文件管理软件-文档大师 V2015 帮助手册.doc

文档大师 个人文档管理软件帮助手册版本记录序号版本控制版本时间主要内容1V1.02012年11月02日针式PKM V9.78版的帮助2V1.22013年06月04日V2013版的变更修订3V1.52014年12月24日V201501版的变更修订4V1.82015年04月14日V201511版的变更修订5V1.92015年04月17日针式PKM改名为 文档大师 目录1、分类分类是个人知识管理中的概念，相当于Window文件夹，用于存放文档1.1内置分类有哪些？有什么用？1.2不用数字，怎样设置分类的上下显示顺序？1.3如何快速移动分类的位置？1.4什么是虚拟分类？它有什么好处？1.5怎样为分类快速设置图标、字体颜色？1.6“含子文件夹文件”是什么意思？1.7如何快速定位到包括有指定关键字的分类？1.8 为什么要将文件统一复制到知识库所在的文件夹？2、文档 2.1 如何使用 Word 保存网页？收集已有文档：2.2如何将文件导入到知识库中？2.3如何用“拖动方式”将文件收集到知识库中？2.4文件夹中有新文件时，如何立即通知我收集到知识库中？用模板新建：2.5 如何通过模板新建文档？2.6 有哪些内置的文档模板？2.7 如何创建自己的文档模板？文档属性：2.8标题怎样设置更好？2.9 如何为文档附加多个附件？2.10 如何为文档设置多维分类(存放多个分类中)?2.11 备注一般可输入哪些内容？2.12如何为文档增加标签、关键字？搜索：2.13 什么是标题实时瞬间搜索？ 针式PKM的标题搜索比Everything搜索还要快！2.13.1 怎样通过“指定分类”来搜索指定分类下的文档？2.13.2 “按分类搜索”是指搜索文档的分类名称具有搜索关键字的吗？2.13.3 “按标签搜索”是指搜索文档的标签名称具有搜索关键字的吗？2.14 为什么有时会显示百度搜索提示？2.15 日期视图有什么用？2.16 如何新建或修改公式？2.17 支持哪些文档格式的全文搜索？显示2.18 预览方式有哪些？各有什么作用？2.19 如何改变文档列表中显示的宽度、字段和顺序呢？2.20 如何修改文档列表显示的字体、网络线呢？其它2.21 如何在文档列表中选取文档？2.22中转站有什么功能？2.23 如何按分类的层次结构完整导出知识库到Windows文件夹？3、学习3.1 什么叫问答学习？3.2 如何进行问答复习？3.3 提醒功能有什么用？3.4 阅读次数和回顾周期有什么用？4、知识库4.1 知识库容量即知识库大小有受限制吗？4.2文档很多后 针式PKM的性能会不会下降？4.3怎样打开本机电脑上的知识库？4.4怎样打开部门知识库？4.5怎样将本机知识库共享为部门知识库？4.6如何新建知识库？4.7 如何备份知识库？4.8 如何使用网盘备份知识库？4.9 如何用备份恢复知识库？4.10 如何使用U盘同步办公室电脑和家里电脑的知识库？5、常见问题5.1 为什么我不能用Word收集网页？5.2 为什么Word文档不能在同一画面中显示？5.3 提示系统忙是什么回事？5.4 要掌握哪些 Word 的快捷键和技巧可以配合 针式PKM 来更好地进行知识管理？5.5 支持WPS Word吗？6、其它6.1 有哪些快捷键？6.2浮窗有什么用？6.3 主界面隐藏后如何显示出来？6.4 针式PKM 为什么叫个人知识管理软件，而不是笔记软件？6.5 针式PKM 程序分类下的各个分类有什么作用？6.6 针式PKM 是怎样保存知识库中的文档的？分散保存有什么好处？6.7要掌握哪些 Word 的快捷键和技巧可以配合 针式PKM 来更好地进行知识管理、“针式PKM”？1、分类1.1内置分类有哪些？有什么用？1.2不用数字，怎样设置分类的上下显示顺序？1.3如何快速移动分类的位置？1.4什么叫虚拟分类？它有什么好处？1.4.1 针式PKM中的分类叫虚拟分类，并不和Windows 资源管理器的分类一 一对应。所以单个分类也叫“分类”，非内置的分类构成“知识体系”。