重庆市国家税务局通用机打发票开票软件操作说明书.doc

重庆市国家税务局通用机打发票开票软件操作手册重庆市国家税务局通用机打发票开票软件操作手册重庆市国家税务局2010年12月目 录一、软件概述3二、软件安装说明4三、初始使用指南7四、软件功能详细说明15（一）发票管理151、发票领购152、填开发票173、发票作废194、开具负数发票205、发票遗失226、发票清单打印25（二）、查询统计261、已开具发票信息查询262、空白结存发票查询27（三）信息维护281、开票机信息282、商品信息维护313、打印选项32（四）、系统工具361、更改口令362、数据备份373、数据恢复384、日志查询395、系统注册396、系统升级42五、常见问题42附录一：打印机调机指南44一、软件概述为加强和规范普通发票管理，适应税收信息化发展的要求，进一步优化纳税服务，根据国家税务总局关于印发的通知(国税发2009142号)、国家税务总局关于全国统一式样发票衔接问题的通知（国税函2009648号）文件要求,重庆市国家税务局将于2010年12月20日起启用新版普通发票(不含增值税普通发票)，并免费提供通用机打发票开票软件给纳税人选用。1、软件适用对象重庆市国家税务局通用机打发票开票软件为单机版适用于自开票纳税人，发票开具规格为190101.6mm的平推式机打普通发票。2、软件获取方式软件由重庆市国家税务局免费向纳税人提供，纳税人需携带U盘到主管税务机关拷贝软件安装程序和电子注册文件。对于新办发票领购手续的自开票纳税人只拷贝软件安装程序，并在主管税务机关领取纸质打印的软件注册码。本软件中的自开票纳税人的基础信息（企业名称、税号、发票种类和开具限额）由主管税务机关核定生成，软件注册成功后不能更改；如纳税人基础信息发生变更时，需到主管税务机关重新核定，并领取纸质打印的软件注册码，重新安装、重新注册软件。3、软件服务方式1) 电话咨询或联系纳税人所属的主管税务机关，获得帮助。2) 重庆天畅伟业科技有限公司提供免费的“电话技术咨询服务”，服务电话：95105151。4、通用机打普通发票开票总体流程：二、软件安装说明第一步：安装前准备计算机操作系统： 适合运行在Windows 98或以上版本（Windows2000、Windows XP、Windows2003、Windows Vista、Windows 7 ）。打印机： 需安装普通的针式平推票据打印机。（建议使用24针平推式票据打印机） 第二步：获取软件携带U盘前往主管税务机关拷贝软件安装程序和注册信息（电子注册文件或纸质打印的注册码）。 第三步：运行安装文件“重庆市国家税务局通用机打发票开票软件.exe”1. 双击重庆市国家税务局通用机打发票开票软件.exe文件进行软件安装。2. 点击下一步按钮，出现选择软件安装路径界面，默认路径为c:PTInvoice,点击浏览可以更改安装路径，建议使用默认值。 注意：如果确是要更改安装目录，目录名称不易过长（即目录名长度不能超过8位，且不能出现特殊字符，如：空格、*&）（#等）。3. 安装路径确定后，点击下一步按钮继续执行安装程序：4. 上图提示输入本系统所在的程序组和程序项，一般情况下不用进行修改，点击下一步按钮继续进行安装：5. 安装完成后，点击“完成”即可，软件安装成功后，在桌面上会自动生成一个“重庆市国家税务局通用机打发票开票软件”的图标。三、初始使用指南第一步：运行软件双点击桌面“重庆市国家税务局通用机打发票开票软件”图标，运行软件 。第二步：初始登陆 初始登陆代码和口令均为“8888”，默认名称为系统管理员，在软件注册成功后需要录入真实的开票人员姓名（即发票上需要打印的开票人名称）第三步：注册软件软件注册有两种方式：第一种注册方式：导入注册文件（如在主管税务机关拷贝了电子注册文件的纳税人选择该种方式注册）1、选择注册文件2、核对注册信息如果发现显示的信息与纳税人实际信息不符，请及时联系主管税务机关重新生成注册信息。