会务工作(讲稿).doc

第六章 会务工作【内容提示】会议的作用和分类会务工作的流程会务工作的要求会务工作的技巧6.1会议工作概述会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常而广泛的活动形式。开会，同人们关系极为密切；而组织安排会议，则同秘书部门、秘书工作人员的关系极为密切。秘书必须了解会务工作的一般程序和工作方法，并掌握会议服务的操作技巧，使会议举行达到预期的目的。6.1.1会议的概念会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，比如全国人民代表大会、党委会、厂长办公室等；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的是指前一种。它至少包含四个要素：1、有组织；2、有领导；3、商议事情；4、集会（至少3人以上）。四个要素缺一不可，否则就不成其为会议。6.1.2会议的作用在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式。在宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，进行决策，布置工作，调查研究，交流经验，统筹协调，纠正失误，解决问题等方面都有重要的作用。当然，这并不意味着会议是解决问题的唯一途径，会议并不是目的，只是一种手段；也不意味着会议越多越好，开的时间越长越好，相反，那种流于形式的会议不如不开。正确的态度是，会议不可不开，也不可多开；既要解决问题，又不能沉溺于会海；既要提高会议效率，也要讲求社会效益。6.1.3会议的分类1.按照会议规模（即参加人数多少）划分，主要有4种：（1）小型会议，人数少则三五人，多则几十人，一般不会超过一百人。（2）中型会议，人数在一百至一千人之间。（3）大型会议，人数在一千人至数千人以上。（4）特大型会议，人数在数万人以上，例如节日集会、庆祝大会等。2.按照会议性质和内容划分，主要有5种：（1）规定性会议即法定的必须按期召开的各种代表大会。（2）日常性会议，即领导机关、领导同志贯彻民主集中制原则，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议。（）专业性会议，即为研究某项工作，讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议。（4）纪念性会议，即为纪念重大历史事件或重要人物、重要节日而召开的会议。（5）座谈性会议，包括各种各样的座谈会、茶话会等。 3.按照会议形式划分，可划分两种：（1）有会有议的，多数会议属于这种类型。（2）会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。 4.按照时间划分，可划分为定期性会议和不定期会议，还可以划分为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到预定时间如无特殊情况必须召开，不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。多次会议是指需要开两次以上的会议，一次性会议是指只需要开一次的会议。5.按照会议阶段划分，可划分为预备会议和正式会议。预备会议是整个会议的组成部分，是为正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。 6.按照开会手段划分，可划分为常规会议和电子会议。常规会议即传统性的会议，电子会议指电视会议、卫星会议、电脑电话会议、电子计算机会议等。6.1.4会务工作的特点会议从筹备到善后，有一系列会议秘书工作，即是通常所说的会务工作。会务工作做得好坏，是影响会议质量和会议效果的重要因素。会务工作包括起草文件、选择会场、布置场地、通知人员、安排食宿、交通保障、协调联络等工作，重要会议还包括安全保卫工作。会务工作有如下特点：1政治性。会议秘书工作从来都依附于一定的阶段、政党并为他们服务。2服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证开好会议。3被动性。会务工作的辅助地位决定了它的被动性。4事务性。无论是值班接传电话，还是记录整理简报，很多环节都有较强的事务性，繁杂而琐碎。但是，正是通过这些事务性工作，保证了会议的顺利进行。 这种事务性工和中蕴含着极强的政治性和思想性。有时一个很小的事务性工作未做好，可能会发展成为一个大的政治问题。5综合性。由于会务工作是直接为领导机关和领导同志召开的会议服务的，会议涉及的内容十分广泛，参加会议的各种人才济济，知识渊博，要做好会务工作，需要了解社会科学和自然科学的多学科知识，特别是管理学知识，需要掌握同本职工作相联系的各方面的情况，需要掌握使用各种为会议服务的自动化、电子化设备的技能和本职工作的业务知识，要求会议秘书工作人员成为通才和杂家，能够从全局出发观察与考虑问题，有高度综合的眼光与能力。当然，会议秘书工作也有它的专业性，如办事能力、写作能力、记录技术等。