文件管理制度汇编(PPT 57页).ppt

文件管理制度 培训课件 2012 6 目的 使公司文件处理规范化 制度化提高公司的运营效率和质量为建立公司运营体系 提供基础支持条件 文件管理原则 及时准确安全保密有效可追溯 文件文种的规范选择 1 报告 向上级领导汇报工作 反映情况 用 报告 2 请示 请上级指示跟批准 用 请示 3 指示 对下级布置工作 阐明工作活动的指导原则 用 指示 4 布告 对员工公布应当遵守或周知的事项 用 布告 5 通告 在一定范围内公布应当遵守或周知的事件 用 通告 文件文种的规范选择 6 函 平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作 向有关主管部门请示批准等 用 函 7 通知 传达上级的指示 要求下级办理或者需要知道的事项 批转下级的公文或转发上级 同级和不相隶属单位的文件 用 通知 8 通报 表扬好人好事 批评错误 传达重要情况以及需要所属各部门知道的事项 用 通报 文件文种的规范选择 9 批复 答复请示事项 用 批复 10 决定 对某些问题或者重大行动作出安排 用 决定 11 决议 经过会议讨论通过 要求贯彻执行的事项 用 决议 12 会议纪要 传达会议议定事项和主要精神 要求有关部门共同遵守执行的 用 会议纪要 文件格式 文件格式一般包括 标题 主送部门 正文 附件 单位印章 发文时间 抄送 抄报 部门 文件字号 主题词等 文件格式 1 发文时间 以领导签发日期为准 联合行文 以最后单位签发的日期为准 2 文件字号一般包括部门代号 年号 顺序号 联名行文 只标明主办部门的文件编号 3 文件如有附件 应当在正文之后 单位名称之前 注明附件的名称和件数 4 文件的标题应当准确 简要地概括文件的主要内容 并标明发文部门和文件种类 除批准的法规性文件外 文件标题一般不加书名号和其他标点符号 文件格式 5 向上一级请示的公文 一般只写一个主送部门 如果需要上报另外一个上级部门时 可以用抄报的形式 6 文字一律从左至右横写横排 7 收 发文部门应写部门全称或规范化简称 联合发文时应将主办部门排列在前 文件用纸 文件用纸原则上均采用标准的A4纸 在左侧装订 行文原则 各单位一般不得越级行文 因特殊情况必须越级行文的 应当抄报越过的部门 按照公司的组织架构 根据一级抓一级的管理原则 公司行文原则上只发到各分公司和各部门注意公司组织架构的修定 变动 请示原则 向上级请示的文件 应遵循一文一事的原则 主送一个部门 不得同时抄送下级部门 不得直接送领导者个人 除领导直接交办外 向下级部门的重要行文 可以抄报直接上级部门 发文 发文应根据需要确定主 抄送部门 不得滥发 发文管理 文件的发文处理一般包括拟稿 审稿 签发 缮印 校对 用印 封发等程序 收文处理 文件的收文处理一般包括登记 分办 拟办 批办 催办等程序 1 上级发来的文件及注有密级的资料和平级发来的文件 均由文秘人员统一签收 开拆 登记 呈阅 分发 并按不同类别进行分类处理 其中内容重要的急件 及时呈送领导阅批 2 承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示的文件 安排传阅或办理 领导人之间不宜横向传递 以免积压或传失 收文处理 3 加强文件检查催办工作 文秘人员对领导有领导批示的文件及本部门发出的文件 要认真督促 催办 以防积压或漏办 4 各分公司 各部门对上级发出的文件 需要汇报贯彻执行情况的 要及时检查反馈 5 领导参加重要会议带回的文件 在汇报和传达后 应将会议文件交文秘人员立卷归档 含培训文稿 视频 音频 照片等 收文处理 见附件 文件传阅单 草拟文件要求 1 要符合国家的政策 法令 法规和上级的有关规定 如提出新的规定 应尽量与原来的有关政策相衔接 并加以说明 2 引用的文件要说明发文的部门 文件编号 标题和发文时间 3 情况要确实 观点要明确 文字要简练 条理要清楚 层次要分明 标点符号要正确 篇幅要力求简短 4 不要滥用简称 年月日 人名 地名 文件名称 事物名称等 一般不要简写 草拟文件要求 5 草拟文件必须使用统一格式的文件稿纸 文件字迹要清晰 文件应保持清洁 凡是文面凌乱不清的 要重新清稿 6 数字的写法 正式文件中 除文件编号 统计表 计划表 序号 专用术语和百分比必须使用阿拉伯数字书写外 其他用汉字书写 7 章节序数的写法一般应按下列顺序排列 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 文件审核 公司的文稿在送领导签发前 应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿 以公司名义发文的 由董事会和分管领导审核 审核时如发现不妥之处必须进行修改的 若属重要的原则性问题 应退回原承办部门修改 改动过大的 要重新抄正 文件审核 一般来说 审核的重点主要包括 1 是否需要行文 2 