3、确定导入注册文件成功软件注册成功后，注册信息无法修改，如果有误，需重新安装、重新注册。第二种注册方式：录入注册码（如在主管税务机关只领取了纸质打印的注册码的纳税人选择该种方式注册）1、 录入企业名称和软件注册码，点击注册注意：企业名称必须输入纳税人税务登记核定的全称，注册码录入时字母均为大写。2、 核对注册信息如果发现显示的信息与纳税人实际信息不符，请及时联系主管税务机关重新生成注册信息。3、 确定软件注册成功软件注册成功后，注册信息无法修改，如果有误，需重新安装、重新注册。第四步：开票机信息设置1、 当软件注册成功后，需要录入登录用户名称，该名称为软件登陆人也是该开票人的名字，如果有多个开票人使用一套软件，可在开票机维护中增加开票人。2、 开票机信息维护注意事项：1、企业名称、企业税号、所属行业均为注册时已核定的基础信息不可修改，如果发现错误，只能重新安装、重新注册。 2、打印机型号不能为空，必须选择一款对应型号的打印机。打印机型号列表中所列示的打印机均作了打印测试能确保发票开具位置准确，请选择您使用的具体型号打印机。如您使用的打印机未存在列表中，请选择“其他型号打印机”，如存在发票打印位置偏移可在打印设置里进行微调。 3、如开票人与收款人为同一人，则需打钩选中“设定收款人和开票人是同一人”，如果不是同一人，则至少需要增加一个收款人名字。如果人员有多个，可以陆续点击增加按钮，输入人员信息。第五步：进入软件主界面第六步：正式启用软件注意事项:1、正式启用软件前，可以进行数据测试或打印调试，有助您熟悉软件操作。2、正式启用按钮只允许启用一次，当正式启用软件操作后，该按钮会自动消失。第七步：发票领购信息录入1、 选择【发票管理】【发票领购】，点击增加按钮，录入发票代码、发票起始号码、发票终止号码，系统自动算出发票份数。2、点击保存按钮，需要再次录入相同的发票代码和发票起止号码，系统会自动校验前后输入数据是否一致，如果一致系统允许保存，不一致则无法保存需要修改。注意事项：发票号码为8位，发票代码为12位，如果录入的数据不够时自动补0，例如：录入1，当光标移开时，发票号码会变成0000001，发票代码会变为000000000001。第八步：发票填开1、选择【发票管理】菜单上的【填开发票】，进入如下图界面：2、 点击填开按钮，给出提示信息，请确认打印机连接正常，发票放置位置正确：3、点击确定，进入开票界面：注意事项：1、行业分类和销货方单位名称及识别号是注册核定信息自动显示，无法修改，如果出现错误，请重新安装、重新注册软件。2、购货单位、品名不能为空，系统有自动记忆功能，首次录入后，下次开具会自动带出供选择。购货单位最长可录入38个汉字，品名最长可录入14个汉字，如果名称确实过长，请录入简写。3、如发生折让或折扣等实际情况，请折算相应数量进行填录，系统自动计算合计金额。例如9折销售，原数量为1，可改录为0.9。4、每行品名后的红叉按钮为删除键，可删除错误输入记录。5、点击保存并打印按钮后，数据不可修改，如此时发生打印机异常，在票面未损坏且干净空白的情况下，可再次点击保存并打印打印出发票。如果该填录页面退出后，系统会自动跳为下一个发票号码，此张发票只能作废处理。第九步：其他操作如发生发票作废、发票遗失情况，可在系统对应菜单中进行录入操作。根据主管税务机关要求可以在发票清单打印菜单里完成发票明细清单或汇总清单打印。日常数据查询、系统维护可在对应菜单中完成操作，具体详见文档中“软件功能详细说明”。