access数据库报表介绍.ppt

第9章报表 授课人 知识重点 知识难点 知识重点Access2007报表的编辑方法知识难点Access2007报表实现计算和汇总的方法 知识结构 9 1认识报表 9 1 1报表的定义 视图和组成 报表的定义报表的视图 1 布局视图 2 设计视图 3 打印预览视图 4 报表视图报表的组成 1 报表节 2 控件 9 1 2报表的类型 表格式报表纵栏式报表标签报表 9 2创建简单报表 9 2 1任务和知识点 9 2 2使用报表工具创建报表 相当于早期版本的 自动报表 功能 使用报表工具是创建报表的最快捷方式 使用报表工具创建的报表包含来自一个数据来源 表或者查询 的所有字段 一般情况下 通过报表工具创建的报表是表格式报表 例9 1 使用报表工具快速创建 学生档案 报表 9 2 3使用报表向导创建报表 例9 2 使用报表向导创建 各学院专业学生报表 报表中显示的信息包括 学院信息 表的 学院编号 学院专业信息 表的 专业名称 以及 学生档案 表的以下字段 学号 姓名 性别 年级 和 班号 并按照 学院编号 专业名称 进行分组 组内按照学号升序排列 9 2 4使用报表设计创建报表 例9 3 使用报表设计视图创建 商学院各专业男生报表 在报表中 按照学号升序显示商学院 学院编号 01 所有的 男 学生记录 效果如右图所示 9 2 5任务总结 Access报表的创建有多种方法 本节介绍使用报表工具 报表向导和报表设计创建报表的方法 每一种创建报表的方法都具有各自的特点 在实际的应用中 应根据各种创建方法的特点选择合适的方式 较多的做法是 先使用向导初步创建报表 然后在设计视图或布局视图中编辑报表 这样 既提高了创建报表的效率 又保证了报表编辑的灵活性 9 3编辑报表 9 3 1任务和知识点 9 3 2页脚节的添加或删除 添加报表 页面页眉和页脚节删除报表 页面页眉和页脚节 9 3 3显示报表和控件的属性 在设计视图中显示报表或者控件的属性 执行下列操作之一 单击 设计 选项卡 工具 组中 属性表 图标 按F4键 9 3 4编辑子报表和子窗体 一个Access2007主报表可以嵌套最多7个层次的子窗体和子报表 如果要将子报表 子窗体链接到主报表 必须确保主报表和子报表或子窗体的基础记录源之间是相关的 一般情况下 主报表输出 一对多 关系中的主表记录 子报表 子窗体输出子表 相关表 记录 9 3 4编辑子报表和子窗体 添加子报表 1 使用子报表向导添加子报表 2 将表 查询 窗体或报表作为子报表添加到报表添加子窗体将报表链接到子窗体或子报表在主报表上显示子报表的汇总结果 9 3 5任务总结 编辑报表 实际上是美化报表的过程 主要是指报表控件的编辑 是完成报表任务的主要操作 在此过程中 必须先了解各个报表节的基本操作 如添加 调整大小 然后对控件的大小 对齐方式和位置进行调整 9 4排序 分组和汇总 9 4 1任务和知识点 9 4 2创建排序 分组和汇总 使用报表向导创建报表时 可以对报表数据记录执行排序操作 其他方式创建的报表 则可以在布局视图或者设计视图中实现对报表的分组 排序和汇总 一个报表最多可定义10个分组和排序级别 例9 6 使用报表工具创建表格式报表 学费缴纳情况 后 按照收费日期分组汇总 已交学杂费金额 和 已交书费金额 结果另存为 学费缴纳情况 创建分组和汇总 9 4 3更改分组级别和排序级别的优先级 若要更改分组或排序级别的优先级 单击 分组 排序和汇总 窗格中的行 然后单击该行右侧的向上或向下箭头 9 4 4删除分组级别和排序级别 若要删除分组或排序级别 在 分组 排序和汇总 窗格中 单击要删除的行 然后按Delete键或单击该行右侧的 删除 按钮 在删除分组级别时 如果组页眉或组页脚中有分组字段 则Access将把该字段移到报表的主体节中 组页眉或组页脚中的其他任何控件都将被删除 9 4 5任务总结 除了在报表向导中创建分组 汇总报表之外 还可以在已有的报表中添加分组级别 排序级别和汇总 9 5标签报表 9 5 1任务和知识点 标签在实际的应用中非常普遍 例如粘贴在信封上的收件人信息标签 会议座位标签 产品标签等 在 高校学费管理系统 中 学生的学籍卡就是使用标签报表制作的 9 5 2使用标签向导创建报表 可以使用标签向导轻松地创建各种规格的标签 只能在打印预览视图中查看多列报表 其他视图将数据显示在单个列中 9 5 3使用Word邮件合并打印Access数据 如果要将存储在Access中的记录作为数据源导出到Word中 以便使用Word的邮件合并功能来设置标签格式并进行打印 可以使用Word中的邮件合并向导 9 5 4任务总结 标签报表是一种特殊格式的报表 由于标签报表中每一条记录所占用版面不大 也可以将标签报表看作为多列报表 要查阅标签报表的实际效果 只能通过报表的打印预览视图 在其他视图方式下 只能看到一列数据的效果 9 6在报表中实现计算和汇总 9 6 1任务和知识点 9 6 2创建汇总报表 隐藏详细信息 使用报表向导创建新报表时 在向导相应的步骤中取消 明细 选项 并选择 汇总 选项 可以使报表只显示汇总信息 即只显示组页眉和组页脚行中的信息 也可以在已有的报表设计视图或布局视图中 将明细报表更改为汇总报表 9 6 3计算控件的创建 计算控件的控件源通常是由一个以 开头的计算表达式构成的 因此 在创建计算控件时不建议使用控件向导 9 6 4计算控件的应用 对报表或组的记录数进行计数使用布局视图进行记录计数使用设计视图对记录进行计数为报表或组的每一个记录添加行号 9 6 5任务总结 具有计算功能的报表 能充分地体现报表强大的分析 统计性能 报表中的计算 实际上是通过计算控件实现的 文本框就是一个很好的控件类型 只需要在文本框的控件来源中输入以 开头的表达式 即可以实现计算并将结果显示在文本框控件中 9 7报表的输出 9 7 1任务和知识点 9 7 2报表的页面设置 要想在屏幕上显示报表结果 需要将报表转换为报表视图 如果要打印输出报表 应考虑在打印之前进行报表的页面设置 9 7 3将报表作为电子