办公室事务处理PPT课件.ppt

项目三办公室用品管理 会说会做会协调会管理 任务一办公用品的订购 1 办公室事务处理 书名 办公室事务处理书号 978 7 111 51125 0作者 王丹出版社 机械工业出版社 2020 3 22 可编辑 2 2020 3 22 可编辑 考证通道 会说会做会协调会管理 制订办公用品和办公设备采购程序 三级 编制采购办公用品和设备预算方案 三级 订购办公用品 四级 接收办公用品 四级 3 2020 3 22 可编辑 会说会做会协调会管理 知识目标 能力目标 情感目标 了解办公用品的种类 掌握办公用品的采购程序 能与上司 部门 客户很好地进行沟通与协调 有踏实肯干的工作作风和主动 热情 耐心的服务意识 能够根据企业制度和部门实际需求情况 制定部门办公用品的预算 能按程序合理订购办公用品 4 2020 3 22 可编辑 情景导入 翰林文化发展公司因办公用品库存不足 急需购置 办公室主任要求分管办公用品保管的秘书初萌制作物品采购单 并编制预算 订购办公用品 会说会做会协调会管理 5 2020 3 22 可编辑 项目任务 如果你是翰林文化发展公司的秘书初萌 你将如何按照正常的程序和规范的要求采购办公用品 会说会做会协调会管理 6 2020 3 22 可编辑 任务分析 办公用品指单位日常工作中使用的各种文具 耗材 工具等常用物品 是日常工作的必需品 用量大 更换频繁 品种繁多 办公用品管理是秘书工作内容之一 秘书要密切注意库存情况 根据企业制度和部门实际需求情况 制定部门办公用品的预算 能按程序合理订购办公用品 会说会做会协调会管理 7 2020 3 22 可编辑 办公用品类别 会说会做会协调会管理 文具类 笔 胶水 订书机 计算器 文件夹等工具类 清洁工具 修理工具 各种刀具等纸张 信纸 打印纸 复印纸 便签等耗材 墨盒 墨粉 电池等 8 2020 3 22 可编辑 办公用品订购方式 会说会做会协调会管理 直接订购电话订购传真订购网络订购 9 2020 3 22 可编辑 办公用品采购程序 会说会做会协调会管理 统计办公用品需求并提交申请订购办公用品办公用品验收入库进行办公用品库存管理 10 2020 3 22 可编辑 Step1统计办公用品需求并提交申请 会说会做会协调会管理 统计本部门办公用品需求 编制办公用品预算 核查经费额度 整理上报 主管领导审批 11 2020 3 22 可编辑 统计本部门办公用品需求 会说会做会协调会管理 需购置的办公用品清单 统计本部门办公用品需求 12 2020 3 22 可编辑 编制办公用品预算 会说会做会协调会管理 办公用品 设备 预算表 13 2020 3 22 可编辑 提交申请 会说会做会协调会管理 办公用品 设备 申购表 14 2020 3 22 可编辑 Step2订购办公用品 会说会做会协调会管理 比较办公用品供应商 15 2020 3 22 可编辑 Step2订购办公用品 会说会做会协调会管理 比较办公用品供应商询价对比 16 2020 3 22 可编辑 Step2订购办公用品 会说会做会协调会管理 比较办公用品供应商询价对比发出购买需求 17 2020 3 22 可编辑 Step2订购办公用品 会说会做会协调会管理 比较办公用品供应商询价对比发出购买需求收货 18 2020 3 22 可编辑 Step2订购办公用品 会说会做会协调会管理 比较办公用品供应商询价对比发出购买需求收货付款 19 2020 3 22 可编辑 Step3验收入库 会说会做会协调会管理 仔细核对数量 检查质量登记品名 规格 等级 产地 牌号 数量 价格 出厂日期等 做到账目清楚 账实相符采购人员填写入库单库房人员签字确认 20 项目三办公室用品管理 会说会做会协调会管理 任务二办公用品的管理 21 2020 3 22 可编辑 考证通道 会说会做会协调会管理 接收管理办公用品 四级 发放办公用品 五级 调配办公资源 三级 22 2020 3 22 可编辑 会说会做会协调会管理 知识目标 能力目标 情感目标 了解办公用品库存控制的基本概念和程序 掌握办公用品的发放程序 能与上司 部门 客户很好地进行沟通与协调 有踏实肯干的工作作风和主动 热情 耐心的服务意识 能够按相关规定和程序管理办公用品 23 2020 3 22 可编辑 情景导入 初萌在工作中发现 每天都有部门员工来向她索取办公用品 有时还出现库存无货的情况 只有拿出备用现金临时去采购 既占用工作时间又影响工作效率 初萌于是考虑对办公用品管理的工作方法和流程进行重新梳理 会说会做会协调会管理 24 2020 3 22 可编辑 项目任务 如果你是翰林文化发展公司的秘书初萌 你将如何对办公用品进行规范化管理 会说会做会协调会管理 25 2020 3 22 可编辑 任务分析 办公用品订购入库后 就要进行规范化的管理 其中主要包括两个方面 一是办公用品的库存管理 秘书要密切注意库存情况 根据企业制度和部门实际需求情况 控制库存 保管好库存物品 二是办公用品的发放 要有合理的程序和手续 会说会做会协调会管理 26 2020 3 22 可编辑 进行办公用品库存管理 会说会做会协调会管理 办公用品入库后 需要进行合理的库存控制和管理 以达到确保所需物品充分供应 将库存物品所占空间减到最小 避免物品被破坏或因过期而作废 精确库存数量并防止被盗的目的 27 2020 3 22 可编辑 进行办公用品库存管理 会说会做会协调会管理 清点库存建立库存控制卡根据库存量及时补购保管 28 2020 3 22 可编辑 进行办公用品库存管理 会说会做会协调会管理 清点库存建立库存控制卡根据库存量及时补购保管 29 2020 3 22 可编辑 库存保管 会说会做会协调会管理 储藏间或物品柜要上锁各类物品要清楚地贴上标签 表明类别和存放地新物品置于旧物品的下面或后面 先来的物品先发出去体积大 分量重的物品放置在最下面小的 常用的物品 应放在较大物品的前面良好的通风 房间要保持干燥良好的照明 30 2020 3 22 可编辑 领用或发放 会说会做会协调会管理 领用申请表发放物品更新库存记录 备案清单库存监督 31 2020 3 22 可编辑 发放要求 会说会做会协调会管理 指定人员发放根据单位相关制度规定发放时间紧急需要物品时必须按相应程序处理根据办公用品领用单发放清点