《护理文秘》课件-第五章-现代文秘的专项活动(科学出版社)PPT课件.ppt

第四章现代文秘的专项活动 1 内容提要 2 学习目标 知道文书管理的程序和方法 说出秘书信息工作的作用和要求 能按要求收集并整理信息 能结合实际进行调查研究活动 并撰写调查报告 说出导诊工作的意义及注意事项 知道秘书沟通与协调的内容和原则 3 第1节文书管理 一 概述二 收发文处理三 立卷和归档 4 一 概述 文书 是人们在社会实践活动中 以一定的文字体式 用以表达某种意思 处理各类事务的书面材料 5 文书分类 文书 6 公文处理 指公文的办理 管理 整理 立卷 归档等一系列相互关联 衔接有序的工作 7 二 收 发文处理 一 收文办理 指对收到公文的办理过程 签收 登记 拟办 审核 批办 承办 催办 8 收文程序 签收 秘书人员接收外来公文 检查核对后签名 登记 拆封并登记收文日期 编号 来文机关 文件标题 原发文号 密级 附件 份数等资料审核 收到下级机关上报的公文 文秘部门应审核 主要包括行文是否符合规则 内容是否符合国家政策法规 涉及部门是否已协商 会签等 9 收文程序 拟办 秘书部门对收到的公文提出参考性意见 批办 领导者对来文和拟办意见审阅后 对文件办理做出决定性意见并批示 承办 有关部门或人员 根据批办意见 具体承担办理公文 催办秘书部门按公文办理时限对承办部门和人员及时检查和催促 10 收文登记表示样 11 商学院文件处理表 12 二 收 发文处理 二 发文办理 指发送公文 是公文制发机关 单位的秘书部门从接收文稿制作到发出的全过程 程序 草拟 复核 签发 用印 登记 印发 审核 缮印 13 某医院发文稿纸示样 发文呈批表 14 三 立卷和归档 把办理完毕的零散文件 根据它们之间的联系 分门别类地组成一个或数个案卷 文书部门把办理完毕的文件整理立卷后 定期移交给单位档案室集中保管 基本内容包括 档案的收集 整理 鉴定 保管 统计以及提供利用 15 第2节信息管理 一 概述二 信息的收集和处理三 智能网络办公的基本条件 16 生产经营部门 在教育科研部门 管理部门 医疗卫生行业 信息提供了人类发展的知识和智慧 一 概述 17 信息的特征 18 信息工作的作用 辅助决策 信息是领导决策的基础和依据 辅助管理 科学的管理需要不断收集系统运作的信息 被管理者的反馈信息 及时调整管理策略 开阔思路 占有的信息量越多 信息越新 视野和思路都会越开阔 有利于提高分析评判能力 创新思维能力 19 信息工作的要求 准确 及时 适用 20 信息收集的基本方法 二 信息的收集和处理 21 信息收集的基本方法 相互交流法 专题调查法 索取求购法 二 信息的收集和处理 22 信息处理 把收集到的各种信息进行加工 分析 综合 归纳 筛选 从中获取有用的情况 数据 用以指导工作的过程 就是信息处理 包括信息的整理 信息的传递 信息的贮存 二 信息的收集和处理 23 三 智能网络办公的基本条件 24 医院信息管理系统 护士工作站 示例 25 第3节调查研究 一 概述二 调查研究的方法三 怎样写好调查报告四 调查研究注意的事项 26 一 概述 调查研究 通过一定的方法和途径 对客观事物进行观察和了解 从而获得关于客观事物的各种材料 在对材料进行分析研究的基础上 产生对客观事物本质的 规律性的认识 27 一 护理管理部门调查研究活动的主要内容 1 政策性调查研究如医院人事部门及护理部为制定护理人员分级聘用制度而作的调查研究 2 基本情况的调查研究如卫生管理部门为了解目前各级各类医院护理人员基本情况而作的调查研究 3 专题性调查研究如对医院各部门各层次护理人员压力情况的调查研究 28 一 护理管理部门调查研究活动的主要内容 4 经验性调查研究对本院先进科室或先进个人的先进经验进行调查研究 5 中心工作的调查研究如抗击 非典 期间对护理人员防止院内感染措施的调查研究 6 预测性的调查研究如外资医院进入国内 对本地护理人力资源影响的调查研究 7 临时事件的调查研究如对某医疗事故的调查研究 29 二 调查研究的一般程序 调查阶段 研究阶段 运用各种方法 收集资料信息 审核补充材料 分类整理 列出要点 综合分析 提炼观点 30 二 调查研究的方法 一 调查的类型和方法 二 研究的常用方法 31 一 调查的类型和方法 32 调查的类型 抽样调查从调查对象总体范围内抽取一部分样本 并根据调查结果来推断或说明总体的情况重点调查从调查对象总体中选出一部分重点单位进行调查 借以了解总体的基本情况典型调查从调查对象总体中选择一部分具有代表性的单位进行深入细致的调查个别调查对个别人或个别事件进行调查 33 一 调查的类型和方法 34 调查的方法 查阅资料法 通过已有的文字记载材料 间接了解研究对象已发生过的事件或固定的基本情况 个别访谈法 是调查人员围绕调查课题向调查对象或知情者通过个别交谈 分别访谈的形式了解核实实际情况的一种方法 问卷调查法 是以卷面形式提出若干固定问题 让调查对象填写的书面调查方法 35 调查的方法 开调查会法 是调查人员在一定范围内通过谈话的方式了解情况 收集资料的方法 现场观察法 这是获取直观认识的一种调查方法 常与其他调查方法共同使用 加深对情况的认识 就地发现 核实某些问题 统计调查法 是运用统计的原理和方法 通过有目的地收集各种统计资料进行调查的方法 36 二 研究的常用方法 37 二 研究的常用方法 比较分析法 对彼此有联系的事物加以对照 从而提示他们之间的共同点和差异点 鉴别优劣的研究方法 因果推断法 指直接在事物本身的因果关系中推论 在事实的基础上分析其来龙去脉的研究方法 归纳演绎法 运用归纳 演绎推理的逻辑思维形式进行分析判断的方法 定性定量法 定性法也称经验分析法 主要依靠分析者的经验与综合分析能力 确定研究对象是否具有某种性质 主要解决 是不是 是什么 的问题 定量法是按照一定的目的和要求 采取科学的数据统计的方法 对客观事物进行分析和说明 主要解决 有多少 是多大 的问题 38 三 怎样写好调查报告 材料真实 结论可靠立意新颖 针对性强精心组织 简明扼要 39 四 调查研究注意的事项 秘书调研以服从领导并服务于领导为宗旨 坚持实事求是原则 保证调查研究成果的真实性 深入细致 防止主观臆断或空洞肤浅 具有创新精神 善于发现问题 努力修炼各项基本功 40 第4节其他专项活动 一 导诊工作二 协调与沟通 41 导诊的艺