公文格式与处理PPT课件.pptx

公文格式及处理通江县教科体局行政办苟宝 3 22 2020 1 一 什么是公文 党政机关公文是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 3 22 2020 2 二 有哪些公文 决议 下行文 用于党的机关和人民代表大会 适用于会议讨论通过的重大决策事项 决定 下行文 党政机关通用 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 命令 令 下行文 行政机关专用 适用于公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 3 22 2020 3 二 有哪些公文 公报 下行文 党政机关通用 适用于公布重要决定或者重大事项 公告 下行文 行政机关专用 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 下行文 行政机关专用 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 3 22 2020 4 二 有哪些公文 意见 上行文 平行文 下行文 党政机关通用 适用于对重要问题提出见解和处理办法 通知 下行文 党政机关通用 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 通报 下行文 党政机关通用 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 3 22 2020 5 二 有哪些公文 报告 上行文 党政机关通用 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 请示 上行文 党政机关通用 适用于向上级机关请求指示 批准 批复 下行文 党政机关通用 适用于答复下级机关请示事项 3 22 2020 6 二 有哪些公文 议案 下行文 行政机关专用 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 函 平行文 党政机关通用 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 纪要 下行文 党政机关通用 适用于记载会议主要情况和议定事项 3 22 2020 7 三 如何区别公文 决定与决议同 下行文 决策性公文异 是否经过会议讨论并表决通过 3 22 2020 8 三 如何区别公文 决定与命令同 下行文 指令性公文异 权限 适用 表达不同 命令是国家行政机关公文的最高形式 发布机关级别高 只有国家主席 全国人大常委会委员长 国务院总理及所属各部部长 各委员会主任及县级以上地方人民政府及其他法定机关和人员 才能依照法定权限发布相关的命令 令 其内容也仅限于对行政法规 规章进行发布 以及对重大事项和重要问题的指挥和处理 且在制文时 发文机关标示名称要用全称 3 22 2020 9 三 如何区别公文 公报与公告同 公开宣告重要事项 严肃庄重 通过新闻媒体公开发布异 公告内容一般十分简要 公报内容一般比较具体 在使用习惯上 重大会议 人口普查 经济发展和国家计划执行情况用公报 重要消息的公布 则多用公告 3 22 2020 10 三 如何区别公文 公告与通告同 告知性公文 均可通过新闻媒体或在社会上张贴等公开形式发布异 使用者 发布内容 公布范围 原则上只有党和国家的高级机关才能使用公告 地方行政机关不使用公告 一般事项不适用公告 公告发布的是重要事项和法定事项 公布范围是国内外 通告的使用者可以行政管理部门 也可以是国有企事业单位 在一定范围内发布 内容是应该遵守和周知的事项 3 22 2020 11 三 如何区别公文 通知与通告同 告知性公文异 通知是普遍告知 在具体使用上 通知有特指对象 提出具体的要求 以推动某项工作的顺利开展 通告的告知对象有限 既不如公告广泛 也不如通知具有针对性 而是介于两者之间 凡是向社会上公开告知人们遵守或者知晓某一事项时 应使用通告 3 22 2020 12 三 如何区别公文 通知与通报同 告知性公文异 内容侧重不同 通报既可以提出下一步工作要求 也可以不提任何要求 而通知有工作的意见与要求 通知可用来批转 转发 印发公文 通报则无此功用 3 22 2020 13 三 如何区别公文 意见与报告异 行文方向 内容侧重不同 意见可是上行文 平行文和下行文 在作为上行文时 是就某项工作提出意见和建议 一般按办件的程序和要求办理 而报告一般只作为阅知性公文处理 3 22 2020 14 三 如何区别公文 意见与请示异 行文方向 内容侧重不同 其本质区别在于 请示更多的是向上级请求解答问题或请求批准 而意见更多的是因为下级机关认为某些政策不太适宜于某时某事 而提出意见和建议 得到认可后予以实施 3 22 