是否符合国家的方针 政策 法律 法令 3 与本部门发过的文件是否衔接 4 提出的要求和措施是否明确具体 切实可行 5 处理程序是否完备 6 行文关系 文件格式是否符合规定 7 文字叙述是否符合文法和逻辑 8 标点符号是否正确 文件签发权限 行政类 文件签发权限 人力资源类 文件签发权限 经营类 文件签发权限 财务类 文件签发权限 其他 文件拟稿 改稿 和签发 一律用钢笔 禁止使用铅笔和圆珠笔 发文签批单 见附件 发文签批单 文件签发注意事项 文件签发后不得再做任何修改 若需修改 必须重新送签 文件签发后 由文秘人员负责校对 打印 盖章 装订 登记 分发 文件校对以原稿为准 非承办人不得擅自改动原文 校对未发现的差错 由校对人员负责 校对后 打字员没有改正的 由打字员负责 文件打印 装订 打印文件要美观大方 符合文件格式 装订要整齐牢固 不漏页 错页 粘页 印章盖在年 月 日的中上方 上沿不压正文 下沿略压年 月 日 文件办理 落实要求 在文件落实过程中 有关部门或人员应注意以下事项 1 为了利于文件处理并达到分层负责的目的 经办人应就内容要点签拟办意见或请主管阅批办理 各主管人员应对文件签注意见 避免只签名而无意见 2 遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件 应将正本妥为保管 需要使用时 可用副本来代替 文件办理 落实要求 3 经办文件应视其轻重缓急 如涉及其他部门 应照会办理 会稿经办部门应按速件处理 4 经办 会稿 核稿等人员之签名 应清晰可辨 不得潦草难认 文件传送 文件发送方式为 专送 邮寄 平信 限时 挂号 航空 电子邮件 传真等 经办人应于文件底稿上注明 文件保存 文件办理完毕后 要及时送交文秘人员整理立卷 个人不得私自保存应存档的文件 文件归档 1 归档文件材料必须按年度立卷 本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料 都要分别立卷归档 2 文件承办部门或承办人员应保证经办的文件系统完整 文件上的各种附件一律不准抽存 3 结案后及时交专职文书人员归档 4 工作变动或因故离职时 应将经办的文件材料向接办人交接清楚 不得擅自带走或销毁 文件归档要求 案卷质量总的要求是 遵循文件的形成规律和特点 保持文件之间的有机联系 区别不同的价值 便于保管和利用 1 归档的文件材料种数 份数以及每份文件的页数 均应齐全完整 2 案卷封面 应逐项按规定用毛笔或钢笔书写 字迹要工整 清晰 文件归档要求 3 卷内文件材料应按排列顺序 依次编写页号 装订的案卷应统一 在有文字的每页材料正面的右上角 背面的在左上角 打印页号 4 永久 长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录 填写的字要工整 卷内目录放在卷首 5 有关卷内文件材料的情况说明 都应逐项填写在备考表内 若无情况可说明 也应将立卷人 检查人的姓名和时期填上以示负责 备考表应置卷尾 文件归档要求 6 在归档的文件材料中 应将每份文件的正件与附件 印件与定稿 请示与批复 转发文件与原件 多种文字形成的同一文件 分别立在一起 不得分来 文电应合一立卷 绝密文电单独立卷 少数普通文电如果与绝密文电有密切联系 也可随同绝密文电立卷 文件归档要求 7 不同年度的文件一般不得放在一起立卷 但跨年度的请示与批复 放在复文年立卷 没有复文的 放在请示年立卷 跨年度的规划放在第一年立卷 跨年度的总结放在最后一年立卷 跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷 其他文件的立卷按照有关规定执行 文件归档要求 8 卷内文件材料应区别不同情况进行排列 密不可分的文件材料应依序排列在一起 即在批复在前 请示在后 正件在前 复件在后 印件在前 定稿在后 其他文件材料依其形成规律或特点 应保持文件之间的密切联系并进行系统排列 文件归档范围 1 本公司反映主要经营活动的报告 总结 2 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书 3 本公司与有关单位签订的合同 协议书等文件材料 4 本公司干部任免的文件材料以及关于员工奖励 处分的文件材料 文件归档范围 5 本公司员工劳动 工资 福利方面的文件材料 6 本公司的历史沿革 大事记及反映本公司重要活动的剪报 照片 录音 录像等 7 本公司的各种工作计划 总结 报告 请示 批复 会议记录 统计报表及简报 省公司名义行文 凡由省公司发出的公文 一律由总经理办公室统一签发 审核 收集 管理 各部门文件管理 各部门要建立健全平时归卷制度 对处理完毕或批存的文件材料 由专职文员集中统一保管 1 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料 收集齐全 加以整理 递交专职文员归卷 2 