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第一章 费用管理流程第一节 差旅费第一条 差旅费是指公司员工因公出差到外地所发生的车船费、住宿费、补助费及其它零星费用，属差旅费报销范围。各部门应切实加强国内差旅费管理，从严控制出差人数和天数，严格控制差旅费支出规模。严禁无明确公务目的的国内差旅活动。严禁用公款或者变相用公款在国内旅游。1.员工出差差旅费报销标准按本标准执行，任何部门无权擅自提高标准,财务部为归口管理部门。2.差旅费报销实行部分包干制，即交通工具、住宿费不超过规定标准凭票据实报实销，市内交通费、伙食补助费实行包干制。第二条 报销标准 1、交通工具报销最高标准 级别飞机轮船火车总经理经济舱二等舱软卧/软座高铁/动车一等座部门负责人经济舱三等舱硬卧/硬座高铁/动车二等座主管/一般职员三等舱硬卧/硬座高铁/动车二等座一般职员出差不得乘坐飞机或火车软卧、软座，特殊情况必须乘飞机时，需事先请示总经理及董事长批准，并报北京公司总经办备案；且报销时填写超出标准原因，经主管领导、财务主管、总经理及董事长批准后方可报销。未经批准乘坐飞机或软卧者超出部分由个人自理。 一般职员乘坐火车，在火车过夜六小时以上的，或连续乘车超过12小时的，可购买同席的硬卧票。符合上述条件而不买卧铺的，按相应硬席票价的50%补助给个人。2.住宿费用报销最高标准(元/人/天) 级别一类城市二类城市本省城市总经理经济型连锁店实报部门负责人300250200其他员工2001501003.伙食补助报销最高标准 级别一类城市二类城市本省城市全体人员806015已享受对方伙食安排的，当天不再发放伙食补助费。 宴请客人经批准后予以报销的，不再发放对应的伙食补助费。 第三条 其他差旅费管理要求1.因公外出学习、培训的差旅费及补助按下列规定标准报销。报销时必须附有主管总监签批的报告、邀请函、通知等，如为电话通知，主管领导必须在报销单据上签批。2.统一安排食宿的，按票据实报实销，报销时则不享受伙食补助及市内交通费，只享受往返路途过程中的伙食及市内交通费。3.所有人员出差，无论实报实销或费用包干者，必须提供真实有效的住宿发票和单据(原件)，用于核定实报实销金额或证明住宿包干金额。住宿票据要求项目完整(如住宿起止日期、单位名称、房间号、价格、天数、人数、金额)，数字清晰，签章齐全，不得涂改、刮擦、挖补；不符合上述规定的住宿发票一律按无效票据处理。无法提供住宿票据的，不能享受出差期间市内交通费和伙食补助。4.差旅费票据必须用胶水粘贴，单据粘贴要整齐，大小不能超出报销单据粘贴单的大小。差旅费票据需按类别及发生时间的先后顺序粘贴，如公主岭到北京，车票、宿费票据的粘贴顺序为：(1)公主岭到长春车票、长春到北京车票、北京到长春车票、长春到公主岭车票;(2)北京住宿发票。不符合要求的财务部予以退还。 5.两人或两人以上一同出差，如分属不同部门，应单独报销差旅费。自带交通工具出差的，出差人与司机的差旅费应分开单独报销。6.住宿天数的计算以住宿发票为准，并要与车、船、飞机票日期、时刻及出差地相符。7.出差返回十五日内，应向公司一次报销全程旅费。原则上不允许跨月报销差旅费。多次连续出差无法按时报销差旅费，需跨月报销的，需书面说明原因并经总监另行批准方可报销。 8.出差期间因公使用邮电、邮递费、通讯费、传真费用凭单据实报实销(手机费除外)。 9.出差途中顺路探亲、休假等处理私人事务的，不享受出差伙食补助报销，其绕道交通费和住宿费由个人自理。第二节 招待费第七条 业务招待费是指为生产经营需要，招待客户、其他外部关系人员、生产经营所必须的加班工作餐等，主要包括： 工作餐：是指因生产经营需要加班而产生的员工工作餐。 招待费：是指因工作关系招待有关人员的餐饮费。 业务费：是指因业务需要发生的礼品、赞助费；出差期间发生的交际费等。 第八条 业务招待费的使用原则 1. 按照公司下达的预算指标，在预算额度内实报实销，报销内容应当与业务招待活动内容一致。2.分档次接待，按照被接待人员的级别及与公司业务的相关程度，对应接待，禁止越档次接待。 3.