会议秘书工作的综合性与专业性是互相渗透、相辅相成的。会议秘书工作人员的综合能力越强，越有利于提高专业化水平；会议秘书工作人员的专业化水平越高，总揽全局的综合能力也就越强。6保密性。我国无论大小机关、单位，许多重要事情都通过会议讨论后作出决定。因而，许多会议如省委常委会、县委常委会等日常工作会议的内容都有很强的机密性，保守会议秘密，理所当然地是会议秘书工作的任务之一，需要慎之又慎。 7时间性。会议是一种有组织有领导的活动，有很强的时间性。作为与会者应遵守时间，按时参加会议。作为会议秘书工作人员更应有高度的时间观念，决不能出现诸如与会者已到齐了，会议记录人员还未到或是会场还未布置好等现象。6.2会务工作流程一般来说，会议有“三步曲”，即会前准备阶段、会议进行阶段和会议结束阶段。与此相适应，会务工作的内容也有三个部分，即会前准备、会间服务和会后工作。6.2.1会前准备毛泽东同志说过，“不打无准备的仗，不开无准备的会”。没有准备的仗是打不赢的，同样，无准备或准备不充分的会也是开不好或达不到预期目的的。因此，会前进行认真细致的准备，是取得会议成功的前提和基础。秘书要以高度负责的精神，通盘考虑，仔细推敲会议的每个环节，确保会议能够顺利进行。1确定会议的议题和名称开会一般是为了沟通信息、贯彻精神、部署工作的，不是为了开会而开会，而是有了“问题”或“事情”才开会，开会总有着明确的目的和清晰的主题。也即是有了议题才开会。当然，有的时候是确定开会之后，才提炼或确定议题的。任何会议，都应当事先确定会议名称。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定。会议名称要体现和强调会议的内容、性质、范围和任务等，同时还便于会议通知、会场布置、会议记录和会议的宣传报导等。会议的名称一般包含以下几个内容：会议的主办机构的名称、会议的主题、会议的内容、会议的类型、会议的时间或范围。例如，“集团经贸洽谈会”，其中“集团”是会议的主办机构，“经贸”是会议的主题或内容，“洽谈会”表明会议的性质或类型。例如，“学校年教师节全体员工表彰大会”，“学校”是会议的主办机构， “年教师节”是会议内容针对的时间， “全体员工”是参加会议的人员范围，“表彰大会”表明会议的类型。总的来说，会议名称要用高度精炼的语言高度概括会议的主题和内容，使人一目了然。确定会议的名称一般用全称，会议的正式文件、会议的记录一律写会议全称，会议简报和会议的宣传报导可以写规范化、习惯性的会议简称。2制定会议的议程和日程（1）会议的议程会议议程是对会议议题的顺序安排，一般而言，由会议主办单位的领导机构来确定，法定性会议的议题和议程必须提交会议的主席团或预备会议表决通过，其他重要会议则按议事规则中的具体规定办理。会议议程的主要内容有以下几点：标题。由会议名称加上“议程”二字组成。例如“集团表彰大会议程”。题注。法定性会议议程应当在标题下方说明该议程通过的日期、会议名称，题注的内容要用括弧，例如，“（2004年3月26日第一届教职工代表大会第三次预备会议通过）”。一般性会议用括弧注明会议的起讫日期，例如，“（2004年3月26日3月29日）”正文。简明扼要地说明会议的每项议题和活动的顺序，并冠以序号，将其清晰地表达出来，名末一般不用标点。议程安排一般顺序：秘书资格培训P2例文：市秘书学协会年会议 程一、专题报告：秘书学协会的年度工作报告二、论文交流三、座谈讨论 市秘书学协会秘书处 2005年月日（2）会议的日程会议的日程是指会议议程在时间上的具体安排，它不仅细化围绕会议主题的全部活动，还包括会议过程中的其他辅助活动，如聚餐、娱乐、参观、考察等等。会议日程的安排要贯彻精简、高效，科学、合理的原则，要做到松驰有度、劳逸结合、符合人体的生理、心理规律，以提高会议的质量。会议日程多采用表格式来表达。会议日程表一般将会议议程安排在会议期间的上午、下午、晚上3个单元，以便与会者一目了然地看清整个会议期间的安排，做好自己的准备，按规定时间统一参加会议活动。会议日程必须包括时间、内容和地点3大要素，有的还要写明活动的主持人（或负责人）等。例文：公司提高企业核心竞争力研讨会日程表日期时 间内容安排地点参加人负责人备 注6月18日上午8:30报到会议大厅全体黄秘书9:0010:00总经理讲话小会议厅全体10:2011:50公司顾问讲座小会议厅全体刘秘书投影仪12:00午餐宾馆餐厅全体钟秘书自助餐下午1:304:00李副总经理专题报告小会议室全体4:205:30人力总监发言小会议室全体晚上6:00晚餐宾馆餐厅全体7:30联欢娱乐中心全体6月19日上午7:30早餐宾馆餐厅全体9:0010:30分组讨论小会议厅全体10:4011:40分组讨论小会议厅全体12:00午餐宾馆餐厅全体下午1:303:00分组讨论小会议厅全体3:205:00各组代表发言小会议厅全体5:207:20聚餐宾馆餐厅全体8:00离会3.会议预算根据会议的日程安排和会议规模，编制会议预算。会议预算一般包括以下几项内容：（1）会议费：场地租金、茶水费、设备租金等；（2）培训费：专家的讲课酬金；（3）资料费：包括文具费和资料印制等费用；（4）食宿费；（5）交通费；（6）其他。