湖南烟草_BPR项目_株洲县烟草公司营销系统.doc

株洲县烟草公司营销系统调研报告一、概述株洲县烟草公司作为湖南省株州市烟草公司的子公司，是株洲县烟草产品营销和专卖管理的法定机构。株洲县烟草公司按照国家烟草公司及省、市烟草公司对于卷烟的购进与销售的规定，如进货厂家、销售品牌、销售数量、销售地域、销售价格等规范、指导、管理本辖区卷烟的购进、销售、批发、调拨、储运等营销工作。株洲县烟草公司卷烟营销业务由业务股和下属的1个中心批发部、3个乡镇批发部具体组织实施，业务股按工作性质区分为业务、网建、开票、收款、仓库保管等。其中业务员负责卷烟的采购和对省外销售（客户由业务员联系并确定销售价格，由中心批发部代为开票、收款、发货）；网建人员负责零售网点的建设和管理工作；开票员、收款员的工作由中心批发部相应人员承担。业务股中心批发部负责（县）城区的卷烟批发销售，3个乡镇批发部负责辖区内零售户的批发销售。其组织机构如下图：株洲县烟草公司业务股其他职能部门财务股批发部中心批发部二、采购业务流程 21 采购部门的组织结构业务股采购员 株州县烟草公司采购工作由业务股业务员负责（没有单独的采购岗位）。 22采购基本工作流程221采购基本流程省外卷烟的采购：业务股每年5、10月份走访全国主要卷烟厂家，进行业务洽谈，然后根据下半年、上半年的销售情况和洽谈结果上报分公司，由分公司上报省公司，省公司综合平衡后下达购进计划到分公司，分公司平衡后向县公司下达购进计划。县公司到全国定货会上签定合同，或由分公司替县公司代签合同。在总量不变的情况下，县公司可以变更合同，到烟草总公司批发市场进行交易，但增补计划要经过省公司批准。还有一种特殊情况，就是云南拍卖会，进行网上交易，这部分不受计划限制。省外烟厂的调拨站根据合同定期向县公司送货，同时该调拨站向县公司的财务股开发票。货到达仓库以后，仓库保管员根据随货同行联验收入库，填写商品入库凭单，一式四联，其中第一联存根、第二联财会、第三联业务、第四联统计。第二联送交财务股作帐，第三联送交业务股，以便业务员根据库存情况销售。同时，仓库保管员在送货回单上签字交给送货人。付款方式一般是在财务股得到业务股的确认后办理托收承付。另外，运费一般是单独托收，也有承运人持送货回单和运输发票给财务股，财务股付款。采购价格：1.国家烟厂出厂价，2.交易市场制定的价格,3.省外烟草公司制定的价格。省内卷烟的采购：基本情况与省外卷烟的采购相似，但也略有不同。1. 县公司没有与省内烟厂签定合同，而是计划衔接表。2. 计划衔接表中只有总量控制，没有细化到品牌。3. 采购方式:1.对方送货，2.自提。自提时，由业务员把发票带回交给财务股。4. 付款方式:1.电汇，2.业务员带汇票3.托收承付。5. 与长沙烟厂进行季度定货,每月进一次货。对长沙烟厂有计划之外的增补。222采购工作流程图（一）采购一级流程图E4分公司 E1县公司 D1E3省内渠道E2省外渠道 D3 D2 D4 D5 采购一级流程图实体描述：1、 E1，株州县烟草公司：2、 E2，省外渠道：省外烟草的省公司、市公司、县公司或烟厂调拨站。3、 E3，省内烟厂：省内烟厂调拨站或省内烟厂。4、 E4，株州市烟草公司。数据描述：、 D1，购进计划：分公司平衡后给县公司下达的购进计划。、 D2、D3，分别是省外烟厂和省内烟厂向业务股发货和开票。、 D4、D5，分别是业务股对省内和省外烟厂下订单（执行合同）。（二）采购二级流程图 E2供应商P3验收入库E4财务股E3仓库P4开发票E1业务股P2合同执行W1计划指标P6付款E1业务股P5确认W2合同P1签定合同W3付款申请书 采购二级流程图E1销售经理部E2省外烟厂E3仓库P2下达订单P3验收入库P1签定合同D1D2P4签收D3实体描述：1 E1，业务股，主要负责从省外烟厂购进卷烟销往本县地区，从省内烟厂（长沙、常德、零陵、郴州）购进卷烟销往省外和本县，以及把省外卷烟销往行情好的另外的省。