如何搞活公司活动(doc 14页).doc

公司活动要搞活(发表日期：2004年09月29日)专注活动目标，制造兴奋情绪。Andrea Graham 著通过精心组织，可以利用公司活动这样的场合，以一种富有人情味的、令人愉快的方式传达公司的重要信息和活动主题，实现最高的客户忠诚度。诚然，公司活动可以是赞助发起某项体育赛事或者娱乐活动；更多的情况下，公司会专门组织策划独立的活动，达到召集目标参与者、激励并使他们感到兴奋的目的。 虽然有些公司依然期望通过某种形式的年度活动，比如和大客户出去打打高尔夫球，以实现促进营销的目的，但按照乔治华盛顿大学公司活动管理项目的主管戈德布拉特（Joe Goldblatt）的看法，公司活动的发展趋势已经逆转。许多企业用于举办公司活动的支出有所上升，但一般倾向于举行多场小规模的活动，而不是一、两场大型活动。他指出，最常见的公司活动中，有些会涉及公司的某些内部事务，如培训、激励和表彰活动等。 举办公司活动，可以为一家公司带来种种机遇。比如，人大多不愿变老，而大部分的公司则希望自己历史悠久。公司会大张旗鼓地庆祝公司发展过程中具有里程碑意义的大事，通过渲染公司的悠久历史，表明公司在变幻莫测的市场上是具有实力且经营稳健的。此外，公司成立周年纪念能通过为员工营造安全感，鼓舞大家的士气。 为确保公司活动能够实现既定目标，任何事情都要做到万无一失。成功的公司活动取决于多方面的因素，如场地布置、交通安排、娱乐项目等，还应富有创意。最重要的，活动的方方面面都要围绕举办活动的目标。 取悦活动参与者屡试不爽的方法之一，就是制造一连串的惊喜。要做到如同一位专业活动策划人士所提醒的：如果有参加者提前离席，他一定会后悔错过些什么。 最近，某公司在四季酒店举行的活动就使参加者们喜出望外。还有比这场盛宴更美仑美奂的吗？每上一道菜，宴会的布景就会切换到不同的季节。伴随着开胃菜的是明媚春光，宴会厅粉色霞光一片，其间点缀有绽放的美丽樱花；而明亮的黄色光线则描绘出明朗夏日；当季节轮回，秋天来临，宴会厅里则是一派万叶霜天、层林尽染的景象，萧萧落叶落在桌上；其后，当甜点上桌的时候，人们沉醉在冬天的景色里，宴会厅里，雪花片片飘落。大家惊喜异常，每一次季节的切换都伴随着人们持久的欢呼雀跃。 活动策划十要素成功举办一场活动，方法并不必太过拘泥。但是一般而言，需要在以下几个方面做好准备。 目标 明确定位公司活动的目的，确保每一场公司活动都有自己的使命。活动的目标是为了加深某些人-比如大客户们的印象吗？是为了鼓励员工的士气？是为了表彰公司业绩杰出人士？推介新产品？庆祝完成目标？鼓励团队建设？是否还期望这个活动会是某一场合，如公司营销大会或是重大开幕式的高潮和亮点呢？活动的目标必须是具体且可以衡量的。 预算 确定活动的预算。举办这次活动公司打算花多少钱？预算必须尽可能地详细。 参与者 明确目标参与者。公司活动是面向员工的、面向经销商的、还是面向客户的？参与者主要是男性还是女性、已婚还是尚未婚嫁？参与者的经济条件怎样？公司是否打算邀请员工家属或其他人员？ 交通 要考虑到任何可能的交通问题。除非活动只是面向公司总部或者是某一个工作场所的员工，否则一般情况下必须做一些交通上的安排，包括机票、机场往返以及旅馆住宿。如果活动的参加者在某处入住，而活动却在其他场所举行，要了解参加者愿意从多远的距离赶过去。 主题 创立活动主题。主题的选择必须和目标相关联，更重要的是要令人过目难忘。很多公司在活动中举行了一些拓展运动，如互动游戏等，以增进大家的团队意识。 时间 设定活动的时间范围。活动何时开始？会在规定时间结束吗？还是参与者自行决定何时离开？ 场地 对活动场地进行现场查看，包括停车情况、餐饮设施以及其他的功能。询问两个近期使用过该场馆的公司名称，问问他们的使用感受。 请柬 请柬要富有创意，这是为活动营造兴奋点的第一次机会。请柬必须和活动的主题相关，确保请柬中包括敬请回复的日期，并指定专门人员对回复情况进行追踪。 细节 任何细节都不能因其细微而被忽视。比如，对于活动所提供的食物应该做到心中有数。参加者有没有饮食上的忌讳？是活动场馆自身提供餐饮，还是计划从外部饭店订购？不管选择哪种方式，都有必要获取他们以往客户的名单，并向他们了解情况，最好要求能在活动前私下品尝一下。哪些娱乐节目、音乐、舞蹈和小品是活动参加者喜闻乐见的？