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第二讲 行政公文 第一节 公文概述 一 公文的概念 公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 新 国家行政机关公文处理办法 二 公文的种类 国家行政机关公文处理办法 将公文分为13中 1 命令8 报告2 决定9 请示3 公告10 批复4 通告11 意见5 通知12 函6 通报13 会议纪要7 议案 一 按行文方向可分为 上行文 下级单位向上级单位传递的公文下行文 向下级单位传递的公文平行文 向平级单位和不相隶属的单位传递的公文 二 按秘密程度可分为 公开级 国内级 内部级 秘密级 机密级 绝密级 三 按紧急程度可分为 特急件 急件 普通件 四 按来源可分为 收文 发文 内部公文 五 按性质和作用可分为 指挥性公文 报请性公文 知照性公文 记录性公文 三 行政公文的特征 一 政治性 二 法定性 三 规范性 四 时效性 以上四个特点缺一不可 才能称其为法定的公文 四 行政公文的格式 一 眉首格式 二 主体格式 一 版记格式 发文机关标识份号秘密等级紧急程度发文字号签发人 标题主送机关正文附件发文机关成文日期印章注释 主题词抄送机关印发说明 版记部分 主体部分 眉首部分 版头 份号 秘密等级 紧急程度 发文字号 标题 主送机关 正文 附件 注释 发文机关成文日期印章 主题词 抄送机关 印发说明 一 眉首包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等 1 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 7位阿拉伯数字 不足前面用0补齐 绝密 机密 级公文应当标明份数序号 2 秘密等级和保密期限 标明 绝密 机密 和 秘密 秘密等级和保密期限中间用实心星号 隔开 3 紧急程度 标明 特急 急件 在右上角 密级下方 4 发文机关标识 是公文最重要的生效标志之一 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 联合行文 务必使 文件 二字上下居中 必选 国家邮政局国家安全部文件公安部国邮发 2010 33号 5 发文字号 由发文机关代字 年份和序号组成 年份写全 用六角括号 序号不加 0 第 发文字号练习 1 京发 2004 第75号2 2010 学院字第6号3 2012 催字第3号 公文标题 县税务局 税务所催缴税款通知 4 98 年 市 字23号5 国税函发 2011 004号6 京劳税发 2012 126号 公文标题为 北京市劳动局 北京市税务局关于调整北京市供销合作总社所属企业2012统筹退休基金提取比例的通知 6 上报的公文需标识签发人姓名 此时发文字号居右侧 可选 长春市人民政府办公室文件长政办字 2010 17号签发人 张三 7 红色反线 必选 0000001机密 年特急 文件 发 号关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 二 年 月 日 印章 附注 主题词 通知抄送 印发单位 2 年 年 日印发 1 标题 由 发文机关名称 事由 文种 构成 发文机关 主要内容 公文种类称为公文标题三要素 但不是所有的标题都具备三要素 部 部 部 部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知 介词 关于 应用未用 以标题中四个机关联合发文 其办文意图应是面向全国各单位的 但也可理解为只是面向本系统 易产生歧义 其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词 关于 应补上 指出下列标题中存在的问题 并加以修改 1 某食品加工厂对产品检验工作做了几条规定 其发文标题为 食品厂关于提高产品质量 造福人类 加强成品检验工作的通知 2 某化工厂为本厂机构调整问题向上级请示 题为 关于 化工厂机构调整问题的请示 3 市工业公司关于拟在1985年下半年建立中心化验室 需要增添部分仪器设备 请批准从 费中开支的请示 4 省 厅严格控制会议费规定的通知 5 学院关于 厂废气污染校园的请示报告 0000001机密 年特急 文件 发 号关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 二 年 月 日 印章 附注 主题词 通知抄送 印发单位 年 年 日印发 2 主送机关 