2 E2，供应商，包括省外烟厂调拨站、烟草公司、省内烟厂调拨站。3 E3，仓库，包括县公司的仓库。4 E4，县公司的财务股。文档描述：1 W1，计划指标，分公司平衡后向县公司下达购进计划。2 W2，合同，是指全国定货会上的合同或省内的计划衔接表。对玉溪和昆明烟草由分公司代县公司签合同3 W3，付款申请书，业务股确认后向财务股提出付款申请。处理描述：1 P1，有两种情况，第一，业务股根据分公司给县公司下达的购进计划与省外烟厂在两次全国定货会签定合同，或由分公司代县公司签合同。第二，业务股在省内两次定货会上与省内烟厂签定计划衔接表。2 P2，供应商根据合同、采购订单定期向业务股发货。3 P3，货物运输到达仓库后，仓库保管员根据对方的随货同行联和实际到货情况，如实填写商品入库凭单，同时保管员在对方的送货回单上签字，对方凭此送货回单向公司托收货款。4 P4，供应商开发票给县公司财务股，在业务股确认后由财务股付款。或者在收到货款后烟厂再开出发票。供应商递交发票有两种情况，一种是，省外烟厂把发票快递给业务股，一种是省内烟厂的发票由业务股的业务员带回。5 P5，业务股对来自省内外烟厂的发票进行确认，向财务股提出付款申请。财务股确认后付款。6 P6，付款方式有三种，一种是托收（主要是对省外烟厂），第二种是电汇，第三种是业务员自带汇票，第二、三种情况主要对省内烟厂。（三）采购第三级流程图1把供应商分解成省外烟厂、省内烟厂，对省外卷烟的采购流程图如下所示，D1D2E1销售经理部E2省外烟厂E3仓库P2下达订单P3验收入库P1签定合同P4签收D3D4 省外卷烟采购流程图实体描述：E1，业务股 E2，省外烟厂 E3，县公司的仓库处理描述：1 P1，全国定货会上与省外烟厂签定合同。2 P2，业务股向省外烟厂下达订单，也就是合同的执行。3 P3，业务股的仓库保管员根据随货同行联和到货情况进行验收入库。4 P4，仓库保管员在对方的送货回单上签字，证明收到货。 数据描述：1 D1，由对方烟厂开具的随货同行联。2 D2，仓库保管员填写的商品入库凭单。3 D3，送货回单4 D4，仓库保管员填写的商品入库凭单中给业务股的一联。省内卷烟的采购与省外卷烟的采购情况基本相同，它们之间的区别可参见第一页的采购基本工作流程部分。附：采购合同1单据格式：（省外购进）中国烟草交易中心合同（卷烟）年 月 日 合同编号需方单位编号 供货单位编号 需方单位名称 供方单位 序号牌号产地等级类型烟支规格包装规格数量（箱）单价（元）金额（元）1运输方式：2交货时间：3结算方式：4到货地址：5其他：2数据字典： 表头数据项：1. 合同名称：2. 供货单位编号：3. 需方单位编号：4. 供货单位名称：5. 需方单位名称：6. 合同日期： 表体数据项：7. 序号：8. 牌号：9. 产地：10. 等级：11. 类型：12. 烟支规格13. 包装规格14. 数量（箱）15. 单价（元）：此处为不含税价16. 金额（元）：此处为不含税价，以便于计算成交服务费。 表尾数据项：17. 运输方式：18. 交货时间：19. 结算方式：20. 到货地址：21. 其他：采购订单目前业务中根据签订的购货合同（半年的供货协议），实际提货或由供应商送货时，需要双方协商达成协议，此协议即可认为是采购订单，采购订单也是合同实际执行的开始。 表头数据项：1. 订单号：2. 订单日期：3. 合同号：4. 供货单位编号：5. 采购部门：6. 采购员：7. 运输方式：8. 到货地址： 表体数据项：9. 序号：10. 商品编号：11. 该存货的各种属性：12. 规格型号：13. 包装规格：14. 数量：针对主计量单位而言15. 件数：针对辅计量单位而言16. 单价：此处为不含税价17. 金额：此处为不含税价18. 税率：19. 税额：20. 价税合计：21. 折扣率：22. 