这也要征询参考意见。此外，也要考虑到你将要使用的活动场所的装饰。餐桌上是否会有主要装饰物？室内会安排负责签名的人员吗？是否会有大型道具或舞台以配合活动主题？ 记录 对活动进行拍照录像，以供日后参考。除非有特定的原因不能对过程进行摄录，否则最好让摄影师和摄像师到场。相片和摄影是重温活动的饶有趣味的方式。挑选专业策划人士活动策划是一种挑战，它要求考虑到林林总总的细节。有些公司情愿聘请专业的活动策划人员对活动进行全程安排和指导。如果你想要筹备一场别出心裁、富有创意的活动，聘请一位有实际操作经验的活动策划者是个不错的主意。专业活动策划人士轻车熟路，他们的经验和创意可以使得任何一场活动圆满举行，尤其是在克服意外的困难和障碍时，更显得得心应手。 会议和旅游部门是良好的信息来源渠道，你可以通过他们获取专业活动策划者的名单。选择专业的活动策划者时应该遵循的步骤：首先，给这些专业活动策划者以往的客户打电话，了解所提供服务的客户满意度。不妨咨询策划者近期服务过的、活动的规模和内容和你相似的客户。其次，要和活动策划者进行沟通，使其了解活动的目标、公司的概况以及为什么要举行这场活动。向其描述什么样的人将会参加这场活动。他们是重要人物还是基层管理人员，他们的性格是外向还是内敛，活动参加者的平均年龄多大。 活动策划书应力求翔实，而不是华而不实的描述。好的策划书必须包括详细的信息，如应该包括场馆可以容纳的人数、将摆放多少张餐桌、有哪些娱乐项目等。策划书如果这样表述：处处都是爱国主义的色调，您将感到眼花缭乱，就不如改为：将放飞400个红色气球，400个白色气球，400个蓝色气球，这三次放飞之间每次间隔一分钟（美国国旗的基本色调为红、白、蓝三色-编者注）。 当公司在面试活动策划者时，可以提出以下问题： 贵公司从事专业活动策划有多少年了？在举办特殊的活动方面，贵公司有多少年的经验？有没有记录你们以往的工作的照片？ 可以在周末或者是下班之后与你们联系吗？ 你们的工作人员齐备吗？有多少员工？如果为我们公司举行活动，你们的联系人会是谁？在举行活动时，哪些人会在我们的活动现场？ 你们的付款方式是什么？ 你们属于哪一类专业服务机构？ 贵公司过去策划的活动，有没有获得过奖项或是其他形式的表彰？在国外举行活动如果公司活动将在国外举行，必须遵循一条颠扑不破的法则：不要单打独斗，要与当地的相关机构或公司进行合作，以确保活动取得成功。首先，有两种形式的服务机构可以为您提供任何国家的相关信息。许多其他国家的旅游局都配备有专门的活动策划人员。有些国家为了促进以某一特定城市为旅游目的地，还设有会务和旅游者事务局。另外一个良好的信息获取渠道是互联网。就是一个对去欧洲旅游有帮助的网站。 如果您希望有专门的活动策划者提供相应帮助，那就寻找专业策划者，他们须具备在活动目的地举办国际性活动的经验。这些本地的策划者有很好的本地关系网并具有专业经验，可以帮助您策划一场成功的盛会。 在策划国际性活动时，通过在活动中融入本地元素，可以增加活动的趣味性。例如，一家得克萨斯州休斯顿的电信企业要在加拿大的阿尔贝塔开会，会议的开场被策划成乡间聚会的形式。与会者下榻的班夫泉城堡酒店（Banff Springs Hotel）的会厅是这样布置的，装饰了许多刚刚砍下的松树，而大树墩则作为椅子。 与会者的酒店房间里则备有相应的各式服装，人们可以装扮成各种各样的乡村人物。聚会所使用的酒杯是为活动专门定制的，由当地一位艺术家设计并且用手工绘制，盛满了加拿大的育空酒（Yukon Jack）和干姜啤酒，可以供客人们尽情饮用。 场内还有很多毛绒熊玩具和其他毛绒动物玩具，有加拿大本土艺术品和印第安人的圆锥形帐篷，印第安酋长和加拿大骑警、一支美国本土的舞蹈队、15个加拿大卡尔加里地区的小提琴家，以及在室内逡巡的乡村音乐家。宴会的食物各种各样，也是本地化的，有炖牛肉、驯鹿肉、鹅肉、鲑鱼、野猪肉腊肠和野兔肉。 无论是庆祝公司盛事、表彰员工，还是促进团队建设，成功的活动都有这样一些特点：日后人们提起这些活动的时候，总是满怀兴奋，甚至几年后人们还记忆犹新。否则，公司活动就会被参与者-不管是顾客、渠道合作伙伴或是员工，当作一场不得不参加的集会，而目的只不过是为了展示一下公司的旗帜。原文经许可摘自The Sales Marketing Network网站（），袁晓梅译。