SWOTQP02B记录控制程序.doc

SWOTQP02B记录控制程序 序记录控制程序Record ControlProcedure文件编号Document NoSWOT-QP-02文件版本Revision:B实施日期Implementation Datexx.09.22制定Prepared ByAlex Wang审核Audit By批准Approved ByOcean Yang 1、目的Purpose对记录进行控制，为证明本公司所提供的产品、服务满足规定的质量和环境要求，以及管理体系运行的持续适宜性、充分性、有效性、符合性提供客观证据。 Control recordto showconformity betweenour products,services tomeet with the qualityand environmentalstandards requirementsand alsoprovide evidencesfor continuingsuitability,frequency,effectiveness andconformity ofthe management system. 2、适用范围Scope体系的各项记录均属其范围。 本程序适用于产品和服务提供过程、管理体系运行和评价等过程中涉及到的所有记录的控制。 It coversall systemrecords inall processessuch asproduction andservice provision,managementsystemoperation andreview,etc. 3、职责Responsibility3.1各部门文件管理员负责对记录进行有效版本进行管理。 The documentmanagement personof eachDept.manages allrecord withvalid edition.3.2记录使用部门负责对本部门记录进行、维护和保管。 Record usingdepartment isresponsible formanaging,maintaining andstoring itsown record.4程序Working process4.1记录标识Record Identification4.1.1每份表单在设计时，应有表单名称及存储路径，以便能了解表单之用途，以及作为标识用。 Name eachform ofrecord beforedesigning so as to show thepurpose andbe anidentification ofit.4.1.2表单在设计时应加上记录填写时间栏，以便可以按照日期予以收集保存，需要时容易追溯。 Add fillingtime onrecord formwhen designingsoasto collectand storethem aordinglyfor tracingwhen necessary.4.2记录贮存与检索Storage andRetrieve4.2.1各部门应设立自己的储存位置，并用档案夹或资料袋予以按记录类别、日期或厂商类别等的分类方式予以储存，以便日后容易寻找。 Each departmentshould settheir ownstorage place.All filesare storedaording torecord classification,time orpany withbag ordocument filefor looking up easilyin thefuture.4.2.2档案夹的外面应予以标识记录名称、保管部门等。 Make identificationmark onfile surfacetoshowform nameand maintainingdepartment.4.2.3记录只可当场借阅，不可带走，以避免记录的遗失Records onlycan belooked upand referredon siteto avoid losing.4.2.4编制索引、归档由各部门依照实际需求编制索引号，以寻找方便之原则。 Each Dept.makes outindex basedon thedemand forlookingupeasily.4.3记录防护Record protection4.3.1一般的纸张型记录必须储存在不漏水的区域，以避免水将记录损毁。 All paper records should be storedin dryarea toavoid destroyingby proofwater4.3.2如是传真的热感应纸，如果其保存期限的要求超过半年以上时，应用普通纸予以复印保存。 If itis afax aheat sensitivepaper,we mustcopy itwith normalpaper tomeet the requirement ofmore thanhalf-year storage.4.4保存期限Storage time4.4.1管理评审和体系审核的有关记录保存三年；Records ofmanagement reviewand systemaudit arestored threeyear;4.4.2教育培训记录职工在职期间；Training recordsshould be kept welluntil the person leaving;4.4.3设备的保养、巡检的记录自建立年度后加一个日历年；Facilitiescheck andcalibration recordsshould bekept one more calendar year longer than thetime ofits establishment；4.4.4检测仪器的检定和校准记录为检定周期加一个日历年；Record ofverification andcalibration should bekeptonemorecalendaryearlongerthanits calibrationcycle time；4.4.5上述保存期的规定是最短时间的约定，并不能代替法律法规、顾客、政府的规定。 The storagetime aboveis theshortest limited.It could not replacetherequirementof law,regulation andcustomer.4.5过期处理Dispose expiredrecord4.5.1过期的记录由负责保管的部门自行处理。 可以背面使用，但须加打斜线作标识，以避免误解；有保密要求的记录，则须予以销毁。 Expired recordsshouldbedisposed byitsmanagement department.Mark withdraw slashon theoriginal formside toavoid misunderstandingbefore reusingthe backside.Those recordsof confidentialinformation shouldbe spoliatedin timewhen outof datewiththedetails definitionin RecordList.4.6填写注意事项Notice forfilling4.6.1记录填写应及时，字迹清晰，内容完整，数据正确，文字准确、简练，手续齐全，保证其记录的客观性、有效性、符合性。 All recordsshouldbefilled intime withclear handwriting,pleted content,correct data,correct informationand entireprocedure toensure theobjectivity,validity andconformity.4.6.2记录应用钢笔或圆珠笔填写，不得用铅笔填写。 如用打印机打印应签字或加盖印章认可。 All formsmust befilled withpen orball penbut notwith pencil.Printed recordsrequire signatureor sealfor aeptance.4.6.3记录中规定的内容应逐项填写，不得少填或漏填，对于不适用的项目应划线表示。 All itemsin recordmust befilled oneby one.Unsuitable itemsmust belined out.4.6.4记录中的签名，无论身份、职位如何，必须使用全名，不得用姓氏或职务代替。 The signaturemust bepleted withthe wholename.Sign onlysurname ortitle couldnot beaepted.4.6.5记录中的客观数据和文字等不得随意更改，必须更改时，更改人员应在适当的部位签名或加盖印章以示责任，不得使用涂改液等其它隐瞒真相的方法。 The filledobjective dataand wordscouldnotbe scribbledfreely.When changing,thepersonshall signatureor sealin properspace toshow theresponsibility.Do notuse liquideraser toforbidden thetruth.4.7电子媒体记录Electronic mediumrecord4.7.1以电子媒体和硬拷贝形式存在的记录的控制，应与书面形式存在的记录同样实行控制，存放在软盘的记录必须有备份，并注意防潮、防压、防光、防磁、防病毒，以免贮存内容丢失。 Electronic mediumor hard-copy recordmust becontrolled thesame aspaperrecord.The panymakes copiesfor thoseElectronic mediumrecords toagainst water,pressure,light,magic andvirusproofing andavoidlosing.5.相关文件Referred document6.1文件控制程序Documentation ControlProcedure6.相关记录Referred form7本程序修改记录Modifi