折扣额： 表尾数据项：23. 制单：采购发票增值税发票 表头数据项：1. 发票号：2. 开票日期：3. 供货单位名称：4. 地址、电话：5. 税务登记号：6. 开户银行及账号：7. 销货单位名称：8. 地址、电话：9. 税务登记号：10. 开户银行及账号： 表体数据项：11. 货物或应税劳务名称：12. 规格型号：13. 计量单位：14. 数量：15. 单价：此处为不含税单价16. 金额：此处为不含税金额17. 税率：18. 税额：19. 价税合计：20. 备注: 表尾数据项：21. 开票人：22. 复核:23. 收款人：三、库存业务流程 业务股目前共有一个仓库，隶属于株洲县烟草公司业务股。主要存放省内外购进的所有卷烟。目前共有一名仓库保管员。县烟草公司下属各批发部均有自己的小仓库，以下简称批发部仓库。业务股所属仓库：业务股仓库供货方客户批发部仓库D5D1D2D3D4仓库处理顶层图数据描述：1. D1：供货方向仓库发货及附随货同行联。2. D2：仓库向客户发货。3. D3：仓库对供货方签回其送货回单。4. D4：客户凭提货联向仓库提货。5. D5：公司对批发部的内部调拨业务股所属的仓库实行每月定期盘点和不定期盘点相结合的制度，由于仓库计量是以件为单位，一般情况下不会发生盘盈盘亏的情况出现。目前的库存管理不实行货位区分管理，不在出入库单上填具产品所存放的库位，仓库发货实行先进先出法以符合保质期要求，对于发货成本的计价方式，财务核算上目前采用全月一次加权平均计算其销售成本，并不能在月中随时结转成本并计算毛利。对于由专卖部门罚没走私烟等特殊部分卷烟，一律办理入库手续后单独存放，对不符合专卖规定而非走私的卷烟，收购价格为市场价的七折，其销售定价与普通卷烟无区别，并由业务股负责销售，视做专卖业绩，财务单独做帐处理。业务流程：业务股在省内，省外所采购的卷烟经运输到达仓库之后，业务股仓库保管员根据对方（供货方）提供的随货同行联及到货产品并进行匹配无误后，据实填写商品入库凭单一式四联，分别为存根，财务，统计，业务联。同时在对方的送货回单上签字表示货物已收到并由承运人带回，承运方即可凭此送货回单和运输发票向公司财务股收取运费。E3承运人W1入库验收单E2仓库P1签回送货单P2验收入库E1供应商 E4财务股采购入库流程图实体描述：E1：供货方，可以是省内，省外供货方。E2：业务股仓库。E3：承运人E4：财务股处理描述：P1：仓库保管员在供货方送来的送货回单上签字后，供货方凭此单向公司托收货款P2：仓库保管员办理产品入库文档描述：W1：仓库保管员填制的验收入库单业务股销售时，由业务员开出增值税专用发票一式七联或是普通发票，并将除存根和记帐联以外各联交给客户，库管员根据提货联进行发货，并将提货联留存作为发货依据。可能会有已开票而未提货的情况存在 ，仓库保管员填制的库存报表应与业务核对相符。E3仓库E1业务股P1开票E2客户P2提货P3定期盘点 W1发票W2提货联P4发货 销售发货流程图（客户自提方式）实体描述：E1：业务股E2：客户E3：业务股仓库处理描述：P1：由业务开出增值税发票P2：客户凭发票提货联到仓库提货P3：仓库按周和月填制库存盘点报表以与业务核对P4：仓库对客户进行发货文档描述：W1：发票W2：提货联批发部仓库：公司所属各批发部各自拥有仓库。市公司将自己的库存调拨到下属各批发部仓库的业务称为内部调拨。先由网点提出调拨申请，经业务股主管人员签字同意后开出内部调拨单，业务股仓库凭内部调拨单发货联发货。内部调拨单一式四联：存根、提货、财会、批发部入库联。W1内部调拨单E1批发部仓库E2业务股E3经理部仓库P1入库W2调拨申请 D1D2D3D4内部调拨仓库流程图实体描述：E1：批发部仓库E2：业务股E3：业务股仓库文档描述：W1：内部调拨单W2：调拨申请处理描述：P1：批发部将业务股调拨来的卷烟办理入库批发部销售出库流程图同业务股销售出库流程图。