ERP原理与设计方案(PPT 59页).ppt

ERP原理与设计 EnterpriseResourcePlanning 杨凤湖北文理学院数计学院 20世纪90年代以来 人们对采购业务的管理越来越重视 采购部门成为企业尚未开发的利润创造源 难道采购部门也能创造利润吗 是的 采购部门的成本控制效果好坏会直接影响企业获利幅度 假如一家制造企业年销售额为100万元 年采购成本为50万元 假设采购成本为销售额的50 税前利润率为10 则每年企业的税前利润为10万元 如果该企业通过改变采购管理方式 降低采购成本10 则企业整个运行成本降低5万元 50万元 10 5万元 企业税前利润就增加到15万元 而增加的这5万元如果单靠增加销售额来实现 则需要增加销售额50万元才能实现 暂不考虑增加的广告费和相关税金等 50万元销售额相当于比平时销售额提高50 在一个竞争日益激烈的市场环境中 将销售额提高50 并不是一个容易达到的目标 为什么要进行采购管理 在全球范围内 工业企业的采购成本占销售成本的50 70 随着企业外包战略的实施 采购成本占销售成本的比例越来越高 美国通用公司前总裁韦尔奇说 在我们公司只有销售和采购是赚钱的 其他部门发生的都是费用 采购是一个 赚钱 的部门 为什么要进行采购管理 诺基亚和爱立信的故事 人口都不到1千万人的芬兰和瑞典 同样致力于科技产业 尤其是无线通讯产业 培养出世界级的企业 全球最大手机制造商诺基亚 Nokia 之于芬兰 全世界最大无线通讯设备公司 全球第五大手机制造厂商爱立信 Ericsson 之于瑞典 俨然就是国家的代表 国人的骄傲 2000年的一天 美国辛辛那提市大雨滂沱 雷电交加 一个闪电击中了 飞利浦 在美国的一家工厂 10分钟的一场大火使这家工厂损失惨重 这家工厂是最流行的手机芯片的制造商 同时供应 诺基亚 和 爱立信 两家手机巨头 第二天 两家企业都收到了飞利浦 的加急传真 提示各位这个不幸事件 虽然没有人员伤亡 但芯片的供应要至少推迟一个月 瑞典的电信巨头 爱立信 只好老实等待了 反正天灾是不可抗拒的 他们从上到下的危机意识很强 总裁和主管采购供应的副总裁直接飞到这家工厂 在那待了两个星期 他们到这家工厂后问道 请问没烧坏的库存芯片和在制品的芯片有多少 我们都要了 我们不嫌少 您能否把没有烧坏的设备搬到别的 飞利浦 的工厂 然后把材料 工人都转移到那家工厂 立即开始生产呢 我们只要100万的芯片 同时 他们还指示研发部门 迅速改变设计和制造工艺要求 在亚太区的日本和中国上海寻找新的芯片供应商开始试生产 把新品推出和芯片新供应商的寻源工作一并进行 这样 诺基亚 只断货了两个星期 而 爱立信 的老实等待却使之痛失市场 结果 当年 诺基亚 每台手机赚37美元 而 爱立信 当年手机业务赔了12亿美元 后来 爱立信 的总裁被迫下台 又过了一年 爱立信 卖掉手机业务 之后 SONY和 爱立信 合资生产 索爱 手机了 这个真实的故事 把企业商品供应链的重要性诠释得精彩绝伦 面对同样的危机 一家企业转危为机 以弱胜强 乘势发展壮大 另一家却真的危机爆发 甚至使得长期积累的技术 品牌优势丧失殆尽 企业如果不能重视供应链的安全 即使资金再充裕 产品再先进 质量再好 品牌再知名 都不能改变失败的下场 ERP原理与设计第6章采购管理 6 1采购管理概述6 2采购作业的主要工作及流程6 3采购系统的运作与带来的效益6 4供应商管理6 5采购系统与其他业务系统的关系6 6JIT采购方式与供应物流 第6章采购管理6 1采购管理概述 采购工作主要是适时 适量 适质 适价为生产部门提供生产所需要的原材料 或外加工件 采购管理就是对采购业务过程进行组织 实施与控制的管理过程 包括计划下达 采购单生成 采购单执行 到货接收 检验入库 采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程 采购与采购管理的区别与联系 第6章采购管理6 1采购管理概述 采购管理的作用 