编制会议预算一定要本着勤俭奉公、节约开支的办会原则，尽量减少会议的开支，但另一方面也要有适当的弹性，资金方面留有一定的余地，以应付会议过程中突发的而有必须的开支。4会场安排（1）选择会场选择会场应当根据会议的规模、内容、规格和类型等因素来确定。秘书选择会场时，要考虑以下几个方面：会场大小要适中。会场的大小，必须根据与会人员的数量来确定，会场大小应与参加会议的人数相当，会场过大或过小都会影响会议的气氛和效果。秘书要考虑好每场会议需要安排多少人，有多少场会议要同时进行，需要多少间会议室。一般而言，会场至少应该为与会人员提供能做记录的充足的桌位，同时还要考虑与会人员是否需要进行交流，如果需要则应提供相应的空间。会场交通要方便。选择会场，要充分考虑会议主办单位和与会者是否便于前往，太远或交通不便，都会对会议的召开带来诸多不便。选择交通便利的会场，有利于提高会议的效率，减少会务人员的工作量，节省人力、物力和开支。会场环境要适宜。会场的环境包括气候天气、空气质量、噪声大小、环境绿化等因素。在条件允许的情况下，应当尽量选择气候适宜、空气洁净、幽静安谧的会场，尽可能地为与会人员提供一个良好的环境，以便于与会人员集中精力，保证会议取得满意的效果。会场设施要齐备。会场内设施要齐全，主要是指召开会议所需要的一般设施，如照明设备、音响设备、通讯设备、放映设备、电子白板、计算机、打印设备、空调设备、桌椅用具、卫生设施以及必要的安全设备等。举办高级会议还应考虑是否有足够的停车场，是否有足够的电梯，是否有足够的房间供工作人员使用，是否有备用电设备等。会场规格要适当。会场规格主要体现在会场的装潢水平、设施档次和服务条件等方面，对会议的开支有着直接的影响。要切实从会议本身需要出发来确定会场的规格，不主张片面追求会场的规格，切忌小题大做、避免铺张浪费。（2）布置会场布置会场，是会前准备的一项重要内容。要根据会议的性质、人数规模、会议类型和议程等方面的因素来布置会场。 会场的整体布局会场的布局，要根据会议的性质、规模和实际需要来定。不同的会场布局，体现不同的气氛、意义和效果，适用于不同的会议目的。会场布局大体有以下几种：相对式这种会场布局的主要特征是主席台和代表席采取上下面对面的形式，从而突出主席台的地位，整个会场的气氛显得比较严肃和庄重。相对式又可以分为而字形和礼堂形。而字形。教室形是仿照一般教室摆放桌椅，这种布局可以针对不同的房间面积和与会者人数而具体安排，形式较为灵活，可以最大限度地利用会场面积，有利于与会人员的注意力的集中。如图6.2.1主 席 台 主 图6.1而字型会场礼堂形。礼堂形布局一般用于较大的会场，面向主席台的代表席摆放一排排的桌椅，中间留有2条以上、位置较宽的通道，这种布局场面开阔，适合召开大中型的报告会、总结表彰大会和代表大会等，这种会场一般专用于会议，座位固定，因而无法作适当的调整。如图6.2.2主 席 台 主图6.2礼堂型会场全围式这种会场布局的主要特征是不设专门的主席台，会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起，优点是容易形成融洽与合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神，有助于与会者相互熟悉和不拘形式的发言，使与会者畅所欲言，充分交流信息、沟通情况、探讨问题，同时也便于会议主持人及时准确地把握与会者的心理状态和思想动态，从而保证会议的成功。全围式布局适用于召开小型和特小型会议以及座谈性、协商性等类型的会议。如图6.3所示。图6.3全围式会场半围式这种会场布局介于相对式和全围式之间 ，即在主席台的对面和两侧安排代表席，形成半围的形状，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛。适用于中小型的工作会议。半围式布局又可分为马蹄形、T字形和桥形三种。其中桥形比较特殊，桥面是主席台或评委席，被半围的席位是质询、述职、考评、听证、面试对象的座位，对象所受心理压力较大。如图6.4所示。 （半围式马蹄形）（半围式字形）（半围式桥形）图6.4半围式会场分散式这种会场布局，是将会场分成若干个中心，每个中心设一桌席，与会者根据一定的规则安排就坐，其中领导人和会议主席就坐的桌席称作“主桌”。在会场前侧，往往安置落地的麦克风以便会议主持者和领导讲话。这种坐位布局既在一定程度上突出主桌的地位和作用，同时，也给与会者提供了多个谈话、交流的场合，使会议气氛更为轻松和谐，适合召开较大规模的联欢会、茶话会和团拜会等。当然，这种会场坐位布局要求会议主持人具有较强的组织和控制会议的能力。如图6.5所示。 图6.5分散式会场 主席台的布置主席台是会场的中心，瞩目的焦点，因此是整个会场布置工作的重点，必须慎重从事，不可有丝毫差错。主席台的布置应同整个会场的布置相协调，一般要考虑以下几个方面：主席台座位主席台的座位一般都采取横式，长短和排数根据人数多少而定，除前排必须是通栏外，后排有时也可以分成两栏，中间留出通道。主席台每排座位之间、横向座位之间要空开适当的距离，以方便领导人入席与退席。如图6.6所示。 (横式通栏形) (横式分栏形)图6.6主席台座位讲台会场设置专门的讲台，有助于突出报告人的地位，显示报告的重要性，也有助于体现会议的庄重和隆重。因此，重要的代表大会和报告会，一般需设专门的讲台。讲台一般设在中央，或设在主席台的右侧（以主席台的朝向为准）。设在中央的，位置应低于主席台，以免报告人挡住主席台上领导人的视线。 会场气氛的营造会场气氛对与会者的情绪和心理状态起着很大的影响，因此对会议效果有着密切的联系。会场气氛的营造主要有以下手段：会标将会议的全称以醒目的标语悬挂于主席台前幕的上端或天幕上，即为会标。正式、隆重的会议都应当悬挂会标。会标的作用有两个方面：一是体现会议的庄重性；二是提示会议的主题和性质，激发与会者的参与感。制作会标时，其格调应当与会议的主题保持一致，应当醒目，具有视觉冲击力。会徽会徽即体现或象征会议精神的图案性标志，一般悬挂于主席台的天幕中央，形成会场的视觉中心，具有较强的感染力的激励机制作用。会徽一般有三种来源，一是以本组织的徽志作为会徽，如党徽、国徽、团徽、警徽；另一种是会议主办机构的徽志作为会徽；还有一种是向社会公开征集，选择最能体现或象征会议精神的图案作为会徽。旗帜重要的会议应当在主席台会场内外插一些旗帜，以增加会议的庄重气氛。标语会场内外适当的标语可以烘托会议的主题，渲染会议的气氛，振奋与会者的精神。会议标语的制作应当做到简洁，具有鼓动性和号召力。花卉适当布置花卉，点缀会场，能给人一种清新、活泼的感觉，并能减轻与会者长时间开会的疲劳。灯光灯光的强弱、明暗及颜色，会给会场带来不同的视觉效果。一般性会议宜使用白炽灯和日光灯作照明光源，要注意掌握好主席台与台下代表席亮度的比例。（3）安排座次为了保证会议和活动能够有条不紊地进行，必须按照一定的惯例科学地安排与会者的座位，以便与会者对号入座。安排座次包括安排主席台座次和安排代表席的座次。主席台座次主席台的座次安排，实际上就是参加会议的领导人次序安排，这既是一项技术性工作，也是一个严肃的政治问题，秘书人员必须极其认真的对待。做好这项工作，首先要请领导人确定主席台上就坐人员的准确名单，然后严格按名单安排座次。国内会议主席台坐次安排的通常做法是：身份最高的领导人（有时是声望最高的来宾）就坐于主席台前排中央，其他领导人则按先左后右（以主席台的朝向为准），一左一右的顺序排列，既名单上第二位领导人坐在第一位领导人（居中）的左侧，第三位领导人则坐在右侧，如此类推。如主席台上就坐的人数为偶数，则第一位领导人则坐在第二位领导人的左侧，第三位领导人坐在第一位领导人的左侧。代表席座次有些会议不需要排列会场内其他人员座次，但有的会议需要或必须排列，如代表会议或中型以上比较严肃的工作会议，报告会议等。排列座次有多种方法，可以根据需要选择其中的一中方法：横排法这种排列方法的要领是，按照参加会议人员的名单以其姓氏笔画或名单笔画为序，从左至右横向依次排列座次。选择这种方法时，应注意先排出会议的正式代表或成员，后排出列席代表或成员。这种座次排列的方法常用于中央，省级党的委员会和代表大会的主席团参加的会议。竖排法这种排列方法的要领是，按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向依次排列座次选择这种方法也应注意将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员，职务低者排在后。大型代表大会采取这种方法比较好，党的代表大会的座次排列一般都是采用这种方法。左右排列法这种排列方法的要领是，按照参加会议人员的姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。选择这种方法时应注意人数。如果一个代表团或一个单位的成员人数为单数，排在第一位的成员应居中；如果一个代表团或一个单位的成员人数是双数，那么排在第一，二位的成员应居中，以保持两边人数的均衡。主席台和领导同志接见，照相时，采取这种排列方法比较好。5确定与会者（1）选择和确定与会者选择恰当的人出席会议十分重要，因为合适的与会者可以决定会议能否达到预期目的，是会议成功的重要因素之一。秘书人员选择与会者时，必须注意以下几个问题：参加会议的单位。即明确哪些单位必须参加会议。可参加也可不参加会议的单位不应当列入参加范围。参加对象的职务或级别。即明确担任什么职务和级别的人员必须参加会议。有的会议必须是正职干部才能出席，有的会议只需要分管某项业务的人员参加，有的会议则规定必须是一定级别以上的干部参加。参加对象的身份。即明确每一个对象是按照正式成员，列席成员，旁听成员，特邀成员这4种身份的哪一种来参加会议。对象的身份不同，参加会议的提法也不一样：正式成员称之为“出席”；列席成员称之为“列席”；旁听成员称之为“旁听”；特邀成员根据具体情况，可以称为“出席”，亦可称为“列席”。参加对象的代表性。与会者是否具有代表性，是会议能否真正发扬民主，集思广益的关键因素。因此，代表会议，调查会议，听证会议等等，应充分考虑参加对象的代表性。参加会议的总人数。总人数直接体现会议的规模效应并影响会议的成本，应当从会议的切实需要出发加以确定。同时，总人数也是选择会场的重要依据。