2020 15 三 如何区别公文 请示与报告同 上行文异 文件性质 应用范围 写作用于 行文时间不同 请示是下级请求上级批示问题 批准事项 一事一请 必须用期待复文的结语 只能在事前行文 报告是下级向上级反映情况 汇报工作 答复询问 可专项报告也可综合报告 不需要上级复文 结语可用 专此报告 等 可在事前 事中 事后行文 3 22 2020 16 三 如何区别公文 请示与函同 都有请求批准的功用异 行文时间 行文方向 行文功能和行文结果 3 22 2020 17 三 如何区别公文 决定 命令 令 通报同 适用范围都有表彰先进的内容 决定与通报还可用于批评错误过失异 表彰先进时 命令 令 制发的机关层级规格较高 决定主要用于表彰在某一地区 某一系统内有较大贡献 较大影响的先进集体和个人 通报用于表彰一般性典型 批评 惩戒错误时 决定具有一定的普遍教育作用 通报主要是引起警惕 吸取教训 3 22 2020 18 四 公文有哪些格式 文件格式信函格式电报格式命令格式纪要格式 3 22 2020 19 四 公文有哪些格式 公文格式新国标主题词儿不再标密级紧急左上角印章署名要齐全成文日期用数字公文页码不可少 3 22 2020 20 四 公文有哪些格式 版面 上37 下35 左28 右26 3 22 2020 21 四 公文有哪些格式 印刷装订要求 双面印刷 左侧装订 3 22 2020 22 四 公文有哪些格式 公文三要素 版头 主体 版记 3 22 2020 23 四 公文有哪些格式 3 22 2020 24 四 公文有哪些格式 3 22 2020 25 四 公文有哪些格式 3 22 2020 26 四 公文有哪些格式 发文字号三号仿宋字 编排在发文机关标志下空二行位置 居中排布 年份 发文顺序号用阿拉伯数字标注 年份应标全称 用六角括号 括入 发文顺序号不加 第 字 不编虚位 即1不编为01 在阿拉伯数字后加 号 字 上行文的发文字号居左空一字编排 与最后一个签发人姓名处在同一行 上行文下行文的区别 有签发人 发文字号距下面红色分割线4mm 3 22 2020 27 四 公文有哪些格式 签发人由 签发人 三字加全角冒号和签发人姓名组成 居右空一字 编排在发文机关标志下空二行位置 签发人 三字用3号仿宋体字 签发人姓名用3号楷体字 如有多个签发人 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右 自上而下依次均匀编排 一般每行排两个姓名 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐 3 22 2020 28 四 公文有哪些格式 主体标题标题 发文机关名称 关于 事由 文种 除法规等名称加书名号外 一般不用标点 多个发文机关名称之间用空格分开 不加顿号 换行时省略 一般用2号小标宋体字 编排于红色分隔线下空二行位置 分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 长短适宜 间距恰当 标题排列应当使用梯形或菱形 不采用上下长度一样的长方形和上下长 中间短的沙漏型 3 22 2020 29 菱形标题 国务院办公厅关于落实中共中央国务院关于加快发展现代农业进一步增强农村发展活力若干意见有关政策措施分工的通知 四 公文有哪些格式 30 长方形排列国务院办公厅关于落实中共中央国务院关于加快发展现代农业进一步增强农村发展活力若干意见有关政策措施分工的通知沙漏形排列国务院办公厅关于落实中共中央国务院关于加快发展现代农业进一步增强农村发展活力若干意见有关政策措施分工的通知 四 公文有哪些格式 31 标题回行时词意完整 不能将一词分置两行排列对称 间距恰当 美观大方将结构助词 的 置于上行未尾 不可放在一行之首 四 公文有哪些格式 32 XX市无线电工业公司关于半导体器件XX厂套购高级组合家具的通报XX市无线电工业公司关于半导体器件XX厂套购高级组合家具的通报中共XX县委XX县人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的意见中共XX县委XX县人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的意见 四 公文有哪些格式 33 搭配不当如 XXX关于坚决制止和清理公路两侧违章建筑物的通知 改 XXX关于坚决制止违章搭建和清理公路两侧违章建筑物的通告 XXX关于开展会议工作标准化技术考核制度的通知 改 XXX关于开展会议工作标准化技术考核工作的通知 语序不当如 XXX关于组织青少年支援甘肃采集树种的通知 改 XXX关于组织青少年采集树种支援甘肃的通知 XXX市关于严禁打架斗殴和收缴武器的通告 改 XXX市关于收缴武器和严禁打架斗殴的通告 四 公文有哪些格式 34 成分残缺如 关于切实做好接收安置灾民的通知 改 关于切实做好接收灾民工作的通知 