文件管理规程.doc

精品文档管理程序文件文件编号SMP-ZL-01-00取代编号文件名称文件管理规程起草部门质量部起草日期起草签字审核部门审核日期审核签字批准部门批准日期批准签字分发部门1 目的规范本公司文件的设计、制定、审核、批准、复印、发放、执行、保管、收回、销毁以及修订等一系列过程，保证文件的规范性、科学性和可操作性。2 范围适用于本公司文件的设计、制定、审核、批准、复印、发放、执行、保管、收回、销售等一系列过程，同时也适用于电子文件和外来文件的管理。3 责任1.1 制定人1.1.1 确保使用正确规范的文件名称，按照本规程规定的格式和要求编写文件。1.1.2 确保内容正确，具有可操作性，并符合相关法律法规的规定。1.2 审核人1.2.1 确保文件内容完整，实事求是，条理清楚，不产生歧义并具有可操作性，且格式要符合本规程的规定。1.2.2 确保文件中与其专业领域相关的内容正确无误，合理，并符合相关法律法规和标准的规定。1.3 批准人1.3.1 确保文件内容符合相关法律法规的规定，并符合企业实际情况。1.3.2 确保文件内容符合生产的管理要求、技术要求和质量要求。1.4 文件管理员1.4.1 负责文件的管理和控制，包括文件接收、复印、发放、保管、收回、销毁等。1.4.2 负责对文件进行统一分类、统一编号。1.4.3 负责按规定发放和收回文件，保证每一个部门均有与该部门相关的文件。4 程序4.1 文件设计4.1.1 文件的表头统一用以下格式管理程序文件文件编号取代编号文件名称起草部门起草日期起草签字审核部门审核日期审核签字批准部门批准日期批准签字分发部门4.1.2 文件正文字体统一采用宋体小四字体，数字用“Times New Roman”小四号字体。4.1.3文件每页均设页眉和页脚，页眉左边设置为“公司LOGO”；右边为文件编号，字体为宋体，5号，加粗。页脚下方设置为页码，用“Times New Roman”小四号字体。4.1.4 文件的正文分为：4.1.4.1 目的：（简明扼要地说明制定该文件的目的是什么） 4.1.4.2 适应范围：（该文件适用于哪些范围，必要时还应说明不适用于哪些范围） 4.1.4.3 责任者：（哪些部门、岗位或人员对该文件负责任） 4.1.4.4 内容：内容下的章、条、目分 4.1 4.1.1 4.1.1.1 叙述，章、条、目号的最后一个数码不加点，章、条、目之间不空行。4.2 文件制定4.2.1任何人均有权提出制定文件的建议，经部门领导审核确定文件题目。文件的起草应由主要使用部门起草。经过认真准备、精心设计，应能保证文件的内容全面而准确。4.2.2将文件的草稿交部门领导初审，部门初审完毕后，经质量部审核，最后文件由相关领导进行批准。4.3 文件审核与批准4.3.1 审核人一般是起草部门的部门负责人。审核人应对文件的内容、制订程序和可操作性进行审核。审核后的文件再交由质量部进行审阅。4.3.2 经质量部审阅后的文件，如需改正，交回原编写人员所属部门，进行改正，直至符合要求。4.3.3文字应简练、确切、易懂，不能有二种以上的解释。4.4文件批准和生效4.4.1公司质量手册及程序文件由总经理进行批准，其它文件由管理者代表进行批准。文件批准人应对文件的内容、编号、格式、制定程序、与其他文件统一性、文件内容合理性进行把关。4.4.2文件在批准和生效日期之间留一周左右时间进行培训。4.5 文件的归档与保存4.5.1文件经签发批准后立即将原文件交由质量部归档管理，质量部作为文件管理部门，由专人负责文件的归档管理工作。4.5.2文件管理人员必须对文件的修订、分发、销毁等进行及时记录。4.5.3文件管理人员应妥善保管文件，不得丢失，并应保持原文件的整洁、完整。4.5.4若需保密的文件，需经质量部批准后方可复印或借阅。4.5.5.相关部门收到外来文件，应先送至文件管理员处登记。4.6 文件的发放与销毁4.6.1文件批准后，应在批准后生效前对文件进行发放，分发工作由文件管理人员进行，原文件保留质量部，复印件下发各相关部门。下发复印件加盖受控章。新文件生效后旧文件进行收回做作废处理。4.6.2文件销毁，对于到期需要销毁文件，由质量部批准后方指定专人进行销毁，并指定监督人进行监督，同时填写文件销毁记录。4.7 文件及记录的编号原则4.7.1文件编号原则：管理规程文件：SMP-部门代码-顺序号-版本。操作规程文件：SOP-部门代码-顺序号-版本。质量标准文件：TS-部门代码-物资代号（原料YL；包装物BZ；中间产品ZJ；成品CP）-顺序号-版本。部门代码如下采购部仓库质量部行政人事部发酵提取设备 、动力销售部CGCKZLXRFJTQSDXS顺序号从01开始顺延；版本号：第一版为00。如质量部发布第一份管理规程文件，其文件编号应为“SMP-ZL-01-00”，第一份操作规程文件，文件编号为“SOP-ZL-01-00”。4.7.2记录的编号原则：文件编号+记录顺序号。记录顺序号从001开始顺延。5 记录10欢迎下载10欢迎下载。精品文档受控文件清单 记录编号：SMP-ZL-01-00-001序号文件名称批准日期备注010203040506外来文件清单记录编号：SMP-ZL-01-00-002序号文件编号文件名称接收日期文件发放与收回记录记录编号：SMP-ZL-01-00-003序号文件名称分发号发放日期接收部门接收人签字收回人/收回日期010203040506文件变更申请单 记录编号：SMP-ZL-01-00-004文件名称：修订部门：文件编号：修订人/修订日期：修订原因页码修订前内容页码修