在降低采购成本方面的作用从产品成本的构成看采购系统模块在企业管理中的作用 对一般性制造业企业 产品成本由三个部分组成 直接材料费 直接人工费和其他间接费 采购业务花费与原料价格构成了产品成本中的直接材料费 它在产品成本中所占的比例是最大的 通常可达到产品成本的50 是产品成本中最大的组成部分 因此该费用很小的变化 对企业产品的利润率的影响都是较大的 第6章采购管理6 1采购管理概述 采购管理的作用 供应商管理方面的作用ERP做出的采购计划有二个非常重要的作用 一是作为与供应商谈判的资本 采购部门可以利用本采购计划与供应商谈判 二是对供应商生产实施有计划的管理 通过MRP运算得出的采购计划比较准确 供应商可以据此提前安排自己的生产计划 有利于自己企业的经营管理 采购计划也可能发生调整 特别是长期计划 但根据主生产计划作出的采购计划调整的幅度与几率都比较小 而且主生产计划一旦调整 新的采购计划就会很快生成 这种变化可以很快传递给供应商 这一切在手工状态下都是无法达到的 第6章采购管理6 1采购管理概述 采购管理的作用 简化采购人员的事务性业务的作用采购管理系统模块可以改变企业间信息的沟通方式 比如采购企业与供应商企业生产部门的信息可以通过网络直接传递 比如采购企业生产任务的改变与供应商生产能力的信息在合作伙伴关系的框架下可以实现直接交流 不需要通过采购部门传递 减少了采购部门的事务性活动 信息系统的这种作用在许多业务模块中都存在 第6章采购管理6 1采购管理概述 采购的目标 获得满足质量和数量要求的商品和服务用适当的成本获得商品和服务确保最好可能性的服务鉴定有资格的供应商 维持良好的关系企业采购的基本目标还可定位为7个R rightsupplier rightquality righttime rightquantity rightprice rightservice rightplace 第6章采购管理6 1采购管理概述 认清采购作业的作用 质量第一关 成本重头戏工作重点转移 认证供应商 建立合作伙伴关系 参与降低成本措施 参与价值分析 确定自制 外购决策 确定采购批量及安全库存 控制资金流出 编制和控制采购预算 统一管理外协 外包 保证供应计划 研究缩短采购提前期 计划员 采购员一体化 应用互联网及电子商务 采购管理观念更新 第6章采购管理6 1采购管理概述 Break ERP原理与设计第6章采购管理 6 1采购管理概述6 2采购作业的主要工作及流程6 3采购系统的运作与带来的效益6 4供应商管理6 5采购系统与其他业务系统的关系6 6JIT采购方式与供应物流 第6章采购管理6 2采购作业的主要工作及流程 MRP建议计划 手工追加计划 认证供应商 供应商文档 预算 权限审查 请购单 采购单生成 合并处理 打印采购合同 跟踪采购单 接受采购单 供应商业绩评价 审批 其它采购单 常规采购 规范化的采购流程 始 终 补充 质量 定单 质量 价格 质量 交货期 价格 控制点 计划阶段 执行阶段 财务及评价 差 良 询价比价 采购作业的主要工作 1 接受物料需求或采购指示物料需求主要来自生产计划产生的需求 采购部门必须根据生产计划要求的原料规格 数量 时间以及质量提供给生产部门 其次物料需求还可以来自生产部门或生产技术部门 比如委外加工的物料或半成品等 第三物料需求还可能来自库存部门 因为某些物料是按订货点法采购 当这些物料量低于订货点时 库存部门会提出补充物料的需求 此外采购部门还可能接到一些采购指示 比如经过审批的办公用品采购或生产设备采购等 接受这些采购需求或指示后 采购的作业就开始了 第6章采购管理6 2采购作业的主要工作及流程 采购作业的主要工作 2 询价及洽谈根据物料需求 联系该物料的供应商 询问价格 了解交货的时间地点 了解产品质量 询问付款条件和优惠政策 将所知道的情况记录下来 然后对各供应商进行对比分析 对物料与供应商进行充分了解 第6章采购管理6 2采购作业的主要工作及流程 采购作业的主要工作 3 选择供应商根据上面的分析 进行供应商的论证和筛选工作 