邳州市中等专业学校档案管理模式.doc

学校档案管理模式的报告校党委、校长室：鉴于目前我校档案管理混乱，档案的丢失、损害情况时有发生，档案管理的价值没有得到充分利用的状况，我处拟定了一套新的档案管理模式，现申报如下。请审阅。 邳州市中等专业学校秘书处 王亮 2012年7月5日 邳州市中等专业学校档案管理模式一、档案工作的意义学校档案是直接记述和反映学校活动，保存备查和各种学校文件材料的总称。一个学校成长和奋斗的沉淀和记录，能树立学校自身形象和体现学校的价值，促进学校的各项管理。它一方面记述了学校树立自我形象和价值观建设的过程，为新时期学校建设提供借鉴和依据；另一方面，也是学校自我形象和价值观建设工作的重要组成部分。它是凝聚学校内部各种力量的“粘结剂”，它是促进学校内部管理的“助推力”，它为学校教育教学工作的发展带来勃勃的生机和活力。二、信息工程系档案管理的现状我校的档案管理工作存在以下问题12011年8月，学校整体搬迁到新校区。由于搬迁的时候临近开学，而此时新校区的建设还未完全竣工，搬迁的过程中又碰上连日的阴雨，再加上管理工作的不到位。所以导致档案在搬迁的过程中，丢失、破损的十分严重。2我校尚未订立完善的档案立卷归档制度、借阅制度、鉴定制度、保密制度，以及档案人员岗位责任制度。3档案室只有一名工作人员，而这位老师年龄偏大，请假次数较多。这就导致在她不在学校的时候，许多档案的接收、查阅工作无法顺利进行。二、档案管理的条件学校校领导高度重视档案室硬件设施，搬迁到新校区以后，原有的档案室从60平方米扩大到150平方米。分成库房区、阅览区和工作人员办公区。拥有档案橱14幢，保证文书、教学、会计、基建、设备、声像、实物等档案实行集中管理。同时配备了电脑、去湿机、防磁柜、温湿度机、空调、灭火机等设备，改善了档案的保管条件。三、设置档案管理模式的内容（一）增加管理人员的数量在档案室内增加一名责任心强、能够具备一定的计算机操作能力和档案管理知识的人员，协助原有的管理员负责各种档案的管理。（二）健全文件立卷归档制度1确定立卷归档的范围：（1）上级来文、来电；（2）校党委会、校长办公会形成的各种文件；（3）各个系部、职能部门报送的文件材料；（4）教学科研的相关重要资料；（5）学生的学籍存根等相关资料；（6）其他需要归档的材料和有纪念意义的物品。2确定归档时间（1）管理文件在翌年以上、半年以内的向校档案室移交；（2）科研文件按结题时间一月内归档；（3）人事文件办理的半个月内归档；（4）教师教育、教学的相关材料学期末统一归档。（5）其他相关材料根据实际情况及时归档。3履行归档手续归档应双方清点后要认真填写清单，清单一式两份。4档案借阅制度（1）凡本校教职工，经过行政主管领导批准，可以借阅；（2）借阅活动在资料室内进行，不得将档案带出；（3）因为确有需要，经一把手校长或者分管副校长批准，可将档案借出，但必须严格履行相关的借阅手续，并在规定时间内归还；（4）经一把手校长或者分管校长批准，可将档案复印。但必须做好相应的登记。（三）档案保管制度1经确定必须立卷归档的文件均应编信息码、登记造册，每学期末定期检查一次。平时不定期地进行抽查。2常文件在相关领导中传阅或在校大会上传达的，当天应交送档案室保管。（四）档案鉴定制度1选择职能分类法、问题分类法、年度分类法、课题分类法分类。2上级发文日期或课题批准年度为一句，判定所属年度。（五）档案保密制度按国家档案的保密规定确定保密原则和保密方法。（六）档案人员责任制度1悉档案管理知识，遵守档案管理人员的职业道德；2责档案的保管和档案室的清洁、防潮工作；3格履行档案管理制度，未经学校相关领导批准，不得私自把档案让他人阅读或者借出；4反规定者，按邳州市中等专业学校教育教学工作