成分多余如 关于做好安全生产各项准备工作问题的通知 改 关于做好安全生产各项准备工作的通知 如 关于开展评选 先进活动工作的通知 改 关于开展评选 先进活动的通知 介词重用如 省政府关于为授予赵 同志三八红旗手称号的决定 改 省政府关于授予赵 同志 三八红旗手 称号的决定 如 关于对 单位领导班子进行奖励的决定 改 关于奖励 单位领导班子的决定 四 公文有哪些格式 35 四 公文有哪些格式 主送机关编排于标题下空一行位置 居左顶格 回行时仍顶格 最后一个机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时 应当将主送机关名称移至版记 要使用机关全称或规划化简称 3 22 2020 36 四 公文有哪些格式 正文公文的主体 用来表述公文的内容 位于标题或主送机关下方 正文一般用3号仿宋GB2312 正文中的层次序数 一般依次用汉字 一 汉字加圆括号 一 阿拉伯数字 1 阿拉伯数字加圆括号 1 不得逆向使用 层次序数 第一层 一 黑体 作为小标题时句尾无标点 第二层 一 楷体 作为小标题时句尾标点可有可无 第三层 1 仿宋 无论是否作为小标题 要有标点 第四层 1 仿宋 必须有标点 3 22 2020 37 四 公文有哪些格式 字体 3 22 2020 38 四 公文有哪些格式 附件说明公文如有附件 在正文下空一行左空二字编排 附件 二字 后标全角冒号和附件名称 如有多个附件 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 如 附件 1 XXXXX 附件名称后不加标点符号 附件名称较长需回行时 应当与上一行附件名称的首字对齐 3 22 2020 39 四 公文有哪些格式 发文机关署名 成文日期和印章加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排单一机关行文时 一般在成文日期之上 以成文日期为准居中编排发文机关署名 印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内联合行文时 一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置 并将印章一一对应 端正 居中下压发文机关署名 最后一个印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 印章之间排列整齐 互不相交或相切 每排印章两端不得超出版心 首排印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内印章应落实专人管理 做好盖章登记 不该盖的章坚决不能盖 3 22 2020 40 四 公文有哪些格式 不加盖印章的公文单一机关行文时 在正文 或附件说明 下空一行右空二字编排发文机关署名 在发文机关署名下一行编排成文日期 首字比发文机关署名首字右移二字 如成文日期长于发文机关署名 应当使成文日期右空二字编排 并相应增加发文机关署名右空字数之内 联合行文时 应当先编排主办机关署名 其余发文机关署名依次向下编排 3 22 2020 41 四 公文有哪些格式 成文日期用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 即1不编为01 成文日期 会议正式通过的日期 机关负责人签发的日期 联合行文以最后签发人日期为准 3 22 2020 42 四 公文有哪些格式 附注是对公文发放范围 使用时需注意事项加以说明 如有附注 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行 请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式 3 22 2020 43 四 公文有哪些格式 附件附件应当另面编排 并在版记之前 与公文正文一起装订 附件 二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行 附件标题居中编排在版心第三行 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致 附件格式要求同正文 如附件与正文不能一起装订 应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注 附件 二字及附件顺序号 3 22 2020 44 四 公文有哪些格式 版记版记中的分隔线与版心等宽 首条分隔线和末条分隔线用粗线 推荐高度为0 35mm 中间的分隔线用细线 推荐高度为0 25mm 首条分隔线位于版记中第一个要素之上 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合抄送机关 一般用4号仿宋体字 