将供应商按选择的可能进行排列 确定每种物料的首选供应商 并根据需求决定采购属于一次采购还是长期采购 建立供应商档案 一次性采购可建立临时档案 第6章采购管理6 2采购作业的主要工作及流程 采购作业的主要工作 4 审批将上面所选择供应商以及产品价格 质量 交货期等情况形成书面报告 请采购主管审批 领导同意并签字后 与首选供应商联系 准备采购订单 第6章采购管理6 2采购作业的主要工作及流程 采购作业的主要工作 5 与供应商洽谈签约根据采购订单和采购要求与供应商洽谈 签约 具体条件需根据本企业的物料需求 将所需要的物料的质量 数量 规格 交货时间等的要求准确无误地提供给供应商 并获得供应商的书面认可 将付款 优惠条件一一阐明 出现意外情况的处理方法及相应的违约责任等应当同时阐明 第6章采购管理6 2采购作业的主要工作及流程 采购作业的主要工作 6 确认应支付的款项根据供应商的要求 支付货物预订金或货款 或确认应支付的款项 以便财务部门有支付准备 第6章采购管理6 2采购作业的主要工作及流程 采购作业的主要工作 7 跟踪原材料或设备的发货 到货情况签订购货合同后 采购员应当对所订购货物或设备不断跟踪 掌握供应商供货情况 及时发现意外情况 以免影响生产 同时对可能出现的质量问题或交货期限问题及早发现 及时处理 减少损失 第6章采购管理6 2采购作业的主要工作及流程 采购作业的主要工作 8 验收入库并通知财务付款当所采购的物料到货时 采购部门要协助库存部门对货物检查验收 验收依据是企业与供应商签订的订货合同 对照P140 141 第6章采购管理6 2采购作业的主要工作及流程 ERP中采购管理业务流程图P141 第6章采购管理6 2采购作业的主要工作及流程 Break ERP原理与设计第6章采购管理 6 1采购管理概述6 2采购作业的主要工作及流程6 3采购系统的运作与带来的效益6 4供应商管理6 5采购系统与其他业务系统的关系6 6JIT采购方式与供应物流 第6章采购管理6 3采购系统的运作与带来的效益 采购系统业务运行 采购申请 采购申请 请购 指由企业各需求部门向负责采购的部门提出在未来一段时间内所需要物品的种类及数量等相关信息 并填制相关表格交由采购部门 采购申请单 P142 采购申请的作用 确定需求及内容 成本归属 有利于管理 节省费用 第6章采购管理6 3采购系统的运作与带来的效益 采购计划与采购计划管理 采购计划管理对企业的采购计划进行制定和管理 为企业提供及时 准确的采购计划和执行路线 采购计划包括定期采购计划 非定期采购任务计划 采购计划是根据生产部门或其他使用部门的采购需求制定的包括采购物料名称 采购数量 需求日期等内容的下一步的采购工作的安排 即决定是否要采购 如何采购 采购什么 采购多少及何时采购等 第6章采购管理6 3采购系统的运作与带来的效益 采购计划的编订 最佳采购量采购量的大小決定生产与销售的顺畅与资金的调度 过量采购造成过高的存货储备成本和资金积压 少量采购则停工待料而造成再采购成本提高 第6章采购管理6 3采购系统的运作与带来的效益 采购计划的编订 如何计定最佳采购量最佳采购量是指从某固定时期內 能确保配合生产所需的物料数量的最低界限 最佳采购量 购备时间 每天使用量 安全存量安全存量 紧急订货所需天数 每天使用量 第6章采购管理6 3采购系统的运作与带来的效益 采购计划的六大影响因素 年度销售计划 年度生产计划 用料清单 存量管制卡 物料标准成本的设定 生产效率 第6章采购管理6 3采购系统的运作与带来的效益 第6章采购管理6 3采购系统的运作与带来的效益 采购系统的效益 1 提高采购工作效率 例如 一个实施了MRPII的美国企业 采购员的工作时间分配发生了明显的变化 催促定货的时间从实施前占总时间的50 下降到12 2 流程变化带来的效益 3 文件流转减少 信息处理效率大大增加 4 业务人员素质提高 采购人员的工作时间分配发生较大变化 例如研究工作来寻求降低成本的时间从28 增加到36 在周密和有预见的计划指导下 