《公文写作》讲义PPT课件.ppt

可编辑 公文写作 绵阳分公司2011 8 1 目录 一 公文概述 二 公文范例 三 常用公文写作 2 1 公文概述 3 公文 即公务文书 是指党政机关 企事业单位 社会集团在进行公务活动时所使用的体式完整 内容系统 具有法定效力的各种正式文书 政策性 实用性 真实性 规范性 法定的权威性 严格的时限性 特点 4 通用公文 正式 内部 专用公文 按行文 传递 方向 上行公文下行公文平行公文 按形成 使用领域 分类 5 可编辑 1 正式通用公文 各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种 具有法定性 规范性和通用性 2 内部通用公文 企业内部通行使用 具有复杂性 内部性和灵活性 3 专用公文 专业部门在专门业务工作范围内 或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文 具有专门性和限制性 6 1 上行公文 指下级机关向上级领导机关汇报工作 反映情况 请示问题时使用的公文 上行公文有两种 报告和请示 但函有时也用作上行文 如向上级咨询问题或请求答复问题的函 2 平行公文 指平级机关或不相隶属机关之间相互商洽工作 在互通情况 协调关系时使用的公文 平行公文有两种 函和议案 函在一般情况下属于平行文 即平级机关往来的函 但作为上级机关答复下级机关的复函或发给下级机关讨论的议案属于下行文 下级机关向上呈送的函属于上行文 3 下行公文 下行公文是指上级机关对下级机关制发的 用以发布和传达方针 政策 安排和部署工作等情况使用的公文 国务院办公厅规定的13种公文中 下行公文有9种 即命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 批复 意见 会议纪要 7 公文种类 正式文件 专用文件 8 9 1 什么是公文 2 公文的特点 3 公文的分类 4 上行 平行 下行文的定义 5 我公司主要涉及的正式公文 回答出6种即可 10 可编辑 2 公文范例 11 可编辑 正式公文主要由三大部分组成 文头 正文 文尾 文头 正文 文尾 1 份号2 秘级3 紧急程度 4 文件版头 5 发文字号6 签发人 7 标题 8 题注 9 主送单位 10 正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 11 附件说明 12 发文署名 13 成文日期 14 盖章 15 主题词16 抄送单位17 印发说明 印发单位和时间 18 页码 12 文头 也称版头 约占页面的三分之一 内容包括文件名称 发文字号 文件份号 签发人 秘密等级 缓急程度等 1 文件份号 是指发出同一公文份数的顺序编号 一般用于有密级或需要回收的公文 其位置在版头的左上角2 秘级即秘密等级 公文密级分为绝密 机密 秘密三等 标明密级的位置在版头左上角 未注明密级者 则属普通文件 EIP系统上的秘密等级可选项为 普通 商密 可根据文件内容涉密性直接在系统上选择 3 缓急程度 缓急程度是对公文传递和办理时间提出的要求 分为 一般 急件 和 特急件 三种 特急 文件 要求紧急传送 紧急处理 随到随办 急 的文件 要求在24小时内处理完毕 13 4 文件版头 即发文机关的名称加上 文件 两字 如 中国移动通信集团四川有限公司绵阳分公司文件 就是文件标识 其位置在版头居中 5 发文字号 发文字号由机关代字 发文年号 发文序号组成 如绵阳移动分公司发文字号为 绵移司 2010 15号 其中 2010 为年份 15 号为序号 EIP新公文系统上线后 取消了 X移司 发文代字 在公司发文 公司函 公司通知和立项报告这四个文种中 增加起草部门的代字 如 绵移综 2010 15号 绵移市 2010 20号 发文文号完全由系统自动生成 6 签发人 国家行政机关公文处理办法 规定 上行文应当注明签发人 会签人姓名 如请示 报告等上行文就应写上签发人 其位置在发文字号右边 版头横隔线上的适当位置 请示还应当在附注处注明联系人的姓名及电话 公司发文必须有签发人 