此外，秘书人员在拟定与会人员的名单时，可能某些人是当然的出席对象。以下3点是在决定与会者时考虑的要点：跟讨论议题有直接关系的可以提供相关资讯，使讨论能够更有效地进行的发言具有代表性和权威性的确定与会人员是会务准备工作中的一项比较困难而重要的工作，秘书人员应根据领导的指示和要求，经过反复考虑、查对后提出与会人员名单，并请领导审定。如果由于秘书人员造成提名差错，如漏提、错提，很可能会给领导工作造成被动，甚至带来不良的影响。（2）与会者的编组规模较大而且需要安排讨论、审议等活动的会议，应当将与会者分成若干小组。编组有利于提高会议活动的机动性，并使每个与会者都获得发言的机会。以下为几种常用的编组方法： 按与会者所在的单位编组。如机关或企事业单位召开大会，可以按下属的部门或单位分组。按与会者所在的行业或系统编组。如全市性大会可以分成农业、工交、教育卫生等小组。按与会者所在的地区编组。如国际性会议可以按大洲分组，全国性会议可以按大区和行政区分组。按议题编组。即把会议成员按议题分成若干小组，以便与对议题进行深入的研究。学术性会议常常使用这种分组的方法。6制发会议通知会议内容、时间、地点和与会人员一经确定，就要制发会议通知，以便与会单位和人员提前作好准备。会议通知可分为书面通知和口头通知两种形式。书面通知态度庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，应用书面通知的形式；口头会议通知常用于企业或单位内部小型的事务性或例行性会议。（1）会议通知的拟写制发书面会议通知的第一步，当然是拟定会议通知，这也是在会议准备工作中对秘书人员的一项基本技能的要求。 会议通知的拟写格式一般包括以下几个部分：标题会议通知的标题有两种写法： 第一种：主办机关名称+会议名称+“通知”。这种写法一般用于重要的会议。如“中共XX市委办公厅关于召开XX会议的通知”第二种：只写“会议通知”或“通知”这种写法一般用于事物性或例行性会议。通知对象通知对象是单位的，写单位名称时可以写特称，如“XXX公司”，也可以写统称，如“各直属院校。”通知对象如果是个人，一般直接写与会者姓名。应当注意的是，通知对象有时未必是参加会议的对象。正文会议通知的正文一般包括以下内容：会议的目的、名称和主题，有时可以列出会议的具体议题或讨论的提纲，报告会应当写明报告人姓名、身份和报告内容。会议的时间，包括开始时间、报告时间、结束时间。会议的地点，应具体写明会场所在的地名、路名、门牌号码、楼号、房间号码、会场名称，必要时画出交通简图，标明地理方位及抵达的公交线路，以方便与会者。参加对象，如果通知对象是单位，应当在正文中说明参加会议的人员的具体职务、级别以及参加会议的性质（出席、列席等）。有的会议为了达到一定的规模，通知中还规定每个单位参加会议的人数。其他事项。如参加会议的费用、报名的方式和截止日期、有关论文撰写和提交的要求、入场凭证（“凭入场券入场”、“凭本通知入场”）联络信息（如主办单位的地址、邮编、银行帐号、电话和传真号码、网址、联系人姓名）等等。落款与日期写明主办单位的全称，并注明发出通知的日期。有的会议通知还需要附上回执或报名表，一般制成表格，请出席对象填写姓名、性别、年龄、职务、职称、预订回程票的饿具体要求等项目，然后寄回，以便统计参加会议的人数和安排会议的接待安排。会议通知示例如下： 会议通知尊敬的客户： 为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在登丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。附：会议日程及路线图(略) 北京市朝阳区嘉源塑料公司 二三年月日回 执请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦嘉源塑料公司销售部胡英小姐，邮编：100110，电话87654321我公司参加此会议，参加人数：我公司不能参加此会议。 公司：- 二三年月日（2）及时发出会议通知在拟写完会议通知后，应及时发出会议通知，让与会者作好充分的准备。在选定会议通知的发送时间时，要恰当把握发送时间，如发送过早，容易被人忘记；如发送过晚，与会人员准备不足，影响会议效果。因此，会议通知的发送，应让与会者接到通知后能够从容做好赴会准备，并能准时到达会议场所为宜。如需要答复的会议通知，则应该早些发送出去，以便对方考虑后回复；如以邮寄发送，信封上最好注明“会议通知”字样及送到日期，以免延期。重要会议的通知发出以后，还要及时用电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴会。7会前检查为了确保会议顺利进行，秘书要对各项准备工作进行全面深入地检查。会前检查，主要包括文件材料的准备情况、会场的布置情况、会议的保卫工作情况等，一些特殊类型的会议，还应根据会议的性质和规模，增加相应的检查内容。6.2.2会间服务随着召开会议时间的来临，会务工作由会前准备阶段转入会间服务阶段。会议能否取得圆满成功，会前准备是基础，会间服务是关键，因此，会务秘书要高度重视会间各项服务工作，以免前功尽弃。