNMARC USMARC UNIMARC JPMRAC 等等标准的共同存在 在该参数里 MARC 名称和文献类型唯一识别了不同的 MARC 标准 MARC 字段 字段 按照国家标准设置 可以根据本馆特殊需求和国家标准的变化更改 修改后需要生成 MARC 编辑参数才能被系统识别使用 MARC 索引 索引 系统 MARC 索引默认定义了 CNMARC 图书 期刊 USMARC 图书 期刊的索引 分为 9 种索引途径 是著者索引 分类号索引 控制号索引 ISBN ISSN 索引 订购号索 引 出版社索引 主题词索引 题名索引 统一书刊号索引 索引的定义方式与字段的录入方式相同 如需要定义 701a 字段作为著者索引 在著者 索引中填入 701 a 如果需要定义多个索引点 用 半角 间隔开 701 a 702 a 如 果需要子字段合并作检索点 如 701 d b 填入 701 db MARC 统一字段 统一字段 MARC 统一字段 定义每种 MARC 类型的字段对应于系统的统一字段 系统默认设 置了 CNMARC USMARC 标准的统一字段供用户使用 在系统中新增 MARC 标准后 需 要定义该标准的统一字段 对于一种 MARC 标准 只能定义一种 MARC 统一字段 如 CNMARC 标准 可以有 CNMARC 中文图书 CNMARC 中文期刊等等 但是在系统中只要定义 CNMARC 的统一 字段 MARC 模板 模板 MARC 模版 定义了采访 编目人员录入 MARC 数据时而采用的着录模版 简化录 入的过程 对每一种 MARC 类型 系统定义了两个模版 采访模版 编目模版 第 章第 章 系统使用常识系统使用常识 本章就登录进入系统和常用的功能做一介绍 4 1 系统登录系统登录 系统的界面层 browers 端 采用的是 XML 需要 IE6 0 以上的版本支持 如果用户 采用的操作系统是 Windows XP 浏览器版本已经是 6 0 以上 如果操作系统是 Windows 98 或 Windows 2000 请检查您的浏览器版本 分辨率要求 系统的功能布局比较复杂 建议屏幕区域的分辨率设置为 1024 768 能 够获得最好的使用效果 系统安装完成后 打开浏览器 在地址处键入系统的 URL 位置 URL 由中心提供 出现系统的登录界面 输入用户名 密码 分馆代码 单击 登录 进入系统 分馆代码由中心统一规划分配 用户登录进入系统后 如果一定时间不使用系统 默认 30 分钟 将自动退出 以保 证系统的安全性 建议用户在长时间不使用系统时 单击系统主界面上的 退出 注销用 户并退出系统 4 2 系统主界面系统主界面 用户登录进入系统的主界面后 整个窗体分为三个部分 子系统菜单栏 显示系统的所有子系统模块 单击进入相应子系统 子菜单 子菜单是一 Outlook 样式 分成多个子项 单击每个子项 进入相应子项的 选择需要操作的功能 功能区 每个功能模块的操作区域 用户的主要业务操作在功能区进行 一些复杂的业务操作会有多于一个的窗体 显示了用 户信息和 所属分馆 信息 子系统菜单栏 子菜单 功能区 第二部分第二部分 采访子系统采访子系统 第二部分从采访子系统的流程着手阐述了文献在系统中的采访工作流程 仔细通读本 部分可以理解系统的采访工作流机制 在实际使用中可就各馆现有的采访工作流程实施流 程再造 对采访工作进行优化处理 系统可以对各种类型的文献 如普通图书 电子资源 等 实施采访和管理 在区域图书馆群集中管理方式下 各分馆可以实施联合 协调采购 在采访形式上可以分为独立采购 联合采购 中心代购方式 采访工作流机制 外部数据的引入 订单的处理 文献验收处理 第 章第 章 采访工作流机制采访工作流机制 本章详细讲述了采访子系统的工作流机制 预订流程以如何建立采访订单为主线 对 不同来源和类型的征订目录数据快速有效的实施采访工作 该工作流程对于所有分馆都一 致 验收流程根据分馆参数的设置动态调整 实现了流程的多样性和实用性 5 1 预订处理流程预订处理流程 整个采访工作的重心是如何建立采访订单 所以采访工作流程也是围绕建立采访订单 展开 一般对于文献的采购 通常的处理是先作预订处理 再按照批次 书商和预订时间 等输出预订信息 这样处理的缺陷在于预订历史信息难以追溯 信息只能靠人为记忆 并 且对多个书商同时预订容易造成订单混乱出错而只能单个处理 这样从一定程度上 失去 了自动系统化管理的意义 Interlib 引入订单的概念 