能够在留有足够的采购提前期之前下达采购单 减少了混乱 通过将同类件合并 增加了定货批量和折扣率 使采购成本下降5 5 提高基础管理工作水平 业务规范 工作得心应手 更多的时间抓业务培训 供应商开发等基础工作 Break ERP原理与设计第6章采购管理 6 1采购管理概述6 2采购作业的主要工作及流程6 3采购系统的运作与带来的效益6 4供应商管理6 5采购系统与其他业务系统的关系6 6JIT采购方式与供应物流 供应 指供应商或卖方向买方提供产品和服务的全过程 供应也意味着采购部门采购企业需要的商品 以满足内部的需求 因此 采购与供应是两个相辅相成的过程 供应管理 指为了保质 保量 经济 及时地供应生产经营所需要的各种物品 对采购 储存 供料等一系列供应过程进行计划 组织 协调和控制 以保证企业经营目标的实现 第6章采购管理6 4供应商管理 供应商分类1 伙伴型供应商2 优先型供应商3 重点商业型供应商4 商业型供应商 第6章采购管理6 4供应商管理 1 供应商调查2 资源市场调查3 供应商开发4 供应商考核5 供应商选择6 供应商使用7 供应商激励与控制 供应商管理应当抓好以下几个基本环节 第6章采购管理6 4供应商管理 供应商调查 初步供应商调查 资源市场调查 深入供应商调查 第6章采购管理6 4供应商管理 供应商的开发 第6章采购管理6 4供应商管理 供应商信息的来源 1 国内外采购指南 2 国内外产品发布会 3 国内外新闻传播媒体 报纸 刊物 广播电台 电视 网络 4 国内外产品展销会 5 政府组织的各类商品订货会 6 国内外行业协会 会员名录 产业公报 7 国内外企业协会 8 国内外各种厂商联谊会或同业工会 9 国内外政府相关统计调查报告或刊物 10 其他各类出版物的厂商名录 第6章采购管理6 4供应商管理 供应商绩效考核 1 选择供应商的原则 1 标定位原则 2 优势互补原则 3 择优录用原则 4 共同发展原则P138 信誉 技术 质量 成本 服务 位置 沟通P1472 供应商选择方法 1 考核选择 2 招标选择 供应商的选择 Break ERP原理与设计第6章采购管理 6 1采购管理概述6 2采购作业的主要工作及流程6 3采购系统的运作与带来的效益6 4供应商管理6 5采购系统与其他业务系统的关系6 6JIT采购方式与供应物流 第6章采购管理6 5采购系统与其他业务系统的关系 采购系统与其他业务系统的关系品P157 补充库存需求 收料 检验 计划来源 MRP 库存管理 质量管理 其他模块 应付账款 采购管理 采购请求 成本管理 财务管理 Break ERP原理与设计第6章采购管理 6 1采购管理概述6 2采购作业的主要工作及流程6 3采购系统的运作与带来的效益6 4供应商管理6 5采购系统与其他业务系统的关系6 6JIT采购方式与供应物流 JIT起源 justintime 在20世纪后半期 制造业面临的问题是如何有效地组织多品种小批量生产 否则的话生产过剩所引起的不仅仅是设备 人员 库存费用等一系列的浪费 而是影响到企业竞争能力的提高 甚至于生存 在这种历史背景下 1953年 日本丰田公司创造了一种在多品种小批量混合生产条件下高质量 低消耗的生产方式 即准时生产 第6章采购管理6 6JIT采购方式 准时制 JIT 采购1 准时制 JIT 采购的定义准时制采购可以定义为 供应商在需方需要的时候 向需要的地点 提供能保证质量的所需要数量的物料 JIT采购就是由JIT思想发展而来的一种准时化采购模式 它同样追求最大限度地消除浪费 降低库存 实现零库存等目标 第6章采购管理6 6JIT采购方式 2 JIT采购的主要特征 较少供应商 采用单源供应 关系稳定 供应商具备合同履行能力 生产设计能力 物流配送能力 产品研发能力供应商安排确保交货准时质量得到保证 无须进货检查小批量采购 供应商送货频率高有一定包装要求高度信息共享 快递可靠 易建立信任 第6章采购管理6 6JIT采购方式 JIT采购的优点 1 减少库存 2 提高质量 3 降低成本 举例 JIT