1接站当举办大型会议的时候，由于与会人员来自各个地方，可能对会议地点与路程不太熟悉，因此秘书要安排人员到飞机场、火车站、长途客运站和码头等处迎接。接站时一般要持醒目标志，以免漏接与会者。2组织签到和登记会务秘书到宾馆或会场出入口处组织与会人员签到和登记。这项工作的目的是了解与会人数以便开展各项会间服务工作。签到对于各类有选举、表决内容的法定性会议尤为重要，它关系到是否达到法定人数、选举及表决结果是否有效等问题。因此，签到与登记于会议顺利召开十分重要。3会议设备的操作与维护对于会议使用的音响、照明、通讯、录音、录像、通风等设备，应有专人操作，出现问题要有人及时维修，以免会场上出现不必要的尴尬场面。比如话筒要选择最佳位置摆放，如果讲话人较多，应多摆放几组话筒，以免话筒来回挪动。在盛夏或寒冬开会，空调、通风等设备要予以特别的注意，使会场保持适宜的温度的怡人的空气，保证与会人员的身体健康。4会议记录会议记录是会议实况的记载和反映。一份完整、简洁、条理清楚的会议记录，可以提供会议活动的原始信息，为形成会议的正式文件打好基础，为总结会议和传达会议精神提供依据。因此，做好会议记录，是秘书人员在会间工作中的一项重要任务。（1）会议记录的格式会议记录的格式内容一般包括以下3大部分：会议概况 会议的概况包括会议名称，届次，时间、地点，主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人、记录审核人等，有的要标注职务，注明缺席的原因。这些项目，都应在会议正式召开前详细、清楚地填写好，经常性的例会可以制成表格。会议内容会议内容是会议记录的主体部分，包括会议议题、讲话发言、形成的决议等。这部分记录按会议议程和各项活动的先后次序记录，发言人姓名要写全，会议的决议要准确，并写明表决的方式（如口头表决、鼓掌表决、无记名书面表决、电子计算机表决等等）和同意、反对、弃权的票数。其他情况如与会者的掌声、笑声，与会者迟到、早退、中途退场以示不满的情况等等。（2）会议记录的方法在会议记录工作中，有3种常见的记录方法：详细记录即要求有言必录，并严格按以上格式的3个方面记录。详细记录用于重要会议，并要求秘书掌握熟练的速记能力。有时可以由几个秘书同时记录，会后共同核对整理，每个秘书都应当在整理稿上签字。如领导者同意，也可以使用录音的办法，然后根据录音整理。摘要记录即除了会议概况必须详细记录之外，只需记录会议的议题议程、发言人姓名、发言的要点、决议情况，会议中的一般情况不必记录。一般性的会议可以使用摘要记录。这种记录方法的关键是善于抓住发言者的要点。简易记录即除了记录会议概况外，只要求记录会议的议题议程和会议的结果，不必记发言的内容和经过。简易记录仅限于事务性会议。（3）会议记录的要求完整会议记录必须体现会议的整个过程。会议的主要情况、发言的主要内容和意见，记录人必须完整记录，不要遗漏。真实负责会议记录的秘书应当具有高度的责任心，决不能将个人的主观臆想和情感好恶掺入会议记录中。简洁会议记录是会议进程的简要记载，不要采取详细的报告或载录的写法，应以清楚而简洁的形式将会议内容表达出来。快速记录时要做到注意力集中、反应迅速、判断准确，以提高记录的质量和效率。为此，秘书人员平时应加强听知能力的培育，会前应了解会议的内容，尤其是专业性会议，先掌握一些专门的知识术语，以免记录时茫然无知。规范会议记录是立卷归档的重要材料，一定要用钢笔或毛笔记录。录音记录、速记和多人同时记录，会后要及时核对、整理、誊清，并签字，以示负责。会议记录例文：中海股份有限公司董事会例会记录（2003年4月14日）会议时间：2003年4月14日上午10：00会议地点：北京海淀高科大厦本公司总部会议室。会议主持：高杰（董事长）出席人员：高杰（董事长）、刘明（副董事长）、欧阳军（财务主管）、安慧（董事）、郭丽（董事）、代理投票人有王龙董事、李忠董事、钱清董事。缺席人员：无会议纪录：白丽婷（秘书）1秘书白丽婷宣读了2002年3月10日会议的记录，并在宣读后获得通过。 2财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示，2002年3月31日公司的流动资金余额为2576.98万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。3关于参加公益活动的报告。主管公司企化部的副总经理郭丽董事报告说，公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币，这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在“五一”期间举行捐款仪式，向北京有关部门捐款。关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员。4其他活动。安慧董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上，公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节（将于8月初举行），同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题。