对每一个采访订单都记载下来 并依 据订单的形成制定工作流程和管理 对电子的和纸张的征订目录区分处理以快速有效的形 成预订订单 以下是系统预订处理的工作流 以上预订工作流中 虚线框内是反映在实际工作中只是一个数据接收行为 进行 采访之前 需要先设置书商信息和预算信息 为便于理解 根据系统内部处理过程 分解为图示的三个部分 建立预订订单的工作流 如上图所示 用语言描述为 针对书商提供的电子征订目录 建立对应的书商批次信息 直接将电子征订 目录接收到该书商批次下 系统自动批查重 然后生成一个工作订单对该批 电子数据实施预订处理形成订单 1 建立书商书目批次 需要先设置书商信息参数 2 接收书商提供的电子征订目录数据 3 生成工作订单 4 浏览该批征订目录 通过预订处理建立订单 针对纸张征订目录 先生成工作订单 直接预订处理形成订单 1 生成工作订单 查找需要预订的书目 当前总库无书目信息需要先建立 一个书目记录 2 对该书目预订建立订单 在预订工作流图中 要先建立书商书目批次 再接收数据 为什么 是因为对不 同书商提供的电子数据 内容大不相同 在实际的预订处理中需要区分对象建立订单 不能在发给书商 A 的订单中填写了书商 A 没有而书商 B 有的文献 系统要求在接收 电子征订数据时将不同书商的加以区分 避免了产生这样的错误 即使是在同时对多 个书商实施预订处理时也不会混淆预订数据 在进行文献预订处理时 需要注意书商书目批次和订单的状态 状态反映了书商 书目批次和订单的动态变化 直接影响系统的下一步工作流程 5 2 采访形式采访形式 在区域集群管理方式下 各分馆可以采用不同的采访形式 实施联合 协调采访 5 2 1 独立采购独立采购 各分馆分别建立自己的订单 由各分馆自己发订单 独立完成采访工作流程 在进行 采访之前 各分馆需要先设置与采访有关的书商信息 预算信息和货币信息 5 2 2 联合采购联合采购 各分馆分别建立自己的订单 书商 预算 货币信息由中心统一设置为全局参数 工 作订单也由中心设置为全局参数 采购工作由中心采访部门统一管理 系统协调各分馆采 访行为 汇总各分馆信息发订单订购 5 2 3 中心代购中心代购 各分馆将采访的职责交于中心馆 由中心馆采访部门建立总订单 完成采访 书到馆 后验收完成分发给各分馆 此种采访形式等同于中心馆是一采编中心的角色 图书的加工 在中心馆完成 交送到各分馆后直接可以上架 5 3 验收处理流程验收处理流程 系统对验收的处理有两种方式 细节和特点请看本部分 文献验收处理 章节 预订验收预订验收 对已经预订的图书进行验收处理 直接验收直接验收 对零购 散购等没有预订信息的文献进行验收处理 文献到馆后组织验收 验收完成进行编目 验收与文献编目工作紧密结合 实际中 一些图书馆已经将验收 编目工作整合 对一些缺少编目人员的小馆 验收时同时对文献 简单编目简单编目 完成后直接上架 处理方式无疑是很便捷的 而对一些流程化作业的大馆 分 批次进行验收 编目工作 保证流程作业的有序和一致 系统的验收的流程根据各分馆参 数设定动态调整 换而言之 各分馆可以按照合适的方式制定本馆的验收处理流程 系统 的验收工作流如下 上图反映了文献验收 流通的流程 流程中出现两个分支 1 是否预订 根据验收的文献有否在当前有效订单中出现 是 表明该文献具 有预订信息 允许验收 否 表明验收的文献处于无效订单中或根本没有 预订信息 不允许作预订验收处理 2 是否验收直接流通 根据各分馆设置的工作模式 见分馆参数设置 系统动 态调整验收后的流程 是 表明文献验收后可以直接上架参与流通 属于验 收 编目工作整合的方式 否 表明文献验收后要经编目 编目后要交送 或入藏登记才能上架参与流通 对以上工作流程 用语言详细描述为 1 建立验收批次 准备对到馆文献实施验收处理 2 验收 区分预订验收和直接验收的不同 分别从不同的功能模块进入 对预 订验收来说 要求订单设置为验收状态验收状态 系统识别待验收的文献是否有有效 的预订信息 是 流程继续向下走 否 回到起点 工作人员自行决定处 理方式 退还该书或直接验收 3 填写正确的待验收文献复本数量和价格 分配馆藏 系统要求采用先贴条码 的方式 不采用自动分配条码 避免人为原因造成条码与实际不一致 4 编目处理 如果采用 验收直接流通 的工作模式 验收同时对文献编目 验收完成编目也即完成 文献可直接上架流通 流程结束 如果不采用 验 收直接流通 的工作模式 验收后将步骤 1 