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论现代企业的秘书工作 摘要：现代科技的发展使秘书工作手段不断开拓与创新，企业领导的新要求和秘书工作自身的不断发展变化，决定着秘书人员对自身综合素质方面有更高层次的追求。企业秘书工作必须结合现实情况，充分发挥助手参谋作用，更好地做好自己的本职工作。关键词：现代企业 秘书 工作随着市场经济的深入发展，企业对秘书人才提出了多类型、多层次的立体化发展需求。秘书工作的服务对象、服务内容、服务方式，随之呈现多元化的发展趋势。这就要求现代企业秘书工作服务实现职能化和事务化的高度统一，不但要承袭过去那种“承上启下、收收发发、接转电话、写写报报”的事务性办公内容，更要在实践的过程中涵盖现代秘书工作辅佐性的真正含义，使秘书不仅是企业生产、经营、技术、管理的熟悉者，还应该成为领导决策的辅助者，从而具备较强的组织能力、督办能力、协调能力、应变能力和分析能力，这些都对企业秘书的智慧、知识和能力提出了更高的要求。秘书是担任辅佐领导日常工作的人员，企业秘书是秘书人员的一个分支。随着时代的飞速发展，各个机构和部门对秘书人员的工作和素质的要求都越来越高。我认为现代企业秘书的基本工作大致可分为：日常事务的处理、信息的处理、调查研究、人际关系的处理。一、日常事务的处理 上司会有很多需要处理的事务，做为一名企业秘书就必须辅佐上司处理好这些繁重的事务，我觉得以下几个方面的事务是工作的核心。（一）整理办公室秘书的第一件事就是为领导整理办公室。应该说整理办公室是一件很平常的工作。每一个在科室工作的人天天都要整理办公室。但是，“秘书工作是从整理办公室开始的，也是以整理办公室结束”。因此，对于秘书来说，整理办公室是一项重要工作。然而，整理办公室并不单指手持吸尘器为领导吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。这里的“整理办公室”有更广泛的含义，它包括了从文书档案一直到与各科室联系的各种工作，即为领导创造一个最佳的工作环境。如果领导对秘书说：“请把某年某月某日A公司的资料拿来。”而秘书迟迟找不到这份资料，就说明未能为领导创造最佳的决策环境。秘书必须具备能迅速查找到资料并送交领导的工作能力。（二） 接待工作接待工作是企业秘书的一项重要工作。随着社会经济的快速发展，各企业之间信息、技术、资金的交流日益频繁，并由此及彼带来大量人员流动，上级领导的视察、合作伙伴之间参观、学习及业务洽谈的人次与日俱增，这就使接待工作越来越重要。企业秘书对任何来客都应一视同仁，做到以礼相待，而不问其职位高低或是熟悉等情况。对经常联系或领导约见者，企业秘书接待时应主动地称呼、问候、或握手致意。要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。制定接待计划的既要考虑现行规定和领导意图，又要考虑来访者的相应情况和各种主客观条件，因此，必须从实际出发，尽量使方案内容周详，便于领导斟酌。有些客人可能一生只到某企业造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、尽心细腻、良好的精神风貌、浓厚的文化氛围个高水平的服务，将会给客人留下终生的印象。接待方案制定以后，就要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连，对接待工作中的各个要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。通过接待工作，企业不仅可以展示企业作风和企业文化，也可以对外树立良好形象，推销自我。企业秘书只有结合企业自身的实际，自觉创新公关工作思路，丰富公关工作内容，才能推动接待工作不断创新。同时，企业秘书要积极探索能够更好地反映企业精神与企业亮点，体现企业文化的接待方式和方法，与时俱进，开拓创新，使接待工作在企业发展中发挥更大的作用。（三）公文处理 公文处理是秘书部门的一项经常的、大量的基础性工作。在实际工作中，已形成许多规范化的程序和常规要求。秘书的助手作用，很大程度上体现在公文的办理中。公文的处理程序一般由三个阶段构成：一是收文阶段，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办。二是办文阶段，此阶段可分为办文和办事两项内容，办事即依文办事，就是阅读文件，贯彻精神，取得效益的过程。秘书人员的工作是为领导阅读文件提供各项服务。如果来文系单份且需要很多领导人及其他人员阅读、又不准翻印的，就须有传阅这个环节。