此建议得到了郭丽董事的附议并获一致通过。会议于上午11：50结束。5会议信息工作（1）收集会议信息会议信息的收集要本着“准确、及时、全面、适”的原则，通过会议的报告、研讨会上的讨论发言、与会者的议案以及与会者的广泛交谈，随时获取有价值的信息。收集到的会议信息既可供领导者参考，也可供与会者交流。（2）编写会议简报会议简报，是会议期间编印的用来反映会议动态、进程和主要内容和内部性简要报道。会议简报的内容包括与会者在讨论中提出的意见、建议和会议决定的事项等。人数多、会期长的大中型会议都要编写会议简报，无须分组讨论；会期只有三四天的会议，一般不用编写会议简报。会议简报的编写常用的方法有两种：报道式和转发式。会议简报是会议的交流性和指导性文件，编写时要求准、新、快、简。（3）搞好对外宣传如果会议领导者认为有必要，会务秘书应积极搞好对外宣传工作。这项工作首先应注意掌握信息的保密度，做到内外有别；若召开记者招待会，应做好充分的准备。对外宣传报道可以采取多种形式：一是由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送；二是在会议召开期间，邀请有关媒体派记者驻会随访，发布消息；三是在会议结束时，召开记者招待会，由会议领导者直接介绍会议情况并回答记者提问。6会议期间的后勤服务为保证会议的顺利进行，会务秘书还应安排好会议期间的各种后勤服务工作。（1）生活服务妥善安排与会人员住宿、就餐等事项。作息时间、就餐时间及地点，应在与会人员签到时通知；如会议期间情况有变动，要及时作出安排并通知与会人员；不论大会、小会的会场，都要做好饮水供应的安排。（2）车辆服务做好停车场的调度，适当配备会务用车。（3）娱乐服务如果会议时间较长，可根据会议日程适当安排娱乐活动。娱乐活动的内容要健康，要为大多数人所喜爱。要处理好费用和交通等问题。（4）医疗卫生服务大中型会议人员集中，活动频繁，要安排好卫生保健工作。一是要配备必要的专职医护人员，二是要重视饮食环境卫生。（5）照相服务一些会议要安排集体摄影。安排时，重点注意三个问题：一是要选择高水准的摄影师和摄影器材；二是要安排好与会者的座次与组织好队伍拍摄；三是背景的选择，要充分体现出会议的主题和特点。6.2.3会后工作 会议日程的主要内容进行完毕后，标志着会议基本结束。但是，会务工作并没有由此结束，会务工作由会间服务阶段转入了会后工作阶段，工作任务仍然很繁重，不能马虎了事，仍需要认认真真地完成。 1合理安排与会人员返程会议结束并不意味着会务秘书工作的完成，秘书还有许多事项要落实。秘书应根据会议的性质、规模、长短和外地与会人数多少等实际情况及早安排好外地与会人员的回程事宜；要事先了解与会人员对离会时间安排和交通工具要求，尽可能地提供服务。一般情况下，要按先远后近的原则安排返程机票、车票的预订事宜，要提前掌握各种交通工具的航班、车次等情况，尽早与有关部门取得联系。秘书应编制与会人员离会时间表，安排好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口；如有必要，还应安排有关领导同志为与会人员送行。2清理会场和文件在会议进行中，各种供会议使用的器材物品必然会被打乱置放位置。会议结束后，会务秘书应及时组织人员清点整理，物归原位，该清退的清退，该带走的带走；按照物品使用清单，逐一检查，以免丢失或损坏。清扫散会后的会场，也是不容忽视的一项工作。不论是会务秘书还是其他工作人员，都要坚守岗位，善始善终，保证会议结束后会场环境的清洁整齐。一个大中型的会议，由会务秘书带到会场发送和会议期间产生的文件是很多的，会议结束后，秘书要按照文件领取表所登记的，点清剩余文件份数，做到物表相符；对于内部文件、机密文件以及其他应收回的文件要及时清退收回，然后逐号核对，经过清点、装袋、封袋、捆扎、装车等手续后再运回本部。3会议纪要的拟发一些会议结束后，秘书要根据会议记录尽快草拟并印发会议纪要。会议纪要不同于会议记录，记录是将会议进程详细如实记载，纪要则是根据会议的宗旨，用准确而精炼的语言综合议事要点和决定事项，它是在记录的基础上进一步分析、概括、提炼而成的文件。会议纪要是经负责人签发的会议正式文件。这种文件，应当简明扼要，观点鲜明，确切说明事项，不必发表议论和交代情况。会议纪要一般有办公会议纪要、工作会议纪要、协调会议纪要和研讨会议纪要等几种。会议纪要一般包括标题、开头、主体、结尾等四部分。（1）标题。一般由会议全称加上“纪要”二字构成，如第四届家庭问题学术研讨会会议纪要；也可将会议主要事项加上“纪要”二字构成，如广东省与广西壮族自治区关于进一步加强经济技术协作的商谈纪要。（2）开头。例会的开头可写得比较简单，如会议纪录即可。但其他会议的纪要一般要介绍会议概况，包括召开会议的根据、目的、时间、地点、人员、主要活动和收获等。这样写使人对会议的来龙去脉有个总印象，有助于加深对文件的理解，提高贯彻执行的自觉性。（3）主体。集中表述会议主要情况和议定事项。可按问题写，先主后次，或按事物内部的逻辑顺序，主次分明。