如何写工作邮VPPT课件.ppt

如何写工作邮件 1 1997年 你在干什么 2 你是否遇到过以下问题 主题不知道怎么写 收件人添加错误或者遗漏收件人 需要回复的邮件没人给你回复 附件信息与正文信息不一致 发出的邮件漏了附件 想表达的内容太多 但不知道怎么写 写了很多内容别人不知道你要说什么 3 目录 分析与点评 邮件的作用 邮件写作的基本结构 OUTLOOK常用功能 常用邮件模板 邮件写作注意事项及技巧 4 邮件的作用 告知 投诉 协调 沟通 5 邮件 电话 MSN 6 邮件写作的基本结构 7 邮件写作的基本结构 6部分 层次分明观点清晰的正文 友好的方式结尾 专业的签名档 8 1选取合适的邮件阅读对象 TO FW CC BCC 收件人 也就是要主要阅读这邮件的人放在TO 相关人等 需要了解信息 转发 FYI 加密抄送人 WHO 9 2确定一个简明易懂的标题PPT示范 无主题无者正文 msg 鲜明的标题要含有关键词 TO 一望即知以便快速了解与记忆 10 3礼貌得体的称谓 对方的姓名 性别 对方的职位 注意 你和您 的用法 礼貌友好得体 11 4层次分明观点清晰的正文 明确主旨 一文一事 清晰明白 开门见山 形式直观 12 13 金字塔写作原理把你的观点放在最前面 PPT示范 王聪琴的邮件写的很好 msg 中心思想 支撑思想的主要理由 支撑理由 支撑理由 14 组合和总结的练习 1 修改方案2 打印并剪切资料3 最终确认方案4 制作备选方案书5 给领导展示方案并收取意见6 和领导预约讨论时间7 张贴资料8 用软件制作板报资料思考几个板报主题草案 办板报 15 组合和总结 金字塔式 办板报 思考几个板报主题草案 制作备选方案书 和领导预约讨论时间 给领导展示方案并收取意见 修改方案 最终确认方案 用软件制作板报资料 打印并剪切资料 张贴资料 准备工作 审批 实施 5友好的方式结尾 友好的结尾能让对方在行动时更主动更乐意PPT示范 请大家注意wincati操作 特别提醒组长 msg 建议 礼貌 回复 如果可提供好的选择 应在结尾处提出 结尾应显示诚恳写上祝福语 需要对方回复的 应有明确的回复人和回复时间PPT示范 无回复时间 msg 16 6专业的签名档PPT示范 签名不规范 msg 签名要求PPT示范 未命名 msg专业公司都会要求统一的签名档 你的名字 职位 电话 传真 邮件 可能还有公司的Logo或者网址 姓名及职位部门 英文 联系方式 电话及地址 邮箱 企业文化 LOGO 你的名片 规范 专业 准确 方便 17 邮件写作注意事项及技巧 18 邮件写作注意事项 加粗 只对部分以示强调的词采用加粗等方式 情绪 不要在信件中发泄不满 回复 回复信件时 有必要加上部分的原文 以方便对方了解回信内容 缩写 在收件人明白其意时 才可使用俚语或缩写 附件 如果有附件 应该在正文处说明附件的内容和用途 19 技巧一 用文字还是图表来表达 关键词 文字应简洁 关键词PPT示范 815日B班出勤情况 msg 数据 图表和数据更直观明了 用正确客观的数据说话比用大堆的文字描述更有说服力 PPT示范 用图形表示的好的邮件 msg 划分层次 用序号 引用正确 说明 文字式 图表式 选择合适的方式表达你的观点 也可以并用文字图表PPT示范 成都CATI611 710月报 msg 20 技巧二 征求对方意见 请求对方回答问题 答复对方问题 请求上级批准 措辞 语气 符号要与表明的立场相吻合 商量 询问 肯定否定 请示 21 技巧三 回复邮件 每天下班前需要检查所有的邮件是否都已回复 外出或半个工作日无法接收邮件 需设置自动回复 注意时效性 无论问题是否解决都需给对方一个邮件回复 告知你收到了这个邮件 对于附件的回复需要加注足够的信息 以便引起收件人足够的重视 22 技巧四 慎用群发PPT示范 群发不当邮件 msg 不是任何事情都需要群发不是每个人都感兴趣 某人休假通知 改手机号码通知 saygoodbye的散文 发给和你工作相关的人 可以通过行政人事统一修改 发给特定的人 23 技巧五 美观的字体和间距 大小 用 小四 五号 或 11 12 号字字体 用 宋体 微软雅黑 字体PPT示范 微软雅黑 msg行距 1 5倍行距间距 常规 24 技巧六 检查邮件 细节决定成败 收件人 抄送人是否都正确 是否遗留了要表达的内容 避免文章拉的过长 应用的数据是否准确无误 附件是否添加 附件里的内容是否正确 邮件中提到的日期与时间 地点是否准确 25 回顾 如何写好一封邮件 26 写邮件的关键词 WWHC 27 常用邮件类型模板 通知型 称谓 您好 什么时间 什么地点 什么人发生了什么事 为什么以及怎样发生的 谢谢 友好的结尾 固定格式的签名档 28 常用邮件类型模板 工作计划和安排 您好 为了 由于 背景 现将 计划发给 图表式 请看附件 并对附件里的关键点进行文字说明 文字式一12二1强调你的观点或建议 及希望 友好的方式结尾 规范的签名档 29 常用邮件类型模板 出现问题需要解释说明的 您好 关于您提到的 问题 经过我们的跟进了解 有以下原因 一 分析为什么会出现这个问题 二 分析为什么会出现这个问题 针对以上问题 我们将采取以下措施避免问题再次发生 一 二 三 给您造成的不便我们感到非常抱歉 谢谢您的反馈 关注 规范的签名档 30 常用邮件类型模板 请求同事或上级帮助的 您好 由于 原因 现在我需要得到您的帮助 讲明你需要得到帮助的具体内容 讲明如果没有得到这个帮助对你 或者是给对方将造成什么影响 说明希望在什么时间得到对方的回复 向对方表示诚挚的感谢 规范的签名档 31 常用邮件类型模板 项目进度汇报 标题 项目代号 月 日 城市项目进度 您好 请查收项目代号 月 日 城市项目进度 一 截至今天共完成 样本 剩余 样本 二 目前的问题 困难 及造成的原因 三 针对困难和问题的措施 四 需要得到的帮助 五 项目中需要确认的细项 如需要回复请注明回复时间 如有任何问题 请联系我 谢谢 规范的签名档 32 常用邮件类型模板 回复型 您好 您的邮件我已经收到 针对您提到的问题 现答复如下 表明你的观点 同意或不同意 说明你的理由 如果对方提到很多问题需要你答复的 在每个问题后面