1.4.2 虚拟分类主要有三个好处： 多维分类：可以为一个文件指定多个存放的分类，而实际只存储一份真实的文件 在文档打开时，可以修改分类的名称、位置；这样，可以根据灵感随时修改知识体系 可以不指定分类，就能存储；通过其它方式找到1.5怎样为分类快速设置图标、字体颜色？1.6“含子文件夹文件”是什么意思？勾选时：点“总结与计划”分类会显示173个文档，即包括了放在子分类“经验教训”等的文档未勾选时：只显示指定为当前分类的文档，而不包括子分类的文档。这个功能，目前在Windows中是没有对应的功能。1.7如何使用定位分类功能？1.8 为什么要将文件统一复制到知识库所在的文件夹？1.8.1 可以随时将整个知识库，无损失的移动其它电脑，就能正常使用1.8.2 可以整体备份。请允分认识备份的重要性！2、文档 2.1 如何使用 Word 保存网页？步骤：选择内容复制按快捷键修改标题、链接等打开或不打开2.1.1 步骤一：选择内容：在一画面内可见的内容2.1.2 步骤一：选择内容：超出一画面的内容2.1.3步骤二：复制内容：在蓝色区域按右键，或按下：Ctrl+C2.1.4步骤三：针式PKM辅助用Word收集内容，按下快捷键：Ctrl+Shift+C，或在浮窗上按一下右键。2.1.5 步骤四：修改标题等相关信息收集已有文档：2.2如何将文件导入到知识库中？将之前收集的文档，快速导入到 针式PKM，以便使用 针式PKM 针对 大容量资料管理和个人知识管理特点开发的功能。2.2.1 在知识体系中按右键，在右键菜单中选取“导入文件“2.2.2 在如下的画面中，点“下一步“2.2.3 选择要导入文件所在的 Windows 文件夹*导入全部类型：勾选状态下，则导入除“不可阅读的文件类型“框中设置的类型以外的其它类型，不受”仅导入下述的文件类型“框中设置的类型限制未勾状态下，则导入”仅导入下述的文件类型“框中设置的类型2.2.4 指定导入的文件夹、文件要放在哪一个分类下选取“知识库根分类“表示导入的文件夹放在”知识体系的第一层分类中“2.2.5 预览导入后文件夹的显示情况如果发现放错，可以点“上一步“，重新选择。上图表示：选择了“知识库根分类“，则导入的”My Document”文件夹会作为知识体系的第一层分类2.2.6 执行导入2.3如何用“拖动方式”将文件收集到知识库中？按上述操作后，将弹出下图来指定要存放的分类：2.4文件夹中有新文件时，如何立即通知我收集到知识库中？2.4.1 设置要监控的文件夹，一般为下载文件保存的临时文件夹2.4.2 有监控到文档新增，会自动弹出监控文档列表画面用模板新建：2.5 如何通过模板新建文档？2.6 有哪些内置的文档模板？2.6.1 自带的文档模板是可以修改的，文件名不要修改即可2.62 Word文档.doc、行动后反思(AAR).html、文本文件.txt等模板，不能修改名称，这几个和快捷键对应。2.7 如何创建自己的文档模板？2.7.1 如果新增的是HTML网页模板，需要以”.html”作为文档后缀，而不能使用“.htm”文档属性：2.8标题怎样设置更好？2.8.1 尽量包括你不用思考也能想起该文档的关键字2.8.2 最好包括作者相关信息2.9 如何为知识点附加多个附件？2.9.1 方法1：使用“追加附件”画面选择文档。如下图：2.9.2 方法2：拖动方法，操作和2.3如何用“拖动方式”将文件收集到知识库中？类似2.10 如何为知识点设置多维分类(存放多个分类中)?2.11 备注一般可输入哪些内容？2.12 如何为文档增加标签、关键字？ 直接输入 也可以点一下“标签”，从标签列表中选取搜索：2.13 什么是标题实时瞬间搜索？针式PKM按标题搜索是：实时、瞬间完成的2.13.1 怎样通过“指定分类”来搜索指定分类下的文档？如果“指定分类”被选中，则搜索结果要符合下述条件：a. 包含有搜索关键字的文档b. 并且这些文档在选中的分类及其子分类下*指定分类有打勾，称为：“指定分类”被选中2.13.2 “按分类搜索”是指搜索文档的分类名称具有搜索关键字的吗？