建立的验收批次设置为编目状态编目状态 编目人员对该批文献编目处理 5 一批文献编目完成后 如果核实馆藏信息正确 包括条码 文献类型 馆藏 地点 可以直接批交送到流通 如果具有典藏部门或典藏人员 进行馆藏登 记处理 将文献分配到正确的馆藏地点 文献再上架参与流通 5 4 先决条件先决条件 各分馆在采访工作进行前 需要首先确认以下参数正确设置 1 采访 系统参数设置 货币管理 中货币参数已经设置 币种之间的汇率 正确无误 2 在 采访 采访参数设置 书商信息管理 中设置正确的书商信息 尤其是 要对其征订目录信息进行预订处理的书商 订单才有发送的对象 3 在 采访 采访参数设置 资金预算管理 中设置正确的预算信息 这不是 必要的 但当分馆需要进行预算管理时 是必需的 4 在 采访 采访参数设置 设置采编参数 中设置工作人员自己要使用的采 编参数 包括 MARC 类型 控制号分区 Z39 50 服务器地址 第第 6 6 章章 外部数据的引入外部数据的引入 上一章节阐述了采访的工作流机制 从总体上给出采访系统的概念和思路 以下几章 从细节入手 切合系统的实际操作 讲述采访系统的特点和使用 本章是基于书商提供的 电子征订目录进行采访的起点 管理和建立书商书目批次 对书商电子征订目录接收开展 预订工作和外部数据接收供编目套录用 6 1 书商书目批次书商书目批次 建立书商书目批次信息 接收书商提供的征订书目数据 是基于电子征订目录进行采 访工作的起点 同时 为了提高采访的覆盖面 系统 webOPAC 模块提供读者网上图书荐 购 对电子征订目录数据 接收后发布与网上 读者可以在预订工作进行之前对该批新书 进行推荐订购 利用批次管理书商书目 使工作人员对多个书商的征订目录管理显得有条理 即使对 多个批次同时实施预订 也显得有条不紊 可以想像一下 如果没有批次管理 多个书商 的书目混杂一起 工作会有多么糟糕 从下图的模型中 系统以三层的形式描述了书目批 次与书目之间的关系 1 每个批次是独立的 2 批次 书目链连接批次与书目信息 3 同一条书目可以在多个批次中出现 自动查重到的书目 与总书目库中书目相连 6 1 1 书目批次管理书目批次管理 任何一批新的电子征订数据到来后 都要考虑怎样对其管理 而本模块就是对电子征 订数据的管理模块 接收一批数据对其进行预订处理的步骤 1 新建书目批次 建立一个新的书商书目批次 2 书商数据接收 接收书商提供的电子征订目录 见下一节 6 2 书商数据接收 到 所建立的书目批次中 3 强制批次状态 一批数据接收完成后 开始预订处理前 需要将该批次设置为完 成状态 需要注意的是批次状态 流程处理的特色之一是工作步骤之间的联动性 在书目批次 管理中系统通过批次状态来确定上一步骤与下一步骤的联动 建立的批次默认处于接收状 态 这个状态下该批次仍然可以接收征订书目 也可以接收来自 WebOPAC 上的读者荐购 当设置为完成状态 该批次从 WebOPAC 上撤下 同时出现在预订的书商征订目录列表中 允许对本批次作预订处理 设置批次为历史状态 就是关闭该批次 不再使用 进入 采访 书目数据管理 书商书目批次 见到如下界面 新增 新增 建立一个新的书商书目批次 编辑 编辑 选择一个书目批次 对其进行修改 在编辑批次信息时 如果该批次已经接收 了书目数据 不允许修改批次编号和书商代码 如的确欲修改需将该批次设置为历史状态 在 采访 采访参数设置 批次状态管理 中将该批次删除 重新建立 书目记录维护 书目记录维护 对接收进入系统的书目数据维护处理 可以按照书目列表或 MARC 格 式浏览操作 强制批次状态 强制批次状态 设置批次的状态 状态直接影响批次的处理 接收状态 接收状态 新建立的批次处于接收状态 只有处于接收状态的批次才能接收 书目数据 处于接收状态的批次才能允许读者 webOPAC 荐购处理 完成状态完成状态 批次处于完成状态才能进行预订处理 同时该批次关闭 不能接 收书目数据 并从读者荐购目录中撤下 历史状态 历史状态 对一批征订书目预订处理完成后 设置为历史状态 该批次完全 关闭 如不需要保留批次的历史信息 可以在批次状态管理中将其删除 6 1 2 新建书目批次新建书目批次 在书商书目批次管理模块中单击 新增 新建操作出现如下界面 批次编号 批次编号 系统要求批次编号唯一 尤其是多分馆共同采访情形 分馆代码 分馆代码 通过分馆代码 各分馆管理自己的批次 系统自动识别各分馆 不能修改 如果是系统全局用户 可以建立全局共享的批