部门发文无此项 14 1 文件标题 应当先写介词 关于 再准确简要地概括公文的主要内容 最后准确标明公文种类 标题中除法规 规章名称和被批转 印发 转发文件的标题加书名号外 公文标题中间一般不用标点符号 标题标印在横线下方居中位置 文件标题中的 印发 转发 印发 一般是上级对下级而言 是将独立存在的公文 如条例 规则 经验材料 调查报告 讲话等 印发下级执行 印发时 提出要求 形成文件 转发 一般是将上级文件转发下级执行 转发时 可根据本地情况提出要求 形成公文 印发 转发 时 应将所印 转文件的标题全部引用 并用 括起 批转 转发公文 标题应避免使用重复用语和相同的公文种类 标题字数一般不超过40字 三行标题一般按长 短 短的顺序排列 注意公文标题中文种隐含的隶属关系 对上 应用请示或报告 对下 应用通知或批复 对平级 应用函 2 题注 位置在正文标题的下面中部 主要用在有时需要对标题进行补充说明的情况下 15 3 主送单位 用于标称公文的主要收受单位 即发文单位要求对公文予以办理或答复的对方单位 的全称 规范化简称或同类型单位的统称 在标题的下方 靠左顶格标识 后加冒号 带起正文 1 上行文一般只有一个主送机关 多头主送会造成责任不明 互相推辞 如果需要同时报送几个上级单位 可以用抄报 抄送 的形式 2 下行文中的普通文件 主送机关往往较多 一般不写各下级机关的全称 而写统称 要求 按系统和级别分别 在同一系统内的单位之间用顿号表示并列 在不同系统的单位之间用逗号隔开 表示并列 分公司普发性公文发文的主送单位表述为 各区县分公司 分公司各部门 针对性公文发文的主送单位表述为 梓潼县分公司 XX县分公司 16 4 正文 这部分是公文的主体 集中表达公文内容之所在 正文的内容一般包括说明行文的依据和目的 阐述具体问题和提出具体要求或解决办法 其结构形式根据前面这些内容划分为前言 主体 结尾三部分 需要使用数符号标明层次时 般排列顺序是 第一层用一 第二层用 一 第三层用1 第四层用 1 17 可编辑 附件 附件是指附属于主件的文件或相关资料 公文不一定都有附件 如有附件 应在紧接正文的左下方注明附件的名称 数量和顺序 发文署名 一般要写出法定的全称 名称太长 可以用规范化的简称 位于正文右下方 几个机关联合发文 将主办机关排在前面 成文日期 成文时间以领导人签发的日期为准 联合发文以最后签发机关领导人的签发日期为准 成文日期一般写在发文机关名称下面偏右位置 用小写汉字书写 除特殊公文外 加盖印章 公文除会议纪要外 都应加盖印章 印章要端正盖在成文日期上方 上不压正文 下骑年盖月 18 文尾的格式内容主要包括主题词 抄送机关和印制单位 印制时间和数量 1 主题词 规定公文均应标注主题词 主题词是揭示文件主要内容的规范词 由反映文件的主题概念和规范化名词 词组和文种组成 一般不超过5个 主题词的作用是便于机关文件的立卷归档和计算机检索文件 如 关于开展安全文化建设的通知 主题词 开展安全文化通知注意每个词组之间没有标点 相互适当间隔 2 抄送单位 抄送单位的名称列在主题词下边的位置 抄送单位是公文涉及的需要了解公文内容或协助处理公文内容的有关单位 如 抄送 公司领导 市场部 财务部 3 印发说明 标写公文制发 翻印 单位名称 日期 印制份数 置于公文末页下端的上下隔线内 4 页码 针对一页以上的公文应标明页码 19 1 公文标印字体字号的选用 1 发文单位名称一般使用黑变体字或初号宋体加黑 联合行文使用小初号宋体字 2 公文标题使用二号宋体字加黑 主题词使用小三号仿宋体字 3 秘密等级 缓急时限或其它重点字句使用三号仿宋体字加黑 4 一般公文正文 发文字号 主送及抄送单位 附件名称 成文时间 印发单位和时间等上报文使用三号仿宋体字 2 排印 公文使用的汉字从左至右横排 不能乱使用简化字 公文中的数字 除发文字号 统计表 计划表 序号 百分比 专用术语和其他必须用阿拉伯数字外 发文日期一般用汉字书写 年度要写全四位数字 如二 一 年九月二十七日 计量单位采用国家法定计量的单位 字体 字号要力求协调 美观 大方 20 1 正式公文由哪三大部分组成 