四、软件功能详细说明 发票管理：发票领购、填开发票、发票作废、开具负数发票、发票遗失、发票清单打印 查询统计：已开具发票信息查询、空白结存发票查询 信息维护：开票机信息、商品信息维护、打印机设置 系统工具：数据备份、数据恢复、日志查询、系统注册、系统升级（一）发票管理发票管理包括发票领购、填开发票、发票作废、开具负数发票四个菜单，如下图所示： 发票领购：可以增加、删除发票领购信息。 填开发票：可以填开和打印发票。 发票作废：可以作废已开具发票和空白发票。 开具负数发票：可以填开和打印负数发票。 发票遗失：可以记录遗失发票。 发票清单打印：可以打印、导出发票使用明细或汇总清单。1、发票领购选择【发票管理】菜单上的【发票领购】选项，进入如下图界面：（1）点击增加按钮，出现如下图界面：录入数据（录入框为蓝色的为必录项），点击保存按钮，出现发票购买确认界面：再次录入发票代码、发票起始号码和发票终止号码，点击确定按钮，出现保存成功提示，点击确定按钮，返回发票领购界面。注意：发票号码为8位，发票代码为12为，如果录入的数据不够时自动补0，例如：录入1，当光标移开时，发票号码会变成0000001，发票代码会变为000000000001。（2）点击删除按钮，可以删除发票领购的记录。（3）点击关闭按钮，关闭该界面，进入主界面。注意：录入数据时请参照右边的提示和帮助。2、填开发票选择【发票管理】菜单上的【填开发票】，进入如下图界面：图中的记录为领购发票中录入的数据，（1）点击填开按钮，出现如下图提示：点击确定，进入如下图界面：录入或选择数据（录入框为蓝色的为必填项），点击保存并打印按钮，保存并打印发票。点击填开下一份按钮，填开下一份发票。点击选择打印机，选择打印机。点击打印模板设置，按照用户的需求手动拖动发票中黑体字部分设置打印模板。点击退出按钮，关闭该界面，进入上一层界面。注意：请注意查阅下方的提示和帮助。（2）点击退出按钮，关闭该界面，返回主界面。3、发票作废选择【发票管理】菜单上的【发票作废】选项，进入如下图界面：已填开发票作废：是对于已经填开过的发票作废。空白发票作废：是对于从未使用过的空白发票作废（1）选择已填开发票作废，点击确定按钮，出现如下图界面：选择查询条件，点击查询按钮进行查询。选中要作废的记录，点击作废按钮，作废发票。点击取消作废按钮，取消作废发票。点击查看发票信息或者双击记录，查看发票信息。点击退出按钮，关闭该界面，进入上一层界面。（2）选中空白发票作废，点击确定按钮，进入如下图界面：点击批量作废按钮，选择发票终止号码可以连续几张发票一起作废。点击单张发票作废按钮，作废单张发票。点击取消作废，取消作废当前发票的前一张发票。点击退出按钮，返回上一层界面。4、开具负数发票选择【发票管理】菜单上的【开具负数发票】选项，进入如下图界面：（1）点击填开按钮，出现如下图提示：点击确定按钮，出现如下图界面：录入或选择数据（录入框为蓝色的为必填项），点击保存并打印按钮，保存并打印发票。点击填开下一份按钮，填开下一份发票。点击选择打印机，选择打印机。点击打印模板设置，按照用户的需求手动拖动发票中黑体字部分设置打印模板。点击关闭按钮，关闭该界面，进入上一层界面。注意：请注意查阅下方的提示和帮助。（2）点击关闭按钮，关闭该界面，返回主界面。5、发票遗失选择【发票管理】菜单上的【发票遗失】选项，进入如下图界面：（1）选中单张发票遗失，录入遗失发票的发票代码和发票号码，点击确定按钮，出现是否把发票改为遗失状态提示：核对要遗失的发票信息是否正确，如果正确，点击是按钮，出现发票遗失状态更新成功提示：如果不正确，点击否按钮可以重新录入。点击确定按钮，返回上一层界面。（2）选择批量发票遗失，如下图所示：录入发票代码，发票起止代码，点击确定按钮，出现是否把发票改为遗失状态提示：核对要遗失的发票信息是否正确，如果正确，点击是按钮，出现发票遗失状态更新成功提示：如果不正确，点击否按钮可以重新录入。点击确定按钮，返回上一层界面。