文件传阅的次序一般是先送主要领导人，次送主管领导人及其他副职领导人，再送有关业务负责人，最后送有关人员。如果副职领导人和部门负责人较多，就应事先排出次序，照章办事。三是发文阶段，公文形成后的登记、装封和发出构成了公文办理的最后阶段。在公文处理的各个环节上，秘书人员都要参与，只有成为办文的“能手”、“快手”、“高手”，才能当好领导的参谋和助手。企业秘书在处理公文的过程中要讲究效率，这关系着一个企业的形象的办事效率。首先公文处理要规范，企业秘书都必须要谨慎，准备的把每个步骤做好。其次是要讲究时效，企业秘书要养成说办就办、雷厉风行、办就办妥的优良习惯和作风，要树立强烈的时间观念，缩短运转周期，简化办文程序。再次是要熟练掌握办公手段现代化，随着办公自动化的发展，以数据库为中心的办公自动化系统的运用引起了办公文式的新变化。一些企业办公室已开始使用先进的计算机、多功能一体机、光学符合阅读器、数码摄像机等现代办公设备，做为现代企业秘书来讲必须充分掌握和熟练运用，以有效降低企业秘书的劳动强度，据有关资料统计，在传统的办公室内，秘书人员通常需花80%以上的时间处理日常事务（如抄写、接打电话等），从事创造性劳动的时间只占相当少的一部分。熟练掌握办公手段现代化，秘书人员就能有更多的时间和精力从事分析研究、辅佐决策等创造性劳动，从而提高管理水平和科学决策水平。（四）调查研究调查研究对领导来说，是实行科学决策、正确指导工作、有效地实施管理的一项基础性工作。秘书要想主动做好领导的服务工作，充分发挥参谋和助手作用，就必须善于做好调查研究工作。调查研究是秘书人员的重要职责，在市场经济条件下，企业秘书人员应该根据“企业-市场”这个轴心自觉广泛开展调研活动。首先要找准企业与市场的交合点，诸如经营管理、企业改革、市场营销、产品结构等环节，定期开展调研，为领导正确决策提供必要的依据。其次以企业的进入市场参与竞争为主攻方向，围绕企业工作中的重点难点，深入调查，协助领导作出正确决策。再次以企业主要领导考虑的问题为课题，使调研真正为领导所需。通过调查研究，可以直接掌握和切身感受“第一手”的材料。调查研究是为领导提供决策课题和决策依据，制定决策方案，并在此基础上对决策方案进行可行性研究，让领导进行比较和选优，确定最佳方案的基础。企业秘书要有敢于面对新世纪的挑战而增强事业心和进取心，而且要有大胆树立抢先争胜的竞争观念，大胆的合乎实际的设想，提出超前见解，通过领导办公会、企业事务会、党政联席会、生产调度会和其它表现领导思维的媒介，分析掌握他们的工作思路，了解他们最关心、最敏感的问题来确定调研课题。（五）管理电话上司会有不断从公司内外打来的电话，上司的工作非常繁忙，他负责公司的生产、销售、新产品开发等工作，对于这些电话，上司不能一一的去聆听，否则上司就不能对自己的工作开展和运作了。因此，管理电话是秘书人员的重要工作之一。企业秘书对于电话的接听与处理技巧应当十分熟练，并且能够分清哪些电话应有上司亲自答复，哪些电话自己妥善处理就可以了，让上司不必为无足轻重的电话而损筋劳骨，更不必让上司事必躬亲，还有一点就是在接打电话时要遵守保密规则，不得泄密。（六）撰写文件这是企业秘书的重要工作。我认为如何把文件写好，需要以下几个方面的知识。一是说秘书应当懂一点哲学和政治经济学的知识，有些人觉得企业秘书懂不懂这些，对工作并没有多大的关系，我认为这个看法不太正确，我倒觉得秘书必须要懂哲学的政治经济学，因为秘书是需要有一定思想水平的，否则无法把文章写好，而哲学和政治经济学是秘书提高思想水平和理论水平必不可少的知识。二是秘书要系统的掌握逻辑知识，有很强的逻辑思维能力，一个文章写的好的秘书，他的脑袋肯定逻辑思维能力很强。三是秘书要熟悉与本企业有关的国家宏观经济政策、产业政策、行业政策和与本企业的基本法规，只有掌握了这些东西，你才能确保所写的文章有正确的政治行和有“政治高度”。四是秘书要有丰富的企业经营管理知识，因为你在企业当秘书，所写的文章都是有关企业经营管理的事情，如果对这方面的知识缺乏，是无法把文章写好的。五是企业秘书要了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识，如果你不了解不熟悉本企业的技术业务知识，肯定写出来的东西净说外行话，甚至会造成错误，闹出笑话。六是企业秘书要掌握公文写作基础知识，掌握公文写作技法，这部分的知识摸索的越多，经验积累的越多，写作的基本功就越深厚。只有这样，才能赢得上司的好感和信任，才能在工作中与上司打成一片。