2 什么情况下需要加上签发人 判断 1 主题词 半年 工作 情况 报告此写法正不正确 2 以下在正文中使用的层次符号是否正确 第一层用一 第二层用 一 第三层用1 第四层用 1 21 3 常用公文写作 22 定义 发布行政措施 转发上级机关的指示 要求下级机关办理或者需要周知的事项 批转下级机关的公文或者转发上级机关 同级机关和不相隶属机关的公文 用 通知 印发一般是上级对下级而言 是将独立存在的公文 如讲话 办法 规定 经验材料等 印发给下级执行 23 通知的一般结构 由标题 主送机关 正文三个部分组成 1 标题一般由发文机关 事由 公文种类组成 根据具体情况还可写明 联合通知 紧急通知 补充通知 等 2 第一行第一格写被通知机关 即主送机关 3 正文一般由三个部分组成 即缘由 事项 结语 标题 主送机关 缘由事项正文结语 24 印发性通知 关于印发 绵阳分公司车辆管理办法 的通知各区县分公司 分公司各部门 为有效地合理使用车辆 确保车辆使用正常和交通安全 根据我公司实际 特制定 绵阳分公司车辆管理办法 现印发给你们 请遵照执行 特此通知附件 绵阳分公司员工车辆管理办法 二 一 年八月九日 25 转发性通知 关于转发集团公司 2010年中国移动企业社会责任宣讲标准文本 的通知 转发上级单位的文件 26 案例 关于转发XX县爱卫办关于开展 除陋习 树新风 集中治理 三乱 行动的通知的通知 可改为 关于转发XX县爱卫办 关于开展 除陋习树新风 集中治理 三乱 行动通知 的通知 注意事项 1 印发 或 转发 时 应将所印 所转的文件名全文引用 并用 括起来 2 为简化标题 转发通知时一般可将所转通知中 的通知 中 的 字去掉 27 案例 关于转发 四川省财政厅转发 财政部关于修改国家工作人员出差补助标准暂行规定的通知 的通知 的通知 可改为 关于转发有关修改国家工作人员出差补助标准暂行规定的文件的通知 注意事项 公文标题的拟写要言简意赅 关键是要写好摘要 对层层转发的公文标题 一般可以自拟摘要 28 会议名称 召开会议的根据 原因 会议主持单位 主持人 会议主题 任务 会议起止时间 与会人员 会议地点 报到日期及具体报到地点 对与会人员的具体要求 文件 生活用品 接待 交通 联系人 单位 电话等 29 案例 关于开展2010年新员工入职培训会议的通知分公司各部室 为使分公司2010年各位新进员工认知中国移动企业文化 了解工作环境 知晓岗位要求等 尽快转变角色 融入企业 分公司拟于10至11日至13日举办2010年新员工培训会议 现将相关事宜通知如下 会议主题 2010年新员工入职培训会议时间 2010年10月11日至10月13日 上午09 00 12 00下午14 00 17 00 会议地点 分公司六楼电视电话会议室与会人员 分公司各部门新进员工 前期各部门已确定的参培人员 具体要求 1 参培人员不得迟到 早退 上课期间请将手机调至震动或静音 2 请参会人员自带笔和纸 附件 参培人员名单 30 案例 关于召开2010年半年工作会议的通知 各区县分公司 分公司各部门 根据公司相关安排 分公司拟于2010年7月10日至7月15日召开2010年半年工作会议 请各单位提前做好参会准备 并请在7月9日下午17 00之前报到 现将相关事宜通知如下 会议主题 绵阳分公司2010年半年工作会议会议时间 2010年7月10日至2010年7月15日参会人员 各区县分公司 各部门经理及相关管理人员特此通知 上午09 00 12 00下午14 30 17 30 分公司领导 分公司各部门经理 各区县分公司经理 市场部主任及综合部主任 会议地点 分公司六楼会议室 报到地点 绵州酒店 会务组联系人 XXX联系电话 XXXXXXXXXXX 31 定义 通报是用于表彰先进 批评错误 传达上级的精神及有关重要情况的公文 32 1 表彰性通报 表彰好人好事和介绍先进典型经验 2 批评性通报 通报事故等 批评错误典型的通报 批评坏人坏事及有关单位或个人的错误 3 情况通报 主要用于重大 重要情况的通报 表扬性通报针对表彰先进人物要介绍有关人物的 事迹 意义 作出决定并号召 