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办公室6S管理实施方法与技巧 东迪欣 苏玉璟2010年05月10日 1 清理不要物 2 各文件 物品必须分层 分类管理标准类 记录类 通知类 日常管理类 规定规范 参考资料 事务管理类 品质管理类 生产计划类 报告类 人事管理 档案类 工艺文件 国家标准 空白表格 3 各文件柜 架内物品都必须按轻重决定置于哪层 一般轻的物品 文件放上层 重的放下层 4 各文件柜 架内物品都必须按使用的频率决定置于哪层 一般为使用频率高的置于中间拿取方便的位置 使用频率低的置于偏高或偏低的层次 5 标识明确 6 定期清扫 保持干净无尘 三 柜架管理 文件柜分类标识 摆放整齐对号入座 目录索引查找方便一目了然 a 文件夹 按照不同类别分类后进行摆放 用斜线 编号 颜色标识作用 区分层与层 文件夹顺序斜线方法 1 用15mm的彩色线条 以第一个文件夹底端开始 最后一个文件夹离顶端15cm处结束 2 区分各层文件夹时 每层用不同颜色线条标识 b 文件清单 文件柜门右上角贴上文件清单 c 文件柜层管理 用数字编号进行文件柜层管理 d 固定资产标签 将固定资产标签贴在柜门顶右上角 e 管理负责人标签 将管理负责人标签贴在柜顶中间 整顿方法 文件柜 a b c d e 1 清理过期的资料 2 每册资料都需要有明确的标识 资料名称 定位标识 管理者标识3 每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处 4 保持资料干净整齐 四 资料归位 a 文件夹名字 文件夹脊背上端4cm处贴上文件夹题目 b 文件分类表 正面 文件夹表面左上前2cm处贴上文件分类表 文件分类内容为 地址 分类号 发行年度 保管年限地址编写方法 文件柜号 文件柜层号 文件夹序号例 3 1 6表示3号文件柜第1层的第6个文件夹 c 部门 作成者栏 文件夹表面右下角贴上部门 作成者栏 文件夹表面右下角2cm处 d 文件分类表 侧面 文件夹侧面顶部贴上文件分类表 文件分类内容为 地址 分类号 发行年度 保管年限 分类表与文件夹名子宽度一样 整顿方法 文件夹 a d b c a 文件夹名字 文件夹侧面脊背上端 正面上端贴上文件夹名字 文件框的文件名字与文件夹上相同 一对一地摆放 b 文件位置地址 文件夹侧脊背顶端贴上文件框位置地址 小文件夹上地址与文件框相同 c 文件分类表 正面 文件夹正面左上前2cm处贴上文件分类表 文件分类内容为 地址 分类号 发行年度 保管年限 d 部门 作成者栏 文件夹正面右下角贴上部门 作成者栏 文
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