（七）会议工作企业秘书在上司的通知下，要筹办各种会议，当上司出席会议时，企业秘书须把会议的时间、地点、内容、名称等准确地提供给上司，同时，还需要整理出会议的相关资料，呈交给上司阅览，在经得上司同意之后，秘书还要对会场进行周密的布置和安排，对所有琐碎的事务都应当尽心尽责。当举行会议时，企业秘书要做好会议纪要或会议纪录，整理完成之后交付印刷，送到各个部门参考和利用，对有必要做成文件的，应严加保密，制成文书后归入文档，或发送相关部门，会议的善后落实工作，企业秘书应当尽量稳妥地解决和处理。二、信息的处理我们生活在信息社会，信息工作对秘书活动具有举足轻重的作用。企业秘书处理身边的信息，这是一项较为重要的工作。信息是客观存在的，具备可加工性和可再现性，也具有可采纳性和可分享性。如果一名秘书人员不能将新的信息资源人为的采集利用，那么就不配从事文秘这项艰巨的工作。企业秘书只有经常性地积累和储备信息，才能使事物得以延续和继承，才能使资源得以再生和增值，才能使企业得以兴旺和发展。接下来我就介绍一下企业秘书运作信息的基本程序。（一）信息的收集企业秘书一定要根据上级所指定的内容收集有关的信息，秘书人员要充分研究和理解信息，才能客观性地收集这样的信息。信息收集的渠道方法有很多，如：信息网络渠道、科研渠道、调查渠道、媒体渠道等。企业秘书收集信息的重点要根据领导的需求，以及要看信息的准确性和新鲜度如何。收集的目标要明确，拥有目标，就能提高信息的着眼力，就能自然、方便、快速地收集到各种有效的重要信息，还有就是企业秘书拥有丰富的派系（即秘书人员与外界的因缘关系，比如商业因缘、公司因缘等），向信息占有者或者信息源的有关责任人索取有关信息资料，索取时，可通过发函电、打电话的方式及派人向有关单位无偿索取信息，或向信息单位有偿购买信息，在对方不能无偿提供的情况下，花钱购买急需要或关键信息，适地地活用，更能增强信息的摄取量和利用律。（二）信息的处理企业秘书对获取的各种信息进行加工、分析、综合过滤，从中获取有用的情况、数据，从而提炼出新的思想、理论，用以知道工作。信息的处理包括信息的整理加工、信息的贮存、信息的传递三部分。1、信息的整理加工企业秘书在收集到各式各样的信息之后，要对这些原始信息在数量上加以浓缩、在质量上加以提高、在形式上加以变化，使之于贮存和传递。信息的加工整理是整个信息工作的核心。企业秘书的信息加工是一道较为复杂的文秘工作过程，其做的好坏就直接关系到信息的检索和传递，关系到企业的管理效率和工作实绩。通过秘书人员对信息的整理加工成为信息资料，分为四个程序，即筛选、校核、加工、编制。只有如此严谨地依序进行，才能使收集到的信息真正为企业秘书人员，为整个企业的生产、管理工作服务。2、信息的贮存秘书信息贮存就是将经过加工处理之后的信息，按照一定的规律纪录在相应的信息载体上，并且把这些载体依一定的特征、内容和性质组织成有机体系，可供人们检索的集合体。信息资料的科学贮存主要要做好分类、著录、建立贮存检索系统、保管这四项工作，这一工作也是企业秘书的信息资料形成共享，便于信息的有效积累、保存和系统化。3、信息的传递企业秘书通过信息的加工处理和存储的工作流程之后，就要进行对这些信息检索、传递和反馈。企业秘书信息的检索是信息库的“输出”和“使用”，秘书人员检索完毕之后，要将信息准确无误地传递给使用者，从而实现信息的使用价值。当然，对于重要严加保密的信息，只能形成内部的机要资料和文件，企业秘书就得尽职尽责，不能将信息张扬出去，也要注意信息防止被别人剽窃，从而导致不良的后果。企业秘书的信息处理工作是趋向企业的发展的目的和方向，如果有悖于此，那么，一切的企业秘书工作都是消极的、被动的，是不会得到上司肯定的，也是达不到理想的效果与目标的。三、人际关系的处理良好的人际关系被誉为永恒的资产，一个人成功的第一生产力。任何一个管理者或经营者，必定都在在复杂的人际关系中工作，当然秘书也是一样。在交际中是否正确地认知他人，对交际的成功是非常重要的。企业秘书的交际能力体现在工作中就是协调能力和应酬能力，它是企业秘书才干和智能结构的一个重要组成部分。办好一件事、完成一个任务，有一半的因素靠的是交际。企业秘书想要保持良好的人际关系，就必须做到：举止文雅、礼貌待人，耐心自制、宽容合作，诚恳守诺，诙谐幽默。要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系，与有关部门的关系等。在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理；而有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害；而有的领导幽默风趣，你也