6、发票清单打印选择【发票管理】菜单上的【发票清单打印】选项，进入如下图界面：选择开票日期，点击查询按钮，查询不同日期下的发票清单。点击明细打印按钮，打印出来不同发票种类的所有发票信息，如下图所示：点击汇总打印按钮，只打印出汇总出来的不同发票种类的份数和金额，如下图所示：选中要查看的发票记录，点击查看发票信息或者双击记录可以查看发票的详细信息。点击关闭按钮，返回上一层界面。（二）、查询统计查询统计的菜单如下图所示： 已开具发票信息查询：可以查询已开发票和发票的信息。 空白结存发票查询：可以查询从未使用过的空白发票信息。1、已开具发票信息查询选择【查询统计】菜单上的【已开具发票信息查询】选项，出现如下图界面：选择查询条件，点击查询按钮进行查询。点击导出按钮，可以导出当前条件下*.xls和*.txt文件类型的发票信息。点击打印按钮，可以打印当前条件下的发票信息。选中要查看的记录，点击查看发票信息按钮或者双击要查看的记录，可以查看发票的详细信息。点击退出按钮，返回上一层界面。2、空白结存发票查询选择【查询统计】菜单上的【空白结存发票查询】选项，出现如下图界面：记录显示的是已领购发票中剩余的从未使用过的空白发票的信息。1、点击导出按钮，导出*.xls和*.txt文件类型的空白发票信息。2、点击退出按钮，返回上一层界面。（三）信息维护此模块是本系统的基础模块，可以对本系统进行维护。菜单如下图所示： 开票机信息：可以修改开票机的信息。 操作员维护：可以增加、删除、修改操作员的信息。 商品信息维护：可以增加、删除、修改商品信息。 打印选项：可以对打印模板进行设置。 1、开票机信息可以修改开票机信息。选择【信息维护】菜单上的【开票机信息】选项，进入开票机界面：注意：录入框为蓝色的为必录项企业名称、企业税号、所示行业是从系统注册中导入的数据，不能录入。选择打印机型号设定收款人和开票人是同一人：选中设定收款人和开票人是同一人，就不能增加收款人，收款人默认为当前开票人；不选中设定收款人和开票人是同一人：开票人信息维护（1）点击增加按钮，出现如下图界面：录入数据，点击保存按钮，出现保存数据成功提示：点击确定按钮，可以继续增加，如果不增加，点击返回按钮，返回上一层界面。（2）点击修改按钮，可以修改操作员信息。（3）点击删除按钮，出现是否删除提示，点击确定按钮，删除信息成功。点击退出按钮，返回上一层界面。收款人信息维护（1）点击增加按钮，出现如下图界面：录入收款人名称，点击保存按钮，保存成功（2）删除时，选中记录，点击删除按钮，会出现是否删除提示，点击是按钮，删除。点击否按钮，不删除。注意：请参照下方的提示和帮助填写信息。点击保存按钮，保存成功，点击退出按钮，返回上一层界面。2、商品信息维护维护商品信息。选择【信息维护】菜单上的【商品信息维护】选项，进入如下图界面：（1）点击增加按钮，出现如下图界面：录入数据，点击保存按钮，出现保存数据成功提示：点击确定按钮，可以继续增加，如果不增加，点击返回按钮，返回上一层界面。（2）点击修改按钮，可以修改商品信息。（3）点击删除按钮，出现是否删除提示，点击确定按钮，删除信息成功。（4）点击退出按钮，返回上一层界面。选用标志:选中选用标志时，在开票时录入商品信息时下拉框中可以显示出来，可以选择。不选中选用标志时，在开票时录入商品信息时下拉框中不能显示出来，不可以选择。注意：录入框为蓝色的为必录项。3、打印选项选择【信息维护】菜单上的【打印选项】选项，进入如下图界面：点击打印参数设置按钮，出现如下图界面：（1）例如：比较上图，下图画红框部分是拖动过的： 发票中不只有这几处可以拖动，所有的黑色字体内容可以按照用户的需求拖动。（2）打印设置是设置发票中打印出来的部分，字体，纸张等打印参数。（3）点击测试打印按钮，是打印查看发票的设置是否符合要求。（4）点击打印机设置按钮是选择打印机。