接待用餐时，减少招待陪同人数，原则上只允许主管领导(如需要)和经办人员陪同，接待对象10人以内的，陪同人员不得超过3人；超过10人的，陪同人员不得超过三分之一。 5.出差期间的交际费不列入差旅费报销单，另行单独报销单，必须与差旅费同时报销，否则财务部有权作退回处理。 6.业务招待应当供应家常菜，不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴，不得提供高档菜肴、香烟和酒水，不得使用私人会所、高档消费，餐饮场所，建议使用自助餐形式。 7.不得在机场、码头、车站和辖区边界组织迎送活动。不得报销任何超范围、超标准以及与接待活动无关的费用。不得将平时积攒的其他业务费用并入活动接待费用进行报销。8.员工外出公务过程中发生的交际费，必须及时向主管领导进行报备，否则公司对所发生费用不予认定。 第九条 经办人对招待餐费票据于七日内按财务审批流程进行报销，特殊情况无法按时报销的，需书面说明原因经部门经理批准后方可报销。 第十条 业务招待费的开支标准 1.商务和外事招待活动标准(每次人均，不超过)接待对象宴请标准礼品标准战略客户300元300元重要客户200元200元一般客户100元100元2.招待政府主要领导及政府部门关键领导，费用标准：接待对象宴请标准(不超过元/人) 省部级以上领导300元其他人员100元3.员工加班产生的工作餐费，控制在人均不超过15元。 4.各种会议招待客人过程中，取消招待用水果、饮料。 5.业务招待过程中赠送的礼品，原则上应为公司产品，以宣传公司形象、提升公司影响力。不得赠送现金、有价证券、支付凭证和商业预付卡、贵重金属和其他贵重物品。 第五节 办公费第十条 办公费是指因日常工作的需要而购买的办公用品及其他办公性质的消耗，如购买纸笔、印制名片、邮递费、因工作需要公司统一订购的报纸及书刊、办公室清洁卫生所需的用品等。可分类为：办公用品、印刷费、邮递费、资料费、计算机耗材、其他办公费。第十一条 印刷费的归口管理部门为综合部。第十二条 办公用品分类1.办公用品分为：消耗品：铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、剪刀、裁纸刀、笔记本、复写纸、便条纸、橡皮、夹子、印泥、圆珠笔、碳素笔、财务记账专用钢笔、订书钉、信纸、信封等。管制消耗品：复印纸、签字笔、修正液、电池、订书机、打孔机等。（3）其他办公用品按使用可分为个人领用与部门领用2种。个人领用：由个人使用保管的物品，如铅笔、胶水、橡皮等。部门领用：是指管制品，由部门指定人员领用、保管、集体使用。第十三条 办公用品的日常管理。1.消耗品的使用根据实际工作需要和不同人员的工作性质作相应调整。2.管制消费品根据岗位需要，严格发放、限定总数，自第二次领用起以旧换新。3.办公用品由各车间部门按季度、结合办公用品预算额度统一提采购计划，由行政部统一负责购买，并办理入库，由各车间统一办理出库、领用，各部门不得任意购买。4.对单位价值较高、达不到固定资产标准的大型或贵重办公品（如卷柜等），按低值易耗品管理制度相应规定进行管理，由综合部统一购买、保管和发放。5.大型办公设备达到固定资产标准的（如办公家具、电脑等），其费用支出列入公司资本性支出预算相关流程办理。第十四条 其他办公费。邮递费、资料费、其他办公费等由各部门凭票据报销。第六节 福利费第十五条 公司福利费用支出需经人力资源部经理审核、财务审核、抄报财务总监、总经理签批，并报董事长审批。(1) 职工福利费（二）医疗费报销标准：按医保规定执行，超出医保范围外的不予报销。（三）因工致伤人员的医药费用报销根据工伤管理规定执行。（四）公司员工体检费用报销按公司相关规定执行。（五）养老保险、失业保险、医疗保险、工伤、生育保险按国家规定办理。第七节 汽车费第十六条 汽车费用包括汽车修理费用、油料消耗、过桥费及停车费、汽车保险费、年检费、养路费。（一）车辆因质量、意外事故、到达使用时限或其他不可抗拒因素，需要更换三大总成等大件时，须总经理确认并经审批程序批准后单独列支。（二）车辆维修原则实行定点定厂家，特殊情况需经总经理同意后，选定专业厂家维修，按次结算。