英文邮件这样写老外会刮目相看.doc

整理了部分邮件的书写方式及常见问题。今天，JACK就和大家分享“写英文电邮”的进阶版，让大家发出的邮件不但被阅读，被回复，而且足以解决问题。1 标题：决定了对方是否打开邮件教授、老板每天都会收到数以百计的电子邮件，如何让他们在第一时间打开我的邮件取个好标题！举个例子：发简历求职邮件的时候，如何写邮件的标题呢？大家可能会写这样的标题：1.Resume - Tom2. Hi, Im Tom.3.Tom Smith - Apply for Senior Consultant - Resume Attached在上面3种表达中，最合适的是第3种，写清楚了姓名+应聘职位+简历，这3个信息是简历邮件标题必须包含的，可以让收件人一目了然，知道这封邮件是干嘛用的。另外，也可以添加1-2个加分项，例如你毕业的名校、岗位所需的核心技能等。还要一个小细节需要我们注意邮箱号码。现在，垃圾邮件、广告邮件横飞，大家对于邮箱号码，以及它的后缀有着天生的辨识力。所以，千万不要把邮箱号码设置成毫无意义的一团乱码。不然很可能被收件人判为垃圾邮件.注意事项（1） 邮件标题想仔细，务必简明又达意 。（2） 邮箱号码尽量正式，可以用“姓名拼音”，“英文名” + “.” 或 “_” + ”姓”等格式，例如：limingxx.xxx / jack_lixx.xxx（3）不要用一些很不正式的邮箱去发正式的邮件，比如中国人常用的qq邮箱，完全可以通过申请一个绑定的foxmail邮箱号而变得十分正式。（4）发邮件之前想清楚邮件性质，并了解清楚对方的常用邮箱，尤其对于你的教授，不要在网上找到一个邮箱就毫不犹豫地发邮件过去。2 正文：决定了对方是否回复邮件如果等了很久，确定对方已经打开了邮件，却没有收到回复，那可能是出了下面3个问题：（1）邮件有主要收件人和被抄送人。被抄送人只需大致了解该邮件的内容，没有回复的义务。检查一下是否把希望回复的人放到了抄送人名单。（2）招呼语（Salutation）用错，有时会导致对方直接关闭邮件。例如：收件人有A、B、C，而招呼语只写了Dear A即便A是这件事的主要负责人，或A的职级最高，但看到这样的招呼语，B和C关掉邮件或不回复的概率高达80%，所以，收件人多时，尽量用通用的招呼方式。又例如：收件人是A，而招呼语写了To whom it may concern如果A是一个个人邮箱，请不要用上述招呼语，知道A的姓名就用姓名，不知道则用职称（例：Dear Professor），否则A的感受就是：你给我写邮件，上来就是：“那谁！”（3）邮件太长、太冗余，结构不清晰，目的不明确，对方还没看完（还没有勇气看完）就去处理别的急事了。注意事项：（1）把希望得到反馈的人放入收件人列表，而非抄送列表。（2）使用正确的招呼语和称谓，大部分情况下，Dear XXX不会错，如果是非常正式的邮件，最好用Dear Mr. / Ms. / Prof. / Dr. + “对方的姓”；如果不是很正式的邮件，则可以Dear + “对方的名” 或 “昵称”。（3）邮件内容务必简明扼要，观点目的清晰。（4）来而无往非礼也，自己首先要养成回复他人邮件的习惯，不要觉得我的回复没有意义，很多时候一句“谢谢”，“收到”就会让对方的好感大增。（5）如果无法立即回复邮件，可以设置自动回复，以免给别人留个不好的印象。3 逻辑、表达：决定是否能解决问题如果你已经收到了对方的回复邮件，但对方却并没有帮你解决邮件中的相关问题，那你会不会是犯了下面几项大忌呢？（1）你的邮件没有描述事件背景（2）你大篇幅讲了你遇到的问题，却没有讲你需要对方做什么（3）你掺杂了过多自己的主观判断、情感，而没有客观地描述事物例如：你想表达Tom在这件事上言行不一，坑了你，你或许会说：Tom is a liar! （Tom是个骗子）但这其实是你的主观情感，对方分分钟就会怀疑你和Tom之间是否有什么过节，在表达问题时，你应当只对事不对人：Tom lied to me on XXX issue. He promised XXX, but did XXX. （Tom在这件事上欺骗了我，他承诺了A，但却做了B。）注意事项（1）寻求解决方案的邮件应有的格式：1.简单介绍事件背景2.描述清楚遇到的问题3.讲述需要对方做什么（2）客观地描述事情，不要过多加入自己的判断，且不告诉对方这只是自己的想法，否则轻则被识破，重则害对方一起倒霉。（3）如果真的是想让对方帮我们做事，邮件请礼貌！无论对方是同学、教授、上级或是下级。（4）如果问题和诉求比较复杂，或者有多个诉求，请在邮件最后总结“需要对方做什么”。注意，请明确表达希望对方做什么，而不是我们想要什么。正确例子：Could you please . / Id appreciate it a lot if you can . （您能否.）错误例子：I want . / I need . / I hope I can have . （我想要.）（5）最后，如果对方对问题不重视，或想拖延推诿，那该怎么办呢？这时，我们可以在抄送栏中加上双方的上级，再发一遍，然后坐看对方解不解决问题。4 其他邮件中的常见问题为什么老外看咱们邮件老是不爽？（1）邮件中使用表情符号，以及与内容无关的图片、附件、链接。邮件是正式的文体，请不要用表情符号。为了节省彼此的时间，切勿在邮件里面添加不相关的图片、附件、链接，否则导致你的邮件不知所云是轻，导致对方误解了你的意思就更麻烦了。（2）字太小，字体太丑，乱用颜色，过多拼写语法错误.如果你不知道该用几号字，用10.5（五号）+；如果你不知道该用什么字体，用微软雅黑；如果你想要突出某句话的重要性，请不要改字的颜色，可以加粗或增加底色；如果你经常有拼写语法错误，请勤检查。（3）字太大，乱用大写字母，感叹号刚说完字太小容易让对方抓狂，字太大也不行，如果你用着全屏三号字，外加各种大写全拼，然后一溜感叹号，那你完美地达到了咆哮的效果，来，让你体验一下：NEW IPAD ! ON SALES !DISACCOUNT ! - 70% !Only ! $ 100 !