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务 编制平时文件材料归卷使用的 案卷类目 各部门文件管理 3 专职文员应及时将已归卷的文件材料 按照 案卷类目 条款 放入平时保存文件卷夹内 对号入座 并在收发文登记薄上注明 案卷规范装订 1 装订前 卷内文件材料要去掉金属物 对破坏的文件应按裱糊技术要求托裱 字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷 案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订 2 案卷各部分的排列格式 软卷封面 含卷内文件目录 文件 封底 含备考表 以案卷号排列次序装入卷盒 置于档案柜内保存 调卷程序 1 当场借阅者 免填 调卷单 2 各部门经办人员因业务需要调阅档案时 应填具 调卷单 调取所需档案 并于 调卷单 上填注借出日期及预订归还日期 以备稽核 3 档案归还时 经核查并于 调卷单 填注归还日期及签章确认后 档案即行归入档案夹 调卷单 留存备查 文件销毁程序 1 对于多余 重复 过时和无保存价值的文件 应定期清理造册 并按上级有关规定办理申请销毁手续 2 经审核同意销毁的文件 应做到定点销毁 并派专人监视整个过程 关于电子文件 定义 新近颁布的国家标准 电子文件归档与管理规范 中 电子文件的定义为 电子文件是指在数字设备及环境中形成 以数码形式存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机等数字设备阅读 处理 并可在通信网络上传送的文件 关于电子文件 电子文件的两个基本特征 第一 电子文件是由电子计算机生成和处理 其信息以二进制数字代码记录和表示 因此亦可称为 数字文件 第二 电子文件是文件的一种类型 应该具有文件的各种属性 特别是要有特定的用途和效力 关于电子文件 电子文件登记1 每份电子文件均应在 电子文件登记表 中登记 见附录A的表收文登记表和表发文登记表 2 电子文件登记表应与电子文件同时保存 3 电子文件登记表如果制成电子表格 应与电子文件一同保存 永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存 4 电子文件稿本代码 M 草稿性电子文件 U 非正式电子文件 F 正式电子文件 5 电子文件类别代码 T 文本文件 I 图像文件 G 图形文件 V 影像文件 A 声音文件 0 超媒体链结文件 P 程序文件 D 数据文件 关于电子文件 电子文件归档1电子文件的归档 按照鉴定标识进行 电子文件的归档可分两步进行 对实时进行的归档先做逻辑归档 然后定期完成物理归档 归档时 应充分考虑电子文件的技术环境 相关软件 版本 数据类型 格式 被操作数据 检测数据等技术因素 将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门 在归档工作中 存储格式和位置暂时保持不变 关于电子文件 2物理归档2 1凡在网络中予以逻辑归档的电子文件 均应定期完成物理归档 2 2需归档的电子文件 拷贝至耐久性好的载体上 一式3套 一套封存保管 一套供查阅使用 一套异地保存 对于加密电子文件 则应在解密后再制作拷贝 2 3推荐采用的载体 按优先顺序依次为 只读光盘 一次写光盘 磁带 可擦写光盘 硬磁盘等 不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体 2 4存储电子文件的载体或装具上应贴有标签 标签上应注明载体序号 全宗号 类别号 密级 保管期限 存入日期等 归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态 关于电子文件 2 5特殊格式的电子文件 应在存储载体中同时存有相应的查看软件 2 6将相应的电子文件机读目录 相关软件 其他说明等一同归档 并附 归档电子文件径记表 归档电子文件应以盘为单位填写 归档电子文件登记表 以件为单位填写续页 2 7对需要长期保存的电子文件 应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录 2 8归档完毕 电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年 关于电子文件 3移交手续档案保管部门验收合格 完成 归档电子文件移交 验收检验登记表 见附录A的表A 3 的填写 签字 盖章环节 登记表一式两份 一份交电子文件形成单位 一份由档案部门自存 关于电子文件 4保管要求归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外 还应符合下列条件 a 归档载体应作防写处理 避免擦 划 触摸记录涂层 b 单片载体应装盒 竖立存放 且避免挤压 c 存放时应远离强磁场 强热源 并与有害气