（三）车辆一般性维修、保养、擦拭、小故障排除等，由司机自行安排，自己动手保养、擦拭、检修。（四）车辆用油原则上不允许到外地私自加油，统一到公司指定加油站加油，领用时领用人登记签字。（五）汽车过路费原则上当月报销，不允许跨月报销。（六）汽车保险事宜由后勤部统一负责办理，费用计入部门费用。（七）由于个人原因导致的汽车违章罚款不予报销。（八）此办法暂按目前汽车配备及使用情况考虑。第八节 费用借款与报销要求第十七条 费用借款及费用报销审批流程严格按照公司制度执行。1、一般请款及报销的审批公司员工的请款、报帐主管领导财务部审核总经理审批(若审核及审批人不在，可通过电话先行通知并记录在报销单据上，之后以补签的方式进行)。原则上不允许白条借款，财务会计应3-5天与出纳员核对现金余额，如发现一次白条借款，处罚出纳员50元；当月累计三次以上扣发出纳员当月绩效工资。2、特殊请款及报销的审批办公用固定资产由使用部门提出申请，财务主管批准，金额在5,000元一下的由公司总经理审批，抄送财务总监；超过5,000元报董事长审批，抄送财务总监、北京公司总经办。生产用固定资产由使用部门提出申请财务审核抄送财务总监、北京公司总经办备案总经理审批；超过10,000元以上的，并报董事长审批。第十八条 进店费及参展费（含广告费、资料费、展览费、产品研讨费）等。该项费用根据需报财务审批的金额，报送总经理审批，并报董事长审批。第二十条 客户定点考察费用由业务部门提出申请，财务审核，总经理批准，并抄送财务总监、北京公司总经办备案；公司高层经理外出考察项目等需报董事长批准。第二十一条 签批不全不予报销，如有特殊情况必须电话请示相关领导同意并及时补签，如有超出标准或预算之外的核销时需签批至董事长。第九节费用报销时间第二十二条考虑到报销的实际问题，费用报销时间要求不得跨月。如有特殊原因，以报告的形式予以说明，经总经理签批后方可报销。第二十三条 费用报销时间为每月1日-26日，原则上27日之后不办理费用报销业务。第二部分 采购管理流程第一节 采购原则第一条 询价比价原则物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。第二条 一致性原则：采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的510%。第三条 低价搜索原则：采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。第四条 廉洁原则：(1)自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。(2)廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。(3)严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。(4)加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。(5)工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。第五条 招标采购原则：凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由采购、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内(一年或半年)的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。第六条 审计监督原则：采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司相关制度进行处罚直至追究其法律责任。第二节 合同、报告审批流程第七条 由合同发起人、部门负责人负责初审。第八条 财务部对合同中涉及的金额、税务、收付方式及违约责任进行审核。第九条 合同、报告需抄送财务总监、北京公司总经办。第十条 总经理对各流程审批意见进行综合复议、审批。第十一条 董事长最终审批，如有异议，合同发起人应及时回复意见。