（5）点击整体移动按钮，出现如下图界面：例如：当发票打印时偏左10毫米，那么就选中向右移动，在录入框中录入10，如下图所示：点击确定按钮，表中黑体字部分会整体向右平移10毫米，下图是在原表的基础上向右移动了10毫米。整体移动后，如果某些部分移动后有偏差，可以手动拖到合适的位置。下图画绿框部分就是有偏差的部分，可以手动拖到到合适的位置。如果设置后不符合要求，可以通过点击恢复缺省设置按钮是删除之前设定的打印参数值。如果打印出来符合要求，就不需要移动。点击退出按钮，返回上一层界面。（四）、系统工具系统工具的菜单主要包括更改口令、数据备份、数据恢复、日志查询、数据初始化，如下图所示： 更改口令：系统的默认口令是8888，用户需要在此更改口令以防止无关人员操作系统以及破坏系统数据。 数据备份：本模块主要用于备份系统中的各种报表数据。建议用户养成经常备份数据的习惯，以防止数据丢失后无法恢复。 数据恢复：数据恢复是与数据备份相呼应的一个模块，通过此模块可以将在数据备份中备份的数据文件重新恢复过来。 日志查询：在此可查看用户在本系统进行的操作。 系统注册：可以重新导入注册文件。1、更改口令系统的默认口令是8888，用户需要在此更改口令以防止无关人员操作系统以及破坏系统数据。 选择菜单【系统工具】上的【更改口令】选项，出现如下图界面：输入原口令、新口令、确认口令，点击确定按钮即可完成口令的修改。点击退出按钮关闭界面，返回上一层界面。 2、数据备份系统初始化时，系统可自动备份初始化前的数据；系统数据恢复时，系统会自动备份恢复前的数据；选择菜单【系统工具】上的【数据备份】选项，进入如下图界面：备份的类型：自动备份：系统初始化或者数据恢复时自动备份当前数据。手工备份：用户自己通过数据备份模块备份当前数据。显示以往备份记录选中显示以往备份记录可以在浏览框中看到所选备份文件路径下的备份文件；不选中显示以往备份记录就看不到备份文件。备份步骤： （1）点击浏览按钮选择一个路径到“备份文件路径”输入框（也可用系统默认的路径）。 （2）在“备份文件名称”输入框输入备份文件的文件名称。 （3）在“备份文件描述”输入框内输入此备份文件的描述。 （4）点击确定按钮开始数据备份。（5）点击退出按钮退出此模块。建议用户养成经常备份数据的习惯，以防止数据丢失。至少每月一次。注意：录入框为蓝色的为必录项。 备份时参照右侧的提示和帮助。3、数据恢复用户可通过本模块将【数据备份】模块生成的备份数据恢复到当前系统。选择菜单【系统工具】上的【数据备份】选项，进入如下图界面：显示以往备份记录选中显示以往备份记录可以在浏览框中看到所选备份文件路径下的备份文件；不选中显示以往备份记录就看不到备份文件。恢复步骤： （1）点击浏览按钮选择备份文件所在的路径，显示以往备份记录浏览框内即显示此路径下的备份文件。用鼠标左键单击显示以往备份记录浏览框内列出的备份文件所在的行，此文件即被选中。界面上的“备份文件名称”和“备份文件描述”输入框将显示选中备份文件的相应内容。 （2）点击确定按钮开始数据恢复。 （3）点击退出按钮退出本模块。注意：系统默认的备份文件路径为安装本系统安装目录下的c:PTInvoicedataback文件夹下，如果备份文件在其它目录下请点击浏览按钮重新选择；此时在窗口最下方的浏览框中就会列出所有已经备份到此目录下的所有备份文件，用鼠标选中要恢复的数据文件，点击确定按钮后系统会自动执行一系列的操作：首先将现有系统进行备份，然后把所选中的备份文件恢复到系统中，最后提示系统备份完成，并将自动备份的备份文件显示在窗口下方的浏览框中。到此数据恢复完成。4、日志查询在此可查看操作人员进入系统后所操作过的模块以及进行的操作。该日志记录操作人员的用户名称和模块进入时间、退出时间。 选择菜单【系统工具】上的【日志查询】选项，进入如下界面：筛选条件窗口中选择相应的条件，则浏览框内将显示符合这些条件的信息。 