公文写作格式排版及写作技巧.ppt

常用公文排版及写作技巧 公文的作用及重要性 公文写作的概述 公文写作的排版形式 常用公文的写作技巧 目录 公文的作用及重要性 公文的作用上传下达 互通情报使工作有依据 有凭证有宣传教育的作用 能够规范员工工作行为 公文的作用及重要性 公文的重要性 行政公文是企业的政令指导 一诺千金 是企业传达贯彻有关政策 决定和规定的方式 公文在企业中又是权利和权威 要求员工慎重而严肃地对待 自觉遵守相关规定 令行禁止 公文又是联系的纽带 企业之间的许多工作是通过公文进行联系 协调的 许多具体问题也是因此而得到及时处理的 所以要了解行文情况以便开展工作 公文概述 公文构成要素公文写作基本要求公文的种类 公文概述 公文构成要素公文写作基本要求公文的种类 公文写作概述 公文构成要素 标题 主送单位 正文 发文单位 发文日期 主题词 抄报 抄送单位 文件版头 签发人 机密等级 紧急程度 阅读范围 附件 其他 标题 公文标题由发文机关 发文事由 公文种类三部分组成 称为公文标题 三要素 公文标题的位置在公文的开首 居于正文的上端中央 标题 公文写作概述 正文 这是公文的主体 是叙述公文具体内容的 为公文最重要的部分 正文内容要求准确 力求简明扼要 条理清楚 实事求是 请示问题应当一文一事 不要一文数事 正文 公文写作概述 发文单位 写在正文的下面偏右处 又称落款 一般要写全称 也可盖印 不写发文单位 印章盖在公文末尾年月日的中间 作为发文单位对公文生效的凭证 发文单位 公文写作概述 发文日期 公文必须注明发文日期 以表明公文从何时开始生效 发文日期位于公文的末尾 发文机关的下面并稍向右错开 发文日期必须写明发文日期的全称 以免日后考察时间发生困难 发文日期一般以领导人签发的日期为准 发文日期 公文写作概述 主题词 一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方 如 人事任免通知 财务管理规定 等 词组之间不使用标点符号 用醒目的黑体字标出 以便分类归档 主题词 公文写作概述 抄送 抄报单位 抄报 抄送单位 是指需要了解此公文内容的有关部门 送往单位是上级的列为抄报 是平级或下级机关列为抄送 抄送 抄报单位 公文写作概述 公文编号 一般包括单位代字 年号 顺序号 如 乔发 2014 1号 代表的是乔天置业2014年第1号发文 乔发 是乔天置业的代字 2014 是年号 年号要使用方括号 1号 是发文顺序号 编号的作用 在于统计发文数量 便于公文的管理和查找 在引用公文时 可以作为公文的代号使用 公文编号 公文写作概述 公文编号 红头文件 主要用于公司对外发文 公布公司体制机构变动或人事任免事项 公布公司性的重大开发 项目 经营管理 其他有关公司的重大事项 公司发文 主要用于公布公司规章制度 其他公司性的文件 工作请示单 用于各部门的请示事项 工作联系单 用于公司内各部门间需协调工作而使用的发文文件 会议通知 用于公司召开会议通知等 会议纪要 用于记载 上传下达会议情况和议定事项的公文 乔天公文编号管理 公文写作概述 一 公文种类说明 公文编号 一 各部门名称简写综合部 综财务部 财外联部 外 二 各类文件编号1 公司红头文件 郑乔天办字 2014 XXX号2 公司发文 乔天发 2014 XXX号3 工作联系单 乔天 发起部门简称 联 2014 XXX号4 工作请示单 乔天 发起部门简称 请 2014 XXX号5 会议通知 乔天会 2014 XXX号6 会议纪要 乔天纪 2014 XXX号 乔天公文编号管理 公文写作概述 二 编号管理 公文编号 三 合同编号综合部 QTHT 类别 ZH 部门简称 2014001财务部 QTHT CW 2014001设计部 QTHT SJ 2014001 四 付款编号综合部 QTFK 类别 ZH 部门简称 2014001财务部 QTFK CW 2014001设计部 QTFK SJ 2014001 乔天公文编号管理 公文写作概述 二 编号管理 机密等级 机密公文应根据机密程度划分机密等级 分别注明 绝密 机密 秘密 等字样 机密等级由发文部门根据公文内容所涉及的机密程度来划定 并据此确定其送递方式 以保证机密的安全 密级的位置 通常放在公文标题的左上方醒目处 机密公文还要按份数编上号码 印在文件版头的左上方 以便查对 清退 机密等级 公文写作概述 紧急程度 这是对文件送达时限的要求 分为 急件 紧急 特急 几种 标明紧急程度是为了引起特别注意 以保证公文的时效 确保紧急工作问题的及时处理 紧急程度的标明 通常也是放在标题左上方的明显处 紧急程度 公文写作概述 附件 这是指附属于正文的文字材料 它也是某些公文的重要组成部分 附件不是每份公文都有 它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的 公文如有附件 应当在正文之后 发文机关之前 注明附件的名称和件数 不可只写 附件如文 或者只写 附件 件 附件 公文写作概述 其他 公文文字一般从左至可横写 横排 拟写 誊写公文 一律用黑色笔记 严禁使用圆珠笔和铅笔 公文纸一般用16开 在左侧装订 其他 公文写作概述 公文概述 公文构成要素公文写作基本要求公文的种类 公文写作概述 公文写作基本要求 条理要清楚 公文内容要有主有次 有纲有目 层次分明 中心突出 一目了然 文字要精炼 篇幅要简短 遣词用句要准确 