质量记录及档案管理操作指导书.doc

质量记录及档案管理操作指导书 中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本修改状态生效日期页码此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印质量记录及档案管理操作指导书日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本修改状态生效日期页码此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印11目的规范公司质量记录及档案的管理，确保质量记录保持清晰、易于识别及检索以提供符合要求和保证质量管理体系有效运行的证据。 22适用范围适用于质量记录及档案的收集、分类、标识、利用、销毁及归档。 33术语和定义3.1质量记录阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。 3.2档案公司日常经营管理工作中形成的具有保存和利用价值的资料总称。 3.3项目部代表发展商进行现场施工过程监督管理，产品中心现称为“项目部”，分公司现称为“工程部”。 在本工程管理制度中统称为“项目部”3.4设计管理部负责项目的概念设计、规划设计、施工图设计、景观设计、室内设计，以及负责与图纸有关的技术管理工作。 产品中心现称为“产品技术部”，分公司现称为“技术部”。 在本工程管理制度中统称为“设计管理部”3.5成本管理部全面负责项目的建安成本管理，包括目标成本的制定、动态成本管理、工程结算、合同管理等。 产品中心现称为“合同造价部”，分公司现成为“预算部”。 在本工程管理制度中统称为“成本管理部”。 3.6营销管理中心负责所有项目营销策划和销售管理3.7物资公司负责材料采购管理3.8行政部负责公司行政管理、文件及档案管理等44职责4.1各部门4.1.1负责本部门质量记录及档案资料的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。 4.1.2向行政部移交记录或档案。 4.1.3行政部负责对应归档质量记录及档案资料的接收、标识、保存和管理。 中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本修改状态生效日期页码此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印4.2各部门经理批准对质量记录的处置。 4.3行政部总经理批准对公司档案及记录的处置。 5工作程序5.1质量记录及档案资料的收集5.1.1各部门负责对本部门日常工作中形成的质量记录及档案资料进行收集，并编制部门质量记录目录。 5.1.2按文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表（附表二）中的规定按时进行处理。 5.2需要控制的质量记录5.2.1所有体系文件中产生的质量记录均需要受控。 5.2.2质量记录的形式，可以是纸质文件或电子文件。 5.3质量记录及档案资料的标识5.3.1行政部及各部门负责对各自保管的质量记录及档案资料编号，编号规则见技术文件控制操作指导书。 5.4质量记录及档案资料的日常管理5.4.1质量记录要登记详细信息，并编制质量记录目录，以便检索利用。 5.4.2质量记录及档案资料要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。 5.4.3公司档案原则上只对公司内部人员按级别开放，查询及利用质量记录及档案资料原件需先由借阅人填写档案原件借阅申请表，经相关人员审批（参见附表一）同意后，方可进行查阅及利用。 附表一档案利用审批权限一览表资料类别内部借阅外部借阅外部借用部门质量记录部门资料负责人员部门经理经行政部分管领导批准。 公司档案资料行政部经理行政部负责人5.5质量记录的清理、移交及销毁中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本修改状态生效日期页码此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印5.5.1各部门在收到质量记录时按文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表的规定进行处理，表中移交范围外的质量记录，由各部门自行编号保管，并分年度立卷，以备查考。 5.5.2各项目部保存的质量记录和档案在项目结束后进行系统清理，编制文件交接登记表，移交物业公司(部门)存档。 5.5.3行政部对保存的质量记录及档案资料确定保管期限，在达到保管期限时，组织鉴定，无保存价值的，编制文件销毁审批清单，经行政部主管领导批准后方可销毁，审批清单作为永久档案保管。 6支持性文件6.1质量体系文件控制规程7相关记录及表格7.1文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表7.2质量记录目录7.3文件交接登记表7.4档案原件借阅申请表7.5技术文件销毁审批清单中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本修改状态生效日期页码此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印质量记录目录存档部门编号质量记录名称中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本修改状态生效日期页码此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印文件交接登记表卷号编号名称页数移交人接收人交接日期中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本修改状态生效日期页码此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印档案原件借阅申请表申请人部门借阅档案名称1档案编号页数23借阅性质查阅复印外借替换其他借阅日期归还日期借阅用途说明部门经理审批日期分管副总审批日期备注说明 1、档案编号与页数由档案管理员进行填写。 2、借阅人需详细填写该表各相关栏目，档案利用审批权限如下资料类别内部借阅外部借阅外部借用部门质量记录部门资料负责人员部门经理经行政部分管领导批准。 公司档案资料行政部经理行政部分管领导 3、备注栏由档案管理人员填写档案借阅完成情况。 中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本修改状态生效日期页码此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印技术文件销毁审批清单申请人部门申请日期需销毁技术文件目录文件名称文件编号文件发布日期/版本销毁理由部门经理审批日期中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本修改状态生效日期页码此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定备注序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定备注1公司管理类文件各类公司级通知、通报，年终工作总结，重大的会议纪要、备忘录等事务性通知文件永久临时行政部办理或公布完毕2各类公司级奖惩、任免、晋级等文件永久行政部办理或公布完毕3公司各级经营计划指导书永久行政部发布或修订完毕4公司经营资质文件，包括营业执照、税务登记证、机构代码证、统计证、资质证书等永久行政部办理完毕即交5公司刊物及宣传印刷品，包括楼书永久行政部、营销管理中心与销售有关印刷品由市场营销管理中心自行编号保存6财务审计报告、投资验证报告等资料永久财务部成文后移交一份行政部保存7组织架构、人员名单、培训资料、招聘录用、考勤考核等人力资源报表、员工薪酬福利、员工社会保险永久行政部由行政部自行编号保存8客户投诉、工程维修、客户赔付等资料重大事件及赔付资料投诉及处理情况普通投诉资料永久营销管理中心安排专人自行管理。 