“按分类搜索”是指搜索对象下拉框中选取“分类”。如下图*请先在“指定分类”未被选中的情况下，学习这个功能。搜索结果要符合下述条件：文档的分类名称中，包含有搜索关键字。例： 一个文档A，它放在分类“个人知识管理”下，则搜索“个人知识管理”，将找到这个文档。*在“指定分类”被选中的情况下，就有点考验智商。搜索结果要符合下述条件：a. 文档的分类名称中，包含有搜索关键字。b. 并且这些文档在选中的分类及其子分类下2.13.3 “按标签搜索”是指搜索文档的标签名称具有搜索关键字的吗？“按标签搜索”是指搜索对象下拉框中选取“标签”。如下图*请先在“指定分类”未被选中的情况下，学习这个功能。搜索结果要符合下述条件：文档的标签名称中，包含有搜索关键字。例： 一个文档A，它放在标签“阿里巴巴”下，则搜索“阿里”，将找到这个文档。*在“指定分类”被选中的情况下，搜索结果要符合下述条件：a. 文档的标签名称中，包含有搜索关键字。b. 并且这些文档在选中的分类及其子分类下2.14 为什么有时会显示百度搜索提示？如果当前不能联网等一些其它情况，则可能不会显示此画面。2.15 日期视图有什么用？可以快速查找一定日期范围内的创建、编辑或阅读的文档。2.16 如何新建或修改公式？公式可以实现复杂的组合搜索，具体可以先学习、分析一下软件内置的公式是怎样写的。2.16.1 进入公式编辑画面的操作步骤 2.16.2 如何修改公式如上图：在可用的字段列表中双击“收集日期”， 然后输入 between and -7 and 1天 。这一种SQL语言，针式PKM对常量作了特殊解释。V201511版起，增加分类、标签的范围条件。建议要试着看明白软件内置的公式含义，再试着修改。或到 网站搜索更多公式的示例。2.17 支持哪些文档格式的全文搜索？支持Word、PPT、Excel、PDF、文本文件、网页等200多种文档格式；其中PDF要从Adobe网站下载插件安装。显示2.18 预览方式有哪些？各有什么作用？原文预览，是指Word文档用Word软件打开显示；文本快照预览，是一个文档的全文搜索的索引内容，如果显示空白，表示该文档无法通过全文搜索找到。2.19 如何改变文档列表中显示的宽度、字段和顺序呢？只有进入“文档列表字段设置”画面，列的宽度、显示顺序等才能修改和保存。要改变列的位置或列的宽度，请按下操作：a. 打开文档列表的列选择画面b. 在第2步中，请可以按住列的标题进行拖动改变顺序c. 关闭 文档列表列选择画面2.20 如何修改文档列表显示的字体、网络线呢？其它2.21 如何在文档列表中选取文档？选择文档是删除、移动到其它分类等操作的基本操作。2.22中转站有什么功能？2.22.1 用来复制文档到其它分类、或作为其它文档的附件的暂缓区2.22.2 这样相当灵活，可以选择多个文档再进行粘贴操作2.23 如何按分类的层次结构完整导出知识库到Windows文件夹？不用针式PKM时，可以按针式PKM的分类完整导出到Windows分类。这个功能任何时候都可以用。3、学习3.1 什么叫问答学习？将要熟记的内容用：问题(Q)和答案(A)的形式来表现；然后通过问答晚自习，看到问题后根据记忆的程度给出“知道答案”和“不知道答案”地选择，记得准的以后出现的机率小，记得不牢的以后经常出现。3.2 如何进行问答复习？3.3 提醒功能有什么用？提醒功能可以作为简单的GTD，提醒自己对文档进一步的处理，如阅读、复习等；提醒可以按日、周、月、年等的周期方式。3.4 阅读次数和回顾周期有什么用？ 3.4.1 阅读进度：用于设置复习进度，以方便在“公式”视图中，根据遗忘曲线等规律设置符合个人需求的学习列表，然后根据学习列表就能更有效地实现将知识内化到头脑的目的 3.4.2 回顾周期：方便在“公式”视图中，通过设置公式，周期性地对一些文档进行学习3.4.3 区别两者可以分开使用，也可搭配使用。具体可以阅读下述文章进一步了解：如何运用PKM做知识的内化V1.3_懒猫(针式PKM资深用户)/view/79f2376c16fc700aba68fc32.html4、知识库4.1 知识库容量即大小有受限制吗？