文控中心文件管理说明.doc

精品文档文控中心文件管理说明一、职责及权限（1）文控中心职责及权限文控中心归口管理公司文件的编制、审核及管理，具体如下：1、负责组织对文件内容（如规定的业务流程）的适用性进行审核、会签；2、负责定稿文件的签发、发放和更改控制；3、负责对文件在实际运行中的有效性、适用性、充分性进行审查，在审查过程中若发现文件有不足时，有权向文件编制部门提出修改建议；（2）各部门职责及权限1、负责部门主要职责范围内文件的编写及修订，其他相关部门提供配合；2、负责对本部门的文件（包括制度及记录）进行规范管理，保证文件版本的有效性；3、在必要时，负责本部门所编制文件的培训工作；二、文件体系介绍三、文件管理流程介绍文件管理的一整套流程如下：提出文件编制申请文件编制文件公示文件签发文件受控文件修订注：虚框中“文件公示”不是必须流程，一般情况下，与员工利益密切相关的制度在签发前需要公示，公示期一般为一周。（1）文件的编制1、文件编写流程1）编写流程各部门根据部门业务流程及管理的需要提出制度或作业类文件的编制申请经文控中心批准后由部门拟定初稿文控中心根据制度内容所涉及的业务流程，组织相关人员共同参与制度的审核定稿。文控中心也可根据公司日常管理的实际需要提出文件编制要求。2）注意事项（以本次文件签发过程中发现的问题为例） a）部门制定的表单必须能在制度中有所指向，表单必须是为了执行制度、规范业务流程而制定； b) 制度中所规范的业务流程必须与相关业务部门协商一致；3）文件编号规则 1）质量体系三级文件编号方法 2) 行政体系文件编号方法4）标准化文件的格式 具体点击这里。2、文件的签发 文件定稿后，部门将定稿的文件打印交到文控中心文控专员履行审批程序审批通过签发完成文件成为受控版本3、文件的分发1) 一般情况下，采用无纸化发放：在公司局域网建立文件共享平台，由文控中心设置相应权限：文控专员负责修订、刪除、移动权限；公司人员公司有浏览权限，能复制，但不能打印或剪切。2) 特殊情况（如生产线或是其他需要打印后进行指导的区域）需要纸质文件版本的，由受控部门打印后文控中心盖章，并登记记录。3）注意事项：a) 所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效，没有受控章的均为无效文件。b) 所有受控文件的原件包括电子版统一由文控中心管理。4、文件的受控1）对质量手册、程序文件、作业指导书和记录格式（通过编号和版本控制）等文件实行修改受控修改受控包括部分内容的修改受控和文本整体的作废换版。2）对记录（包括质量记录和技术记录）实行检索受控各部门自行负责，如生产计划、工艺单等记录，需要经过审批才能发出，即需要审批后才能生效并下发，接收部门需要进行签收，是证明此记录已发到该部门，请该部门执行。各部门的各类记录要保存备查，妥善保管，无论是借出、归还，还是过期销毁，都应有专人负责，并做好记录。5、 文件的修订/换版文件如在实行中有不足需要修改时，应经过各部门主管会议决定，确实不可行时，方可修改。文件需更改时，由文件编写部门填写文件更改申请表，说明更改原因及更改内容经原审批授权人批准后由申请部门初步修改后提交至文控中心文控中心修改确定后并填写文件更改通知单通知阅读部门。修订/换版文件的发放同新版文件签发，同时，文控中心应将修改后的文件收回并登记，并加盖更改章封存。注意事项：a) 文件修订次数以1、2、3.表示，换版以A、B、C.表示。发放更改后的文件同时，收回原来的文件，并销毁或加盖“作废”印章。b）技术性文件的更改由工程技术中心填写文