书面报告与陈述汇报技巧(学员手册)PPT课件.ppt

1 一页纸 五分钟 职业化书面报告与陈述汇报实务 2 主要工作经历 10年秘书 2年编辑兼记者 6年调研员 立足海马文化和管理体系 基于报告与汇报体系的公司化 职业化和标准化态势 力求课程内容完整 紧致和实用 课程目标 统一报告与汇报理念 规范报告与汇报标准 提升报告与汇报达成效率 课程设计思想 总计3 5小时 其中10 00 10 15休息 课堂时间安排 讲师介绍 3 课程架构 书面报告与陈述汇报概要 一 一页纸 书面报告形成 二 五分钟 陈述汇报达成 三 4 一 书面报告与陈述汇报概要 5 定义公文 是公务文书的简称 是在行政管理活动中产生的 按照严格的 法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体 乃公务活动的产物和工具 是公府所作之文 公事所用之文 公司公文 是生产 经营 管理过程中常用的 基本的工作方式和交流载体 1 公文定义与常用类型 6 书面报告泛指班组长向上级领导 主任 部长 公司领导等 进行说明 告知 论证有关工作或对下安排 动员有关生产或质量等工作时的书面沟通形式 书面报告与陈述汇报概要 班组长应会总结类 年度总结 专项工作总结等计划类 规划 方案 专项工作安排等报告类 调查报告 述职报告 问题解决报告办法类 规章制度等会议类 记录 纪要讲话类 部署 动员 竞聘 演讲等 2 书面报告与主要内容 7 书面报告与陈述汇报概要 五大要素 3 报告构成 8 4 基本格式 文本布局 上空天 下空地 重新起行空两格 落款完整年月日 层级关系 序号依次排列 视层数选择 一 一 1 1 a 9 5 表现形式 文字版式 WORD 表格版式 EXCEL PROJECT 多媒体版式 PPT PDF 书面报告与陈述汇报概要 10 6 呈报方式 发送邮件当面递交请人转交置于对方桌面 书面报告与陈述汇报概要 11 书面报告与陈述汇报概要 三适 时 的选择 体现时效性 抓住最佳时点 时间 时段适时 事 的把握 事实清楚 层次清晰 逻辑严谨 语言密度 信息含量适量 通常 一事 一文 一报 势 的处理 用词准确 表述清晰 语言 语气 语速适度 7 生成原则 12 表现 四精 形式 精美结构 精密观点 精晰语言 精练 书面报告与陈述汇报概要 8 评价标准 结构 四精 题目 精准开头 精致主体 精深结尾 精干 13 领悟与理解能力 分析与判断能力 观察与思维能力 概括与总结能力 专业知识与综合能力 书面报告与陈述汇报概要 能力模型 9 能力模型 14 多悟 用心 多思 用脑 多练 用手用口 多听 用耳 多看 用眼 提升途径 五多 书面报告与陈述汇报概要 10 提升途径 15 二 一页纸 书面报告形成 16 1 书面报告的原则与技巧 原则效率 一页纸效果 通过率 达成率 技巧以事实为依据以要求为准绳以目标为导向 一页纸 书面报告技术 17 2 主要过程 一页纸 书面报告技术 18 图式 文式 表式 一页纸技术 3 报告模板与要求 一页纸 书面报告技术 19 例1 由于6月份起新研制的汽车上线 与原有汽车并行生产 目前的状况无法对应 因此必须对车间的布置和作业方法进行改革 6月份起新研制的汽车上线 实行与原有汽车并行生产 需要改善车间布置和作业方法 例2 安全问题并不是不比数量问题重要 安全问题比数量问题重要 公文语式 句式练习 20 例3 质量不合格的事件 去年发生了34起 今年发生了18起 今年发生质量不合格事件18起 比去年下降了47 例4 今年的销售情况还可以 今年的销售完成了目标的98 例5 业绩由下属的干劲所左右 下属的干劲极大影响着业绩 21 态度类 错别字 标点 段落 文字不通顺 细节技术类 规范性 格式 排版 装订 基本程序和模式 表现形式 篇幅 措辞 报告详细程度结构类 文不对题 段落不对称 内容空洞 表现类 判断领导倾向 时机选择 递交方式 不同观点表达方式逻辑类 报告的组织架构 条理性 报告内容选择 主次重点的安排经验类 深度和广度 知识沉淀 文笔底蕴 改进方法 读 查 改 改进方法 看 悟 练 4 公司内常见问题及改进方法 22 请用三句话介绍或描述自己 要体现自身特点或优势 23 三 五分钟 陈述汇报达成 24 1 陈述的目的与指导思想 五分钟 陈述汇报技术 引起共鸣 唤起领导 对象 的注意 提起对报告内容的关心和关注信息共享 突出重点 简明 准确传达信息 成为对方判断和决策的优异 有效 有力输入达成共识 说服领导 对象 打消顾虑和疑虑 接受报告内容及观点 采取行动 指导思想 目的 五分钟搞定 短 简短 平 平和 快 快捷 25 2 陈述过程 五分钟 陈述汇报技术 26 3 陈述技巧 五分钟 陈述汇报技术 27 4 公司常见陈述问题及规避 心理问题 心里紧张 自暴自弃 心理抵触 正视 重视表达问题 口齿不清 语速过快或过慢 冷静 沉着表现问题 逻辑混乱 离题跑题 明确目标 紧扣主题态度问题 准备不充分 资料数据不完整 打好基础 做好积累临场处理 时间有异 陈述对象态度不好 陈述对象当场打断或否定 目标不能达成一致等 充分准备 积极应变 五分钟 陈述汇报技术 28 关于 书面报告与陈述技巧 课程 通过与部分即将受训人员的沟通 以及平常的了解 受训人员普遍存在以下不足 对书面报告的提交时机不了解 即 何时何事可以或应该提交报告不了解 对书面报告的格式要求不了解 导致报告形式千奇百怪 对书面报告的内容编写思路混乱 容易走极端 不是广而空 就是进胡同 书面报告编写和陈述过程中 内容和语言组织不严密 容易出现跳跃性内容 前后关系不对等 缺乏逻辑性 容易出现过多个人观点的表述 报告无法让人信