在印发机关和印发日期之上一行 左右各空一字编排 抄送 二字后加全角冒号和抄送机关名称 回行时与冒号后的首字对齐 最后一个抄送机关名称后标句号 如需把主送机关移至版记 除将 抄送 二字改为 主送 外 编排方法同抄送机关 既有主送机关又有抄送机关时 应当将主送机关置于抄送机关之上一行 之间不加分隔线印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字 编排在末条分隔线之上 印发机关左空一字 印发日期右空一字 用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 即1不编为01 后加 印发 二字 3 22 2020 45 四 公文有哪些格式 版记抄送机关排列顺序按隶属关系 上级机关在前 其次为同级机关 再次为下级机关 按系统分 党委 人大 政府 政协 纪委 法院 检察院 军队 下级政府和本级政府各部门 若还需抄送各人民团体 各民主党派 可加于其后 不同系统机关用逗号 同级同系统机关用顿号 最后一个抄送机关后用句号 3 22 2020 46 四 公文有哪些格式 页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之下 数字左右各放一条一字线 一字线上距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 公文的版记页前有空白页的 空白页和版记页均不编排页码 公文的附件与正文一起装订时 页码应当连续编排 8公文中A4纸型的表格横排时 页码位置与公文其他页码保持一致 单页码表头在订口一边 双页码表头在切口一边 3 22 2020 47 四 公文有哪些格式 改错XX中学关于要求解决教职工宿舍等问题的请示县人民政府 县教育局 我校近年发展迅速 教职工数量不断增加 现有教职工宿舍明显不够使用 现多人共处一室之内 无法得到良好休息 已对日常工作造成影响 为解决这一困难 我校决定再建一栋教职工宿舍楼 另外 我校运动场也不符合相关要求和标准 望上级部门给予适当支持 特此请示 请回复 XX中学二O一七年七月三日 3 22 2020 48 五 发文有哪些规则 上行文规则1 原则上主送一个上级机关 根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关 不抄送下级机关 2 党委 政府的部门向上级主管部门请示 报告重大事项 应当经本级党委 政府同意或者授权 属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门 3 下级机关的请示事项 如需以本机关名义向上级机关请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级机关 4 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 5 除上级机关负责人直接交办事项外 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 6 受双重领导的机关向一个上级机关行文 必要时抄送另一个上级机关 3 22 2020 49 五 发文有哪些规则 下行文规则1 主送受理机关 根据需要抄送相关机关 重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关 2 党委 政府的办公厅 室 根据本级党委 政府授权 可以向下级党委 政府行文 其他部门和单位不得向下级党委 政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委 政府提出指令性要求 需经政府审批的具体事项 经政府同意后可以由政府职能部门行文 文中须注明已经政府同意 3 党委 政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委 政府的相关部门行文 4 涉及多个部门职权范围内的事务 部门之间未协商一致的 不得向下行文 擅自行文的 上级机关应当责令其纠正或者撤销 5 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时抄送该下级机关的另一个上级机关 3 22 2020 50 六 发文有哪些步骤 1 拟制公文 起草 审核 需审核模板 签发 2 复核 已经发文机关负责人签批的公文 印发前应当对公文的审批手续 内容 文种 格式等进行复核 需作实质性修改的 应当报原签批人复审 3 登记 对复核后的公文 应当确定发文字号 分送范围和印制份数并详细记载 4 印制 公文印制必须确保质量和时效 涉密公文应当在符合保密要求的场所印制 5 核发 公文印制完毕 应当对公文的文字 格式和印刷质量进行检查后分发 3 22 2020 51 七 收文有哪些流程 1 签收 2 登记 3 初审 4 承办 5