即公文的主要行文对象 除直接面向社会发布的普发性公文 如通告 公告 外 一般都有主送机关 3 正文 是公文的主体 是反映公文具体内容的部分 0000001机密 年特急 文件 发 号关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 二 年 月 日 印章 附注 主题词 通知抄送 印发单位 年 年 日印发 4 附件说明 是指随公文转发 报送的文件或资料的说明 正文之后 另提一段 标明附件的顺序和名称 此处的发文机关可以写 也可省略 单一行政机关制定的公文 5 成文日期 公文生效的时间 一般公文以负责人签发或会议通过的日期为准 联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准 小写汉字标全年月日零要写成 6 机关印章 是公文作者合法性及公文效力的标志 除会议纪要和以电报形式发出的以外 应当加盖印章 联合上行的公文 主办机关加盖印章 联合下发的公文 都要加盖印章 务必使印章与正文同处一面 不得采取 此页无正文 的方法 单一行文公章 联合行文公章 0000001机密 年特急 文件 发 号关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 二 年 月 日 印章 附注 主题词 通知抄送 印发单位 年 年 日印发 7 附注是指需要说明的其他事项 请示 应当在此处注明联系人的姓名和电话 0000001机密 年特急 文件 发 号关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 二 年 月 日 印章 附注 主题词 通知抄送 印发单位 年 年 日印发 0000001机密 年特急 文件 发 号关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 二 年 月 日 印章 附注 主题词 通知抄送 印发单位 年 年 日印发 1 主题词是用于揭示公文内容 便于公文检索查询的规范化词 主题词要能反映公文的主要内容和文种 主题词数量一般为三到五个 0000001机密 年特急 文件 发 号关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 二 年 月 日 印章 附注 主题词 通知抄送 印发单位 年 年 日印发 2 抄送机关 是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关 主题词下 左空一字 标 抄送 机关之间用逗号隔开 最后一个后标句号 0000001机密 年特急 文件 发 号关于 工作的通知 主送机关名称 正文 附件 1 2 发文机关名称 二 年 月 日 印章 附注 主题词 通知抄送 印发单位 年 年 日印发 3 印发机关和印发日期印 印发机关是指公文的印制主管部门 印发日期以公文复印的时间为准 用阿拉伯数码标识 了更好地实施 全民健身计划纲要 丰富妇女群众的文化体育活动 2013年3月7日全国妇女联合会联合国家体育总局向各地妇联和体委下发一份关于在全国开展 亿万妇女健身活动 的通知 这份文件是全国妇女联合会在当年发布第9份公文 请按照行政公文的格式要求 撰写这份通知 第二节 行政公文 报告 一 报告的概念报告是下级向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级机关的询问时使用的公文 特点 1 内容的汇报性2 语言的陈述性3 行文的单向性4 成文的事后性 综合工作报告 向上级汇报本单位一个时期内全面工作或几个方面工作的综合情况 专题工作报告 是向上级汇报某项工作或某一方面情况的报告 向上级报送文件 物件时使用的报告 工作报告 情况报告 将工作中出现的重大情况或发生的重大问题报给上级的报告 报送报告 答复报告 答复上级机关询问或交办事项的报告 三 报告的格式和写法 报告由标题 主送机关 正文和生效标识和成文日期五个部分 一 标题 1 发文机关 事由 文种 Model XX大学关于报送二OO九年下半年工作总结的报告 2 事由 文种 Model 关于棉花打假专项行动督察情况的报告 二 主送机关 坚持 主送一个机关 的原则如需要 可抄报有关的上级机关 1 引据 主要交待报告的起因或目的 依据等 2 报告事项 正文的主体内容 如基本情况 措施与办法 成效与问题或者是经验与教训 意见与建议等 3 结语 特此报告 专此报告 以上报告 请审阅 正文 常用 现将有关情况报告 汇报 如下 过渡 三 正文 四 生效标识与成文日期 