三部分 针对表彰先进工作时要介绍工作的 情况及做法 经验 学习要求 等部分 批评性通报的正文要写清通报单位或个人的主要问题 情节以及错误的性质 动因等 内容用直述式写法 由 情况介绍 做出处理 分析原因 提出要求 四个部分组成 情况通报由 介绍情况 分析情况 提出希望与要求 三部分组成 33 34 例 市场部需要发布 2010年8月分公司手机上网业务客户发展情况的通报 通报主要内容应包括 1 手机上网业务通报的背景说明 2 2010年8月全州手机上网客户发展整体情况 3 工作中的亮点 4 工作中存在的问题 5 差异分析6 下一步工作安排 介绍情况 分析情况 提出希望和要求 35 定义 报告是向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级机关的询问时使用的上行公文 使用范围 向上级机关汇报工作反映情况 特点 汇报性陈述性转化性 呈报性呈转性 分类 36 1 汇报性 报告一般都是下级向上级或业务主管部门汇报工作2 陈述性 报告一般向上级讲述做了什么工作 或工作是怎样做的 今后的打算 有什么意见和建议等3 转化性 有的报告反映的情况重要 建议合理 经验做法具有创造性 则可能被上级批转 报告内容相应成为下行公文的附件 特点 分类 1 呈报性报告 这类报告主要是呈报上级阅知 不要求上级批转 因呈报的内容不同 这类报告又可以分为综合报告 专题报告 检查报告等 2 呈转性报告 这类报告是某些业务主管机关或部门 针对工作中存在的普遍性问题或在一定范围内需要做出处理安排的事项 向上级机关汇报并请求批转有关部门参考或执行的报告 37 38 1 情况要属实 实事求是 不能有丝毫虚假 2 报告要及时 有利于上级机关及时掌握情况 提高工作效率 3 中心要明确 坚持 一文一题 专题报告要专题专写 4 条理要清楚 内容编排要合理 防止杂乱 5 要提供新情况 为上级机关提供更多的新信息 39 例 网络部需要向上级汇报情况 关于xx县xx乡网络运行情况的报告 报告主要内容应包括 1 缘由 因玉树地震影响及地方政府灾后重建修路导致该片区传输中断 介绍背景 2 事项 1 目前该片区传输整体情况 2 已采取措施 3 遇到的困难 4 下一步工作计划 5 希望上级单位给予的支持 3 结语 特此报告 专此报告 以上报告 请审阅 40 定义 请示是就有关问题向上级机关请求指示 批准时使用的上行公文 使用范围 向上级机关请求指示向上级机关请求批准 特点 请求性单一性隶属性紧迫性 请求批复性请求批转性 分类 41 1 向上级机关请求指示 当否 请指示 2 向上级机关请求批准 请审核批准 妥否 请批复 3 需请求上级给予明确或具体解释的重大问题 4 工作中遇到疑难 请求上级给予指示 或某项工作遇到困难 请求上级给予支持 5 工作中遇到新情况 新问题 无章可循 6 本单位意见分歧 需上级做出裁决 7 超出本单位工作权限范围的事项 8 本单位特殊情况 无法统一执行上级要求 需要变通处理 9 上级规定必须请示的问题 42 1 请求性 行文请示 表示本单位无权或无力办理的工作 需要请求上级批准或同意 这是请示最大的特点 2 单一性 单一性有两个方面 一是 一事一请 二是 一个请示只能送一个上级部门 3 隶属性 下级机关的请示只能按照隶属关系 向直接上级机关请示 4 紧迫性 43 1 请求批复性的请示 一是本单位无力解决或无权处理的事项 请求上级指示 又称为申诉性请示 二是本单位就某一问题或某项工作的有关安排意见 请求上级同意后实施 又称为安排性请示 2 请求批转性的请示 将具有普遍性 全面性的事项 通过上级部门的批转而成为共同执行的任务 这类请示需详细说明请求事项的具体措施 步骤 方法 有的还要阐明请求事项的背景 意义 作用 44 45 请示行文的注意事项 1 不与报告混用 2 不相隶属不行请示 3 不越级 4 不要多头请示 请示不能直接送上级主管领导个人 5 坚持 一文一事 一事一文 6 不同时抄送下级 7 请示的理由要充分 行文语气要谦敬 分寸得当 联合请示的 要搞好会签 事关重大或时间性较强的请示 可以提出几个方案供上级机关选择 