请问你是来推销的吗？不是的话请不要这样写邮件。（4）使用了对方不理解的Terms（专有名词），缩写，以及有文化背景的词。请站在对方角度思考，他是否能理解你领域的专有名词和单词缩写？另外，介于来自不同的国家，你也要考虑到文化差异会导致的一些理解困难问题。（5）乱用结语Closing。给老板的邮件用了Affectionately Yours（亲爱的），给朋友的邮件用了Respectfully Yours（尊敬的）.相信很多童鞋都看过这类的文章：“史上最全，60个结语”。其实即便是老外也绝对不可能用到那么多，JACK建议同学们只要学三个最基本的，就保证不会引起歧义：1.比较正式的邮件（比如写给教授、上级或陌生人） Sincerely2.比较随意的邮件（比如写给朋友、同事、关系较好者） Best / Kindly Regards3.比较亲密的邮件（写给家人、好兄弟） YoursJACK带你长见识文末，给大家分享一封有起死回生之效的邮件（以及JACK的解读）：这位同学申请了美国乔治城大学语言学的硕士项目，在收到拒信后发了一封邮件希望学校重审，项目主任竟然亲自回复邮件接受重审申请，在大量邮件沟通后，最终该同学获取Offer。Dear Professor Zsiga, Professor Mackey and Ms. Pereira,开篇直接“点名”主审教授、项目主任以及招生办助理，而非用Dears泛泛开头，大大增加回复率。Many thanks for your time on reviewing my application materials, and sending me an initial decision email by the Department of Linguistics. I am writing to request your kind reconsideration of my application based on my updated materials.虽然被拒，但仍首先感谢教授和招生官认真审核了自己的申请材料，增加好感度。之后开门见山立刻摆明邮件的需求请求重审，以及请求原因新增的相关经历。With my strong interest and hard work in the field of Applied Linguistics, I have managed to (1) earn a new Research Assistant (RA) contract to work on a project entitled “Effect Sizes reporting and interpreting practices in Academic Journals in Applied Linguistics” at Xian Jiaotong-Liverpool University (PI: Dr XXX, please feel free to contact him at XXX), and (2) finish co-authoring a paper with Dr XXX based upon the effect size reporting practices in one major journal in Applied Linguistics, after successfully co-presenting the findings at an international conference last November.You might like to take into account my recent endeavors since the submission of my application materials to Georgetown University (last Oct.) before reaching a final decision.清晰简明地描述了自己在提交申请后新增的相关经历语言学研究、论文、参与相关国际会议，并且非常机智地留下了经历证明人（自己的教授）、联系方式以确保经历的真实性。Although I have received the offers respectively from Pennsylvania State University and Rochester University, my love for your prestigious university is burning.通过描述自己已经获取了不少其他学校的Offer，来达到两个目的：1.让乔治城大学看到学生对自己项目的热爱，不惜放弃诸多Offer也想前来入读；2.同时也是低调地展现了自己的实力。I am tremendously impressed by the academic achievements by Department of Linguistics. My burning passion for conducting researches in the field of Applied Linguistics, constantly urges me to have more practices and deeper study into this field. I trust that my masters degree education at your department will lay a solid foundation for my pursuing the PhD degree in Applied Linguistics. I hope that I will have the opportunity t