Notes使用方法与技巧集锦.doc

Notes使用方法与技巧集锦我们在工作中使用最多的软件除了Office软件就得属Lotus Notes软件了。Lotus Notes的使用极大的方便了我们日常工作中的信息交流和传递，为了进一步提高我们的工作效率，我把自己多年来使用Notes遇到的一些问题和掌握的技巧总结了一下，相信会对您有所帮助。请注意，以下操作会因Notes版本的不同而有所区别。1、 Notes在多数情况下不用安装，只要按原来目录位置拷贝即可使用，是标准的绿色软件。要注意的是，使用Notes的电脑需要配置好DNS。方法：在桌面上，用鼠标右键点击“网上邻居”，选择“属性”，用鼠标右键点击“本地连接”，选择“属性”，然后上找到INTERNET 协议（TCP/IP），查看DNS服务器是否设置。山东行的是0（总行的是0和3）。点击“高级”，查看DNS配置里的“此连接的DNS后缀”，山东行的是（总行的是 和 ）。设置DNS的好处是不需要在hosts文件中手工增加、修改Notes主机IP地址的解析。2、通过场所的使用，快速切换用户。适用于在一台计算机装多个ID的Notes用户。切换到需要增加场所的ID，点击右下角的场所按钮、编辑当前场所，修改“基本”标签栏里的“场所名称”，要与当前ID配套。设置“邮件”标签栏的“邮件文件”，指向当前ID的数据库名称。设置“高级”标签栏里的“切换到用户标识符”为当前标识符文件，保存推出。当场所设置完毕以后，需要在不同的用户之间切换时，只需用鼠标单击Notes窗口右下脚的“场所”框，系统自动列出可选的场所名称，选中需要切换的用户名，输入用户口令后即完成了用户的切换，此时自动切换了用户ID，系统可自动定时通知新邮件。注意：许多人喜欢用修改信箱的存取控制权限的方法，用一个ID打开不同的信箱，此操作不仅违反安全规定，而且会出现无法转发邮件、回执地址错误等问题。3、双击右键快速退出。在菜单中打开“文件”、“工具”、“用户惯用选项”，在“基本”项的“高级选项”中选中“双击鼠标右键退出”。当Notes下一次启动后，打开任何的数据库文档或邮件只须双击右键即可退出，用户不必再按“ESC”键或在文件菜单中选“退出”或点击叉号退出了。4、修改用户口令。在菜单中打开“文件”、“工具”、“用户标识符”，输入旧口令后在“基本”项中选中“设置口令”，即可设置新口令。注意口令的复杂程度以防止泄密。5、文档快速删除。在Notes中删除文档时，系统不会把文档立刻删除，通常会在关闭数据库时询问是否将文档从废纸篓中永久删除，这有效地防止了文档的误删除，但同时也给用户带来了不便，为了快速删除文档，可以使用“剪切”快捷键Ctrl+x将选中文档删除。或在“文件”、“惯用选项”、“用户惯用选项”、“基本”、“清空废纸篓”设置为“关闭数据库时清空”，也可以避免烦人的提示。6、快速锁定用户口令。用户在使用Notes时，常常会因为别的事要暂时离开一会儿，为了防止其他人以自己的名义使用Notes或未经授权浏览邮件，在暂时离开时应该按“F5”锁定用户标识符，清除个人信息。这样其他人要想接着使用此电脑的Notes时，必须输入口令。也可以让系统自动锁定用户标识符，在菜单中打开“文件”、“惯用选项”、“用户惯用选项”，在“基本”项的“搁置 分钟后锁定标识符”中输入指定时间，这样当用户暂时离开一段时间以后，系统会自动清除当前用户的个人信息。7、建立固定的群组。许多情况下，文件的接收人是固定的，为了避免重复劳动，减少工作量，可以根据工作需要建立几个固定的群组，如支行行长组、部室主任组、支行公用组等。每次选择接收人时，只要单击地址快捷图标，群组就会被优先显示在通讯录最上方，只需双击相应的群组，点击发送，组内每个成员就都能收到了，只要第一次设置妥当后，以后再也不用每次都到通讯录里一个个地添加收件人了。群组可以在通讯录里进行进行添加、编辑、删除。也可直接打开一个收到的邮件，在“操作添加收件人”菜单栏中，单击“到通讯录中的新群组”，这样可以直接将别人编辑好的地址列表保存成自己的群组。8、若要从Notes的任何位置建立新邮件（新建便笺），可直接按Ctrl+m快捷键。9、用户收到新ID后如何取出自己的邮箱图标。在工作台上，“文件”、“数据库”、“打开”（快捷键Ctrl+o），“服务器”栏内输入邮箱服务器的名字（比如zh22xxss*），点击“打开”，然后，单击“数据库”框内的下拉条，选择“MAIL”目录，双击“打开”，查找出自己的邮箱名，双击“打开”即可。