所不同的是：批发部向客户开出的通常是卷烟供货单一式三联：分别为存根、客户、提货联，同时可以向客户开具普通发票。批发部每天对于只开销售通知单部分的卷烟，还于当日下班前按品种汇总分别开具普通发票。批发部还汇总统计当日所销卷烟，当日所收现金及经盘点后的库存实存数作核对。县公司目前存在送货业务。即由各批发部的送货组从批发部仓库开具借出清单，从批发部仓库中借出卷烟装车送货，向所辖区内零售户开出的是配送单。每天送货回来根据所送出的卷烟及所开出的配送单交回所收现金，按品种汇总开具普通发票，其所开发票应与交回现金完全核对一致，现金交存银行。车上余货当天退回仓库并冲减借据。目前暂无采用访销员的形式。E1批发部仓库E2批发部送货车E3零售户W1借出清单P1发出卷烟W2配送单E4批发部W3内部调拨单P2余货归还D2D1D4D5D3送货业务流程图实体描述：E1：批发部仓库E2：批发部送货车E3：零售户E4：批发部处理描述：P1：批发部仓库凭送货车开具的送货借出清单P2：送货车将车上余货退还批发部仓库文档描述：W1：借出清单W2：配送单W3：内部调拨单四、销售业务流程株洲县烟草公司通过业务股、中心批发部及三个批发点实现卷烟的销售，业务股向省外的烟草公司及自有的三产公司销售卷烟，中心批发部向其辖区内的各零售户及大用户批发卷烟，三个批发点向其辖区内的各零售户批发卷烟，县公司的销售业务一级流程图：D1D2D5D6省外烟草业务股市公司批发部 D4 D3图中数据描述：1 D1县公司与省外的烟草公司就销售的价格、数量达成一致，形成购销协议D2市公司代签购销合同后，县公司对省外的烟草公司开发票、发货及收款2 D3县公司与省外的烟草公司形成购销协议后，由县公司向市公司申报合同，申请由市公司代为签定合同。D4市公司代县公司到北京签定购销合同，由县公司执行合同3 D5批发部向业务股提出要货申请，到中心批发部开内部调拨单，并向业务股报送相关报表D6业务股向批发部作出计划分配单，确定考核目标。41业务股对省外客户销售的流程：销售品种：经销省内外烟厂的卷烟收款方式：由客户自带汇票提货，或是预付货款，不对省外客户赊销。销售流程：（1） 价格审定 业务股的业务员要依据已有的货源，积极与省外的客户联系，开发新的销售业务。如果省外的客户对县公司的存货有兴趣，就向业务股的业务员反馈价格。在业务员在采集到价格及市场走向等等信息后填报“价格申报单”，向由公司领导、专卖办、纪检、业务经理、业务员及财务股等部门组成的定价领导小组进行讨论。定价小组按省外各客户的报价情况，确定卷烟的销售价格及销售对象。在与客户就卷烟的销售品种、价格和数量取得一致后，业务员和客户形成购销意向。（2） 签定合同由于县公司不能直接与省外的烟草公司签定购销合同，在形成购销意向后，县公司要与株洲市公司联系，要求市公司为县公司代为签定合同。再由市公司与省外的烟草公司在北京的卷烟交易中心签定购销合同。（3） 执行合同在市公司代县公司与省外的客户签定完合同后，业务员在发货前，就发货时间及数量上与客户取得一致。同时要求客户在每次提货前就支付货款。客户预付货款或是自带汇票来县公司提货。业务股的负责人要就销售的品种、数量及价格等内容填制一份“卷烟供应通知单”，交给中心批发部的开票员。开票员开出一式七联的增值税发票或是普通发票交给收款员，收款员进行交款的确认后，由客户凭增值税发票中的提货联到仓库提货，仓库的保管员依增值税票的提货联发货。如果客户是毗邻省份的烟草公司，业务员还要到县专卖局去为客户办理“毗邻省份准运证”。 如果客户其它省份的烟草公司，业务员还要到分公司凭购销合同为客户办理“省际间准运证”。货物由客户自行提走或是由县公司代为发运。（4）财务股对业务股的销售业绩进行核算中心批发部的在把客户的汇票交存银行后取得进帐单，当天即把进账单和增值税发票或普通发票的记账联交财务股进行核算。