也可以按议定事项写，事项的排列可以按议程的先后顺序，也可以按事项的成熟程度，分条列项，逐一写来。（4）结尾。有的提出贯彻执行的意见和要求；有的提出希望；有的意尽则止，不另写结尾。秘书人员将会议纪要写好核定后，就要发给有关方面执行。如果会议决定的事项涉及到有关部门，可以将会议纪要发给他们，也可以从会议纪要上摘录出有关内容后通知有关负责部门。印发会议纪要只限于工作会议，对于大型的会议和专业会议，因为都有正式文件和决议，一般不再印发会议纪要和决办事项通知之类的文件。例文：全国城市经济体制改革试点工作座谈会纪要（年月日）年月日至日，国家体政委在省市召开了全国城市经济体制改革试点工作座谈会。三十一个省、自治区、直辖市体政委（办）的负责同志，58个试点城市的负责同志，以及中央、国务院有关部门的负责同志共二百多人参加了会议。会上传达学习了中央领导同志最近的重要讲话，交流了试点城市改革的情况和经验，研究了在新形势下要积极推进城市经济体制改革进一步开展的工作。一、统一认识，明确今年改革的方针和主要任务。（略）二、进一步简政政权，政企分开，搞活企业。（略）三、充分发挥社会主义市场经济，理顺经济关系。（略） 四、精心指导，保证改革健康发展。（略）与会同志一致表示，当前改革进入攻坚阶段，我们要坚定地贯彻党中央和国务院的布署，精心组织，精心指导，搞好调查研究，把城市经济体制改革引向深入，为建立有中国特色的社会主义市场经济作出新贡献。4整理会议材料，立卷归档会议结束后，要及时做好会议文件的立卷归档工作。小型会议的文件，大部分会前已经收集好，会后只需将会议纪录或会议纪要归入卷内，并按会议讨论议题顺序进行整理即可。卷内文件的排列顺序一般为：会议通知、会议议题、会议日程、会议记录、会议纪要及有关文件。有的文件可能经多次修改，几易其稿，立卷时要将原稿放在最上面，然后依次排列第一稿、第二稿等。大型会议完整的会议卷案，应包括以下一些内容：（1）会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等；（2）会议参阅文件；（3）会议安排的发言稿；（4）会议上的讲话记录；（5）其他有关材料。5会务的总结为总结会务工作经验和不断改进会议的组织服务工作，会议结束后，应当及时进行会务工作总结。会务工作总结要以总结经验、激励会务工作人员为目的。要根据岗位责任制和工作任务书的内容，逐条对照检查，在此基础上写出会务工作总结报告。总结报告的写法不强求一律，可先简述会议组织实施过程，再较详细地总结为办好本次会议所采取的措施、办法，以及从本次办会中获得的经验、教训，最后说一说今后努力的方向。其撰写的要点是实事求是、言简意赅，有利于改进今后的工作。例文：科技委秘书处关于六届二次会议会务工作的总结受总局科技委委托，科技委秘书处承担了科技委六届二次会议的会务工作和部分文件的起草任务，工作量大，头绪繁杂，时间要求紧，质量要求高。在总局和科技委的领导下，在与会代表的理解配合、有关直属单位的支持协助下，会务工作和文秘工作赢得了总局领导和与会代表的赞扬。2000年12月11日，科技委秘书处组织召开了会务工作总结会，参与会务工作的广播科学研究院有关职能处、室、研究所的主要负责人和会务组成员出席了会议。会议由科技委秘书长、广播科学研究院副院长周志强主持，秘书处田捷处长从文秘工作和会务工作两个方面回顾和小结了科技委六届二次会议筹备期间和会议期间的主要工作和成绩。周志强同志将会务工作概括为“四好”：计划安排好，精神面貌好，服务态度好，团结合作好，对有关人员提出了表扬。总局科技委副主任、广播科学研究院院长杜百川指出了会议取得成功的原因，首先是各级领导重视，身体力行；其次是分工明确、责任到人；第三是充分发挥了每个工作人员的主观能动性。他要求把这几条作为经验来推广，贯彻到广科院的其他各项工作中去。6.3会议目标和效率会议本身不是目的，会议是解决问题的一种手段。因此，召开会议，必须要弄清会议是为什么服务的，要有明确的目标。会议既然是一种手段，所以，认为会议越多越好，开会时间越长越好是错误的；正确的态度是，会议不可不开，也不可多开，既要解决问题，又不能沉溺于会海；想办法提高会议效率。6.3.1会议目标的设定 会议是为解决问题而开的，在领导决定召开会议的时候，一定要弄清会议解决的主要问题是什么，要达到什么样的效果。此项工作，即是设定会议目标。良好的会议目标应符合四项要求： 1会议目标必须切合实际所谓切合实际，即指具有实现的可能。但是“会议目标必须切合实际”这句话，并不意味会议目标应该是容易实现的。事实上，一种不是轻易能够实现的目标，对目标的追求者才具有真正的挑战性。这即是说，会议目标不但应具有相当的挑战性，而且也应该有被实现的可能。 2会议目标必须具体而且可以衡量 含糊笼统的目标很难作为行动的指南。例如某单位主管因为感到该单位产品不良率过高，而决定开会研讨降低产品不良率的方案。倘若他将会议目标认为“探讨如何降低产品的不良率”，则该目标肯定难以充作与会者提供意见的指南，因为他没有具体地指出产品的不良率应降低多少，以及应在多长的时间内达到这个结果。但若他将会议目标改订为“探讨如何在十月底之前令产品不良率由目前的5%降低