9合同公司管理业务合同永久行政部/经办部门合同正式签订并由各合约方盖章后，移交合同正本、合同审批表及相关附件。 10项目土地权属、合作开发等相关合同永久行政部/经办部门中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本修改状态生效日期页码此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定备注序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定备注11合同工程建设有关合同，包括设备材料采购、设计、监理等永久行政部/项目部/物资工程、成本管理部12营销类合同，包括万客会合同、商铺租赁合同永久行政部/营销管理中心13房地产买卖合同及小业主购房相关文件资料永久营销管理中心项目结束移交档案馆寄存14项目资料研发与销售项目研发成果，包括可行性报告等永久营销管理中心15项目营销策划方案、市场调研报告永久营销管理中心由营销管理中心自行编号保存16项目广告，包括公司整体形象广告及相关报道，载体形式包括剪报、刊物、录音、录像、光盘等。 永久17各项目销售价格方案、销售手册、销售分析、销售总结永久18宗地情况(自然条件、社会条件、竞争楼盘信息)永久19预决算资料工程三算审查表永久成本管理部由成本管理部自行编号保存20工程预、结算书永久21设计变更及工作联系单永久并入工程预、结算书附属资料归档和保管22经济签证永久中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本修改状态生效日期页码此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定备注序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定备注23项目资料预决算资料限价资料永久24中标价格资料（网上投标报价或工程投标报价）永久25甲供材料收货单永久26各项扣款单永久27设计资料项目规划设计草案相关文件永久项目部正式成文后，电子文本与纸质文本一同归档。 资料变更后第一时间归档。 28概念设计相关文件及项目设施指导书永久29方案设计文本及相关文件永久30销售用方案设计资料永久31施工图设计任务书永久32各项目基础图、方案图、施工图、效果图、景观图、室内设计图、销售包装图永久图纸定稿后移交项目部归档，如有版本变化，需及时归档，项目完工后一次性移交物业公司。 33各项目模型、设计修改通知，及项目设计有关的基本资料永久34报建验收项目各类政府批文，重要的往来文件，报建图纸（详见下）事务性往来函件(注要同时保存公司的请示、报告、去函等资料)永久报建负责部门发文审批用印后与审批表一同移交；收文收到后即交。 中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本修改状态生效日期页码此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定备注序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定备注35项目资料项目报建验收用地蓝线图或用地红线图永久必须在办理完毕后第一时间移交归档36与合作方往来文件永久37计划立项批文永久38投资许可证永久39设计要点永久40付清地价款证明永久41房地产证永久42命名（更名）复函永久43建设用地规划许可证永久44建筑设计中标方案和单位复函永久45设计方案消防批复永久46设计方案民防批复永久47项目资料项目报建验收设计方案国土局审查意见书永久48初步设计国土局审查意见书永久49初步设计消防审查意见书永久中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本修改状态生效日期页码此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定备注序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定备注50初步设计民防审查意见书永久报建负责部门51桩基础提前开工证明书永久52总平面图（必须经国土局签署同意桩基础提前开工，并加盖公章，且由国土局测绘大队加盖公章）永久53建设工程规划许可证永久54施工图（原图）永久55施工图消防审核意见永久56施工图民防审核意见永久57预售查丈报告永久58预售许可证永久项目部办理完毕后第一时间移交归档59项目资料项目报建验收外立面报建复函永久60竣工查丈、测量报告永久61规划验收合格证永久62消防验收许可证永久63向有关政府部门提交的其他报批报建文件永久64招标、投标资料永久招标负责部门项目结束后全部移交。 中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本修改状态生效日期页码此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定备注序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定备注65招投标报建过程中的审批资料及建设工程施工许可证永久66设计要求永久成文后移交纸质及电子文档67外聘工程专家顾问咨询意见永久68工程技术报告永久69新技术、新材料分析报告永久70项目工程评估报告永久71项目资料项目报建验收建设工程桩基础提前开工许可证永久项目部在完成相关手续后第一时间移交归档72建设工程施工许可证永久73工程竣工核验证永久74电梯验收合格证永久75电梯验收合格证永久76城建档案验收证永久77城建档案移交书永久78民防工程验收证永久79燃气管道工程验收证书永久中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本修改状态生效日期页码此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定备注序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定备注80建设工程竣工验收证书永久81工程质量核查报告永久82临时路口报批复函永久83项目资料项目报建验收施工场地临时排水许可证永久项目部在完成相关手续后第一时间归档84基础工程验收意见书永久85人防审图意见书工程验收证书永久86申请施工用电资料永久87供电局审图意见书永久88变配电工程验收意见书永久89发电机准用证永久90环保降噪验收证书永久91月计划供水执行单永久92项目各工程验收证书永久93其他报建报批文件资料永久94小区电话管线验收合格证永久中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本修改状态生效日期页码此文件未经中天城投集团股份有限公司管理者代表批准，不得擅自复印序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定备注序号类别文件范围保管期限责任部门移交时间规定备注95项目资料项目报建验收安全技术规范工程验收单永久96消防工程验收证明永久项目部97桩基检测报告永久98沉降观测报告永久99工程地质勘察报告永久100环境影响评估报告永久101工程文明施工和施工安全竣工评价书永久102工程质量监督报告永久103工程竣工报告书永久104每月工地用水用电抄表单永久105施工组织设计方案永久项目部成本管理部项目竣工三个月后由项目部移交。 106招投标资料永久107项目资料项目报建验收设计变更、工作联系单永久108业主变更永久109经济签证永久成本管理部/项目中天城投集团股份有限公司编号文件名称质量记录及档案管理操作指导书版本