10、某用户邮箱超过“阀值”，用户删除部分邮件后，邮箱空间并不马上变小，需要进一步执行“压缩”操作。在工作台上选择用户邮箱，按右键选择“数据库”、“属性”，选择标签的第二项“i”，再按“压缩”按扭。如果删除的邮件很多，这个过程需要很长时间。磁盘空间后面的数值是信箱当前所有邮件文件总的占用空间，后面那个“已用”按钮最容易迷惑人，点击它后会出来一个百分比，它的意思并不是说你的信箱已经用了总容量的多少百分比，而是说已占用的空间里真正使用了多少比例。举个例子说吧，假设信箱容量500M，你使用了400兆，且从未删除邮件，这个值将是一个接近100%的值。如果你删除了100M邮件，你的信箱占用服务器的空间仍是400M，实际使用了300M，这个值会变成（400-100）/400，大约等于75%，表示有25%的空间（就是那删除文件让出来的100M空间）浪费了不能被利用。此时如果你压缩了信箱，这个值将会再次变成一个接近100%的值，表示无空间浪费，而前面的那个数值将变成300M，此时占用空间约等于使用空间。11、在用户惯用选项的“邮件和新闻”里可以加设置新邮件视觉和声音提示的效果，声音甚至可以选择wav格式的歌曲呢。在这里还可以设置Notes检查新邮件的时间间隔，比如5分钟。时间间隔设置的太短会给邮件服务器造成压力。12、当用户新建便签时，在“收件人”地址栏输入地址时发现光标乱跳且无法回车自动搜索地址，也无法用鼠标拖动进行复制粘贴。这种情况多发生在安装Windows 2000或WindowsXP的电脑上，而且一般还安装了 “IE搜索伴侣”，“金山词霸”，“紫光输入法”，“拼音加加输入法”等软件，可卸载该类软件解决，或通过降低邮箱模版来解决（通常出现这样问题的邮箱模版是R5.08，可降低为R4.6）。如果想保留该输入法，可以在输入地址的时候先切换成其它输入法（比如智能ABC、微软拼音输入法），等地址自动搜索成功后再把输入法切换回来。13、很多人不知道，我行的Notes信箱是可以直接和internet网络的email信箱相互收发信件的，而且不需要任何额外的设置，也不论你的电脑是否可以上外网。需要注意的是，你使用的Notes信箱的地址不能直接作为外网email地址使用。你可以用你的Notes信箱往外网信箱发一封信，打开外网信箱即可看到自己Notes信箱在外网的email地址。经测试，我行的Notes信箱与网易、新浪信箱之间收发信件的速度很快，基本没有延迟。出于计算机信息安全的考虑，为了防止信息泄漏和减少病毒传播的机会，不建议使用Notes信箱和外网直接交流。14、如果新安装的Windows的登录用户名是中文的，比如用汉字的姓名做用户名，在打开Notes邮件时会提示：文件无法被创建。这时需要重新创建一英文或拼音用户名，用新的用户名登录使用Notes即可。如果用户喜欢以中文名登录，可以在用户管理里将此英文或拼音用户名改名为中文名。但直接将原来的中文名改名为英文或拼音用户名并不能解决此问题。原因是Notes打开邮件时需要创建临时文件夹，而Notes对中文的支持不太好，故出此错误提示。为了使大家能够更好地、正确地使用Notes，提高自己的工作效率，下面摘引了总行关于Notes使用的一些规定，希望大家遵守：1、为保证我行网络系统的稳定运行，合理利用网络资源，避免网络拥塞，特对Notes系统传输的邮箱实行限额管理。即：单个邮件大小（包括附件在内）必须在10MB以内。如确需发送超过10M邮件，则通过其它的网络传输方式传递，比如通过FTP文件服务器的方式。2、Notes ID文件是中银机构重要的涉密文件，用户必须妥善保存好自己的ID文件，并注意定期更改口令。对于多个用户共同使用同一个邮箱的（主要是机构用户），必须指定专职ID保管员，以统一负责本机构内部Notes ID的登记、分发和变更，随时掌握使用情况。对于因工作变动（如退休、辞职）而需要对Notes用户进行变更和注销时，用户必须立即向本行Notes管理员提交经部门领导签字确认的书面申请，末经授权，严禁将ID文件带离工作岗位。4、严禁利用Lotus Notes邮件系统发送与工作无关的邮件，如各种影音文件（MP3、AVI、RM、WMV、ASF、WAV、电子贺卡、Flash）及大容量图片文件。对于因工作需要而传送的影音和图象文件，必须采用压缩技术在传送前进行处理，并要符合邮件大小限额的规定。5、个人用户和机构用户必须在本地创建邮箱复本，用来保留需要长期存档的邮件；用户有义务定期删除和整理自己邮箱中的邮件，并