理论上不限制；仅限制于硬盘分区的大小。已知测试过的知识库105G，有5.6万个文件。4.2文档很多后 针式PKM的性能会不会下降？标题搜索、日期范围、标签搜索等搜索几乎不受影响，都是瞬间完成；全文搜索会随着文档数量地增加而有所下降。4.3怎样打开本机电脑上的知识库？针式PKM 支持在一台电脑上创建多个知识库。4.4怎样打开部门知识库？4.5怎样将本机知识库共享为部门知识库？4.5.1 设置部门知识库访问的IP地址，有多网址的电脑要特别注意4.5.2 确认客户端能访问部门知识库所在电脑的任一共享分类4.5.2 开启部门知识库服务器4.6如何新建知识库？可以在任意位置新建知识库，达到针式PKM程序和知识库分开的目的，也方便于手工升级针式PKM 程序操作4.7 如何备份知识库？请允分认识备份的重要性！4.7.1 可在本机备份，可以将备份放在其它电脑可读写的共享分类4.7.2 也可手工完整备份知识库的分类，建议每季度至少执行一次4.7.3 备份知识库可直接打开，但建议只用于作数据恢复使用4.8 如何使用网盘备份知识库？针式PKM 支持网盘备份知识库，但需要注意网盘的同步操作；以及要注意：*关闭针式PKM后，要等同步完成后才能关机*在A电脑同步完成后，在B电脑下载同步完成后，才能打开知识库。支持百度网盘、华为网盘、金山快盘等，推荐使用百度网盘。4.8.1 原理：将知识库的文件夹放在网盘的同步文件夹上4.8.2 方法一：可以将网盘的同步文件夹，直接设置到针式PKM datadefault的默认知识库的文件夹上。4.8.3方法二：也可以通过主菜单“知识库新建知识库” 将知识库建在同步文件夹上即可。4.8.4 方法三：如何将默认的知识库移动到网盘的同步文件夹上？ a. 关闭针式PKM和所有打开的文档，然后直接将针式PKM安装文件夹(一般为D:个人知识库针式PKM)复制一份到同步文件夹上。b. 然后打开同步文件夹上的针式PKM！c. 确认没有问题后，再来删除原来的针式PKM 安装文件夹。 4.9 如何用备份恢复知识库？ 用从菜单“知识库打开知识库”，选择备份所在的文件夹即可。 针式PKM的备份是完整备份。 建议：用再复制一份备份到其它文件夹，再打开该文件夹中知识库，即一般不要直接打开备份知识库4.10 如何使用U盘同步办公室电脑和家里电脑的知识库？4.10.1 将知识库复制到U盘或直接新建知识库指定U盘4.10.2 使用知识库打开知识库打开本地知识库，然后选择U盘上的知识库。这样，通过使用一个知识库来达到同步使用的目的。*注意事项：要将知识库的备份路径设置到本机！以防U盘损失的情况(很可能发生)5、常见问题5.1 为什么我不能用Word收集网页？5.1.1 检查安装的Word是完整版还是非微软的简装版，需要使用微软提供的标准安装包安装Word才能收集网页。5.1.2 如果是简装版，请卸载后重新安装完整版的Word5.2 为什么Word文档不能在同一画面中显示？5.2.1 如果是 XP，请参照下图确认：在同一窗口中浏览，是否打勾5.2.2 如果是Windows 7，请右键点击针式PKM的程序，选用“管理员身份”打开一次 如果不行，则可尝试下载FileTypesMan软件。FileTypesMan 提供了类似于 Windows XP 的“文件关联”工具的功能。 下载网址： ttp://filetypesman-free-alternative-to-windows-default-file-type-option/5.3 提示系统忙是什么回事？5.3.1 在针式PKM 打开 Office文档显示忙，请稍等或重试；实现不行可以通过“任务管理器”停止相应的进程，如Word文档是Winword.exe5.4 要掌握哪些 Word 的快捷键和技巧可以配合 针式PKM 来更好地进行知识管理？均要确认输入焦点在Word文档中，按下快捷键才起作用。5.4.1 保存：Ctrl+S5.4.2 粘贴纯文本：Ctrl