第十二条 如合同有修改，应由发起人或部门负责人重新履行审批手续。第十三条 印章管理员根据上述审批手续进行签章。第十四条 上述所有合同、报告必须在签批结束后交由财务补统一备案，并在年末时交公司行政管理部留存。第三节 付款审批流程第十五条 资产类采购付款合同：由使用部门验收合格，并符合合同要求，由发起人提出申请部门经理审批财务审核抄送财务总监、北京公司总经办总经理董事长出纳付款；为检验设备的可靠性和稳定性，原则上预留10%-20%的质保金，一年以后支付尾款。第十六条 原料采购分现金收购和合同收购两种。1、现金收购生产期间收购的玉米穗根据合同规定，在生产期结束后统一安排付款，如有特殊情况，需报财务审核抄送财务总监、北京公司总经办总经理审批董事长审批出纳付款。2、合同付款业务经办人主管领导签字财务审核抄送财务总监、北京公司总经办总经理董事长出纳付款。第十七条 预付款审批流程1、已审批的合同、报告（根据合同要求、资金计划付款）业务经办人主管领导签字财务审核抄送财务总监、北京公司总经办总经理出纳付款。2、无审批的合同、报告预付款金额在1万元以下的：业务经办人主管领导签字财务审核抄送财务总监、北京公司总经办总经理出纳付款。预付款金额在1万元以上的：业务经办人主管领导签字财务审核抄送财务总监、北京公司总经办总经理董事长出纳付款。第十八条 退款业务主要包括客户押金、货款，安全保证金，履约保证金及招标保证金等；审批流程：业务经办人主管领导签字财务审核抄送财务总监、北京公司总经办总经理董事长出纳付款。第3部分 资产管理流程为加强公司资产管理，规范公司资产管理流程，促进本公司各项工作科学、有效的完成，特制订本制度。本流程适用于公司所有原材料、辅料、包装、低值易耗品、各种退料等资产管理规定。第一条 原材料入库管理 1、原料采购入库需要通过公司磅秤进行检斤，检斤小票一式四份，供应商一份，其余三份送交财务留存。2、采购员对入库原料进行抽样，并按照合同规定扣除一定比例的杂质，公司按扣杂后的净量与供应商进行结算；同时，根据公司相关要求，财务部应不定期对采购原料的入库质量进行抽检。3、财务部根据原料采购数量，按供应商分类统计采购数量，用于后期核对供应商结算金额。第二条 包装物、辅料及备件入库管理1、包装物入库时，保管员应首先通知质检部对入库包装物进行检验，检验合格后，填列一式三联的入库单，一联用于统计入库数量的依据，一联用于财务作为核算的依据。2、对于物质验收过程中，出现商品数量、质量、品种、规格不符时，仓库管理员应将实际情况反映给采购主管、公司领导，并在当日工作总结中提示业务中发现的问题及后续跟踪的情况。3、其他辅料及备件：采购员应将入库单及时送交财务部，财务部根据入库单作为核算的依据。第四条 产成品、半成品入库管理1、半成品入库时，生产车间应上报每日出锅的半成品数据，保管员按照出锅的顺序，统计半成品入库数量，如有差异，及时查明原因；同时，保管员应将半成品统计表报送财务部，财务会计以此作为半成品入库的依据。2、产品车间领用半成品时应开具领料单，一联用于统计领用半成品数，一联交财务用于核算成品入库数量。3、成品入库时，产品包装车间应统计成品包装数量、规格及损耗数量，用于财务核算入库产成品成本。4、客户返货的成品应由销售助理开具红字发运单，保管员根据红字发运单，办理入库手续，并单独摆放；二次加工时，包装车间开具领料单提取半成品；产品销售出库时，保管员开具出库单完成存货的退货、换货手续。5、半成品分正品、次品应单独摆放，并建立隔离区。6、当月生产的所有产品必须入库，不允许存在账外资产；在产品要单独统计。第五条 存货出库管理1、仓库保管员对成品、半成品、包装物、辅料及备件等原材料建立电子档案，根据领料情况及时登记材料入库、出库的数据，随时掌握产品库存数量。2、半成品、包装物、辅料及备件等材料出库时，原则上采用先进先出法；3、生产车间各班组应统计实际领用果穗的数量，果穗的入库数量以及在杀青、检验、报废等生产过程中的果穗数，并于第二天上报财务部，便于财务分析产品出成、损耗情况。4、生产领用其他材料（如包装、辅料等）必须由车间主任或班长统一领取，领料人员凭据车间主任或班长签的领料单办理