便于上级迅速批复 不要事事请示 在自己职权范围内可以解决的问题不要请示 46 案例 关于新增号码资源的请示省公司市场部 自进入2010年营销淡季以来 分公司一直在启用冷冻号 冷冻号回收量约为25000个 月 基本满足了放号需求 截止5月底 分公司的号码资源利用率已经达到85 从6月初开始 由于电信公司展开一系列抢夺市场的低价营销活动 为应对电信的激烈竞争 分公司迅速启用冷冻号予以应对 截止6月24日 分公司已放号27000个 6月启用的冷冻号已全部用完 缘由部分 2010年7月初 分公司约需号码10000个用于校园营销 7月累计放号量预计达到35000个 由于每月初只能启用2000个左右冷冻号 难以满足 分公司7月初的号码资源需求 为向即将开始的7月暑期营销活动提供足够的号码资源 请省公司市场部下发3 4个号段 以保证 为此客户发展和校园营销活动 事项部分 以上请示 请予审核批准 结语部分 分公司二 一 年七月二日 47 定义 批复是答复下级机关请示事项的公文 批复与请示是相互呼应的一对公文 使用范围 答复下级机关的请示事项 特点 针对性强 批复意见型请示类型 分类 48 批复的使用范围 任何收到请示的单位都可以使用批复 提出请示的下级机关就是批复的主送机关 如果批复的请示事项具有普遍的指导意义或具有某种程度的规定性质 则这一批复也可以抄送有关的各下级单位 批复的特点 针对性强 体现在主送机关 请示机关 少数可以抄送有关机关 标题 可以写出收文者 开头写出答复对象 文件标题和发文字号 批复用语不用 似属可行 酌情办理 最好去做 批复的种类 1 按批复意见分类 可以分为 对请示事项完全同意的批复 对请示事项部分同意 部分不同意的批复 对请示事项完全不同意的批复 2 按请示类型分类 可以分为 对请求指示事项的批复 对请求批准事项的批复 对请求解决问题的批复的特点 49 50 批复写作要求 1 批复的标题可以使用表态标题 但如果对请示事项完全不同意 则应尽量避免使用表态标题 以免言词过于生硬 2 批复意见中 如果对请示事项不同意 应当在否定性意见之后说明相关的依据 但说理不要太多 以免文字冗长 3 批复内容涉及其它部门时 应当协商一致 4 批复意见应当态度鲜明 言词肯定 不能含糊其词 模棱两可 更不能回避请示内容 答非所问 5 一文一批 不能把几个请示集中起来写一个批复 6 如果来文请示事项虽然可行 但办法不够妥当或考虑不够周全 可将来文退回 请其修改后再批复 51 案例 关于业务支撑中心启用10086作为客服系统短信呼叫接入号码的批复业务支撑中心 关于你中心提出的启用10086作为客户服务系统短信呼叫接入号码的请示 经过市场部与客户服务中心商议 同时征求了集团公司的意见后 同意你中心启用10086作为客服系统短信呼叫中心接入号码 负责接受客户短信 并根据短信内容提供相应的服务功能 同时也可作为外呼营销服务和市场调查的短信平台 开通10086短信呼叫中心是为明年客服系统统一使用10086打好基础 提前做好10086的客户宣传 请你中心与客户服务中心沟通 提高客户服务系统的易用性 提升客户满意度 对于10086短信端口的申请 请你中心按照管理流程向数据部提出申请 特此批复二 九年三月二日 52 定义 函是不相隶属单位之间商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等时使用的公文 使用范围 与不相隶属的单位商洽工作 询问和答复问题答复下级机关的请示事项 特点 行文方向多样性写作灵活轻便 商洽函问复函 询答函 请批函 审批函 分类 53 1 商洽函 社会组织之间使用最多 特别是有关商洽人事调转 清偿债务 商品买卖 产权交易等方面的函还要受法律的严格保护 可视作合同 协议的补充 一经双方承诺或认可 即产生权利 义务关系 必须遵照执行 2 问复函 询答函 一般用于不相隶属机关 上级对下级可以用 但下级答复上级要用报告 3 请批函 审批函 向不相隶属机关要求增加经费 调整人员编制 减免税收 申办营业执照等 54 1 阐明行文的目的和原因 即为什么要提出协商讨论或提出请求批准 2 需要询问