Andrea Graham为专著于会议事务的自由撰稿人，主要为Corporate Meetings & Incentives和Physicians Travel & Meeting Guide等杂志撰稿。 乐高玩具：活动营销六法则 乐高玩具（Lego）举行的活动营销（event marketing，也译作事件营销），不论是巡回推广活动、赞助主题公园，或是开办零售店，都是要让参与者体验乐高产品。无论我们怎么向消费者宣传我们的产品，必须让他们亲身体验，消费者才能体会到乐高这个品牌的特性，即有益心智发展、具有建设性、寓教于乐。营销总监沃尔夫（Eric Wolfe）说，活动营销是让消费者们感受体验的绝佳载体。这些活动的灵活机动性更是远远超出我们的想象。 遵循公司内部奉行的宗旨，即所有市场营销活动都应让参与者亲身体验，用心感应，乐高举办活动营销的策略是：以消费者为中心，活动前后相承，而不是总是关注制造一时的轰动效应。乐高的策略是直达目标，真诚待客，并把乐高品牌亲手交到消费者手中。传统营销收效有限，品牌营销部副总裁波尔绍（Poul Schou）这样论断，要让消费者动心，还必须付出更多的努力。以下五点值得所有从事营销的人向乐高学习。 在行动之前，品牌最好先进行内部整合 三年前，乐高公司开始创建业务部，即营销团队，各团队的成员都是来自各个部门的代表，目的是为了推动各条产品线的销售。团队的成员来自于销售部、广告部、公共关系部、活动营销部、门店员工，甚至还有财务人员。业务部主要协助完成以下三个事项：使品牌经理能够洞察公司内其他人的独特观点；使不同市场终端的营销人员能够对公司的产品线有更透彻的了解；使营销人员的营销技能更上层楼。对营销团队所设计的活动进行绩效考核，也是从整体的角度出发。许多品牌衡量市场营销活动成功与否，是在活动引起的人们购买意愿的变化和做电视广告或者发放优惠券所引起的变化之间做比较。沃尔夫说，而我们是衡量整体的效果，综合考虑活动、媒体广告和优惠券的作用。 确保活动是以消费者为中心 管理层已经认识到，尽管活动营销这种方式是有的放矢的，但不是每次都取得了最大的效果。乐高活动营销的项目经理鲁比诺（Vince Rubino）说：在活动营销中，你可以明确所要传达的核心信息，而不必告诉每个人每件事。而过去一些活动的惯常做法却是面面俱到，往往覆盖面很宽，试图让各个层面的消费者参与进来。而乐高公司的品牌经理现在举办营销活动，采取的却是倒推的方法，首先从消费者开始，了解他们是些什么样的人，兴趣爱好是什么，要去哪里，在做什么。然后，公司就会根据消费者度身打造所要传达的信息，使孩子和家长们理解并相信产品的特质。最后，才实施营销活动。鲁比诺补充道：品牌经理们不能把一艘战舰模型摆设在那里，并想当然地认为消费者会被吸引过去。品牌经理必须打破人们的思维定势，使人们发自内心地去接触这些产品。我们不是把消费者强拉过来，而是使我们的营销符合消费者的口味。 必须重视员工培训 和大部分公司相比，乐高在总体计划中安排了大量时间为参加营销活动的员工进行实地培训。这种培训分为十个步骤，可能延续一个星期。一开始总是带员工去工厂，参观乐高产品的制造过程，然后会安排与来自于不同销售终端的品牌经理会面，以了解产品的历史和属性。我认为这是最好的方式。鲁比诺说，在营销活动持续的20周时间里，这些员工将是乐高品牌活生生的代言人。如果他们感到很愉快，那么他们就能更好地代表乐高公司。然后，受训员工会召开一次会议，学习乐高的总体营销策略。其后，公共关系部还会进行有关媒体知识的培训。培训的日程安排中还有驾驶训练、各种拓展运动项目、角色扮演、敏感性测试、以及产品知识小测验。训练日程将以一整天的实地测试作为压轴戏。 态度务必现实 在不断的学习摸索中，乐高活动营销的成效越来越高。公司对于活动营销能够达到和无法达成的目标的态度日趋现实。营销活动不可能100%接触到所有的目标客户，于是乐高做出相应调整，设计的体验活动将主要针对那些乐于接受新事物、以及那些能够影响他人的人群。如果我们的营销活动只会接触到2%的客户，我们希望能够和这些具有影响力的人进行一对一的交流。沃尔夫说。 赞助活动求质不求量 乐高只赞助最好的项目。公司的高级品牌经理博兰（Michael Boland）说：无论涉足哪个领域，我们都希望合作者是市场的领导者。我们重视的是赞助活动的质量，而不仅仅是数量。著名体育公