单一机关行文不用落款 盖印章生效 公章盖在成文日期上 成文日期要写明年 月 日 用小写汉字书写 位于正文下方偏右 例 二 七年三月二十八日 报告学院领导并转财务处 一年一度的国庆 中秋两大节日即将来临 老干部处拟为每位离休干部购买200元左右的食品以示慰问 因考虑到老同志们口味各异 加上一些老干部因要购买上市公债而感到手头有些吃紧 因此欲将购买慰问品的200元直接发给老干部自行开销 可否 请领导批示为盼 此致敬礼 学院老干部处07 9 15 修改 第三节 行政公文 请示 一 请示的概念请示是下级机关向上级机关请求决断 指示 批示或批准事项所使用的呈批性公文 注 请示属于上行公文 上级机关和发文机关具有领导和指导关系 是直属上级 思考 县教育局需要一笔经费 在给县财政局行文时用请示吗 二 请示的写作格式 1 标题 发文机关名称 事由 文种构成 2 主送机关请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关 每件请示只能写一个主送机关 不能多头请示 3 正文其结构一般由原由 请示事项和请求语等部分组成 4 落款一般包括署名和成文时间两个项目内容 在中央的英明领导下 全省也出现了一派大好形势 在中央和省的正确领导下 我县也出现了一派大好形势 但是 由于天不作美 造成粮食严重减产 请省核减我县征购粮食指标500万公斤 曲江县人民政府关于核减征购粮指标的请示 你认为这份请示的缘由部分写得如何 省政府 三 撰写请示应注意的问题 坚持五不要原则 不要多头请示 不要一文多事 不要越级请示 不要事后请示 不要向领导人个人请示 市林业局关于森林资源数据管理微机组网所需经费的请示 林业部 根据林业部的部署 我市从19 年以来 自筹资金148 6万元 初步建立 健全了市 区县 乡镇三级森林资源档案 为进一步提高森林资源档案的管理水平 使之逐步走向正规化 规范化 更好地发挥档案作用 拟实行微机联网管理 目前 我市已有七个新建办公楼的区县林业局配备了微机用房 另八个区县也做出了相应安排 19 年内可望实现全市森林资源数据微机组网 我市为此约需资金75万元 其中我市节支开源能自筹45万元 尚缺额30万元 恳请林业部扶持我局30万元 妥否 请批复 一九 年九月十一日 印章 范文 请修改 关于拨给灾区贷款专项指标的请示省行 二 四年五月十日深夜 乌云密布 雷声隆隆 大雨倾盆而下 刹那间 美丽富饶的鱼米之乡被一片汪洋吞没 接连几天如注的暴雨 淹没了田野 冲毁了村庄和工厂 交通 电力 通讯一度中断 这百年不遇的特大洪涝灾害 给我市乡村造成了不可估量的损失 据统计 农田受灾总面积达三万八千多亩 各种农作物损失达一百多万元 由于灾情严重 短期内恢复生产有一定的困难 仅靠正常农贷指标难以解决问题 为了帮助受灾农民 特向省行申请下达专项救灾贷款指标2000000元 支持灾区迅速恢复生产 以上请示当否 请批示 中国银行 市支行2004年6月8日 关于拨给灾区贷款专项指标的请示省行 2004年5月10日 市遭受了一场历史上罕见的洪水袭击 给当地生产带来巨大损失 据统计 农田受灾总面积达38000多亩 各种农作物损失达100多万元 由于灾情严重 短期内恢复生产有一定的困难 仅靠正常农贷指标难以解决问题 为了帮助受灾农民 特向省行申请下达专项救灾贷款指标200万元 支持灾区迅速恢复生产 以上请示当否 请批示 中国银行 市支行二 四年六月八日 关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告省行 7月10日 芜湖地区遭受了一场历史上罕见的洪水袭击 长江两岸乡 村同时发生洪水 灾情严重 经初步不完全统计 农田受灾总面积达38000多亩 各种农作物损失达100多万元 农民个人损失也很大 灾后 我们立即深入灾区了解灾情 并发动干部群众积极开展生产救 同时 为了帮助受灾农民及时恢复生产 我们采取了下列措施 一 对恢复生产所需的资金 以自筹为主 确有困难的 先从现有农贷指标中贷款支持 二 对受灾严重的困难户 优先适当贷款 先帮助他们解决生活问题 到7月30日止 此项贷款已达400万元 由于这次灾情过于严重 集体和个人的损失都很大 短期内恢复生产有一定的困难 仅靠正常农贷指标难以解决问题 为此 请省行下达专项救灾贷款指标500万元 以便支持灾区迅速恢复生产 以上报告当否 请批示 中国农业银行芜湖支行2004年8月3日 修改病文 请示写作训练 东河村背靠狮子山 前临清水河 而村内唯一的一所小学校位于地势较为平坦的清水河的南岸 即村民聚集点的河对岸 由此造成了村内儿童上学的不便 虽然早年