5、系统注册可以导入注册文件和注册码。该处的系统注册与软件安装时的注册有所区别，此处的系统注册仅在纳税人发票核定信息（发票限额、发票种类等）发生变更时使用。如纳税人税号和名称发生变更，则需要重新安装软件、重新注册。选择【信息维护】菜单上的【系统注册】选项，进入如下图界面：选中导入注册文件，点击选择注册文件按钮，在本地文件中查找扩展名为.zip的注册文件，如下图所示：点击打开按钮，导入注册文件，出现如下图提示：点击是按钮，出现导入注册文件成功提示：选中导入注册码，点击点击选择注册文件按钮，出现如下图界面：录入企业名称和注册码，点击注册按钮，出现如下图提示：点击是按钮，出现注册成提示：6、系统升级在不联网的情况下进行系统升级。将系统升级软盘放入软驱中或者把升级文件放在本地磁盘中，选择【系统工具】菜单上的【系统升级】选项，会出现如下界面： 如果升级文件的存放目录有所改变，可以点击“浏览”按钮来选择存放目录。选择完后，点确定按钮，系统会自动拷贝软盘上的升级文件并提示您重新登录系统，在重新登录时系统会自动完成升级。 五、常见问题1、 软件的安装过程中出现如下类似窗口，怎么办？答：本软件的安装需要修改注册表，如果计算机上安装有防病毒软件，本软件的安装过程中可能出现如上提示界面提示您是否修改注册表或者提示其他内容，允许或同意即可。（如果不允许，则本软件不能正常运行）有时不小心点击了“禁止”按钮，再安装时该按钮又不出现，这样就造成本软件始终不能安装成功。碰到这种问题，请在具体防病毒软件的“设置”功能中放开对本软件的设置。建议在软件安装前，最好关闭操作系统中的杀毒软件和防火墙软件，关闭安全卫士360、卡巴斯基等注册表保护软件；2、为什么软件安装进度条一闪而过无法正常安装？答：由于企业windows环境较复杂，受病毒或企业误操作的原因，如果在软件首次安装时强行中止，有可能会出现无法安装的情况，遇此情况请到Program Files文件夹中找到Common FilesInstallShield文件夹，将此文件夹中所有文件删除，然后重启电脑，即可正常安装。注：InstallShield文件夹为隐藏文件，需在windows窗口菜单中工具文件夹选项查看高级设置中选择“显示所有文件和文件夹”。C:Program FilesCommon FilesInstallShield3、软件重新安装时，遇到该界面怎么办？答：因系统中已安装过该软件，未卸载便执行了再次安装，选择不再显示次信息，点击 是(Y) 按钮即可。4、为什么手工录入注册码注册软件时，总不能成功注册？答：首先需要检查录入的企业名称是否为税务登记的全称，如果录入简称无法完成注册。其次，确认录入的注册码与税务机关纸质打印的注册码一致，且字母全是大写。5、 能否安装注册完毕后，直接启用软件？答：可以，该功能主要为用户熟练软件操作，为清空测试数据而设计的。如果完全理解软件模块的功能，可以直接点击正式启用，软件启用后，该按钮自动消失。6、 如果发生销售折让或折扣如何录入？答：直接换算出相应的货品销售数量，录入即可。例如：九折销售商品，原数量为1，可修改为0.9。7、 发票打印错误可否直接重新打印？答：不能，如果发票打印错误，请将此发票进行作废，再重新开具一张；注：如果当前打印界面未关闭，发票纸质空白未损坏，可再点击一次保存打印，但数据内容不可修改。8、 打印机不能正常打印发票？答：请检查打印机是否连接正常；打印机的驱动程序是否安装正常；是否把针式打印机设置为默认打印机；在其他程序下能否正常打印。如果是打印机硬件本身故障，请送打印机维修站维修。9、 企业的打印机无论如何调整都无法对齐发票，怎么办？答：通常情况下，这是由于纳税人使用了滚筒式打印机，这时需要专业人员调整打印机的行距设置才能解决，建议更换为平推针式票据打印机。10、