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文档简介

某涂料公司QES三体系02记录控制程序 XXX涂料有限公司记录控制程序编制XXX 1、目的审核XXX批准XXX文件编号版本号页次生效日期JDC/QES-B-02-xxA/01/2xx.8.18对公司质量、环境、职业健康安全管理记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处理进行控制，以提供符合顾客要求、法律法规要求和质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行的证据。 2、适应范围本程序适用于本公司与质量、环境、职业健康安全管理体系运行相关的所有记录。 3、职责3.1行政部是本程序的归口管理部门。 3.2各职能部门负责本部门体系运行的记录的编制、填写、收集和归档管理。 3.3管代负责记录格式和记录销毁的审批。 4.工作程序4.1记录的分类记录的类别主要有策划记录、监视和测量记录、实施记录和改进记录等。 4.2记录的形式4.2.1常用记录形式a.原始记录。 b.统计报表。 c.统计台帐。 d.档案。 e.会议纪要或记录。 f.报告。 4.2.2记录可以呈任何媒体形式，如文字、磁盘、照片和胶片等。 4.3记录格式的编制、审批、编码标识和管理4.3.1记录格式由各部门组织编制，部门负责人审核，管代批准后，由行政部统一控制下发。 4.3.2记录格式要进行记录编码，并规定保存年限，记录的编码执行文件控制程序，记录保管期限分为永久（5年以上）、长期（3-5年）和短期（1-3年）保存，具体保存期限的长短由部门负责人确定。 4.3.3行政部负责公司记录格式的保存，形成管理体系记录清单，记录的更改执行文件控制程序。 4.4记录的填写4.4.1记录应按照规定格式填写，要求字迹工整、清晰、及时、真实、准确。 所有的记录均应注明填写日期，并由填写人签名。 XXX涂料有限公司记录控制程序编制XXX审核XXX批准XXX文件编号版本号页次生效日期JDC/QES-B-02-xxA/02/2xx.8.184.4.2记录若需更改，更改人在原错误位置划一横线，将正确记录写在适当位置，在更改处签名或盖章并注明日期。 4.5记录的收集、归档、贮存和保护4.5.1各部门对本部门产生的记录进行收集、贮存和保护，保存期限按管理体系记录清单中的要求。 纸质记录应妥善保管，进行编目登记，便于检索，并有适宜的保管环境，避免记录的损坏、变质和遗失；电子版记录以适当的形式进行备份。 4.6记录的借阅和处置4.6.1记录一般不外借,不允许复印.在合同有要求或公司内部人员需要查阅时,必须经管理者代表批准,填写文件/记录借阅台帐，并按期归还。 4.6.2质量、环境、职业健康安全管理体系运行记录保存期满需要销毁时，应由行政部报经管理者代表审批后集中销毁并做好记录。 4.8记录的监督检查行政部负责对各部门记录控制情况进行监督检查，检查结果纳入绩效考核。 5
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