措词用语要准确地反映客观实际 做到文如其事 恰如其分 论理要合符逻辑 公文的观点要明确 概念要准确 切忌模棱两可 含糊其词 产生岐义 影响工作 造句要合符文法 通俗易懂 并注意修辞 不要随便生造一些难解其意的缩略语 对涉及一些平时用简称的部门应使用全称 正确使用标点符号 正确使用顺序号 一 一 1 1 要符合保密制度的要求 公文概述 公文构成要素公文写作基本要求公文的种类 公文写作概述 公文的种类 公文的种类 上行文 平行文 下行文 1 2 3 通知通报报告请示 函会议纪要决定意见 规定办法计划总结 上行文 下级上级的发文 如请示 报告 平行文 平行部门之间的发文 如通知 函 意见 下行文 公司的发文 如指令 决定 规定 办法 公文排版和形式 公文用纸幅面尺寸采用国际标准A4型纸 210mm 297mm 天头 上白边 为37mm 1mm订口 左白边 为28mm 1mm页边距 上下边距为2 54cm 左右边距为2 5cm页眉 1 5cm页脚 1 75cm行间距 24P行距 公文排版和形式 公文书写形式从左至右横排 横写 其标识第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 公文排版和形式 样表 样式标题样式正文内容一 样式小标题 1 2 1 二 样式小标 郑州乔天置业有限公司二 一四年八月二十一日 公文排版和形式 字体字号发文单位标识使用2号小标宋体字 红色标识 密级 紧急程度用3号黑体字 发文字号 签发人 主送单位 附注 抄送单位 印发部门 印发时间用3号仿宋体字 签发人姓名用3号楷体字 正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行排28字 正文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字 公文排版和形式 页码用4号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 单页码居右空1字 双页码居左空1字 公文排版和形式 标题与正文之间行距为固定值15磅正文一 小标题 一 1 二 小标题 一 1 页边距 上 下 左 右均为2 8厘米行距 固定值24磅特殊格式 首行缩进2字符落款插入日期 注 标题字体为二号方正小标宋简体加粗 注 正文字体为三号仿宋字体 注 右对齐日期需是插入日期格式 空两行 标题 文档排版要求 常用公文写作目录 请示 通知 报告 工作计划 常用公文的写作技巧 常用公文的写作技巧 请示 根据内容 性质的不同 请示分为以下三种 请求指示性请示 请求批准性请示 请求批转性请示 请示的分类 常用公文的写作技巧 请示的写法 请示由首部 正文和尾部三部分组成 具体写法如下 1 首部 一般请示有事由和文种构成 如 关于 的请示 2 正文 其结构一般由开头 主体 结语构成 2 1开头 主要交代请示的理由 2 2主题 主要说明请示事项 是提出的具体请求 这部分内容要单一 只宜请求一件事 2 3结语 另起一段 其习惯用语有 当否 请批示 妥否 请批复 以上请示 请予审批 或 以上请示如无不妥 请批转各部门予以执行 3 尾部 其主要结构为落款与成文时间两部分 请示 常用公文的写作技巧 请示注意问题 一文一事原则材料真实 不要为得到领导批准而虚构情况理由充分 请示事项明确语气平实 恳切 以引起上级的重视 请示 常用公文的写作技巧 报告 报告的种类 汇报性报告答复性报告呈报性报告例行工作报告 常用公文的写作技巧 汇报性报告 汇报性报告主要是下级向上级汇报工作 反映情况的报告 一般分为两类 综合报告 这种报告是本单位工作到一定的阶段 就工作的全面情况向上级写的汇报性报告 其内容大体包括工作进展情况 成绩或问题 经验或教训以及对今后工作的意见或建议 这种报告的特点全面 概括 精练 专题报告 这种报告是针对某项工作中的某个问题 向上级所写的汇报性报告 报告 常用公文的写作技巧 答复性报告 这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告 这种报告要求问什么答什么 不涉及询问以外的问题或情况 报告 常用公文的写作技巧 呈报性报告 呈报性报告主要用于下级向上级报送文件 物件随文呈报的一种报告 一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件 物件相关的事宜 报告 常用公文的写作技巧 例行工作报告 例行工作报告是下级向上级 因工作需要定期向上级所写的报告 如 财务报告 费用支出报告等 报告 常用公文的写作技巧 通知 通知的种类 批示性通知指示性通知一般性通知会议性通知任免通知 常用公文的写作技巧 一般性通知 在公司或平行部门有关事宜需要使各部门或全员知晓或办理时使用 这种通知 要交待清楚所通知的事项 如何办理 有什么要求等 通知 常用公文的写作技巧 会议通知 公司层级或平行部门间举行会议时 下发的会议通知 这种通知要求写得明确具体 交待清楚会议名称 会议内容 开始时间 参加人员 会议地点 准备材料以及其他有关事宜 如果这些事项交待不清 丢三拉四 就可能影响会议的按时召开和正常进行 通知 常用公文的写作技巧 任免通知 公司下发关任免事项需要各部门知道时要发任免通知 这种通知的写法比较简单 一般只要写清楚决定任免的时间 部门 或依据文件 以及任免人员的具体职务即可