财务股依据中心批发部的开票员开出的增值税发票或普通发票的记账联，确认销售收入，月底采用全月加权平均法对其销售成本进行结转。由财务股在按月填报的购销调存成果表中反映销售利润。 对省外销售的流程图如下：P8提货E6收款员E7仓库P7付款W5发票E5开票员W4卷烟供应通知单E1业务员P2确定限价W1价格申报单W3购销合同E2客户P3申请代签E1业务员P5下订单P6开票E4市公司W2定价通知单E3定价小组E1业务员P1信息采集E8财务股P9核算P4代签合同W6成果表流程图中的实体：E1：业务股的业务员E2：销售客户即省外的烟草公司E3：由公司领导、纪检、业务经理、业务员、财务股及专卖办等部门组成的定价领导小组E4：株洲市公司E5：中心批发部的开票员E6：经理部的收款员，负责把汇票存入银行E7：中心批发部的仓库E8：县公司的财务股流程图中的文档：W1：在省外的烟草公司报价后，业务员把采集到的价格及市场走向等等信息向定价领导小组填报“价格申报单”W2：定价领导小组进行讨论，领导小组确定待售卷烟的销售价格后，由销售科对经理部下达的“定价通知单”W3：由市公司代替县公司与省外的烟草公司在卷烟交易中心签定的购销合同W4：由业务股的业务员按购销合同填报“卷烟供应通知单”W5：由开票员依据“卷烟供应通知单”开出的增值税发票或普通发票W6：财务股依据中心批发部开出的增值税发票或普通发票及银行进账单核算，每个月向业务股反映经营成果。流程图中的处理过程：P1信息采集：业务员在定货会前积极与省外的烟草公司联系，由省外的烟草公司对县公司报价，业务员采集待售卷烟的价格及走向信息后，报公司的定价领导小组。P2确定销售价格：由业务股填报“价格申报单”报由公司领导、纪检、业务经理、业务员、财务股及专卖办等部门组成的定价领导小组进行讨论，领导小组确定待售卷烟的销售价格。P3申请代签：由于县公司不能直接与省外的烟草公司签定购销合同，县公司在与客户就销售价格、数量及时间达成一致后，由县公司向市公司提出申请。P4签定合同：在县公司提出代签申请后，市公司要与省外的烟草公司到国家烟草交易中心签定购销合同。P5下订单：在市公司与省外的客户签定完合同后，业务员在发货前，就发货时间和数量与客户取得一致。同时要求客户在每次提货前就支付货款。客户预先付款或是自带汇票来业务股提货。业务员要就销售的品种、数量及价格等内容填制一份“卷烟供应通知单”。P6：中心批发部的开票员按客户要求开增值税发票或普通发票。P7：客户在提货前，要支付清货款。P8：客户凭增值税或普通发票的提货联到中心批发部的仓库去提货。P9财务核算：收款员把银行进帐单交给财务股，中心批发部的开票员把开出的增值税发票或普通发票交给财务进行核算。4 2业务股对三个批发点的调拨业务股要根据每年的购销计划给三个批发点下达各月销售计划，并把此计划交到中心批发部的开票员。三个批发点的保管员在每日销售后要清点自己的库存，并与开票数及前日的库存数相核对。如果某一类卷烟的库存过低，批发部要先通知业务股，中心批发部的开票员依据业务股所给出的计划，开出一张内部调拨单。这三个批发点凭内部调拨单到中心批发部的仓库提出所需的卷烟。每到月底，财务股凭内部调拨单增加批发部的库存，减少中心批发部的库存。43业务股对自有的三产公司及一些大客户的销售县烟草公司有自己的三产公司，如果三产公司及县内的一些大客户要购买卷烟，则要到业务股去先开出“卷烟供应通知单”，再由它们凭“卷烟供应通知单”到中心批发部的开票员处开出增值税发票或是普通发票。44批发部对外批发销售品种：省内外的各类卷烟销售定价：在县公司定价小组确定的最低销售价格上浮动批发部岗位设置：批发部开票员收款员保管员送货员主任 县公司把各批发部按地域划分了一个中心批发部和三个批发点，批发部有二类业务，即零售户上门采购和送货车送货上门。卷烟零售户凭“卷烟零售许可证”到规定的批发部去批发所需的卷烟，送货车则每天把卷烟送到零售户那里。销售流程